О первичном
Как правильно оформлять первичную документацию
------------------------------------------------------------------
Одно из золотых правил главбуха: под каждую проводку должен
быть первичный документ. Большинство традиционных хозопераций
сопровождается стандартными формами документов, на основании
которых в бухрегистрах и появляется соответствующая
корреспонденция. Однако не на всякую операцию может оказаться под
рукой нужный стандартный бланк. И тогда документы лепятся на ходу
самостоятельно. Не сворачивать же, в самом деле, работу
предприятия из-за отсутствия какой-то формочки!
Может ли нарушить спокойный сон главбуха использование в учете
подобных "самопалов"? Чтобы определиться с этим, протестируйте
свои "самоделки" на предмет соответствия некоторым нормативным
требованиям.
Начнем с весьма грозного Положения о Едином государственном
реестре предприятий и организаций Украины, утвержденного
Постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 118 ( 118-96-п ). Пункт 16
Положения настаивает на присутствии в документах кодов ЕГРПОУ:
"Использование идентификационного кода из Государственного
реестра является обязательным для всех видов отчетных и
учетных документов, используемых за пределами субъектов
хозяйственной деятельности. Отчетные и учетные документы, в
которых отсутствует идентификационный код из Государственного
реестра, считаются недействительными, их использование влечет
ответственность согласно законодательству".
Интересно выглядит оговорка относительно использования
документа "за пределами". Статистические органы, судя по всему,
склонны к "кодированию" любых документов. Например, коды ЕГРПОУ
проставлены Минстатом даже на таких, казалось бы, сугубо
внутренних документах, как ф. № ОЗ-9 - инвентарный список основных
средств (по месту их нахождения, эксплуатации) {1} или ф. № М-11 -
накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение)
материалов.
По нашему мнению, это вряд ли целесообразно.
Тем не менее кодами мы бы не пренебрегали. Но если все же кода
на документе нет и по этому поводу у кого-то возникли претензии,
то оправдываться нужно абсолютно внутренним характером документа:
мол, "за пределами себя" никто эту бумажку использовать даже не
думал. Кроме того, можно вспомнить, что код не относится к числу
обязательных реквизитов первичного документа (об этом - ниже).
Есть в арсенале украинского бюрократизма еще один инструмент -
Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском
учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88 ( z0168-95 )
(далее - Положение) {2}. В п. 2.7 Положения говорится:
"Первичные документы составляются на бланках типовых форм,
утвержденных Министерством статистики Украины, а также на
бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и
ведомствами Украины. Документирование хозяйственных операций
может осуществляться с использованием изготовленных
самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать
реквизиты типовых или специализированных форм".
Возникает вопрос: какие именно реквизиты имеются в виду?
Неужели предприятие, сооружая документы самостоятельно, обязано
полностью воссоздавать официальную форму?
На наш взгляд, это не совсем так.
Во-первых, сами стандартные формы нередко содержат
неадекватные данные, переносить которые - в "самодельные"
документы было бы бессмысленно. Скажем, инвентарная карточка учета
основных средств (ф. № ОЗ-6) {3} в графе 9 содержит совершенно
устаревшую ныне "норму амортизационных отчислений на капитальный
ремонт". Безусловно, было бы странно такое
социалистически-рудиментарное чудо-юдо отражать в
"самостоятельных" формах учета. (Хотя консервативно настроенные
главбухи наверняка именно так и поступят.)
Во-вторых, перечень реквизитов, обязательных для любого
первичного документа, содержится в ст. 9 Закона "О бухгалтерском
учете и финансовой отчетности в Украине" ( 996-14 ) (далее -
Закон) {4}:
"Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены
на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие
обязательные реквизиты:
- название документа (формы);
- дату и место составления;
- наименование предприятия, от имени которого составлен
документ;
- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения
хозяйственной операции;
- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной
операции и правильность ее оформления;
- личную подпись или другие данные, дающие возможность
идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении
хозяйственной операции".
Принципиальное значение имеет, как нам кажется,
реквизит "содержание хозяйственной операции". Что подразумевал под
ним законодатель?
