Розрахунки з підзвітними особами по витратах на відрядження за кордон

Усі питання, що пов’язані з оформленням відряджень та їх оплатою, регулюються Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон (наказ Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59).

Добові витрати

Добові за час перебування у відрядженні відшкодовуються за кожен день відрядження, включаючи день виїзду i приїзду. Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається:
у разі відрядження в країни, з якими не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, — відповідно до відміток у посвідченні про відрядження. Форма його затверджена центральним податковим органом;
у разі відрядження в країни, з якими встановлено повний митний контроль, — відповідно до відміток органів Прикордонних військ України в закордонному паспорті.
Якщо дата виїзду у відрядження в країни, з якими встановлено повний прикордонний контроль, чи дата повернення з них не збігаються з датами за відмітками у закордонному паспорті, то добові витрати за час проїзду по території України відшкодовуються за нормами, передбаченими для відряджень у межах України. Якщо відряджений, знаходячись на шляху до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, чи повертаючись з неї, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на період проїзду по Україні здійснюється в порядку, передбаченому для відряджень у межах України.
Нижче подано динаміку добових витрат з 1999 р.

Відрядження по території України

Умова	з 06.05.99 р. по 11.09.99 р. (грн.)	з 12.09.99 р. (грн.)
Якщо в рахунки на оплату вартості проживання в готелях не включено витрати на харчування	6,00	18,00
Якщо в рахунки на оплату вартості проживання в готелях включено витрати на харчування: одноразове дворазове триразове	4,80 3,60 2,40	14,40 10,80 7,20

Відрядження за кордон

Умова	з 06.05.99 р. по 06.06.2000 р.		з 07.06.2000 р. по 22.05.2001 р.		з 23.05.2001 р. по 19.07.2002 р.		з 20.07.2002 р.
	грн.	дол.	грн.	дол.	грн.	дол.	грн.
Якщо в рахунки готелів витрати на харчування не включено	160	40	231	39,97	252	40	280
Якщо в рахунки готелів включено витрати на харчування: одноразове дворазове триразове	126 90 57	31,50 22,50 14,25	185 128 81	32,00 22,15 14,01	201,60 138,60 88,20	32 22 14	224 154 98

Постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.2002 р. № 977, яка набрала чинності з 20.07.2002 р. (далі — постанова № 977), внесено зміни до норм відшкодування витрат на відрядження за кордон. Крім збільшення суми добових витрат змінився i принцип їх розрахунку. При видачі добових в іноземній валюті (тобто авансом до вибуття у відрядження) розрахунок здійснюється не за прогнозним курсом, а за обмінним курсом Нацбанку України на день видачі коштів з каси підприємства.
Особливу увагу варто звернути на п. 3 постанови № 977. Якщо на дату видачі добових в іноземній валюті сума в гривнях перевищує встановлену норму, то сума перевищення включається до сукупного оподатковуваного доходу відрядженої особи. Така ситуація може скластися, якщо обмінний курс Нацбанку України на день видачі витрат на відрядження вище за курс на день одержання інвалюти в банку.

Приклад 1.

З метою виплати добових витрат відрядженому працівнику здійснено розрахунок за обмінним курсом Нацбанку України на дату одержання коштів у банку, що становив 5,28 грн. за 1 дол. США. Добові за п’ять днів відрядження у гривнях становлять 1400 грн. У банку отримано кошти за обмінним курсом на дату одержання у сумі 265 дол. США (280 : 5,28 х 5). Видачу добових відрядженому працівнику здійснено наступного дня, курс Нацбанку України становив 6,0 грн. за 1 дол. США. При перерахунку отриманої інвалюти в гривні сума фактично отриманих добових становила 265 х 6,0 = 1590 грн. Сукупний оподатковуваний дохід відрядженого працівника збільшується на суму перевищення 1590 — 1400 = 190 грн.
Для того щоб не виникали подібні обставини, одержання інвалюти в банку i видачу її відрядженій особі доцільно робити в один день.
Постановою № 977 введено ще одну не менш важливу норму. Розмір добових, що виплачуються відрядженим працівникам, не може бути нижче норм, установлених додатком до зазначеної постанови. Додаток містить норми добових, які встановлено для державних службовців i працівників бюджетних установ, тому на сьогодні бухгалтерів небюджетної сфери вони не стосувалися. Нижче наведено норми добових у деякі країни відповідно до додатка.

