Учет приобретения, ремонта и модернизации оргтехники
------------------------------------------------------------------
1. Приобретение оргтехники
Сегодня офис любого предприятия, независимо от формы
собственности и уровня доходов, немыслим без оргтехники -
компьютеров, ксероксов, факсов. Все эти достижения цивилизации
относятся к необоротным активам. Как правило, офисная техника
учитывается в составе основных средств, реже - малоценных
необоротных материальных активов.
Первоначальная стоимость приобретенных объектов офисной
техники формируется согласно ПБУ 7 "Основные средства" и включает
( z0288-00 ):
сумму, уплаченную поставщикам (без косвенных налогов). То есть
в случае приобретения у плательщика НДС - без НДС;
ввозную пошлину, если оргтехника приобретается по импорту;
расходы на установку, монтаж, наладку и другие расходы,
непосредственно связанные с доведением объекта основных средств
(ОС) до рабочего состояния. То есть услуги по монтажу,
подключению, объединению компьютеров в локальную сеть и т. д.
включаются в стоимость приобретенных объектов.
Пример 1. Перечислена предоплата за оргтехнику в сумме 12 тыс.
грн., в т. ч. НДС - 2 тыс. грн., за доставку, подключение
оргтехники и монтаж локальной сети - 3 тыс. грн., в т. ч. НДС -
0,5 тыс. грн. Оргтехника поставлена и введена в эксплуатацию в
установленные договором сроки.
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| № | Содержание операции | Дт | Кт |Сумма |
|п/п| | | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 1 |Перечисление предоплаты | 685 | 311 | 12000|
| |поставщику за производст- | "Расчеты с | "Текущие | |
| |венные ОС (с НДС) | другими | счета в | |
| | | кредитора- | национальной| |
| | | ми" | валюте" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 2 |НДС в сумме предоплаты | 641 | 644 | 2000|
| | | "НДС" | "Налоговый | |
| | | "Расчеты | кредит" | |
| | | по налогам"| | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 3 |Оплата услуг, связанных с | 685 | 311 | 3000|
| |приобретением и доставкой | "Расчеты | "Текущие | |
| |ОС (с НДС) | с другими | счета в | |
| | | кредитора- | национальной| |
| | | ми" | валюте" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 4 |НДС в стоимости оплаченных| 641 | 644 | 500|
| |услуг | "НДС" | "Налоговый | |
| | | "Расчеты по| кредит" | |
| | | налогам" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 5 |Аккумулирование затрат на | 152 | 685 | 12500|
| |приобретение ОС | "Приобрете-| "Расчеты с | |
| |10000 + 2500 | ние (изго- | другими | |
| | | товление) | кредиторами"| |
| | | основных | | |
| | | средств" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 6 |Оприходование объектов ОС | 104 "Машины| 152 | 12500|
| |в сумме стоимости приобре-| и оборудо- | "Приобрете- | |
| |тения (с учетом услуг по | вание" | ние (изго- | |
| |доставке и подключению) | | товление) | |
| | | | основных | |
| | | | средств" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 7 |НДС в цене оприходованных | 644 | 685 | 2500|
| |ОС | "Налоговый | "Расчеты с | |
| | | кредит" | другими | |
| | | | кредиторами"| |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
2. Модернизация компьютеров
Оргтехника очень быстро морально устаревает, появляются новые
средства, которые намного повышают эффективность работы. Ксерокс
или факс модернизировать невозможно, поэтому их просто меняют.
Значительного повышения эффективности действующего компьютера
можно достигнуть заменой некоторых блоков, не приобретая новый.
Этот метод менее затратный, поэтому широко распространен. К
способам модернизации действующего компьютера можно отнести:
- увеличение объема оперативной памяти;
- замену жесткого диска на усовершенствованную модель;
- замену видеокарты на видеокарту с более высокими
техническими характеристиками;
- установку устройства для перезаписи компакт-дисков (CD-RW).
Бухгалтерский учет
Согласно ПБУ 7 ( z0288-00 ) первоначальная стоимость основных
средств увеличивается на сумму расходов, связанных с улучшением
объекта. К таким улучшениям относятся модернизация, достройка,
дооборудование, реконструкция, модификация. То есть расходы на все
перечисленные улучшения относятся на увеличение самого объекта
(компьютера).
Поставщики вычислительной техники часто оформляют произве-
денную модернизацию двумя документами - расходной накладной на
установленные комплектующие и актом на их установку. На
увеличение стоимости компьютера следует отнести всю сумму
расходов.
