Основоположним нормативним документом при веденні бухгалтерського обліку
та складанні фінансової звітності в Україні є Закон України від 16.07.99
р. № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»
(далі — Закон № 996-ХІV). Зазначений Закон поширюється на всіх юридичних
осіб, створених відповідно до законодавства України, незалежно від їх
організаційно-правових форм i форм власності, а також на представництва
іноземних суб’єктів господарської діяльності, зобов’язаних вести бухгалтерський
облік i подавати фінансову звітність згідно із законодавством.
Таким чином, бібліотеки усіх форм власності зобов’язані вести бухгалтерський
облік i подавати фінансову звітність.
Як зазначається в статті Ю. Сильницького «Правовий та податковий аспекти
діяльності бібліотек в Україні» (див. с. 26), бібліотеки можуть створюватися
на основі усіх форм власності, передбачених чинним законодавством України,
тобто засновниками бібліотек можуть бути органи державної влади, місцевого
самоврядування, самоврядні організації, фізичні та юридичні особи (в
тому числі іноземні). Бібліотека також може не мати статусу юридичної
особи та перебувати у складі підприємства, установи або організації.
Відповідно до Закону № 996-ХІV постановою Кабінету Міністрів України
від 28.02.2000 р. № 419 було затверджено Порядок подання фінансової
звітності (далі — постанова № 419). Згідно з п. 1 зазначеної постанови
дія Порядку поширюється на всіх юридичних осіб незалежно від організаційно-правової
форми i форми власності, а також на представництва іноземних суб’єктів
господарської діяльності.
Фінансова звітність має бути подана до органів, до сфери управління
яких належать підприємства, а також до інших органів, зокрема: органів
державної статистики; органів Державного казначейства (щодо використання
бюджетних асигнувань, одержаних з держбюджету); фінансових відділів
райдержадміністрації, міськвиконкомів та фінансових управлінь обласних
i міських держадміністрацій (щодо використання асигнувань, одержаних
з місцевих бюджетів). Крім того, згідно зі ст. 18 Закону України від
27.01.95 р. № 32/95-ВР «Про бібліотеки i бібліотечну справу» (далі —
Закон № 32/95-ВР) облік, зберігання та використання документів, що знаходяться
у бібліотечних фондах, здійснюються відповідно до правил, затверджених
спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері
культури, та встановлених стандартів, технічних умов, інших нормативних
документів.
Бухгалтерський облік у бібліотеках, які фінансуються з державного або
місцевих бюджетів, ведеться згідно з Планом рахунків бухгалтерського
обліку бюджетних установ та Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського
обліку бюджетних установ, затверджених наказом Головного управління
Держказначейства України від 10.12.99 р. № 114, а в бібліотеках інших
форм власності, ніж державна i комунальна, які фінансуються за рахунок
коштів засновників, бухгалтерський облік ведеться згідно з Планом рахунків
бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань i господарських
операцій підприємств i організацій, затвердженим наказом Мінфіну України
від 30.10.99 р. № 291.
Бібліотеки здійснюють господарську діяльність відповідно до чинного
законодавства України i своїх статутів (положень). Бібліотеки мають
право самостійно розпоряджатися доходами від господарської діяльності,
у тому числі від надання платних послуг, а також майном, придбаним за
рахунок цих доходів. Бібліотеки звільняються від оподаткування доходів,
отриманих від надання платних послуг, якщо основні бібліотечні послуги
надаються бібліотекою безкоштовно.
Слід зазначити, що основою господарської діяльності бібліотек різних
форм власності є облік, одержання, зберігання та використання документів,
які перебувають у бібліотечних фондах.
Відповідно до Закону № 32/95-ВР бібліотечними фондами є упорядковане
зібрання документів, що зберігаються в бібліотеці. Тобто до бібліотечного
фонду належать: наукова, художня i навчальна література, спеціальні
види літератури та інші видання.
Основна господарська діяльність у бібліотеках державної (комунальної)
форми власності ведеться за рахунок коштів державного та/або місцевих
бюджетів.
Облік бібліотечних фондів у бібліотеках державної (комунальної) форми
власності відбувається відповідно до Інструкції з обліку основних засобів
та інших необоротних активів бюджетних установ, затвердженої наказом
Держказначейства України від 17.07.2000 р. № 64 (далі — Інструкція).
Згідно з цією Інструкцією всі матеріальні та нематеріальні ресурси,
які належать установі i забезпечують її функціонування, термін корисної
експлуатації яких більше одного року, є необоротними активами. Необоротні
активи бюджетних установ складаються з основних засобів, інших необоротних
матеріальних активів та нематеріальних активів. Бібліотечні фонди належать
до інших необоротних матеріальних активів, облік яких ведеться на рахунках
класу 1 «Необоротні активи» Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних
установ, а саме на рахунку 11 «Інші необоротні матеріальні активи».
Для обліку безпосередньо бібліотечних фондів призначено субрахунок 112
«Бібліотечні фонди». На субрахунку 112 ведеться облік усієї літератури,
що включається до бібліотечного фонду, незалежно від вартості окремих
примірників книг.
