Командировка за рубеж
------------------------------------------------------------------
Вопросы, касающиеся командирования работников предприятия за
границу, регламентированы следующими документами:
- Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и
за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г.
№ 59 ( z0218-98 ), с изменениями и дополнениями (далее -
Инструкция № 59);
- постановлением КМУ от 23.04.99 г. № 663 ( 663-99-п ) "О
нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за
границу", с изменениями и дополнениями (далее - постановление
№ 663);
- Законом Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в
редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР ( 283/97-ВР ), с изменениями и
дополнениями (далее - Закон о налоге на прибыль).
Командирование работника предприятия за границу осуществляется
после утверждения задания на командировку, сметы расходов и
подписания руководителем предприятия соответствующего приказа
(распоряжения) о командировке.
Согласно п.п. 1.1 раздела II Инструкции № 59 срок командировки
определяется руководителем предприятия и не может превышать 60
календарных дней.
В соответствии с п. 4 постановления № 663 и п. 1.2 раздела II
Инструкции № 59 предприятие, направляющее работника в
командировку, обязано обеспечить его средствами в национальной
валюте страны, в которую командируется работник, или в свободно
конвертируемой валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах
согласно установленным нормам.
В качестве текущих расходов рассматриваются: суточные, расходы
на проезд, расходы по найму жилья и прочие расходы (например,
расходы на оплату телефонных переговоров).
Категоричность положения Инструкции № 59 закономерно может
вызвать вопрос: можно ли выдать аванс на загранкомандировку в
гривнях или частично - в гривнях, частично - в свободно
конвертируемой валюте? Что касается выдачи аванса на командировку
полностью в гривнях, то такое нарушение можно классифицировать как
нарушение Кодекса законов о труде. Напомним, что согласно ст. 121
КЗоТ ( 322-08 ) работникам, которые направляются в командировку,
выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке,
стоимость проезда до места назначения и назад и расходы по найму
жилого помещения в порядке и размерах, установленных
законодательством.
За такое нарушение может быть наложен админштраф (по суду) в
размере от 255 грн. до 850 грн. (статья 41 Кодекса об
административных правонарушениях ( 80731-10 )).
Что же касается частичной выдачи аванса на загранкомандировку
в гривнях, то отметим следующее.
По нашему мнению, если эта выдача обоснована (например, билеты
на проезд к месту назначения командировки и обратно будут
приобретаться в Украине, и расчет за них соответственно будет
осуществляться в национальной валюте), то такие действия
предприятия вполне правомерны.
Расчет аванса
Согласно п. 1.2 раздела II Инструкции № 59 работникам, которые
направляются в командировку, суточные выплачиваются в иностранной
валюте в сумме, которая в эквиваленте по официальному курсу гривни
к иностранным валютам, установленному НБУ на день выдачи средств
из кассы уполномоченного банка, не превышает установленных
предельных норм суточных расходов.
Таким образом, для расчета аванса в части суточных расходов
следует использовать официальный курс гривни к иностранной валюте,
установленный НБУ на день выдачи средств из кассы банка.
Предельные нормы суточных для командировок за границу
установлены постановлением № 663 в следующих размерах:
а) если в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах не
включаются расходы на питание - 280 грн.;
б) если в счета стоимости проживания в гостиницах включаются
расходы на:
- одноразовое питание - 224 грн.;
- двухразовое питание - 154 грн.;
- трехразовое питание - 98 грн.
Вместе с тем согласно Инструкции № 59 сумма суточных расходов
может быть установлена ниже предельной нормы, но не ниже, чем для
работников бюджетных предприятий. В случае установления суточных
расходов ниже предельных, это необходимо закрепить в приказе
руководителя предприятия на командировку работника.
Пример 1
Командировка во Францию.
Продолжительность командировки - 7 дней.
Выдача аванса в валюте командирования - евро.
Курс гривни к евро, установленный НБУ на день выдачи средств
из кассы банка, - 6,3 грн. за 1 евро.
Предельная норма суточных расходов для командировок за границу
- 280 грн.
Подлежащая выдаче сумма суточных расходов в составе аванса на
командировку составит;
280 : 6,3 х 7 = 311,11 (евро).
Пример 2
Командировка в Россию.
Продолжительность командировки - 5 дней.
Курс гривни к доллару США, установленный НБУ на день выдачи
средств из кассы банка, - 5,33 грн. за 1 доллар.
