Подотчетные суммы: отчет и учет
------------------------------------------------------------------
Для бухгалтера любого предприятия операции по расчетам с
подотчетными лицами являются делом привычным. Однако достаточно
часто при осуществлении таких операций, допускаются досадные
ошибки. И это не случайно. Ведь расчеты с подотчетными лицами
включают в себя операции с наличными денежными средствами в
национальной и иностранной валюте, по оплате услуг и расчетов
за товарно-материальные ценности. Правильное документальное
оформление операций по расчетам с подотчетными лицами является
залогом безошибочного отражения таких операций в налоговом учете,
а также соблюдения требований, предъявляемых к кассовой
дисциплине.
Подотчетные лица
Определение понятия "подотчетное лицо" можно сформулировать
следующим образом: это работники предприятия, которым поручено
выполнить определенное производственное задание (покупка
товарно-материальных ценностей, заказ и оплата услуг,
командировка) и которые обязаны отчитаться о его (задании)
выполнении. Для этой цели предприятие обеспечивает подотчетное
лицо денежными средствами (авансом), использование которых должно
быть документально подтверждено (таким подотчетным лицом).
Порядок организации наличных расчетов предприятий между собой,
а также с предпринимателями и физическими лицами установлен
Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в
Украине, утвержденным постановлением Правления Национального банка
Украины от 19.02.2001 г. № 72 ( z0237-01 ) (далее - Положение
№ 72).
Выдача денежных средств под отчет осуществляется из кассы
предприятия за счет остатка в кассе или поступившей выручки, или
полученных кассиром предприятия по чеку денежных средств с
банковского счета. Денежные средства может получить и подотчетное
лицо по денежному чеку с текущего или валютного счета в учреждении
банка (при этом в бланк денежного чека заносятся паспортные данные
подотчетного лица как получателя денежных средств по чеку), а
также по корпоративной карточке с карточного счета в учреждении
банка.
Если по каким-либо причинам предприятие не обеспечивает
подотчетное лицо денежным авансом (например, в ситуации, когда
предприятие испытывает дефицит денежных средств), то выполнение
задания таким лицом осуществляется за счет собственных средств.
После составления и утверждения авансового отчета подотчетному
лицу возмещается сумма понесенных и документально подтвержденных
расходов. При этом все действия, совершенные подотчетным лицом,
осуществляются от имени и за счет предприятия.
Оформление первичных документов
Основанием для выдачи денежного аванса подотчетному лицу может
быть письменное распоряжение руководителя, служебная записка, в
которой изложены мотивы для выдачи такого аванса, завизированная
руководителем предприятия. При направлении работника в
командировку по предприятию издается соответствующий приказ (о
служебной командировке), в котором указываются цель и сроки
командировки, а также место, куда направляется командированный
работник. На имя командированного работника оформляется
командировочное удостоверение на основании приказа о служебной
командировке. Оно является подтверждающим документом для
работника предприятия о пребывании в назначенном месте
командировки. Кроме того, на основании оформленного
командировочного удостоверения и подтверждающих документов
утверждается авансовый отчет командированного работника. По
отметкам в командировочном удостоверении о датах пребывания
работника в местах командировки рассчитываются суточные расходы.
Документами, подтверждающими командировочные расходы,
являются: проездные билеты (для проезда от места постоянной работы
до места командировки и обратно), документы, подтверждающие
расходы, связанные с провозом багажа или иного груза, счета
гостиниц, счета за телефонные переговоры (не личного характера),
другие документы, подтверждающие командировочные расходы. Если во
время командировки работником были приобретены материальные
ценности или оплачены услуги (не относящиеся к командировочным
расходам), то понесенные в связи с этим расходы должны быть
подтверждены либо кассовыми чеками, либо товарными чеками, либо
расходными накладными и т. д.