Книги, посібники та інші видання, що входять до фонду бібліотек, обраховуються
за груповим обліком i за номінальними цінами, включаючи вартість початкових
палітурних робіт. Витрати на ремонт i реставрацію книг (у тому числі
на повторні палітурні роботи) на збільшення вартості книг не відносяться
i списуються на видатки за відповідними кодами економічної класифікації,
за якими їх передбачено в кошторисі установи.
Слід зазначити, що для бюджетних установ існує цілий ряд необоротних
активів, на які не нараховується знос, у тому числі це i бібліотечні
фонди.
Основними господарськими операціями, пов’язаними з обліком бібліотечних
фондів, є: придбання книг (інших видань); реалізація книг, придбаних
за рахунок коштів загального фонду; безоплатне отримання; безоплатна
передача бібліотечних фондів; уцінка бібліотечних фондів i їх списання
відповідно до критеріїв невизнання їх активами тощо.
Так, вартість придбаних інших необоротних матеріальних активів (бібліотечних
фондів) відображається за дебетом субрахунків рахунку 11 «Інші необоротні
матеріальні активи» (112 «Бібліотечні фонди») та кредитом відповідних
субрахунків класу 3 «Кошти, розрахунки та інші активи» або 6 «Поточні
зобов’язання». Одночасно робиться запис у дебет відповідного субрахунку
класу 8 «Витрати» i кредит субрахунку 401 «Фонд у необоротних активах
за їх видами», на якому обліковуються вкладення у фонд основних засобів
та інших необоротних матеріальних активів. При безоплатному отриманні
необоротних активів провадиться запис у кредит субрахунку 401 «Фонди
у необоротних активах за їх видами». Таким чином, кореспонденція рахунків
при придбанні книг (інших видань), що включаються до бібліотечного фонду,
така:
| Зміст господарської операції |
Дт |
Кт |
Придбання за рахунок коштів загального фонду книг, що включаються
до бібліотечного фонду:
оплачених шляхом передоплати
оплачених після отримання матеріальних цінностей
|
112
112
|
364
675 |
| Відображення суми, на яку було придбано книги, шляхом другого
запису |
801
(802) |
401 |
У бухгалтерському обліку бюджетних установ для розрахунків з дебіторами
та кредиторами призначено рахунки 36 «Розрахунки з іншими дебіторами»
та 67 «Розрахунки за іншими операціями i кредиторами». У даному випадку
за кредитом субрахунку 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» обліковується
сума отриманих цінностей, а на кредиті субрахунку 675 «Розрахунки з
іншими кредиторами» відображається сума, на яку було отримано матеріальні
цінності без передоплати.
Облік видатків з бюджету ведеться на рахунку 80 «Видатки із загального
фонду». На субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання
установи та інші заходи» (802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання
установи та інші заходи») обліковуються фактичні видатки за рахунок
коштів державного (місцевого) бюджету на утримання установи та інші
заходи. Видатки бюджетних установ проводяться відповідно до затвердженого
кошторису. У кінці року фактичні видатки списуються з кредиту субрахунку
801 або 802 у дебет субрахунку 431 «Результат виконання кошторису за
загальними фондами».
Відображення господарської операції реалізації книг (інших видань),
що включаються до бібліотечного фонду, придбаних за рахунок коштів загального
фонду, здійснюється за дебетом субрахунку 401 «Фонд у необоротних активах
за їх видами» та кредитом субрахунку 112 «Бібліотечний фонд». На суму
коштів, отриманих від реалізації, провадиться такий запис: дебет субрахунку
364 «Розрахунки з іншими дебіторами» або 675 «Розрахунки з іншими кредиторами»
та кредит субрахунків 681 «Внутрішні розрахунки за загальним фондом»,
801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи»,
802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи».
На субрахунку 681 у бюджетній установі обліковуються одержані суми загального
фонду. Списання цих сум відбувається за кредитом субрахунку 681 «Внутрішні
розрахунки за загальним фондом».
Господарські операції, пов’язані з уцінкою бібліотечних фондів, а також
з їх списанням на підставі відповідних документів у зв’язку з їх непридатністю,
відображаються за дебетом субрахунку 401 «Фонди у необоротних активах
за їх видами» та кредитом субрахунку 112 «Бібліотечні фонди».
З метою своєчасного відображення надходження, вибуття, ліквідації та
руху необоротних активів аналітичний облік необоротних активів бюджетними
установами ведеться за місцем зберігання (експлуатації). Основними регістрами
в бухгалтерському обліку основних засобів в бюджетних установах є:
ОЗ-1 (бюджет) «Акт прийняття-передачі основних засобів»;
ОЗ-2 (бюджет) «Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих
та модернізованих об’єктів»;
ОЗ-3 (бюджет) «Акт про списання основних засобів»;
ОЗ-4 (бюджет) «Акт про списання автотранспортних засобів»;
ОЗ-5 (бюджет) «Акт про списання з балансу бюджетних установ i організацій
вилученої з бібліотеки літератури»;
ОЗ-6 (бюджет) «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних
установах»;
ОЗ-9 (бюджет) «Інвентарна картка групового обліку основних засобів в
бюджетних установах»;
ОЗ-10 (бюджет) «Опис інвентарних карток з обліку основних засобів»;
ОЗ-11 (бюджет) «Інвентарний список основних засобів».
