Облік придбання, ремонту та модернізації оргтехніки

1. Придбання оргтехніки
Сьогодні офіс будь-якого підприємства, незалежно від форми власності та рівня доходів, немислимий без оргтехніки — комп’ютерів, ксероксів i факсів. Усі ці досягнення цивілізації відносяться до необоротних активів. Як правило, офісна техніка враховується у складі основних засобів, рідше — малоцінних необоротних матеріальних активів.
Первісна вартість придбаних об’єктів офісної техніки формується згідно з ПБО 7 «Основні засоби» i включає:
суму, сплачену постачальникам (без непрямих податків). Тобто у випадку придбання у платника ПДВ — без ПДВ;
ввізне мито, якщо оргтехніка придбавається за імпортом;
витрати на установку, монтаж, налагодження та інші витрати, безпосередньо пов’язані з доведенням об’єкта основних засобів (ОЗ) до робочого стану. Тобто послуги з монтажу, підключення, об’єднання комп’ютерів у локальну мережу тощо включаються до вартості придбаних об’єктів.
Приклад 1. Перераховано передоплату за оргтехніку в сумі 12 тис. грн., у т. ч. ПДВ — 2 тис. грн., за доставку, підключення оргтехніки та монтаж локальної мережі — 3 тис. грн., у т. ч. ПДВ — 0,5 тис. грн. Оргтехніку поставлено i введено в експлуатацію у встановлений договором термін.

№ з/п	Зміст операції	Дт	Кт	Сума
1	Перерахування передоплати постачальникові за виробничі ОЗ (з ПДВ)	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	311 «Поточні рахунки в національній валюті»	12000
2	ПДВ у сумі передоплати	641 «ПДВ» «Розрахунки по податках»	644 «Податковий кредит»	2000
3	Оплата послуг, пов’язаних із придбанням і доставкою ОЗ (з ПДВ)	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	311 «Поточні рахунки в національній валюті»	3000
4	ПДВ у вартості оплачених послуг	641 «ПДВ» «Розрахунки по податках»	644 «Податковий кредит»	500
5	Акумулювання витрат на придбання ОЗ 10000 + 2500	152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	12500
6	Оприбуткування об’єктів ОЗ (з урахуванням послуг з доставки та підключення)	104 «Машини й устаткування»	152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»	12500
7	ПДВ у ціні оприбуткованих ОЗ	644 «Податковий кредит»	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	2500

2. Модернізація комп’ютерів
Оргтехніка дуже швидко морально застаріває, з’являються нові засоби, які набагато підвищують ефективність роботи. Ксерокс або факс модернізувати неможливо, тому їх просто міняють. Значного підвищення ефективності діючого комп’ютера можна досягти заміною деяких блоків, не придбаваючи новий. Цей метод менш витратний, тому досить поширений. До способів модернізації діючого комп’ютера можна віднести:
збільшення обсягу оперативної пам’яті;
заміну твердого диска на удосконалену модель;
заміну відеокарти на відеокарту з більш високими технічними характеристиками;
установку пристрою для перезапису компакт-дисків (CD-RW).

Бухгалтерський облік
Згідно з ПБО 7 первісна вартість основних засобів збільшується на суму витрат, пов’язаних із поліпшенням об’єкта. До таких поліпшень відносяться модернізація, добудова, дообладнання, реконструкція, модифікація. Тобто витрати на всі перелічені поліпшення відносяться на збільшення самого об’єкта (комп’ютера).
Постачальники обчислювальної техніки часто оформляють здійснену модернізацію двома документами — видатковою накладною на встановлені комплектуючі та актом на їх установку. На збільшення вартості комп’ютера слід віднести всю суму витрат.
Якщо заміна здійснюється фахівцем вашого підприємства, то від постачальника ви одержите тільки накладну на комплектуючі. Їх слід оприбуткувати в складі запасів на субрахунку 207 «Запасні частини» або 209 «Інші матеріали». Списання комплектуючих на збільшення вартості об’єкта основних засобів (комп’ютера) здійснюється на підставі акта про їх установку, який має бути складений інвентаризаційною комісією.
Приклад 2. Перераховано передоплату за заміну застарілого твердого диска в сумі 1260 грн. з урахуванням ПДВ. Відповідно до отриманих документів вартість диска становить 1200 грн. з урахуванням ПДВ, вартість його установки — 60 грн. з урахуванням ПДВ. Диск установлено в обумовлений термін. Податкову накладну отримано.

