Недостоверные расходы
Отражение расходов без соответствующих документов
------------------------------------------------------------------
Наш арендодатель, как правило, выставляет нам к оплате счета
на компенсацию стоимости коммунальных услуг с большой
задержкой. При этом определение стоимости этих услуг
арендодатель производит, рассчитывая общие фактические расходы
пропорционально занимаемым площадям. Зачастую на момент
составления бухотчета мы не имеем точной информации о сумме
платежа.
Каким образом отразить сумму этих услуг в расходах отчетного
периода?
В действительности вопрос более широкий: он касается не только
коммунальных платежей по аренде {1}. В самом деле, как должен
поступить главбух, если он точно знает, что расходы есть и
относятся они к отчетному периоду, но не владеет данными о
величине этих расходов?
Практика выявила несколько вариантов решения данной проблемы.
Специалисты, придерживающиеся формального подхода, предпочтут
вообще проигнорировать отражение неподтвержденных расходов в
отчетном периоде. При этом они поднимают на свои знамена положение
п. 6 П(С)БУ 16 ( z0027-00 ) {2}, согласно которому расходы
признаются в учете только
"при условии, что данные расходы могут быть достоверно
оценены".
А раз достоверного основания (то есть документального
подтверждения в виде соответствующей "первички") нет - значит, в
отчетном периоде нет и самих расходов.
Нам такой подход совсем не по душе. Ведь вместе с расходами
получатель услуг не признает в отчетном периоде и кредиторскую
задолженность перед поставщиком услуг {3}. А это значит, что один
из основных принципов бухучета - правило осмотрительности,
согласно которому бухгалтер обязан предупреждать занижение оценки
расходов и обязательств и завышение оценки активов и доходов,-
будет не соблюден.
Более здравомыслящие бухгалтера, оказавшись в такой ситуации,
отразят расходы, руководствуясь приблизительным расчетом. Для
этого, как правило, берутся усредненные показатели по аналогичным
расходам в предыдущих периодах. Конкретными условиями могут быть
подсказаны и другие ориентиры. В общем, в отчетном периоде в учете
появляется обычная проводка д-т 23 (91,92,...), к-т 63 (681,...).
После того как в следующем отчетном периоде поступает
достоверная информация по стоимости услуг, производится
корректировка расходов под фактические данные.
Способ, конечно, тоже не Бог весть какой, но всё-таки нам
кажется, что он лучше первого. Заметим, что если уж
руководствоваться канонами бухучета, то расчет расходов нужно
производить по максимально пессимистичной оценке. Исходя опять же
из принципа осмотрительности.
Праведники от бухучета поступят несколько иначе. Они возьмут в
руки П(С)БУ 11 ( z0085-00 ) {4} и, прочитав определение из абзаца
второго п. 4, придут к выводу, что имеют дело с обеспечением. {5}
То есть, в отличие от предыдущего варианта, главбух должен
кредитовать не 63-й, а 47-й счет. При этом согласно п. 14
Стандарта обеспечение признается тогда, когда "его оценка может
быть расчетно определена". Для этого необходима
"учетная оценка ресурсов (за вычетом суммы ожидаемого
возмещения), необходимых для погашения соответствующего
обязательства, на дату баланса" (п. 16 П(С)БУ 11).
Что же касается уточнений сумм "по факту", то в соответствии с
п. 18 П(С)БУ 11 ( z0085-00 )
"остаток обеспечения пересматривается на каждую дату баланса и
в случае необходимости корректируется (увеличивается или
уменьшается)".
Выходит, отечественная система стандартизации учета склоняет
главбуха к проводке д-т 23 (91,92,...), к-т 474 на расчетно-
приблизительную сумму.
После того как в следующем отчетном периоде сумма будет
уточнена, последует либо доначисление, либо сторнировка на сумму
стоимостной разницы. Кстати, после такой корректировки логичнее
перевести обеспечение в категорию обычных обязательств (д-т 474,
к-т 63), поскольку сумма обязательства уже становится вполне
"определенной".
Если же вы оказались в ситуации, когда рассчитать сумму
обязательства просто невозможно {6}, то вас можно поздравить с
наличием так называемых непредвиденных (а точнее - наверное,
непредусмотренных) обязательств (см. определение в п. 4 П(С)БУ
11). Такие штуки в баланс втаскивать не надо. Согласно п. 19
П(С)БУ 11 они должны отражаться на забалансовых счетах "по учетной
оценке" {7}. Кроме того, всю информацию о происхождении таких
обязательств нужно изложить в примечаниях (см. п. 22 Стандарта),
если, конечно, отчет - годовой.
Напоследок - несколько слов о налоговом учете. Практика
показывает, что налоговики приходят в ярость, когда видят валовые
затраты, не подтвержденные "первичкой". И тут с ними трудно не
согласиться, принимая во внимание абзац четвертый п/п 5.3.9 Закона
О Прибыли ( 283/97-ВР ). Кроме того, налоговый учет не основы-
вается на принципе соотнесения доходов и расходов, поэтому
инспекторы, как правило, спокойно относятся к тому, что валовые
затраты запаздывают. Так что при исчислении налога лучше дождаться
счета или акта. И не надо сокрушаться о том, что налоговый
и бухгалтерский учеты будут разорваны. К этому давно пора
привыкнуть.
Впрочем, и здесь возможны неприятности. Согласно п/п. 11.2.1
Закона О Прибыли дата отражения валовых затрат не привязана к
получению документов - достаточно "фактического получения"
результата услуг. Поэтому особо вредный инспектор может заявить,
что запаздывающее отражение затрат противоречит Закону. Такой
подход может привести к тому, что горе-арендатору придется
представлять уточненные декларации по тем периодам, когда
отражение валовых затрат тормозилось отсутствием документов.
Подытожим. Во избежание всех вышеописанных проблем лучше
успевать оформлять документы. Попробуйте объяснить своему
заторможенному арендодателю, что успех - это от слова "успеть".
{1} Сходные проблемы возникают, скажем, при оплате телефонной
связи, когда запаздывают счета, а также при определении суммы
расходов, привязываемых к индексу инфляции, в случае задержек с
публикацией минстатовских данных.
{2} См. "Бухгалтер" № 1-2'2001, с. 96.
{3} А если эти услуги были предварительно оплачены, то
непризнание расходов приведет к завышению оценки актива. Ведь
авансовая дебиторская задолженность на отчетную дату будет
оставаться в активе баланса.
{4} См. "Бухгалтер" № 1-2'2001, с. 83-84.
{5} "Обеспечение - обязательство с неопределенными суммой или
временем погашения на дату баланса".
{6} Кстати, система МСБУ не считает такие ситуации частыми.
Так, в п. "в" параграфа 2 МСБУ 37 "Обеспечения, непредусмотренные
обязательства и непредусмотренные активы" говорится, что
"достоверная оценка невозможна в чрезвычайно редких случаях".
{7} На счете 042. Судя по тому, что условием
непредусмотренного обязательства является невозможность его
достоверной оценки, "учетная оценка" обязательства на 042-м счете
априори будет недостоверной.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтер"
№ 30(II)-31, стр. 70
[22.08.2002]
Иван Чалый
Заместитель главного редактора
------------------------------------------------------------------