Если замена осуществляется специалистом вашего предприятия, то
от поставщика вы получите только накладную на комплектующие. Их
следует оприходовать в составе запасов на субсчете 207 "Запасные
части" или 209 "Прочие материалы". Списание комплектующих на
увеличение стоимости объекта основных средств (компьютера)
производится на основании акта об их установке, который должен
быть составлен инвентаризационной комиссией.
Пример 2. Перечислена предоплата за замену устаревшего
жесткого диска в сумме 1260 грн. с учетом НДС. Согласно полученным
документам стоимость диска составляет 1200 грн. с учетом НДС.
стоимость его установки - 60 грн. с учетом НДС. Диск установлен в
оговоренные сроки. Налоговая накладная получена.
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| № | Содержание операции | Дт | Кт |Сумма |
|п/п| | | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 1 |Перечисление предоплаты | 685 | 311 | 1260 |
| |поставщику за модернизацию| "Расчеты с | "Текущие | |
| |компьютера (с НДС) | другими | счета в | |
| | | кредитора- | национальной| |
| | | ми" | валюте" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 2 |НДС в сумме предоплаты | 641 | 644 | 210 |
| | | "НДС" | "Налоговый | |
| | | "Расчеты по| кредит" | |
| | | налогам" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 3 |Отнесение стоимости | 152 | 685 | 1050 |
| |модернизации на капиталь- | "Приобрете-| "Расчеты с | |
| |ные расходы | ние (изго- | другими | |
| | | товление) | кредиторами"| |
| | | основных | | |
| | | средств" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 4 |Отнесение расходов на | 104 | 152 | 1050 |
| |модернизацию на увеличение| "Машины и | "Приобрете- | |
| |стоимости компьютера | оборудова- | ние (изго- | |
| | | ние" | товление) | |
| | | | основных | |
| | | | средств" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
Пример 3. Предприятием с целью замены устаревшего жесткого
диска приобретен диск усовершенствованной модели. Стоимость диска
составила 1200 грн. с учетом НДС. Налоговая накладная получена.
Замена произведена специалистом отдела вычислительной техники
предприятия, что подтверждается актом инвентаризационной комиссии.
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| № | Содержание операции | Дт | Кт |Сумма |
|п/п| | | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 1 |Оприходование на склад | 207 | 685 | 1000 |
| |нового жесткого диска (на | "Запасные | "Расчеты с | |
| |основании накладной | части" | другими | |
| |поставщика) | | кредиторами"| |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 2 |НДС в стоимости получен- | 641 | 685 | 200 |
| |ного диска | "НДС" | "Расчеты с | |
| | | "Расчеты по| другими | |
| | | налогам" | кредиторами"| |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 3 |Отнесение стоимости | 152 | 207 | 1000 |
| |установленного диска на | "Приобрете-| "Запасные | |
| |капитальные расходы | ние (изго- | части" | |
| |(согласно акту установки) | товление) | | |
| | | основных | | |
| | | средств" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 4 |Отнесение стоимости диска | 104 | 152 | 1000 |
| |на увеличение стоимости | "Машины и | "Приобрете- | |
| |компьютера | оборудова- | ние (изго- | |
| | | ние" | товление) | |
| | | | основных | |
| | | | средств" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
Устаревшие комплектующие, как правило, использовать в
дальнейшем нельзя. Весьма сомнительна и возможность их
реализовать. Следовательно, критериям признания актива согласно
ПБУ 7 ( z0288-00 ) они не соответствуют и не могут быть
оприходованы в составе активов.
Бывают случаи, когда поставщик вычислительной техники,
осуществляющий модернизацию, предлагает купить у предприятия
бывшие в употреблении комплектующие изделия. В такой ситуации
демонтированную запасную часть нужно оприходовать в составе
запасов, а затем продать. Оприходование оформляется актом
приемки-передачи товарно-материальных ценностей. Стоимость
запчастей, полученных в результате демонтажа основных средств,
отражается на субсчете 209 "Прочие материалы". Эта операция
представляет собой перевод необоротных активов в оборотные. На
сумму оприходования запасной части следует уменьшить базу
амортизации компьютера. Для этого нужно рассчитать остаточную
стоимость диска. Сделать это можно двумя способами. Если известна
стоимость диска при покупке компьютера и процент износа компьютера
на дату его модернизации, то остаточная стоимость диска
определяется пропорционально остаточной стоимости компьютера. Если
в документах на приобретение компьютера стоимость диска не
выделена, то можно попытаться получить информацию о ценах на
аналогичные комплектующие в том периоде. Если и это сделать
невозможно, тогда логично оприходовать диск по цене возможной
реализации.