В случае приобретения подотчетным лицом товаров (работ, услуг)
за собственные средства желательно оформлять подтверждающие
документы (кроме РРО) на имя предприятия. Это избавит предприятие
от лишних хлопот при отражении в учете сумм таких расходов. Если
работником предприятия приобретались товары (работы или услуги) по
собственной инициативе, то для подтверждения целесообразности
произведенных расходов такой работник должен представить служебную
записку на имя директора (или другого уполномоченного должностного
лица), в которой приводятся соответствующие обоснования. После
получения согласия на возмещение израсходованной суммы работник
должен представить бухгалтерии предприятия авансовый отчет,
утвержденный руководителем предприятия. Если работник приобрел в
командировке материальные ценности, то по приезде из командировки
он составляет два авансовых отчета: о командировочных расходах и о
приобретении материальных ценностей.
При выдаче из кассы предприятия денежного аванса подотчетному
лицу оформляется расходный кассовый ордер. Прием в кассу
неизрасходованных наличных средств оформляется приходным кассовым
ордером.
Если же подотчетное лицо получило наличность в учреждении
банка с карточного счета с применением корпоративной карточки на
производственные (хозяйственные) нужды или на командировку
(согласно требованиям Положения о порядке эмиссии платежных
карточек и осуществлении операций с их применением, утвержденного
постановлением Правления Национального банка Украины от 24.09.99
г. № 479 ( z0802-99 )), то такая наличность должна использоваться
работником по целевому назначению без оприходования её в кассе
предприятия (п. 2.16 Положения № 72 ( z0237-01 )).
В данном случае работники должны подавать в бухгалтерию
предприятия следующие документы:
- авансовый отчет;
- подотчетные документы, свидетельствующие о получении
наличности с карточного счета (чек банкомата, копия расходного
ордера, справок по формам 377 и 377а, которые подтверждают
осуществление операции обмена валюты, квитанция торгового
терминала и т. п.);
а также неизрасходованный остаток наличности.
Приведем пример заполнения авансового отчета (типовая форма №
807).
Предприятие "Радуга" поручает своему работнику Петренко Н. А.
приобрести копировальную бумагу и отксерить документы. Для этого
подотчетное лицо 27 июня 2002 года получило из кассы предприятия
наличные денежные средства на сумму 80,00 грн.
В этот же день была приобретена бумаге на сумму 24,00 грн. (в
том числе НДС - 4,00 грн.). 28 июня 2002 года подотчетное лицо
осуществило копировальные услуги для производственных нужд
предприятия, предоставляемые физическим лицом - субъектом
предпринимательской деятельности, на сумму 18,00 грн. (без НДС).
При заполнении авансового отчета подотчетное лицо представило
документы, подтверждающие факт:
- приобретения бумаги (налоговая накладная и расчетный чек
РРО);
- осуществления копировальных операций (расчетный чек РРО).
__________________________________________________________________
Органiзацiя "Радуга" Типова ф. № 807
-----------------------
Вiддiл господарчий Посада технiк Проводка № ________
-------------- --------- вiд "__"_____ 200 _ р.