№ з/п	Зміст операції	Дт	Кт	Сума
1	Перерахування передоплату постачальникові за модернізацію комп’ютера (з ПДВ)	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	311 «Поточні рахунки в національній валюті»	1260
2	ПДВ у сумі передоплати	641 «ПДВ» «Розрахунки по податках»	644 «Податковий кредит»	210
3	Віднесення вартості модернізації на капітальні витрати	152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	1050
4	Віднесення витрат на модернізацію на збільшення вартості комп’ютера	104 «Машини й устаткування»	152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»	1050

Приклад 3. Підприємством з метою заміни застарілого твердого диска придбано диск удосконаленої моделі. Вартість диска становила 1200 грн. з урахуванням ПДВ. Податкову накладну отримано. Заміну здійснено фахівцем відділу обчислювальної техніки підприємства, що підтверджується актом інвентаризаційної комісії.

№ з/п	Зміст операції	Дт	Кт	Сума
1	Оприбуткування на склад нового твердого диска (на підставі накладної постачальника)	207 «Запасні частини»	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	1000
2	ПДВ у вартості отриманого диска	641 «ПДВ» «Розрахунки по податках»	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	200
3	Віднесення вартості установленого диска на капітальні витрати (відповідно до акта установки)	152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»	207 «Запасні частини»	1000
4	Віднесення вартості диска на збільшення вартості комп’ютера	104 «Машини й устаткування»	152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»	1000

Застарілі комплектуючі, як правило, використовувати надалі не можна. Досить сумнівною є й можливість їх реалізувати. Отже, критеріям визнання активу згідно з ПБО 7 вони не відповідають i не можуть бути оприбутковані у складі активів.
Трапляються випадки, коли постачальник обчислювальної техніки, що здійснює модернізацію, пропонує купити в підприємства комплектуючі вироби, що були у вжитку. У такій ситуації демонтовану запасну частину слід оприбуткувати у складі запасів, а потім продати. Оприбуткування оформляється актом прийому-передачі товарно-матеріальних цінностей. Вартість запчастин, отриманих у результаті демонтажу основних засобів, відображається на субрахунку 209 «Інші матеріали». Ця операція є переведенням необоротних активів в оборотні. На суму оприбуткування запасної частини слід зменшити базу амортизації комп’ютера. Для цього потрібно розрахувати залишкову вартість диска. Зробити це можна двома способами. Якщо відома вартість диска при покупці комп’ютера i відсоток зносу комп’ютера на дату його модернізації, то залишкова вартість диска визначається пропорційно залишковій вартості комп’ютера. Якщо в документах на придбання комп’ютера вартість диска не виділено, то можна спробувати одержати інформацію про ціни на аналогічні комплектуючі в тому періоді. Якщо i це зробити неможливо, тоді логічно оприбуткувати диск за ціною можливої реалізації.
Приклад 4. Вартість заміни застарілого твердого диска становила 1260 грн. з урахуванням ПДВ. Диск установлено в обумовлений термін. Податкову накладну отримано. Демонтований диск продано за 360 грн. з урахуванням ПДВ.
У документах на придбання комп’ютера вартість твердого диска зазначена 800 грн. (без ПДВ). Знос комп’ютера на дату заміни диска становить 50 відсотків. Його залишкова вартість на дату заміни становить 800 х 50% = 400 (грн.).