Если этот реквизит трактовать глобально, то можно вообще
предположить, что официальные формы целиком (по совокупности всех
своих реквизитов) как раз уточняют и конкретизируют "содержание
операции". А следовательно, статус обязательных распространяется
практически на все реквизиты официальной формы. Сторонники такого
подхода страхуются оформлением абсолютных документальных клонов
со всеми пояснительными подробностями, присущими официальному
прародителю.
С другой стороны, примеры, приводимые в некоторых нормативных
документах, наводят на мысль, что реквизиту "содержание операции"
более соответствует какая-нибудь упрощенно-сокращенная запись типа
"оприходование хозяйственных материалов на склад" {5} или "экспорт
металла в Россию" {6}. А в Указаниях о составе и порядке
заполнения учетных регистров малыми предприятиями (утверждены
приказом Минфина от 31.05.96 г. № 112 ( z0297-96 )) термин
"содержание операции" употребляется вообще отдельно от всяческих
"пояснений, шифров и др." (п/п. 2.5.2).
Таким образом, полностью копировать официальные формы вряд ли
так уж необходимо. (Впрочем, мы не сомневаемся, что
"консерваторы", несмотря ни на что, будут стремиться к официозной
идентичности).
И последнее. В процессе освоения некоторых норм нового
бухучета у главбухов подчас возникают сомнения по поводу
подтверждаемости корреспонденции счетов первичными документами.
Какой документ, например, подтвердит изменение балансовой
стоимости финансовой инвестиции по методу участия в капитале?
Официально утвержденной формы под это дело не существует.
По нашему мнению, роль "первички" здесь должна сыграть
бухгалтерская справка-расчет, составленная на основании отчетности
дочернего или ассоциированного предприятия. А чтобы ни у кого не
возникало даже сомнений, можно для пущей солидности снабдить эту
справку и кодами, и необходимыми реквизитами.
Иногда роль "первички" могут играть документы, в этом качестве
и вовсе непривычные. Так, если предприятие избрало метод признания
финансового актива на дату заключения контракта (п. 15 П(С)БУ
13 {7}), то функции первичного документа для главбуха выполняет
договор купли-продажи финансовых активов. Правда, на таком
первичном документе код ЕГРПОУ можно разглядеть разве что на
печатях.
В этой связи надо заметить, что и традиционное понимание
хозяйственной операции в современных условиях зачастую приобретает
новые формы. Так, в случае применения метода участия хозоперацией
для материнского предприятия будет изменение чистых активов
предприятия дочернего, поскольку такое изменение приведет к
изменениям в структуре активов и собственного капитала
материнского предприятия {8}. А в случае, скажем, использования
метода признания финактива на дату заключения контракта
хозоперацией для предприятия-покупателя станет сам факт подписания
договора купли-продажи.
Так что привыкайте. Новое мышление на дворе.
{1} См. "Бухгалтер" № 21'2002, с. 21т.
{2} См. "Бухгалтер" № 23'98, с. 26-29.
{3} См. "Бухгалтер" № 21'2002, с. 20т.
{4} См. "Бухгалтер" № 1-2'2001, с. 36. Перечень обязательных
реквизитов имеется и в п. 2.4 Положения (см. "Бухгалтер"
№ 23'98, с. 27). Но поскольку он несколько отличается от
аналогичной нормы Закона, мы, разумеется, отдали предпочтение
Закону.
{5} См. приложение № 1 к Инструкции по бухгалтерскому учету
запасов товарно-материальных ценностей коммерческих банков
Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от
20.08.99 г. № 419.
{6} См. Инструкцию к форме № 1-ПБ, утвержденную постановлением
Правления НБУ от 29.03.96 г. № 80.
{7} См. "Бухгалтер" № 1-2'2002, с. 42.
{8} См. определение хозяйственной операции в ст. / Закона в
"Бухгалтере" № 1-2'2001 на с. 34.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтер"
№22/02, стр. 32
[01.06.2002]
Иван Чалый
Заместитель главного редактора
------------------------------------------------------------------