Суб'єкти цивільних правовідносин (втім, як і багатьох інших) не завжди можуть брати у них участь самостійно та особисто з різноманітних причин як юридичного, так і фактичного характеру — наприклад, за відсутності достатнього обсягу дієздатності, внаслідок хвороби, через неможливість викати до місцевості, де має бути укладена угода, тощо. Це обумовлює необхідність використання інституту представництва, що дозволяє учаснику правовідносин здійснювати юридичне значимі дії через іншу особу — представника. Щодо діяльності юридичних осіб, то вона взагалі іноді неможлива без застосування представництва — скажімо, при представництві в суді, при використанні праці продавців та касирів.
Цивільний кодекс УРСР (далі — ЦК) не містить формулювання представництва, однак зміст от. 62 ЦК дозволяє визначити представництво як правовідносини, згідно з якими одна особа (представник), діючи в межах наданих їй повноважень, укладає угоди та здійснює інші юридичні дії від імені другої особи (яку представляють), внаслідок чого у останньої виникають, змінюються та припиняються цивільні права і обов'язки.
Новий Цивільний кодекс України (далі — новий ЦК) у п. 1 ст. 237 визначає представництво як правовідносини, в яких одна сторона (представник) зобов'язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє.
У представництві зазвичай розрізняють внутрішні відносини — ті, що виникають між представником та особою, яку він представляє на підставі угод чи інших юридичних фактів, та зовнішні — відносини між представником та третіми особами. Таким чином, у відносинах представництва беруть участь три суб'єкти: особа, яку представляють, представник та третя особа.
Особою, яку представляють, може бути будь-який суб'єкт цивільного права незалежно від наявності в нього дієздатності та її обсягу, адже потреба у представництві може виникнути у будь-якої особи, а у певних випадках без представництва взагалі неможливо вчинити окремі юридичні дії — наприклад, за неповнолітніх, які не досягай 15 років, угоди (крім дрібних побутових) укладають від їх імені батьки (усиновителі) або опікун (ст. 14 ЦК).
Представниками можуть бути як громадяни, так і юридичні особи, що мають повноваження на здійснення юридичних дій від імені особи, яку представляють. При цьому фізичні особи повинні володіти повним обсягом дієздатності (лише в окремих випадках, як виняток, представником може бути неповнолітній громадянин з 16-річно-го віку). Законодавство прямо вказує на неприпустимість представництва в суді особами, виключеними з колегії адвокатів, а також суддями, слідчими та прокурорами, крім випадків, коли вони діють як батьки, опікуни, піклувальники або як представники відповідного суду чи органу прокуратури, що є стороною в справі (ст. 116 Цивільного процесуального кодексу України). Юридичні особи можуть здійснювати представницьку діяльність згідно зі своєю статутною правоздатністю.
Третьою особою може бути будь-який суб'єкт цивільного права, з яким, внаслідок дій представника, встановлюються, змінюються чи припиняються цивільні права та обов'язки особи, яку представляють.
Не всі угоди можуть бути вчинені представником: ч. 4 ст. 62 ЦК забороняє укладення через представника угоди, яка за своїм характером може бути укладена лише особисто (наприклад, укладення шлюбу), а так само інших угод, зазначених у законі (скажімо, згідно зі ст. 541 ЦК заповіт має бути підписаний особисто заповідачем). Аналогічну позицію викладено й у новому ЦК, у ст. 238 якого прямо визначено коло правочинів, які не може вчиняти представник. Таким чином, будь-які особи завжди та скрізь можуть (а інколи й вимушені) діяти через представника, за винятком випадків, коли це прямо заборонено законом чи неможливо за характером правовідносин.