|----------------------|
Сектор Професiя технiк-технолог | Дебет |
------- ---------------- |-------|------|-------|
|рахунок|картка| сума |
Прiзвище, i., по б. Петренко Н. А. |-------|------|-------|
---------------------- | | | |
|-------|------|-------|
Авансовий звiт № 45 вiд "28" червня 200 2 р. | | | |
--- ---- ------ -- | | | |
|-------|------|-------|
Призначення авансу Господарськi витрати | | | |
---------------------- | | | |
|-------|------|-------|
|-------|------------------------|| | | |
Залишок | Сума | Доцiльнiсть здiйснених || | | |
----------- | | витрат пiдтверджую ||-------|------|-------|
Перевитрати | | 28 червня 200 2 р. || Кредит |
попереднiх | | ---------- --- || |
перiодiв | | Пiдпис ||-------|------|-------|
| | ---------------------- || | | |
Одержано | | Звiт перевiрено || | | |
(вiд кого i | | ||-------|------|-------|
дата): | | Роздiл § стор. || | | |
| | ---- ---- ---|| | | |
1. каса | 80,00 | ||-------|------|-------|
-------------|-------|До затвердження || | | |
2. | 42 грн. 00 коп. || | | |
---------------------| ---- ---- ||-------|------|-------|
3. |28 червня 200 2 р. || | | |
---------------------|--------- -- || | | |
4. | ||-------|------|-------|
-------------|-------|Бухгалтер || | | |
Разом одержано| 80,00 | -------------- || | | |
| | (пiдпис) ||-------|------|-------|
|-------|------------------------|| | | |
| |Звiт затверджую в сумi || | | |
Витрачено | 42,00 | 42,00 грн. ||-------|------|-------|
--------- | | ----- |
Залишок | 38,00 | |
-------------|-------|------------------------| Бухталтер
Перевитрати | - |"28" червня 200 2 р. -----------
-------------|-------| --- --------- -- (пiдпис)
Додаток 3 документiв
----------------
Залишок внесено
------------------ у сумi 38 грн. 00 коп. за касовим ордером № 788
Перевитрати виданi ----- ----
вiд "28" червня 200 2 р.
--- -------- ---
"28" червня 200 2 р. Бухгалтер
--- -------- -- -------------
(пiдпис)
Зворотний бiк типовоє ф. № 807
|----------|----|----------------------|-----------|--------------|
| Дата | № |Кому, за що та за яким| Сума, грн.| Дебет |
| |з/п |документом сплачено | |-------|------|
| |док.| | |рахунок|картка|
|----------|----|----------------------|-----------|-------|------|
|27.06.2002| | ВАТ "Колiр", папiр | 24,00 | | |
|----------|----|----------------------|-----------|-------|------|
|28.06.2002| | ЧП Сененко Ю. К., | 18,00 | | |
| | | копiювальнi послуги | | | |
|----------|----|----------------------|-----------|-------|------|
| | | | | | |
|----------|----|----------------------|-----------|-------|------|
| | | | | | |
|----------|----|----------------------|-----------|-------|------|
|Усього | | | 42,00 | | |
|----------|----|----------------------|-----------|-------|------|
Пiдпис пiдзвiтноє особи Петренко Н. А.
----------------------
__________________________________________________________________
Сроки представления отчетности
В соответствии с п. 2.15 Положения № 72 ( z0237-01 ) выдача
наличных из касс предприятия под отчет производится при условии
полного отчета конкретного подотчетного лица по выданным ранее
суммам.
Так, в соответствии с п. 2.15 и п. 2.16 Положения № 72
подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию предприятия
авансовый отчет об использовании полученной наличности в следующие
сроки:
- по командировке - в течение трех рабочих дней после
возвращения из командировки;
- на закупку сельскохозяйственной продукции, продуктов её
переработки и заготовку вторичного сырья - не позднее 10 рабочих
дней со дня их выдачи под отчет;
- на другие производственные (хозяйственные) нужды - не
позднее следующего рабочего дня после выдачи наличности под отчет.
Кроме того, из кассы предприятия работнику могут одновременно
выдаваться наличные на командировку и средства под отчет для
решения в этой командировке производственных (хозяйственных)
вопросов (в том числе и для закупки сельскохозяйственной продукции
и заготовки вторичного сырья или металлолома).
В этом случае подотчетное лицо независимо от срока
командировки в течение 3 рабочих дней после возвращения обязано
представить в бухгалтерию предприятия одновременно авансовый отчет
о сумме, которая была ему выдана для решения производственных
(хозяйственных) вопросов, и авансовый отчет об израсходованных
средствах непосредственно на командировку.
Обращаем внимание, что в случае приобретения работником
предприятия за собственные наличные денежные средства товаров
(работ, услуг) для нужд предприятия он отчитывается за
израсходованные денежные средства в порядке, предусмотренном для
отчета об использованных средствах, полученных работником под
отчет (абзац четвертый п. 2.15 Порядка № 72 ( z0237-01 )).