Предельная норма суточных расходов для командировок за границу
- 280 грн.
Минимальный размер суточных расходов для командировок в Россию
- $37. В гривнях это составит 197,21 грн. (37 х 5,33).
В данном случае в приказе предприятия на командировку
работника в Россию руководитель предприятия вправе установить
сумму суточных расходов, например, в 200 грн., что не ниже, чем
для работников бюджетных предприятий.
При выдаче аванса в российских рублях размер суточных расходов
составит (курс НБУ на дату выдачи аванса - 0,173 грн. за
1 рос. руб.) 5780,35 рос. руб.
Кроме суточных, выдаваемых командируемому работнику, сумма
денежных средств в виде аванса на командировку рассчитывается с
учетом стоимости проживания в командировке и проезда до места
командировки и обратно.
При этом при определении стоимости проживания для расчета
суммы аванса целесообразно использовать данные имеющихся в
бухгалтерии авансовых отчетов по аналогичным командировкам.
Таким образом, рассчитав сумму суточных, расходы по найму
жилого помещения, стоимость проезда, бухгалтер может определить,
какую сумму денежных средств необходимо указать в смете расходов и
выдать работнику перед отъездом в командировку.
Если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имеет
дробную часть, то допускается применение арифметического правила
округления до полной единицы.
Обращаем ваше внимание, что в приказе о командировке
руководитель предприятия имеет право устанавливать дополнительные
ограничения не только относительно суточных расходов (не ниже
суточных для работников бюджетных организаций), но и относительно
сумм и целей использования денежных средств, предоставленных на
командировку: расходы на наем жилого помещения, на бытовые услуги,
транспортные и другие расходы.
Что касается оформления приказа на командировку и
командировочного удостоверения, то, на наш взгляд, оно не составит
большого труда, в связи, с чем в рамках данной публикации его мы
рассматривать не будем.
Выдача аванса на командировку
Иностранная валюта для выдачи аванса командированному
работнику должна быть получена в учреждении банка.
В соответствии с Правилами использования наличной иностранной
валюты на территории Украины, утвержденными постановлением
Правления НБУ от 26.03.98 г. № 119 ( z0245-98 ) (далее - Правила
№ 119), разрешается использовать наличную иностранную валюту с
собственных счетов для осуществления расходов работников при
командировках за границу (оплата суточных, расходов, связанных с
наймом жилого помещения и бронированием мест в гостиницах,
транспортных и других расходов).
Выдача наличной иностранной валюты с текущего счета в свободно
конвертируемой валюте на командировку за границу осуществляется
уполномоченным банком при наличии заявки юридического лица -
резидента, содержащей следующие данные:
- номер и дату приказа (распоряжения) о направлении работника
в командировку;
- фамилию, имя, отчество лица, выезжающего за границу;
- срок пребывания за границей;
- расчет расходов.
Вместе с расчетом в банк представляется также доверенность на
получение средств на командировку в кассе уполномоченного банка.
Следует иметь в виду, что согласно п. 4.12 Правил № 119
наличная иностранная выручка, полученная в уполномоченном банке,
используется исключительно на цели, на которые она получена.
В случае если предприятие не имеет собственного текущего
валютного счета, то согласно Инструкции о порядке открытия и
использования счетов в национальной и иностранной валюте,
утвержденной постановлением Правления НБУ от 18.12.98 г. № 527
( z0819-98 ), для проведения расчетов в рамках действующего
законодательства в наличной и безналичной иностранной валюте
при осуществлении текущих операций, определенных действующим
законодательством (среди текущих неторговых операций, в частности,
названы выплаты наличной иностранной валюты на расходы, связанные
с командировками), предприятию открывается текущий счет в
иностранной валюте.
Затем предприятие через уполномоченный банк покупает
иностранную валюту. Для этого банку представляется платежное
поручение, в котором указывается сумма средств, подлежащих
перечислению со счета предприятия на указанные цели (на основании
рассчитанного ранее размера аванса, подлежащего выдаче работнику,
и данных о курсах иностранных валют, сложившихся на торгах УМВБ за
предыдущий день). Эту же сумму необходимо указать и в заявке на
покупку иностранной валюты.
Согласно п. 2.5 Правил осуществления операций на межбанковском
валютном рынке Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ
от 18.03.99 г. № 127 ( z0171-99 ), основанием для покупки
иностранной валюты на межбанковском валютном рынке при
осуществлении неторговых операций считается заявка с расчетом
расходов на командировку за границу.