Пример 4. Стоимость замены устаревшего жесткого диска
составила 1260 грн. с учетом НДС. Диск установлен в оговоренные
сроки. Налоговая накладная получена. Демонтированный диск продан
за 360 грн. с учетом НДС.
В документах на приобретение компьютера стоимость жесткого
диска указана 800 грн. (без НДС). Износ компьютера на дату замены
диска составляет 50 процентов. Его остаточная стоимость на дату
замены составляет 800 х 50% = 400 (грн.).
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| № | Содержание операции | Дт | Кт |Сумма |
|п/п| | | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 1 |Отнесение стоимости | 152 | 685 | 1050 |
| |модернизации на капиталь- | "Приобрете-| "Расчеты с | |
| |ные расходы на основании | ние (изго- | другими | |
| |акта выполненных услуг | товление) | кредиторами"| |
| | | основных | | |
| | | средств" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 2 |Налоговый кредит в | 641 | 685 | 110 |
| |стоимости модернизации | "НДС" | "Расчеты с | |
| |компьютера | "Расчеты по| другими | |
| | | налогам" | кредиторами"| |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 3 |Отнесение расходов на | 104 | 152 | 1050 |
| |модернизацию на увеличение| "Машины и | "Приобрете- | |
| |стоимости компьютера | оборудова- | ние (изго- | |
| | | ние" | товление) | |
| | | | основных | |
| | | | средств" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 4 |Оприходование демонтиро- | 209 | 104 | 100 |
| |ванного диска в составе | "Прочие | "Машины и | |
| |запчастей по расчетной | материалы" | оборудова- | |
| |стоимости | | ние" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 5 |Доходы от продажи | 361 | 712 | 360 |
| |демонтированного диска | "Расчеты с | "Доход от | |
| | | отечествен-| реализации | |
| | | ными поку- | прочих | |
| | | пателями" | оборотных | |
| | | | активов" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 6 |НДС в сумме доходов | 712 | 641 | 60 |
| | | "Доход от | "НДС" | |
| | | реализации | "Расчеты по | |
| | | прочих | налогам" | |
| | | оборотных | | |
| | | активов" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 7 |Формирование финансового | 712 | 791 | 300 |
| |результата от реализации | "Доход от | "Результат | |
| |прочих оборотных активов | реализации | основной | |
| | | прочих | деятель- | |
| | | оборотных | ности" | |
| | | активов" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 8 |Списание стоимости бывшего| | | |
| |в употреблении диска: | | | |
| | | | | |
| |при использовании счетов | 943 | 209 | 400 |
| |класса 8 | "Себестои- | "Прочие | |
| | | мость | материалы" | |
| | | реализован-| | |
| | | ных произ- | | |
| | | водственных| | |
| | | запасов" | | |
| | | | | |
| |при использовании счетов | 84 | 209 | 400 |
| |класса 9 | "Прочие | "Прочие | |
| | | операцион- | материалы" | |
| | | ные | | |
| | | расходы" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 9 |Списание себестоимости | | | |
| |на финансовые результаты: | | | |
| | | | | |
| |при использовании счетов | 791 | 943 | 400 |
| |класса 8 | "Результат | "Себестои- | |
| | | основной | мость | |
| | | деятель- | реализован- | |
| | | ности" | ных произ- | |
| | | | водственных | |
| | | | запасов" | |
| | | | | |
| |при использовании счетов | 791 | 84 | 400 |
| |класса 9 | "Результат | "Прочие | |
| | | основной | операцион- | |
| | | деятель- | ные | |
| | | ности" | расходы" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
|10 |Результат реализации | 442 | 791 | 100 |
| |прочих необоротных активов| "Непокрытые| "Результат | |
| |(учитывается в составе | убытки" | основной | |
| |результатов основной | | деятельнос- | |
| |деятельности) | | ти" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
Налоговый учет
Налоговый учет регулируется Законом Украины "О налогообложении
прибыли предприятий", согласно которому "плательщики налога имеют
право на протяжении отчетного года отнести к валовым затратам
любые затраты, связанные с улучшением основных фондов, в сумме, не
превышающей пяти процентов совокупной балансовой стоимости групп
основных фондов на начало отчетного года" (абзац первый
пп. 8.7.1) ( 283/97-ВР ) ( 334/94-ВР ). В налоговом учете это
можно отразить следующим образом.
