Каков порядок заполнения расходной накладной и какой печатью
она должна быть заверена? Можно ли заверять расходную
накладную штампом?
* * *
Основным документом, регламентирующим необходимость
составления и порядок заполнения первичных документов, является
Положение № 88 ( z0168-95 ). В соответствии с пп. 2.1 п. 2 этого
Положения первичные документы - это письменные свидетельства,
фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая
распоряжения и разрешения администраций (собственника) на их
проведение.
Первичные документы (на бумажных и машиносчитываемых носителях
информации) для предоставления им юридической силы и
доказательности должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- название предприятия, учреждения, от лица которых составлен
документ;
- название документа (формы);
- код формы;
- дату и место составления;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители (в натуральном и стоимостном выражении);
- должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за
разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление
первичного документа (пп. 2.4 п. 2 Положения № 88 ( z0168-95 )).
Следует заметить, что в соответствии с пп. 2.13 п. 2 Положения
№ 88 ( z0168-95 ) также предусмотрено лишь подписывание первичных
документов с целью предоставления разрешения на осуществление
хозяйственной операции без обязательного засвидетельствования
первичных документов печатью.
Кроме этого, нормами Положения № 88 ( z0168-95 )
предусмотрено, что первичные документы составляются на бланках
типовых форм, утвержденных Министерством статистики Украины, а
также на бланках специализированных форм, утвержденных
министерствами и ведомствами Украины. Дополнительные требования к
порядку создания первичных документов о кассовых и банковских
операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и
других объектов имущества предусматриваются другими нормативными
актами.
Приказом Министерства статистики Украины "Об утверждении
типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и
материалов" от 21.06.96г. № 193 ( v0193202-96 ) утверждены типовые
формы первичной документации по учету сырья и материалов, в т. ч.
типовая форма № М-11 "Накладная-требование на отпуск (внутреннее
перемещение) материалов" (далее - накладная-требование). Образцы
таких форм были направлены Министерством статистики другим
министерствам и центральным органам исполнительной власти и
рекомендованы для использования в практической работе предприятий,
учреждений и организаций.
В соответствии с нормами этого приказа накладная-требование
используется для учета движения материальных ценностей внутри
предприятия, а также сторонними организациями.
Накладная-требование выписывается в двух экземплярах и
подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным.
Как видно из вышеизложенного, ни одним из этих документов не
предусмотрено обязательное засвидетельствование печатью подписей
лиц, уполномоченных для ее подписи.
Кроме "обычной накладной" (накладной-требования) в
практической деятельности субъектам хозяйствования чаще всего
приходится иметь дело с товарно-транспортными накладными, которые
служат основанием для отгрузки и оприходования
товарно-материальных ценностей при их автомобильных перевозках. В
соответствии с нормами
Инструкции по учету транспортной работы, которой утверждены
форма и порядок заполнения товарно-транспортной накладной формы
№ 1-ТН (но действие которой приостановлено), проставление оттиска
печати предусмотрено.
Кроме этого, следует отметить, что накладная ф. № М-11 (как и
ТТН ф. № 1-ТН) служит основанием для удостоверения факта отгрузки
товарно-материальных ценностей, отгрузка которых, как правило,
осуществляется на основании заключенных соглашений. Однако
Гражданским кодексом Украины не предусмотрена возможность проверки
покупателем или продавцом при выполнении ими своих обязательств
полномочий друг друга при наличии печати на соглашении.
В соответствии с нормами Инструкции о порядке заполнения,
применения специализированной товарно-транспортной накладной на
отпуск хлебобулочных изделий, утвержденной приказом Министерства
аграрной политики Украины от 06.06.2001 г. № 153 ( z0920-01 ),
специализированная товарно-транспортная накладная на отпуск
хлебобулочных изделий формы № 1-ТТН должна заверяться также
печатью или штампом предприятия.
Таким образом, исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод,
что важнейшим условием придания юридической силы и доказательности
накладной ф. № М-11 и товарно-транспортной накладной ф. № 1-ТН
является факт их подписи уполномоченными на то лицами, а печать
(какой бы она ни была), а также штамп на накладной играет
второстепенную роль. Однако это нельзя утверждать относительно
налоговой накладной, которая в обязательном порядке должна
удостоверяться той печатью, которой предприятие, как правило,
пользуется в банке (или специальной "Для налоговых накладных").
------------------------------------------------------------------
"ГлавБух"
№28/02, стр. 52
[15.07.2002]
Дмитрий Кучерак
Бухгалтер-консультант АФ "ГлавБух-Аудит"
------------------------------------------------------------------