Следует иметь в виду, что Правилами № 119 установлены
ограничения на выдачу иностранной валюты, предназначенной для
осуществления расходов в командировке за границей. Так, сумма
расходов на командировку, суточных и затрат на наем жилого
помещения за границей не должна превышать 300 долларов США
наличными в сутки на одного работника, а для обеспечения
транспортных расходов работника за границей - до 1000 долларов США
(или эквивалента этих сумм в другой иностранной валюте по
официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному
НБУ на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка).
Кроме того, следует иметь в виду, что вывоз иностранной валюты
в сумме, не превышающей 3000 долларов США (или ее эквивалента), не
требует письменного декларирования на таможне, достаточно устного
декларирования. Если иностранная валюта вывозится командированным
работником до 10000 долларов США, то она должна быть в
обязательном порядке задекларирована на таможне.
Если работник получил аванс на командировку за границу, но
фактически не выехал, он должен в течение трех рабочих дней с даты
принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия
указанные средства в тех же денежных единицах, в которых был выдан
аванс.
Не разрешается направлять в командировку и выдавать аванс
работнику, который не отчитался об израсходованных в предыдущей
командировке средствах.
Представление отчета об израсходованных подотчетных суммах
В соответствии с п. 1.15 раздела II Инструкции № 59 после
возвращения из командировки работник обязан в течение трех рабочих
дней представить авансовый отчет об израсходованных в командировке
средствах.
При этом остаток средств сверх суммы, использованной согласно
авансовому отчету, подлежит возврату работником в кассу
предприятия в денежных единицах, в которых был выдан аванс, но не
позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки; в
случае использования корпоративных пластиковых карточек
международных платежных систем - не позднее 10 рабочих дней, а с
разрешения руководителя (при наличии уважительных причин) - 20
рабочих дней. В пределах этих сроков руководитель (в случае
отсутствия - его заместитель) обязан утвердить авансовый отчет.
Здесь необходимо отметить, что согласно п. 4.2 Правил № 119
неиспользованный остаток наличной иностранной валюты, полученной
юридическим лицом - резидентом или представительством юридического
лица - нерезидента для оплаты расходов на командировку за границу
или на эксплуатационные расходы за границей (для предприятий,
имеющих транспортные средства, - на оплату горючего, таможенных и
дорожных сборов, стоянки и т. п.), подлежит зачислению на
распределительный счет в иностранной валюте в уполномоченном банке
Украины в течение пяти банковских дней с момента оприходования в
кассе.
Пунктом 1.6 раздела II Инструкции № 59 предусмотрено, что в
случае не возврата работником остатка средств в определенный срок
соответствующая сумма взыскивается с него предприятием в
установленном действующим законодательством порядке. Это означает,
что согласно ст. 2 Закона Украины "Об определении размеров
убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации
хищением, уничтожением (порчей), недостачей или утратой
драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей"
от 06.06.95 г. № 217/95-ВР ( 217/95-ВР ) задолженность взимается в
тройном размере суммы (стоимости) указанных валютных ценностей,
пересчитанной в гривни по официальному курсу НБУ, установленному
на день погашения задолженности. При этом сумма, взысканная с
работника, направляется на возмещение убытков предприятия, а
остальная часть подлежит перечислению в Государственный бюджет
Украины.
К авансовому отчету, представляемому работником, должны быть
приложены документы (в оригинале), подтверждающие стоимость
оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты (наличными,
чеком, кредитной карточкой, безналичным перечислением).
К отчету прилагается также ксерокопия отметок в
загранпаспорте, заверенная отделом кадров или руководителем
предприятия.
Если для окончательного расчета за командировку необходимо
выплатить дополнительные средства, то выплата осуществляется в
национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни
к иностранным валютам, установленному НБУ на день погашения
задолженности, но не позднее срока, установленного для возврата не
израсходованных в командировке средств.
В случае отсутствия подтверждающих документов об обмене
валюты, в которой выдан аванс, в национальную валюту стран
командировки пересчет расходов, осуществленных в командировке,
которые подтверждены документально, осуществляется исходя из
кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному
курсу, установленному НБУ на день утверждения авансового отчета.