Назва країни	Норма добових витрат,дол. США	Назва країни	Норма добових витрат,дол. США
Австралія	35	Молдова	25
Австрія	45	Монако	36
Вірменія	25	Монголія	39
Бєларусь	25	Нідерланди	41
Бельгія	50	Об’єднані Арабські Емірати	38
Болгарія	34	Польща	38
Велика Британія	50	Португалія	40
Угорщина	34	Республіка Корея	44
В’єтнам	32	Росія	37
Німеччина	50	Румунія	37
Греція	44	Сейшельські Острови	40
Грузія	25	Сирія	39
Данія	44	Словаччина	34
Єгипет	36	Словенія	36
Ізраїль	43	США	50
Індія	38	Таджикистан	25
Іспанія	39	Туркменістан	25
Італія	50	Туреччина	39
Казахстан	25	Узбекистан	25
Канада	45	Фінляндія	41
Кіпр	38	Франція	50
Китай	50	Хорватія	37
КНДР	35	Чехія	34
Куба	40	Швейцарія	44
Латвія	34	Швеція	44
Литва	34	Естонія	34
Ліхтенштейн	39	Югославія	37
Люксембург	44	Японія	50
Мальта	33

 

Приклад 2.

Працівника направлено у відрядження до США. На дату одержання інвалюти в касі банку i видачі авансу обмінний курс Нацбанку України становить 5,28 грн. за 1 дол. США. Розмір добових у доларах за розрахунком становитиме:
280:5,28 = 53 (дол. США).
Сума добових відповідно до Додатка до постанови № 977 (тобто мінімальна сума) становить 50 дол. США, отже працівнику необхідно видати кошти з розрахунку 53 дол. США за кожну добу.
Приклад 3. Працівника направлено у відрядження до США. На дату одержання інвалюти в касі банку i видачі авансу обмінний курс Нацбанку України становить 6,1 грн. за 1 дол. США. Розмір добових у доларах за розрахунком становитиме:
280:6,1 = 45,9 (дол. США).
Сума добових відповідно до додатка до постанови № 977 (тобто мінімальна сума) становитиме 50 дол. США, отже працівнику необхідно видати кошти з розрахунку 50 дол. за кожну добу.
У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на ПММ відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу і затвердженого маршруту. Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з техобслуговуванням, паркуванням та стоянкою службового автомобіля.

Бухгалтерський облік

Якщо видано аванс, то заборгованість працівника перед підприємством є немонетарною статтею, тому що вона не буде оплачена у фіксованій (чи визначеній) сумі грошей. Отже, перерахунку вона не підлягає. Витрати на підставі наданих документів відображаються за обмінним курсом Нацбанку України на дату видачі авансу.
Монетарною статтею є лише та частина заборгованості працівника, що підлягає поверненню, тому що вона повинна бути повернута в тій валюті, у якій видано аванс.
Заборгованість підприємства перед працівником є монетарною статтею, тому що передбачається її погашення грошима. На суму заборгованості обчислюється курсова різниця у випадку зміни курсу. Перерахунок провадиться на дату затвердження авансового звіту, але не пізніше трьох днів з дати повернення з відрядження.

Приклад 4.