№ з/п	Зміст операції	Дт	Кт	Сума
1	Віднесення вартості модернізації на капітальні витрати на підставі акта виконаних послуг	152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	1050
2	Податковий кредит у вартості модернізації комп’ютера	641 «ПДВ» «Розрахунки по податках»	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	110
3	Віднесення витрат на модернізацію на збільшення вартості комп’ютера	104 «Машини й устаткування»	152 «Придбання (виготовлення) основних засобів»	1050
4	Оприбуткування демонтованого диска в складі запчастин за розрахунковою вартістю	209 «Інші матеріали»	104 «Машини й устаткування»	100
5	Доходи від продажу демонтованого диска	361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями»	712 «Дохід від реалізації інших оборотних активів»	360
6	ПДВ у сумі доходів	712 «Дохід від реалізації інших оборотних активів»	641 «ПДВ» «Розрахунки по податках»	60
7	Формування фінансового результату від реалізації інших оборотних активів	712 «Дохід від реалізації інших оборотних активів»	791 «Результат основної діяльності»	300
8	Списання вартості диска, що був у вжитку:при використанні рахунків класу 8при використанні рахунків класу 9	943 «Собівартість реалізованих виробничих запасів» 84 «Інші операційні витрати»	209 «Інші матеріали» 209 «Інші матеріали»	400 400
9	Списання собівартості на фінансові результати:при використанні рахунків класу 8при використанні рахунків класу 9	791 «Результат основної діяльності» 791 «Результат основної діяльності»	943 «Собівартість реалізованих виробничих запасів» 84 «Інші операційні витрати»	400 400
10	Результат реалізації інших необоротних активів (враховується в складі результатів основної діяльності)	442 «Непокриті збитки»	791 «Результат основної діяльності»	100

Податковий облік
Податковий облік регулюється Законом України «Про оподаткування прибутку підприємств», відповідно до якого «платники податку мають право протягом звітного року віднести на валові витрати будь-які витрати, пов’язані з поліпшенням основних фондів, у сумі, що не перевищує п’яти відсотків сукупної балансової вартості груп основних фондів на початок звітного року» (абзац перший пп. 8.7.1). У податковому обліку це можна відобразити в такий спосіб.
Приклад 5. Сукупна балансова вартість виробничих ОФ на 01.01.2002 р. — 125000 грн. Протягом першого кварталу здійснено поточний ремонт приміщення на суму 3000 грн. (без ПДВ). Протягом другого кварталу здійснено модернізацію ОФ гр. 2 на суму 6000 грн. (без ПДВ). У третьому кварталі операції з ОФ не здійснювалися.
Операції відображають у такому порядку.
1. Списання витрат на поточний ремонт у першому кварталі
Балансова вартість ОФ
на 01.01.2002 р. — 125000 грн.
Ліміт суми, що відноситься
до ВЗ (125000 х 5%) — 6250 грн.
Використано
в першому кварталі — 3000 грн.
Залишок на 01.04.2002 р.
(6250 — 3000) — 3250 грн.
2. Списання витрат на поточний ремонт у другому кварталі
Залишок ліміту
на 01.04.2002 р. — 3250 грн.
Використано — 3250 грн.
Залишок на 01.07.2002 р. —
Сума, що підлягає
віднесенню на збільшення
балансової вартості
ОФ гр. 2 6000 — 3250 — 2750 грн.
Надалі витрати на ремонт i модернізацію відносяться на збільшення вартості ОФ. Приблизний вигляд картки обліку витрат на ремонт i модернізацію подано нижче.
Податковий кредит виникає в загальновстановленому порядку.

3. Ремонт оргтехніки
Згідно з ПБО 7 витрати на підтримку об’єкта основних засобів у робочому стані не збільшують його вартості. Тобто ремонт, як поточний, так i капітальний, відноситься на витрати поточного періоду. Тому основна проблема бухгалтера полягає в тому, щоб визначити характер здійснених операцій. Якщо в результаті збільшується корисність (економічна вигода) від експлуатації об’єкта, то такі витрати є поліпшенням i збільшують вартість об’єкта основних засобів. Якщо збільшення корисності не відбувається, то витрати класифікуються як ремонт i відносяться до відповідного виду витрат (адміністративних чи на збут). Наприклад, тріснула клавіатура, вийшов з ладу фотоелемент ксерокса, перестала функціонувати «миша» тощо. Витрати на заміну та ремонт у цих випадках здійснюються для підтримки оргтехніки в робочому стані i вартості об’єктів основних засобів не збільшують.
Приклад 6. Підприємством придбано комп’ютерну клавіатуру для заміни тієї, що вийшла з ладу. Комп’ютер придбано разом з усіма необхідними пристроями i враховано як один об’єкт. Вартість клавіатури з урахуванням ПДВ становить 60 грн. Комп’ютер використовується у відділі продажів для оформлення відвантажувальних документів.