Закон також обмежує коло дій, що може вчиняти представник: згідно з ч. З ст. 62 ЦК представник не може укладати угоди від імені особи, яку він представляє, ні щодо себе особисто, ні щодо другої особи, представником якої він є одночасно. Це обмеження встановлено з метою захисту інтересів особи, яку представляють, їх охорони від зловживань із боку представника. Однак, при застосуванні даної норми суди іноді припускаються помилок, оскільки часом не приділяють достатньої уваги з'ясуванню статусу особи, яка уклала угоду. Наприклад, арбітражний суд м. Києва при вирішенні справи визнав недійсним договір купівлі-продажу спірного пакета акцій, укладений між підприємством "В" та дочірнім підприємством "В" (далі — ДП "В") та додаткову угоду до нього, за якою ДП "В" зобов'язувалося укласти з третіми особами договір купівлі-продажу спірного пакета акцій від свого імені та за рахунок підприємства
В . Суд обгрунтував своє рішення невідповідністю зазначеного договору та додаткової угоди вимогам ч. З ст. 62 ЦК із мотиву їх підписання від імені обох сторін однією особою. Проте Вищий господарський суд України (далі — ВГСУ) у постанові від 02.08.2001 р. визнав такий висновок арбітражного суду помилковим, наголосивши, що вимога вказаної правової норми стосується представника особи, від імені якої представник укладає угоду, а вищезгадані договір та угода були укладені від імені підприємства "В" та ДП "В" генеральним директором кожного з них (тобто однією особою, що обіймала посади керівників водночас на обох підприємствах) як органом їх управління. Відповідно ж до ч. 1 ст. 29 ЦК юридична особа набуває цивільних прав і бере на себе цивільні обов'язки через свої органи, що діють у межах прав, наданих їм законом або статутом. Беручи до уваги викладені обставини, ВГСУ дійшов висновку, що у даному випадку арбітражний суд безпідставно застосував ч. З ст. 62 ЦК, зазначивши при цьому, що дії органів юридичної особи слід розглядати як дії самої юридичної особи, а не її представника. ("Вісник господарського судочинства". — 2002 р. — №2).
Здійснюючи свої функції, представник діє на підставі наданих йому повноважень, що грунтуються на різних юридичних фактах. Відповідно до частин 1—2 ст. 62 ЦК, ними можуть бути:
У п. 3 ст. 237 нового ЦК зазначено, що представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, встановлених актами цивільного законодавства.
Також, за ч. 2 ст. 62 ЦК, повноваження представника можуть випливати з обстановки, в якій діє представник (продавець у роздрібній торгівлі, касир тощо).
Розрізняють представництво добровільне та обов'язкове. Представництво, що засноване на довіреності, має назву договірного, або добровільного. У цьому випадку особа, яку представляють, самостійно визначає особу представника, характер та межі її повноважень. Таке представництво, зазвичай, відтворюється у договорі доручення (ст. 386 ЦК), який регулює внутрішні відносини між представником та особою, яку він представляє, а перед третіми особами повноваження представника засвідчуються довіреністю, що видається на підставі цього договору.
Законне (обов'язкове) представництво виникає внаслідок прямої вказівки на його необхідність у законі (це окреслюється також і коло повноважень представника) та не залежить від бажання особи, яку представляють. Даний вид представництва спрямований, перш за все, на захист прав та інтересів неповнолітніх і осіб із психічними вадами (ст. 14 і 16 ЦК, ст. 242 нового ЦК). Також до законного представництва належить, наприклад, і представницька діяльність громадських об'єднань — відповідно до ст. 20 Закону "Про об'єднання громадян" вони мають право представляти і захищати свої законні інтереси та законні інтереси своїх членів та учасників у державних і громадських органах.
Представник зобов'язаний укладати угоди та здійснювати інші юридичні дії лише в межах наданих йому повноважень. У випадку, коли представник діє з перевищенням своїх повноважень чи взагалі без них, то укладені ним угоди від імені другої особи, зазвичай, не створюють для неї цивільно-правових наслідків. Така угода має вважатися укладеною від імені та в інтересах особи, що її уклала. При цьому, якщо представник умисно ввів в оману третю особу (наприклад, повідомив неправдиві відомості про свої повноваження, надав підроблену довіреність тощо), то він має нести відповідальність перед особою, від імені якої було укладено угоду, та перед третіми особами за завдану ним шкоду. Проте у випадках, коли представник добросовісно помилявся щодо своїх повноважень, на нього не може бути покладено відповідальність за збитки, яких зазнала третя особа, оскільки учасники угод, що укладаються через представника, повинні упевнитись у його повноваженнях, а також у їх належному оформленні. Недбалість же третьої особи позбавляє її права на відшкодування шкоди.
