У ст. 2 Закону України від 06.07.95 р. № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (у редакції Закону України від 01.06.2000 р. № 1776-ІІІ; далі — Закон № 1776-ІІІ) визначено, що реєстратор розрахункових операцій — це пристрій або програмно-технічний комплекс, в якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг). До реєстраторів розрахункових операцій відносяться: електронний контрольно-касовий апарат, електронний контрольно-касовий реєстратор, комп’ютерно–касова система, електронний таксометр, автомат з продажу товарів (послуг) тощо.
Серед зазначених фіскальних пристроїв особливе місце належить електронному контрольно-касовому реєстратору (ЕККР). Цей технічний пристрій зовні мало чим нагадує знайомий всім касовий апарат. По-перше, в ньому немає клавіатури, яка дозволяла б вручну вводити дані про розрахункові операції. Управління пристроєм здійснюється виключно через канал зв’язку з комп’ютером (або іншим керуючим пристроєм). Наведене в Законі № 1776-ІІІ визначення електронного контрольно-касового реєстратора, на жаль, не розкриває особливостей, властивих цьому класу фіскальних пристроїв. Фактично ЕККР — це друкуючий пристрій так званої повної конфігурації, управління яким здійснюється за допомогою комп’ютера.
Перші ЕККР з’явилися у Державному реєстрі електронних контрольно-касових апаратів і комп’ютерних систем ще в кінці минулого десятиріччя. Сферою їх застосування були розрахунково-касові вузли великих магазинів — торговельних підприємств, які одночасно обслуговують значну кількість покупців і працюють з великим (десятки тисяч найменувань) асортиментом товарів. Вони обладнані потужними друкуючими пристроями, працюють в комп’ютерних системах обліку товарів супер- і гіпермаркетів. ЕККР забезпечують швидкий друк фіскальних касових чеків з детальним відображенням у них найменувань, цін та вартості придбаних товарів, а також накопиченням інформації про обсяги проведених розрахункових операцій і реалізованих товарів.
З появою перших зразків ЕККР з’явилися певні проблеми щодо перевірки їх на відповідність чинних на той момент Технічних вимог до електронних контрольно-касових апаратів, затверджених у 1995 р. рішенням Державної міжвідомчої експертної комісії з електронних контрольно-касових апаратів. Цей документ містив опис «класичної» моделі касового апарата і не враховував особливостей побудови ЕККР. Фактично акредитовані центри сертифікації проводили перевірки на відповідність зазначеним технічним вимогам комп’ютерних систем, до складу яких входили ЕККР. Враховуючи, що комп’ютери в таких системах не є фіскальними засобами контролю з незмінним програмним забезпеченням і не входили до комплекту поставки ЕККР, не можна було вважати досконалими такі перевірки.
На жаль, не змінилася ситуація з нормативним забезпеченням ЕККР і з появою у 1999 р. ДСТУ 3915—99 «Апарати контрольно-касові електронні. Загальні технічні умови». Цей документ містив окремі технічні вимоги до електронного контрольно-касового реєстратора як складової частини комп’ютеризованого електронного контрольно-касового апарату. Але зазначені норми ДСТУ не було введено в дію. Першого січня 2001 р. набрав чинності Закон № 1776-ІІІ. На виконання прикінцевих положень цього Закону Держстандарт України наказом від 11.03.2001 р. № 99 призупинив дію ряду норм і положень ДСТУ 3915—99, у тому числі п. 6.11, в якому містилися вимоги до ЕККР.
Відсутність чітких вимог до зазначених реєстраторів, недосконалість методики їх перевірок призвели до того, що за підсумками таких перевірок значну кількість звичайних касових апаратів, які здатні працювати в режимі обміну даними з комп’ютерами, було наділено функціями електронних контрольно-касових реєстраторів.
Затверджені 26.12.2002 р. рішенням Державної комісії з питань впровадження електронних систем і засобів контролю та управління товарним і грошовим обігом Технічні вимоги до електронних контрольно-касових реєстраторів для різних сфер застосування (далі — Технічні вимоги) встановлюють перелік додаткових вимог щодо реалізації фіскальних функцій ЕККР. Слід зауважити, що на зазначений тип реєстраторів поширюються і Вимоги щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 18.02.2002 р. № 199.
Технічні вимоги містять норму, за якою визначається належність ЕККР до складу комп’ютерно-касової системи. При цьому документом не встановлено якихось обмежень щодо типу керуючого пристрою у складі такої системи: це може бути або персональний комп’ютер, або будь-який інший електронний пристрій, що керує роботою ЕККР.
З метою чіткого розмежування двох типів реєстраторів — касового апарата і ЕККР документ встановлює норму, згідно з якою в ЕККР заблокована функція введення з власної клавіатури фіскальної інформації (інформації про обсяги розрахункових операцій) до фіскального блоку або її зміна. Формування та друкування розрахункових документів здійснюється лише на підставі даних, що надходять до ЕККР з керуючого пристрою комп’ютерно-касової системи або зберігаються в оперативній пам’яті фіскального блоку.
Таким чином, звичайний касовий апарат, в якому клавіатура дозволяє не тільки вводити інформацію про товар та його вартість, анулювати окремі операції, провадити попереднє програмування товарів (послуг), керувати всіма режимами роботи, не може бути віднесений до ЕККР.
Власна клавіатура, функції якої, як правило, виконує декілька клавіш, обмежує можливість друкування звітів на електронному контрольно-касовому реєстраторі. Якщо основні звіти (X-звіт, Z-звіт, звіт про реалізовані товари, періодичні звіти) ЕККР повинен друкувати автономно, без підключення до керуючого пристрою комп’ютерно-касової системи, то всі інші службові звіти він може друкувати лише у складі такої системи.
Закон № 1776-ІІІ містить вимоги щодо забезпечення реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг) та використання режиму попереднього програмування найменувань, цін товарів (послуг). Враховуючи особливості застосування ЕККР у великих магазинах, які працюють цілодобово, в Технічних вимогах встановлено норму щодо зберігання в оперативній пам’яті ЕККР даних про продаж (за добу) не менш як 5000 найменувань товарів або занесення до оперативної пам’яті в режимі попереднього програмування такої ж кількості опису товарів (їх найменувань та цін). При цьому для забезпечення роздільного обліку близьких за значенням товарів (як правило, в межах однієї товарної групи) документ містить норму щодо мінімальної (не менше двадцяти чотирьох) кількості символів опису товару.
Документом встановлено вимогу щодо неможливості роботи ЕККР під управлінням команд, не задекларованих виробником у відповідному переліку при включенні такого ЕККР до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій. Це виключає можливість так званої нештатної роботи пристрою і виконання ним операцій, які можуть вплинути на достовірність обліку руху товарів та готівки.