Всі ці типові форми встановлено спільним наказом Головного управління
Держказначейства України та Держкомстату України від 02.12.97 р. № 125/70
«Про затвердження типових форм обліку та списання основних засобів,
що належать установам i організаціям, які утримуються за рахунок державного
або місцевого бюджетів, та Інструкції з їх складання».
Для контролю за правильністю бухгалтерських записів на рахунках синтетичного
та аналітичного обліку складаються оборотні відомості за кожною групою
субрахунків. Підсумки оборотів та залишків кожного субрахунку оборотних
відомостей звіряють з підсумками оборотів та залишків даних відповідних
синтетичних рахунків книги «Журнал-головна».
Бухгалтерський облік господарських операцій у бібліотеках, які не є
бюджетними організаціями i мають інші форми власності, а також тих,
що не є юридичними особами i входять до складу підприємств, проводиться,
як вже зазначалося вище, відповідно до Плану рахунків бухгалтерського
обліку активів, капіталу, зобов’язань i господарських операцій підприємств
i організацій та Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського
обліку активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій підприємств
i організацій.
Формування в бухгалтерському обліку інформації про основні засоби та
інші необоротні матеріальні активи визначається Положенням (стандартом)
бухгалтерського обліку 7 «Основні засоби», затвердженим наказом Мінфіну
України від 27.04.2000 р. № 92.
Відповідно до ПБО 7 основні засоби класифікуються за такими основними
групами: основні засоби; інші необоротні матеріальні активи. Бібліотечні
фонди належать до інших необоротних матеріальних активів.
Наявність та рух бібліотечних фондів ведеться на субрахунку 111 «Бібліотечні
фонди» рахунку 11 «Інші необоротні матеріальні активи» Плану рахунків
бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань i господарських
операцій підприємств i організацій. На субрахунках рахунку 11 «Інші
необоротні активи» за дебетом відображається надходження (придбаних,
створених, безоплатно отриманих) інших необоротних матеріальних активів
на підприємство (за первісною вартістю), сум витрат, пов’язаних з поліпшенням
об’єкта (реконструкція, модернізація), сум дооцінки вартості об’єкта
необоротних матеріальних активів. Слід зазначити, що для обліку витрат
на придбання, поліпшення або створення матеріальних i нематеріальних
необоротних активів як проміжний використовується рахунок 15 «Капітальні
інвестиції» (відповідний субрахунок). Збільшення витрат на придбання,
створення матеріальних i нематеріальних необоротних активів відображається
за дебетом рахунку 15 «Капітальні інвестиції», а їх зменшення (введення
в дію, прийняття в експлуатацію придбаних або створених нематеріальних
активів тощо) — за кредитом рахунку.
За кредитом рахунку 11 відображається вибуття інших необоротних матеріальних
активів (внаслідок продажу, безоплатної передачі або невідповідності
критеріям невизнання активом, а також у разі часткової ліквідації об’єкта)
та сума їх уцінки. Облік господарських операцій, пов’язаних з придбанням,
реалізацією, уцінкою, списанням тощо бібліотечних фондів відбувається
аналогічно обліку основних засобів на підприємствах (в організаціях).
Амортизація бібліотечних фондів нараховується у першому місяці використання
об’єкта в розмірі 50 відсотків його вартості, яка амортизується, та
решти 50 відсотків вартості, яка амортизується у місяці їх вилучення
з активів (списання з балансу) внаслідок невідповідності критеріям визнання
активом. Амортизація бібліотечних фондів також може бути нарахована
у першому місяці використання об’єкта у розмірі 100 відсотків його вартості.
Слід зазначити, що інвентаризація бібліотечних фондів у бібліотеках
комунальної або державної форми власності, а також інших форм власності
проводиться один раз на п’ять років відповідно до Інструкції з інвентаризації
основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей,
грошових коштів i документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженої
наказом Головного управління Держказначейства України від 30.10.98 р. № 90.
Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних
бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна
та згідно з Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних
активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів i документів
та розрахунків, затвердженої наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. № 69 (зі змінами та доповненнями).
Основними завданнями інвентаризації є: виявлення фактичної наявності
основних засобів, матеріальних цінностей тощо; виявлення невикористовуваних
матеріальних цінностей; дотримання правил зберігання, утримання й експлуатації
матеріальних цінностей; перевірка реальної вартості матеріальних цінностей,
що обліковуються, тощо.
Відповідно до Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського
обліку, затверджених наказом Мінфіну України від 29.12.2000 р. № 356,
для узагальнення інформації про наявність та рух основних засобів, інших
необоротних матеріальних активів, нематеріальних активів та зносу необоротних
активів, а також для відображення капітальних i фінансових інвестицій
призначено Журнал 4 (відображаються суми за кредитом рахунків 10 — 15,
18, 19, 35). Записи в Журналі 4 ведуться на підставі первинних та зведених
облікових документів (акти приймання-передачі (внутрішнього переміщення)
основних засобів, списання, розрахунку амортизації тощо).