Пример 5. Совокупная балансовая стоимость производственных ОФ
на 01.01.2002 г. - 125000 грн. В течение первого квартала
осуществлен текущий ремонт помещения на сумму 3000 грн. (без НДС).
В течение второго квартала осуществлена модернизация ОФ гр. 2 на
сумму 6000 грн. (без НДС). В третьем квартале операции с ОФ не
осуществлялись.
Операции отражаются в следующем порядке.
1. Списание затрат на текущий ремонт в первом квартале
Балансовая стоимость ОФ на 01.01.2002 г. - 125000 грн.
Лимит суммы, отнесенной к ВЗ (125000 x 5%) - 6250 грн.
Использовано в первом квартале - 3000 грн.
Остаток на 01.04.2002 г. (6250 - 3000) - 3250 грн.
2. Списание затрат на текущий ремонт во втором квартале
Остаток лимита на 01.04.2002 г. - 3250 грн.
Использовано - 3250 грн.
Остаток на 01.07.2002 г. -
Сумма, подлежащая отнесению - 2750 грн.
на увеличение балансовой
стоимости ОФ гр. 2 (6000 - 3250)
В дальнейшем затраты на ремонт и модернизацию относятся на
увеличение стоимости ОФ. Примерный вид карточки учета затрат на
ремонт и модернизацию представлен ниже.
КАРТОЧКА УЧЕТА ЗАТРАТ НА УЛУЧШЕНИЕ ОФ, ОТНОСИМЫХ К ВЗ
1. Первоначальная стоимость ОФ ____________________
2. Износ ОФ по состоянию на 1 января ____________________
3. Совокупная балансовая стоимость ОФ
(стр. 1 - стр. 2) ____________________
4. Лимит затрат, относимых к ВЗ
(стр. 3 х 5%) ____________________
5. Расходование средств в пределах лимита
|-------|---------------------|--------|-------------|-----------|
| Дата | Содержание расходов |Документ|Включено в ВЗ| Остаток |
|-------|---------------------|--------|-------------|-----------|
|-------|---------------------|--------|-------------|-----------|
|-------|---------------------|--------|-------------|-----------|
|-------|---------------------|--------|-------------|-----------|
|-------|---------------------|--------|-------------|-----------|
|-------|---------------------|--------|-------------|-----------|
Налоговый кредит возникает в общеустановленном порядке.
3. Ремонт оргтехники
Согласно ПБУ 7 расходы на поддержание объекта основных средств
в рабочем состоянии не увеличивают его стоимость. Т. е. ремонт,
как текущий, так и капитальный, относится на расходы текущего
периода. Поэтому основная проблема бухгалтера состоит в том, чтобы
определить характер производимых операций. Если в результате
увеличивается полезность (экономическая выгода) от эксплуатации
объекта, то такие расходы являются улучшением и увеличивают
стоимость объекта основных средств. Если увеличения полезности не
происходит, то затраты классифицируются как ремонт и относятся к
соответствующему виду расходов (административных или на сбыт).
Например, треснула клавиатура, вышел из строя фотоэлемент
ксерокса, перестала функционировать "мышь" и т. д. Расходы на
замену и ремонт в этих случаях осуществляются для поддержания
оргтехники в рабочем состоянии и стоимость объектов основных
средств не увеличивают.
Пример 6. Предприятием приобретена компьютерная клавиатура для
замены вышедшей из строя. Компьютер приобретен вместе со всеми
необходимыми устройствами и учитывается как один объект. Стоимость
клавиатуры с учетом НДС составляет 60 грн. Компьютер используется
в отделе продаж для оформления отгрузочных документов.
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| № | Содержание операции | Дт | Кт |Сумма |
|п/п| | | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 1 |Оприходование на склад | 207 | 685 | 50 |
| |новой клавиатуры (на | "Запасные | "Расчеты с | |
| |основании накладной | части" | другими | |
| |поставщика) | | кредиторами"| |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 2 |НДС в стоимости полученной| 641 | 685 | 10 |
| |клавиатуры | "НДС" | "Расчеты с | |
| | | "Расчеты по| другими | |
| | | налогам" | кредиторами"| |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 3 |Списание клавиатуры на | 93 | 207 | 50 |
| |основании акта о замене | "Расходы на| "Запасные | |
| | | сбыт" | части" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 4 |Списание расходов на сбыт | 791 | 93 | 50 |
| |(в общей сумме расходов за| "Результат | "Расходы на | |
| |отчетный период) | основной | сбыт" | |
| | | деятельнос-| | |
| | | ти" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
Учет расходов на ремонт основных средств в целях
налогообложения прибыли аналогичен учету расходов на модернизацию,
так как предельная сумма (пять процентов совокупной балансовой
стоимости ОФ) установлена для всех расходов, включая ремонты и
улучшения. Налоговый кредит возникает в общеустановленном порядке.