Согласно п. 1.4 раздела II Инструкции № 59 за время пребывания
в командировке работнику возмещаются следующие расходы:
а) на проезд к месту командирования и обратно и по месту
командирования;
б) на оплату счетов за проживание в гостиницах (мотелях) или
наем других жилых помещений, а также включенных в такие счета
расходов на питание или бытовые услуги, за пользование
телевизором, кондиционером;
в) на оплату телефонных счетов;
г) на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд
(виз), на комиссионные (в случае обмена валютных средств),
обязательное страхование, другие документально оформленные
расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте
командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в
связи с осуществлением таких расходов.
Все названные виды расходов подлежат возмещению только при
наличии документов (в оригинале), подтверждающих стоимость этих
расходов. Кроме названных выше расходов, командированному
работнику возмещаются суточные расходы в рамках предельных норм.
Суточные расходы
Суточные расходы (расходы на питание и финансирование других
собственных нужд) согласно п. 1.7 раздела II Инструкции № 59 за
время пребывания в командировке возмещаются в рамках предельных
норм:
1) за каждый день командировки, включая день выбытия и день
прибытия;
2) в случае включения расходов на питание в счета по найму
жилого помещения, проездные документы и в случаях, когда
командированные работники по условиям приглашения обеспечиваются
принимающей стороной бесплатным питанием в стране пребывания
(пути), - в рамках предельных норм с учетом количества раз питания
в сутки. В зависимости от количества раз питания в сутки на
протяжении командировки пересчет осуществляется за каждые сутки
отдельно;
3) если дата выбытия в командировку в страны, с которыми
установлен полный пограничный контроль, или дата возвращения из
них не совпадает с датами по отметкам в заграничном паспорте или
документе, его заменяющем, то суточные расходы за время проезда по
территории Украины возмещаются в соответствии с порядком,
установленным для командировок в пределах Украины.
При этом за дни пересечения границы Украины (в обоих
направлениях) в соответствии с указанными отметками суточные
расходы возмещаются по нормам, установленным для командировок за
рубеж;
4) если командированный, находясь в пути в страну, с которой
не установлен или упрощен пограничный контроль, или возвращаясь из
такой страны, имеет пересадку на другое транспортное средство или
остановку в гостинице (мотеле, другом жилом помещении) на
территории Украины, то возмещение командировочных расходов за
период проезда по территории Украины осуществляется в порядке,
предусмотренном для служебных командировок в пределах Украины.
При этом суточные расходы со дня последней пересадки на другое
транспортное средство (выбытие из гостиницы, мотеля, другого
жилого помещения) на территории Украины во время следования в
командировку за рубеж и до дня первой пересадки на другое
транспортное средство (остановки в гостинице, мотеле, другом жилом
помещении) на территории Украины (включительно) во время
возвращения в Украину возмещаются по нормам, установленном для
командировок за рубеж.
Если выезд в командировку за рубеж и возвращение в Украину
происходят в один и тот же день, то такой день считается одним
днем командировки.
Подробно порядок определения фактического времени пребывания
работника за границей было рассмотрено на числовых примерах в
статье "Служебные командировки: изменения в инструкции"
(см. "Налоги и бухгалтерский учет", 2003, № 31). Напомним еще раз,
что предприятия вправе устанавливать размер возмещаемых суточных
расходов ниже предельных норм, но не ниже предусмотренных для
работников бюджетных организаций.
В случае установления суточных расходов ниже предельных, это
необходимо закрепить в приказе руководителя предприятия на
командировку работника.
Пунктом 1.12 раздела II Инструкции № 59 предусмотрен механизм
возмещения суточных расходов в случае, когда принимающая сторона
обеспечивает командированного за границу работника дополнительными
валютными средствами в виде компенсации текущих расходов (кроме
расходов на проезд в страну назначения и обратно и по найму жилого
помещения) или суточных расходов. В рассмотренной ситуации
командирующая сторона сумму суточных, подлежащих выплате
командированному работнику, уменьшает на сумму дополнительно
предоставленных средств. В случае если сумма, выданная принимающей
стороной, больше или равна установленным нормам суточных расходов,
то командирующая сторона выплату суточных расходов не производит.
Расходы по найму жилого помещения
К расходам по найму жилого помещения относятся затраты,
связанные с оплатой счетов гостиниц (мотелей) или других жилых
помещений, а также включенные в такие счета расходы на питание или
бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт обуви и глаженье одежды,
белья), за пользование холодильником, телевизором (кроме каналов,
за которые установлена отдельная плата), кондиционером.