Відповідно до розрахунку видано аванс у сумі 1200 дол. США. Після повернення подано документи:
авіаквитки на суму 1000 дол. США;
рахунок за проживання в готелі на суму 520 дол. США;
рахунок за телефонні переговори на суму 40 дол. США.
Добові за чотири доби становлять 1120 грн. (відповідно до відміток у паспорті перебування за кордоном тривало чотири доби).
Курс обміну на дату одержання авансу становив 5,3 грн. за 1 дол. США, а на дату затвердження звіту, наданого у встановлений термін, — 5,4 грн. за 1 дол. США.
Остаточний розрахунок:
сума добових за обмінним курсом на дату одержання авансу —
1120 : 5,3 = 211 дол. США;
сума витрат без добових — 1000 + 520 + 40 = 1560 дол. США;
сума витрат з урахуванням добових — 211 + 1560 = 1771 дол. США;
сума витрат за обмінним курсом 5,3 грн. за 1 дол. США — 9386 грн.;
сума до видачі — 1771 — 1200 = 571 дол. США;
сума до видачі за обмінним курсом 5,4 грн. за 1 дол. США — 3083 грн.;
курсова різниця на суму заборгованості перед працівником —
571 х (5,4 — 5,3) = 57 грн.

№з/п	Зміст операції	Дт	Кт	Сума
1	Одержання коштів з банку	302 «Каса в іноземній валюті»	312«Поточні рахунки в іноземній валюті»	1200 дол. США/6360 грн.
2	Видача підзвітної суми	372 «Розрахунки з підзвітними особами»	302 «Каса в іноземній валюті»	1200 дол. США/6360 грн.
3	Віднесення витрат на підставі затвердженого авансового звіту: при обліку витрат на рахунках класу 8 при обліку витрат на рахунках класу 9	84«Інші операційні витрати» 92«Адміністративні витрати»	372«Розрахунки з підзвітними особами» 372«Розрахунки з підзвітними особами»	1771 дол. США/ 9386 грн. 1771 дол. США/ 9386 грн.
4	Відображення курсової різниці на суму заборгованості перед працівником при обліку витрат на рахунках класу 8 при обліку витрат на рахунках класу 9	84«Інші операційні витрати» 92«Адміністративні витрати»	372«Розрахунки з підзвітними особами» 372«Розрахунки з підзвітними особами»	57 грн. 57 грн.
5	Видача заборгованості працівнику в національній валюті	372«Розрахунки з підзвітними особами»	302«Каса в іноземній валюті»	3083 грн.

Приклад 5.

Аванс на відрядження не видавався. Після повернення подано такі документи:
авіаквитки на суму 1000 дол. США;
рахунок за проживання в готелі на суму 520 дол. США;
рахунок за телефонні переговори на суму 40 дол. США.
Добові за чотири доби відповідно до відміток у паспорті становлять 1120 грн. Курс обміну Нацбанку України на дату затвердження звіту, наданого у встановлений термін, становив 5,4 грн. за 1 дол. США.
Остаточний розрахунок:
сума витрат без урахування добових — 1000 + 520 + 40 = 1560 дол. США;
сума витрат без урахування добових за обмінним курсом 5,4 грн. за 1 дол. США — 8424 грн.;
сума добових — 1120 грн.;
загальна сума витрат — 8424 + 1120 = 9544 грн.

№з/п	Зміст операції	Дт	Кт	Сума
1	Віднесення витрат на підставі затвердженого авансового звіту: при обліку витрат на рахунках класу 8 при обліку витрат на рахунках класу 9	84«Інші операційні витрати» 92«Адміністративні витрати»	372«Розрахунки з підзвітними особами» 372«Розрахунки з підзвітними особами»	1560 дол. США/ 8424 грн. 1560 дол. США/ 8424 грн.
2	Витрати в сумі добових: при обліку витрат на рахунках класу 8 при обліку витрат на рахунках класу 9	84«Інші операційні витрати» 92«Адміністративні витрати»	372«Розрахунки з підзвітними особами» 372«Розрахунки з підзвітними особами»	1120 грн. 1120 грн.
3	Одержання з банку коштів у національній валюті	301«Каса в національній валюті»	311«Поточні рахунки в національній валюті»	9544 грн.
4	Видача заборгованості працівнику в національній валюті	372«Розрахунки з підзвітними особами»	301«Каса в національній валюті»	9544 грн.