4. Учет расходных материалов
Расходные материалы для оргтехники учитываются в составе
запасов. Учет запасов регулируется ПБУ 9 "Запасы" ( z0751-99 ), в
котором сформулировано определение самого термина: "Запасы -
активы, которые:
- содержатся для дальнейшей продажи в условиях обычной
хозяйственной деятельности;
- находятся в процессе производства в целях дальнейшей продажи
продукта производства;
- содержатся для потребления при производстве продукции,
выполнении работ и предоставлении услуг, а также управления
предприятием".
Для зачисления запасов определен единственный способ оценки -
по первоначальной стоимости. Для учета запасов предназначен класс
2, который так и называется - "Запасы". Расходные материалы в
предприятиях могут учитываться на субсчетах 201 "Сырье и
материалы" или 209 "Прочие материалы".
Списание в случае любого выбытия осуществляется по одному из
методов, установленных ПБУ 9 "Запасы" ( z0751-99 ). Для расходных
материалов наиболее применим метод идентифицированной стоимости.
Списание материалов отражается:
- при использовании счетов класса 8 - по дебету субсчета 801
"Затраты сырья и материалов";
- при использовании счетов класса 9 - по дебету счетов 92
"Административные расходы" или 93 "Расходы на сбыт" в зависимости
от того, в каких целях используется принтер. Например, принтер в
отделе реализации, используемый при выписке счетов и накладных,
связан со сбытом, а принтер в бухгалтерии, приемной или отделе
кадров используется в административных целях.
Пример 7. Перечислена предоплата за чернила для заправочной
станции принтера, используемого в бухгалтерии, в сумме 240 грн., в
т. ч. НДС - 40 грн. Оплаченные чернила получены, картридж
заправлен силами работников бухгалтерии. НДС подтвержден налоговой
накладной.
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| № | Содержание операции | Дт | Кт |Сумма |
|п/п| | | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 1 |Перечисление предоплаты за| 631 | 311 | 240 |
| |чернила | "Расчеты с | "Текущие | |
| | | отечествен-| счета в | |
| | | ными пос- | национальной| |
| | | тавщиками" | валюте" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 2 |Сумма НДС в составе | 641 | 644 | 40 |
| |перечисленной предоплаты, | "НДС" | "Налоговый | |
| |подтвержденная налоговой | "Расчеты по| кредит" | |
| |накладной от поставщика | налогам" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 3 |Оприходование чернил в | 201 | 631 | 200 |
| |сумме без НДС | "Сырье и | "Расчеты с | |
| | | материалы" | отечествен- | |
| | | | ными постав-| |
| | | | щиками" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 4 |Сумма НДС в стоимости | 644 | 631 | 40 |
| |оприходованных запасов |"Налоговый | "Расчеты с | |
| | |кредит" | отечествен- | |
| | | | ными постав-| |
| | | | щиками" | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
| 5 |Списание заправленных | | | |
| |чернил согласно акту: | | | |
| | | | | |
| |при использовании счетов | 801 | 201 | 200 |
| |класса 8 | "Затраты | "Сырье и | |
| | | сырья и | материалы" | |
| | | материалов"| | |
| | | | | |
| |при использовании счетов | 92 | 201 | 200 |
| |класса 9 | "Админист- | "Сырье и | |
| | | ративные | материалы" | |
| | | расходы" | | |
|---|--------------------------|------------|-------------|------|
В налоговом учете стоимость расходных материалов учитывается
аналогично другим запасам. Отнесение к составу валовых затрат
осуществляется по дате первого события - оплаты или оприходования.
В дальнейшем они участвуют в перерасчете остатков запасов на
складах согласно п. 5.9 Закона Украины "О налогообложении прибыли
предприятий" ( 283/97-ВР ) ( 334/94-ВР ).
Налоговый кредит возникает в общеустановленном порядке.
------------------------------------------------------------------
"Вестник налоговой службы Украины"
№ 31/02, стр. 51
[14.08.2002]
Лариса Церетели
Директор АФ "Мираж", г. Запорожье
------------------------------------------------------------------