При этом следует помнить, что работнику не возмещаются расходы
на алкогольные напитки, табачные изделия, зрелищные мероприятия, а
также суммы "чаевых", за исключением случаев, когда "чаевые"
включаются в счет согласно законам страны пребывания.
Расходы за время пребывания в командировке возмещаются как
расходы за проезд к месту командировки и обратно, так и по месту
командировки.
Расходы на проезд в командировке включают в себя расходы на:
- проезд к вокзалу, аэропорту или пристани и с вокзала,
аэропорта, если такие пункты размещены за пределами города и
являются местом отправления, назначения или пересадки;
- предварительный заказ билетов;
- пользование постельными принадлежностями в поездах;
- перевозку багажа;
- оплату аэропортных сборов;
- проезд городским транспортом - рейсовыми автобусами, метро,
троллейбусами, трамваями и т. д. (кроме такси), при условии, что
работнику не предоставлялись бесплатно средства передвижения.
В случае необходимости передвижения работника по стране, в
которую он командирован, руководитель предприятия может определить
вид транспорта, которым может пользоваться работник. Так,
примерные маршруты поезда от места проживания к месту выполнения
рабочих заданий могут быть указаны в приказе руководителя о
направлении работника в командировку или другом распорядительном
документе. Такой документ должен содержать наименование пунктов,
между которыми будет осуществляться проезд городским транспортом,
общее количество поездок. Что касается расходов за пользование
такси и аренду транспорта, то они могут быть возмещены только по
решению руководителя предприятия.
Все вышеперечисленные расходы на проезд возмещаются только при
условии наличия документов, подтверждающих эти расходы (в
оригинале), - транспортных билетов или счетов (багажных квитанций)
и т. д.
Если поездка в командировку за границу осуществляется на
служебном автомобиле, то согласно п. 1.13 раздела II Инструкции
№ 59 расходы на горюче-смазочные материалы в соответствии с
действующими нормами за километр пробега и утвержденным маршрутом
(при наличии соответствующих подтверждающих документов).
Кроме расходов на горюче-смазочные материалы, возмещаются
также расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и
парковкой служебного автомобиля, а также сборы за проезд по
грунтовым, шоссейным дорогам и водными переправами.
Бухгалтерский учет
Особенности бухгалтерского учета расходов, понесенных
командированным работником за границей, заключаются в
необходимости учета того факта, что они (расходы) выражены в
иностранной валюте.
В связи с этим следует учитывать положения П(С)БУ 21 "Влияние
изменения валютных курсов", утвержденного приказом Минфина
от 10.08.2000 г. № 193 ( z0515-00 ), с изменениями и дополнениями
(далее - П(С)БУ 21).
В терминах П(С)БУ 21 задолженность работника, возникающая
после выдачи ему аванса на командировку, является немонетарной
статьей баланса. Как следует из п. 6 П(С)БУ 21 такая задолженность
отражается в бухгалтерском учете по валютному курсу НБУ на дату
выплаты аванса и в дальнейшем пересчет такой статьи не
производится.
Вместе с тем следует иметь в виду, что в случае если после
возвращения работника из командировки по представленному
авансовому отчету имеется задолженность работника перед
предприятием в иностранной валюте, то такая задолженность является
монетарной статьей и подлежит пересчету на дату ее погашения
(внесения неистраченных средств в кассу предприятия).
Курсовая разница возникает вследствие изменения курса НБУ на
дату погашения задолженности по сравнению с курсом НБУ,
действовавшим на дату выдачи аванса на командировку. При этом
положительная курсовая разница подлежит отнесению в состав доходов
предприятия (кредит субсчета 714), а отрицательная - в состав
расходов предприятия (дебет субсчета 945).
Что же касается отражения в бухгалтерском учете задолженности
предприятия перед работником, то отметим следующее. В расходы по
командировке данная сумма должна попасть в сумме, определенной
исходя из курса НБУ, действовавшего на дату утверждения авансового
отчета. Вместе с тем следует иметь в виду, что сумма погашения
задолженности согласно Инструкции № 59 определяется исходя из
курса НБУ, установленного на дату погашения задолженности
предприятия перед работником.
Налоговый учет
Для отнесения расходов на служебную командировку за границу в
состав валовых расходов необходимо руководствоваться положениями
п.п. 5.4.8 Закона о налоге на прибыль. Положения данного подпункта
подробно рассмотрены в статье "Командировка в пределах Украины"
(см. "Налоги и бухгалтерский учет", 2003, № 42). Повторяться не
будем, ведь все положения относительно необходимости наличия
установленных документов для отнесения суммы командировочных
расходов в состав валовых справедливы и для командировки за
границу.