Укладення угод неуповноваженою особою або з перевищенням представником наданих йому повноважень, як свідчить судова й арбітражна практика, є досить поширеним явищем. З цього приводу у п. 9 Роз'яснення Вищого арбітражного суду України (далі — ВАСУ) від 12.03.1999 р. "Про деякі питання практики вирішення спорів, пов'язаних з визнанням угод недійсними" зазначено, що підписання особою (органом юридичної особи) угоди без відповідних повноважень, а також із порушенням наданих їй повноважень, може, згідно зі ст. 48 ЦК, бути підставою для визнання укладеної угоди недійсною, або такою, що не відповідає вимогам закону. Зокрема, такою має бути визнана угода, укладена представником юридичної особи або керівником її відособленого підрозділу без належних повноважень на її укладення або ж із перевищенням цих повноважень. Виходячи з того, що сторона, з якою укладено угоду, знала або повинна була знати про відсутність у представника другої сторони відповідних повноважень (це припущення грунтується на обов'язку перевіряти такі повноваження), ВАСУ наголосив, що засновані на цій угоді вимоги до сторони, від імені якої укладено угоду, задоволенню не підлягають. Часом трапляються випадки, коли керівники відособлених підрозділів юридичної особи мають відповідні повноваження, але у тексті угоди помилково відсутні вказівки на те, що й укладено від імені юридичної особи. Розглядаючи спір, який виникає з приводу такої угоди, суди, керуючись вищезгаданим Роз'ясненням, виходять із того, що сама лише зазначена обставина не може бути підставою для визнання угоди недійсною, і таку угоду слід вважати укладеною від імені юридичної особи.
Виняток із правила, що угода, укладена представником без належних повноважень, не створює для особи, від імені якої її укладено, цивільно-правових наслідків, встановлено у ч. 1 ст. 63 ЦК та у п. 1 ст. 241 нового ЦК, де зазначено, що лише подальше схвалення особою, яку представляють, угоди, укладеної за відсутності відповідних повноважень представника чи з їх перевищенням, створює, змінює чи припиняє цивільні права та обов'язки для особи, яку представляють.
Схвалення є одностороннім волевиявленням особи, яку представляють, і може бути здійснено як шляхом письмового звернення до другої сторони угоди чи її представника (наприклад, у вигляді листа, телеграми тощо), так і через вчинення певних дій, які свідчать про схвалення угоди (скажімо, прийняття її виконання, здійснення платежу другій стороні). На відміну від видання довіреності, схвалення може мати місце лише після укладення угоди. У випадку подальшого схвалення угоди, вимога про визнання її недійсною з мотивів відсутності належних повноважень представника на укладення такої угоди задоволенню не підлягає.
Проте суди при розгляді справ не завжди враховують наявність подальшого схвалення угоди, що призводить до неправильних рішень. Так, рішенням арбітражного суду м. Києва за позовом ДШ було визнано недійсним договір оренди обладнання між ДП (...) та ТОВ (...) з посиланням на те, що спірний договір не відповідає вимогам чинного законодавства, зокрема, внаслідок його підписання з боку ТОВ (...) неуповноваженою на те особою. Заступник голови арбітражного суду перевірив рішення в порядку нагляду за заявою відповідача, внаслідок чого прийняте арбітражним судом рішення скасував та у задоволенні позову відмовив, мотивуючи свою постанову тим, що укладений договір відповідає вимогам чинного законодавства та він був реально виконаний. ДПІ, не погоджуючись із даною постановою, звернулася із заявою до судової колегії ВАСУ про перевірку зазначеної постанови, її скасування і залишення рішення арбітражного суду без змін. Судова колегія ВАСУ, розглянувши матеріали справи, зазначила, що угода, укладена неуповноваженою на це особою, згідно зі ст. 63 ЦК, створює правові наслідки для особи, від імені якої угоду укладено, в разі її подальшого схвалення згаданою особою. Доказами такого схвалення можуть бути письмові звернення або ж вчинення дій, які б свідчили про схвалення угоди, а оскільки спірний договір обома сторонами було виконано, то вимога про визнання угоди недійсною з приводу відсутності у представника належних повноважень на її укладення задоволенню не піддягає. З огляду на вищевикладене, у задоволенні вимог заявника судовою колегією ВАСУ було відмовлено, а постанову заступника голови арбітражного суду залишено без змін ("Вісник Вищого арбітражного суду України". — 2000 р. — №3).
Необхідно звернути увагу й на те, що, згідно з ч. 2 ст. 63 ЦК та п. 2 ст. 241 нового ЦК, схвалення не лише створює правові наслідки на майбутнє, а й діє із зворотною силою, так, якби воно було вчинене в момент укладення схваленої в подальшому угоди.