№ з/п	Зміст операції	Дт	Кт	Сума
1	Оприбуткування на склад нової клавіатури (на підставі накладної постачальника)	207 «Запасні частини»	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	50
2	ПДВ у вартості отриманої клавіатури	641 «ПДВ» «Розрахунки по податках»	685 «Розрахунки з іншими кредиторами»	10
3	Списання клавіатури на підставі акта про заміну	93 «Витрати на збут»	207 «Запасні частини»	50
4	Списання витрат на збут (у загальній сумі витрат за звітний період)	791 «Результат основної діяльності»	93 «Витрати на збут»	50

Облік витрат на ремонт основних засобів з метою оподаткування прибутку аналогічний обліку витрат на модернізацію, оскільки гранична сума (п’ять відсотків сукупної балансової вартості ОФ) установлена для всіх витрат, включаючи ремонти та поліпшення.
Податковий кредит виникає у загальноустановленому порядку.
4. Облік витратних матеріалів
Витратні матеріали для оргтехніки враховуються у складі запасів. Облік запасів регулюється ПБО 9 «Запаси», в якому сформульовано визначення самого терміну: «Запаси — активи, які:
утримуються для подальшого продажу в умовах звичайної господарської діяльності;
знаходяться в процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;
утримуються для споживання при виробництві продукції, виконанні робіт i наданні послуг, а також управління підприємством».
Для зарахування запасів визначено єдиний спосіб оцінки — за первісною вартістю. Для обліку запасів призначено клас 2, який так i називається — «Запаси». Витратні матеріали в підприємствах можуть враховуватися на субрахунках 201 «Сировина i матеріали» або 209 «Інші матеріали».
Списання у випадку будь-якого вибуття здійснюється за одним із методів, установлених ПБО 9 «Запаси». Для витратних матеріалів найбільш прийнятний метод ідентифікованої вартості. Списання матеріалів відображається:
при використанні рахунків класу 8 — за дебетом субрахунку 801 «Витрати сировини i матеріалів»;
при використанні рахунків класу 9 — за дебетом рахунків 92 «Адміністративні витрати» або 93 «Витрати на збут» залежно від того, в яких цілях використовується принтер. Наприклад, принтер у відділі реалізації, що використовується при виписці рахунків i накладних, пов’язаний зі збутом, а принтер у бухгалтерії, приймальні або відділі кадрів використовується в адміністративних цілях.
Приклад 7. Перераховано передоплату за чорнило для заправної станції принтера, використовуваного в бухгалтерії, у сумі 240 грн., у т. ч. ПДВ — 40 грн. Оплачене чорнило отримано, картридж заправлено силами працівників бухгалтерії. ПДВ підтверджено податковою накладною.

№ з/п	Зміст операції	Дт	Кт	Сума
1	Перерахування передоплати за чорнило	631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»	311 «Поточні рахунки в національній валюті»	240
2	Сума ПДВ у складі перерахованої передоплати, підтверджена податковою накладною від постачальника	641 «ПДВ» «Розрахунки по податках»	644 «Податковий кредит»	40
3	Оприбуткування чорнила в сумі без ПДВ	201 «Сировина і матеріали»	631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»	200
4	Сума ПДВ у вартості оприбуткованих запасів	644 «Податковий кредит»	631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками»	40
5	Списання заправленого чорнила відповідно до акта:при використанні рахунків класу 8 при використанні рахунків класу 9	801 «Витрати сировини і матеріалів» 92 «Адміністративні витрати»	201 «Сировина і матеріали» 201 «Сировина і матеріали»	200 200

У податковому обліку вартість видаткових матеріалів враховується аналогічно іншим запасам. Віднесення до складу валових витрат здійснюється за датою першої події — оплати чи оприбуткування. Надалі вони беруть участь у перерахунку залишків запасів на складах згідно з п. 5.9 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств».
Податковий кредит виникає у загальновстановленому порядку.