При этом валовые расходы предприятия увеличиваются на дату
утверждения авансового отчета.
Что же касается суммы валовых расходов, то отметим следующее.
Согласно новым правилам ведения налогового учета операций с
расчетами в иностранной валюте, пересчет дебиторской и
кредиторской задолженности, выраженной в иностранной валюте, в
налоговом учете не производится. При этом пересчитываются только
отдельные виды задолженности, выраженной в иностранной валюте,
которые приведены в п.п. 7.3.3 ст. 7 Закона о налоге на прибыль.
Таким образом, начиная с 1 января 2003 года курсовые разницы
по дебиторской задолженности, связанной с загранкомандировкой, не
рассчитываются, следовательно, отнесению в состав валовых расходов
подлежит балансовая стоимость иностранной валюты, выданной в
качестве аванса на командировку, по аналогии с приобретением работ
(услуг) (согласно п.п. 7.3.6 ст. 7 Закона о налоге на прибыль)
{1}.
Принимая во внимание такую особенность, а также то, что
предельные нормы суточных расходов установлены в гривневом
эквиваленте, следует учесть, что суточные расходы включаются в
валовые расходы в установленном гривневом размере (или
максимальная величина, или величина, установленная в приказе
руководителя, но не ниже чем для работников бюджетных
организаций).
Для наглядности изложенного выше материала представим числовые
примеры.
Числовые примеры
Пример 1
Работник предприятия, расположенного в г. Харькове,
командирован в Россию (г. Москва).
Цель поездки - заключение контракта.
Продолжительность командировки - 4 дня.
В приказе на командировку было установлено, что размер
суточных расходов для командируемого работника составит 200 грн.,
что ниже предельной нормы (280 грн.), но выше минимальной нормы
($37 х 5,3 грн. за $1 США (курс НБУ на дату выдачи аванса) =
195,1 грн.)
Для определения суммы аванса был составлен следующий расчет
(курс НБУ российского рубля на дату выдачи аванса - 0,173 грн. за
1 российский рубль):
|---------------|----------|-------------------------------------|
| Статья затрат | Гривни | Российские рубли |
|---------------|----------|-------------------------------------|
| Суточные | - | (200 грн. х 4 = 800 грн.) 4624,28 |
| (4 дня) | | |
|---------------|----------|-------------------------------------|
| Проживание в | - | (400 грн.) 2312,14 |
| гостинице | | |
| (2 суток) | | |
|---------------|----------|-------------------------------------|
| Расходы на | 200 | - |
| проезд | | |
|---------------|----------|-------------------------------------|
| Итого | 200 | 6936,42 |
|---------------|----------|-------------------------------------|
| К выплате | 200 | 6936 |
|---------------|----------|-------------------------------------|
Предполагается, что работник билеты до Москвы и назад в
Харьков будет приобретать в Харькове, в связи, с чем было принято
решение о целесообразности выдачи аванса частично в гривнях.
Перед поездкой командированному работнику был выдан аванс в
сумме 6936 российских рублей и 200 гривень.
После возвращения из командировки в бухгалтерию предприятия
представлен авансовый отчет.
К авансовому отчету приложены следующие документы:
1) командировочное удостоверение с отметками отправляющей и
принимающей сторон: "Выбыл из Харькова 19.05.2003 г" - "Прибыл в
Москву 20.05.2003 г." - "Выбыл из Москвы 21.05.2003 г." - "Прибыл
в Харьков 22.05.2003 г.".;
2) железнодорожные билеты на проезд до г. Москвы и обратно на
сумму 180 грн. (в том числе НДС - 10 грн.);
3) счет за проживание в гостинице в течение двух суток на
сумму 2100 рос. руб.;
4) счета за междугородные телефонные переговоры -
115 рос. руб.
Авансовый отчет утвержден руководителем предприятия в сумме:
суточные - 4624,28 рос. руб.;
проживание - 2100 рос. руб.;
телефонные переговоры - 115 рос. руб.;
проезд - 180 грн.
Итого: 6839,28 рос. руб. и 180 грн.
Подлежит возврату в кассу предприятия неизрасходованная часть
аванса в иностранной валюте:
6936 - 6839,28 = 96,72 рос. руб. и 20 грн. (200 - 180).