Таким образом, сроки представления авансового отчета и
подотчетных документов являются едиными для всех подотчетных лиц
независимо от того, за счет собственных средств или за счет
выданных средств предприятия были приобретены товары.
"3-тысячное" ограничение
В соответствии с п. 2.3 Положения № 72 действуют ограничения
на осуществление расчетов наличностью одного предприятия с другим
предприятием через их кассы и через кассы учреждений банков в
сумме 3,0 тыс. грн. в течение одного дня по одному или нескольким
платежным документам.
Если за день объем расчетных операций с наличностью
предприятия с другими предприятиями, в том числе физическими
лицами - СПД, превышает "3-тысячное" ограничение, то сумма,
которая превышает такой размер, расчетно прибавляется к
фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня плательщика
наличности единоразово в день осуществления этой операции, с
дальнейшим сравнением полученной расчетной суммы с утвержденным
лимитом кассы (абз. 5 п. 2.3 Положения № 72 ( z0237-01 )).
Обращаем внимание, что правило "3-тысячного" ограничения
касается расчетов наличностью предприятий в оплату за товары
(работы, услуги) как через кассу предприятия-продавца, так и через
кассу учреждения банка на его расчетный счет. При этом количество
предприятий или физических лиц - субъектов предпринимательской
деятельности (далее - СПД), с которыми производятся наличные
расчеты в течение дня, не ограничивается.
Как было отмечено в предыдущей главе данной публикации, при
проведении наличных расчетов одного предприятия через подотчетное
лицо с другим предприятием или физическим лицом - СПД, такая
операция осуществляется за счет и от имени предприятия-продавца.
Следовательно, "3-тысячное ограничение" относительно ведения
наличных расчетов применяется независимо от того, за счет каких
средств (собственных средств работника или средств предприятия)
были приобретены товары (работы, услуги) подотчетным лицом.
В то же время отметим, что в соответствии с абз. 3 п. 2.3
Положения № 72 ( z0237-01 ) "3-тысячное" ограничение не рас-
пространяется на:
- расчеты предприятий, в том числе физических лиц - СПД, с
физическими лицами;
- расчеты предприятий с бюджетами и государственными целевыми
фондами;
- расчеты за потребленную электроэнергию;
- наличность, выданную на служебную командировку.
Кроме того, исходя из нормы, указанной в абзаце четвертом п.
2.3 Положения № 72, установленное ограничение на наличные расчеты
также не распространяется на расчеты предприятий, в том числе
физических лиц - СПД, между собой при закупке сельскохозяйственной
продукции, которая в соответствии с Государнным классифика-
тором продукции и услуг ДК 016-97, утвержденным приказом
Государственного комитета стандартизации, метрологии и
сертификации Украины от 30.12.97 г. № 822 ( v0822217-97 ), имеет
следующие коды 01.11-01.42, 05.00.1-05.00.42, а именно:
01.11 - культуры зерновые и технические;
01.12 - продукция овощеводства, садоводства и питомников;
01.13 - плоды и культуры для производства напитков;
01.2 - продукция животноводства;
01.3 - продукция смешанного сельского хозяйства;
01.4 - услуги в сельском хозяйстве;
05.00.1 - рыба (кроме рыбы замороженнной или быстрозаморожен-
ной, рыбы обработанной (код 15.20.1);
05.00.2 - ракообразные и моллюски (кроме ракообразных и
моллюсков замороженных или быстрозамороженных (код 15.20.15);
05.00.3 - продукция водная другая;
05.00.4 - жемчуг (кроме жемчуга природного и культивированно-
го, необработанного).
Налоговый учет и подотчетные суммы
Операция по приобретению предприятием товаров (работ, услуг)
для использования в своей хозяйственной деятельности через
подотчетное лицо отражается в налоговом учете путем увеличения
валовых расходов (п. 5.1 ст. 5 Закона Украины "О налогообложении
прибыли предприятий" от 22.05.97 г. № 283/97-ВР ( 283/97-ВР ), с
изменениями и дополнениями (далее - Закон о налоге на прибыль), и
с возникновением права на налоговый кредит (при наличии налоговой
накладной, удостоверяющей факт приобретения такого товара)
(п.п. 7.4.1 ст. 7 Закона Украины "О налоге на добавленную
стоимость" от 03.04.97 г. № 168/97-ВР ( 168/97-ВР )). Если же
товары (работы, услуги) приобретены предприятием для иных целей,
отличных от использования в хозяйственной деятельности, то
расходы, связанные с их приобретением, осуществляются за счет
собственных средств предприятия (без права включения в состав
валовых расходов). Соответственно, и право на налоговый кредит в
данном случае у предприятия не возникает.
При осуществлении операций с подотчетными лицами валовые
расходы возникают на дату заполнения авансового отчета, а не на
дату выдачи из кассы денежных средств. Право на налоговый кредит
возникает на дату получения налоговой накладной.
Бухгалтерский учет
Учет расчетов с подотчетными лицами согласно Инструкции о
применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала,
обязательств и хозяйственных операций, утвержденной приказом
Минфина Украины от 30.11.99 г. № 291 ( z0893-99 ) (далее -
Инструкция № 291), ведется на субсчете 372 "Расчеты с подотчетны-
ми лицами" счета 37 "Расчеты с разными дебиторами". Учет выданных
в подотчет сумм ведется по дебету счета 372 в корреспонденции со
счетами учета денежных средств, в частности с субсчетами 301
"Касса в национальной валюте" и 302 "Касса в иностранной валюте"
счета 30 "Касса".
В учете предприятий, использующих счета класса 8,
израсходованные подотчетные суммы отражаются следующим образом.
Если подотчетное лицо приобретает ТМЦ, в учете делается запись по
дебету счетов 20 "Производственные запасы", 22 "Малоценные и
быстроизнашивающиеся предметы" в корреспонденции со счетом 372.
Если денежные средства в подотчет выданы на командировочные
расходы, на оплату работ, услуг, выполненных для предприятия, в
учете делается запись по дебету счета 84 "Прочие операционные
расходы" в корреспонденции с кредитом счета 372.
Для предприятий, не использующих класс счетов 8,
израсходованные подотчетные суммы (согласно утвержденным авансовым
отчетам) отражаются по кредиту счета 372 в корреспонденции с
дебетом счетов учета расходов (91 "Общепроизводственные расходы",
92 "Административные расходы", 93 "Расходы на сбыт", 94
"Прочие расходы операционной деятельности"), товарно-материальных
ценностей (20 "Производственные запасы", 22 "Малоценные и
быстроизнашивающиеся предметы") в зависимости от характера
осуществленных расходов.
Обращаем внимание, что порядок признания расходов по операциям
с подотчетными суммами зависит от того, на какие цели выданы
деньги в подотчет (на закупку ТМЦ, на командировку и т. д.).
Принципы формирования расходов в бухгалтерском учете
предприятия определены П(С)БУ 16 "Расходы". Согласно требованиям
п. 7 указанного документа расходы признаются расходами отчетного
периода одновременно с признанием дохода, для получения которого
они были осуществлены.
В ситуации, когда через подотчетное лицо была произведена
оплата выполненных для предприятия работ, услуг, или в ситуации,
когда деньги выданы в подотчет на командировку, расходы,
понесенные предприятием, невозможно прямо связать с доходом
определенного периода, расходы отражаются в составе расходов того
отчетного периода, в котором они были осуществлены.
Командировочные расходы, связанные с приобретением
товарно-материальных ценностей (например, командировочные расходы
водителя транспортного средства, на котором доставлены
товарно-материальные ценности), включаются в первоначальную
стоимость таких запасов.
------------------------------------------------------------------
"Налоги и бухгалтерский учет"
№ 57/02, стр. 24
[18.07.2002]
Ю. Рудяк
Экономист-аналитик Издательского дома "Фактор"
------------------------------------------------------------------