Дополнительные данные для отражения командировочных расходов в
составе валовых - балансовая стоимость валюты, выданной работнику
в качестве аванса (6936 рос. руб.), составила 1234,61 грн.
Курс НБУ на дату возврата денежных средств в валюте в кассу
предприятия - 0,178 грн. за 1 рос. руб.
В бухгалтерском и налоговом учете рассмотренные операции
отразятся следующим образом:
|------------------------|----------------------------|----------|
| Содержание операции | Бухгалтерский учет | Налоговый|
| |-------|-------|------------| учет, |
| | дебет | кредит| сумма, рос.| валовые |
| | счета | счета | руб./грн. | расходы |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Получена наличная | 302 | 312 | 6936 | |
| валюта с валютного | | | 1199,93 | |
| счета предприятия | | | | |
| (курс НБУ - 0,173 грн. | | | | |
| за 1 рос. руб.) | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Выданы из кассы | 372 | 302 | 6936 | |
| денежные средства на | | | 1199,93 | |
| командировку (в рублях)| | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Выданы из кассы | 372 | 301 | 200 | |
| денежные средства на | | | | |
| командировку | | | | |
| (в гривнях) | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Списаны командировочные| 92 | 372 | 6839,28 | 1364,27 |
| расходы: суточные, | | | 1183,20 | |
| проживание, телефонные | | | | |
| переговоры (курс НБУ на| | | | |
| дату выдачи | | | | |
| аванса - 0,173 грн. за | | | | |
| 1 рос. руб.) {2} | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Списаны командировочные| 92 | 372 | 170 | |
| расходы на проезд | | | | |
| (в гривнях) | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Отражен налоговый | 641 | 372 | 10 | |
| кредит по НДС | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Возвращена в кассу | 302 | 372 | 96,72 | |
| неизрасходованная часть| | | 17,22 | |
| аванса в иностранной | | | | |
| валюте (курс НБУ на | | | | |
| дату поступления | | | | |
| иностранной валюты в | | | | |
| кассу предприятия - | | | | |
| 0,178 грн. | | | | |
| за рос. руб.) | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| По возвращении части | 372 | 714 | - | |
| аванса отражена | | | 0,48 | |
| курсовая разница | | | | |
| (0,178 - 0,173) х 96,72| | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Возвращена в кассу | 301 | 372 | 20 | |
| неизрасходованная часть| | | | |
| аванса в гривнях | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
Рассчитаем сумму валовых расходов:
800 грн. + 170 грн. + 394,27 грн. = 1364,27 грн.
где 800 грн. - суточные расходы;
170 грн. - расходы на проезд за вычетом НДС;
394,27 грн. - балансовая стоимость валюты, израсходованной на
проживание и телефонные переговоры (2215 рос. руб. х 1234,61 грн.
: 6939 рос. руб.)
Валовые расходы равны 1364,27 грн.
Пример 2
Работник предприятия, расположенного в г. Харькове, направлен
в командировку в г. Гамбург (Германия).
Цель поездки - участие в конференции, тематика которой
непосредственно связана с деятельностью предприятия.
Продолжительность командировки - 5 дней.
Планируемый маршрут - 19.05.2003 г. - выезд из Харькова в Киев
на автобусе, 19.05.2003 г. - вылет из Киева до Гамбурга,
22.05.2003 г. вылет из Гамбурга в Киев, 22.05.2003 г. выезд из
Киева в Харьков, 23.05.2003 г. - прибытие в Харьков.
Для определения суммы аванса был составлен следующий расчет
(курс НБУ на дату выдачи аванса - 6,30 грн. за 1 евро):
|-----------|------------|---------------------------------------|
| Статья | Гривни | Евро |
| расходов | | |
|-----------|------------|---------------------------------------|
| Суточные | 18 x 1 = 18| (280 грн. х 4 = 1120 грн.) 177,78 евро|
|-----------|------------|---------------------------------------|
| Проезд | 2280 | - |
|-----------|------------|---------------------------------------|
| Проживание| - | 110 x 3 = 330 |
|-----------|------------|---------------------------------------|
| Итого | 2298 | 508 |
|-----------|------------|---------------------------------------|
Перед поездкой командированному работнику был выдан аванс в
сумме 2298 грн. и 508 евро. После возвращения из командировки в
бухгалтерию предприятия был представлен авансовый отчет. К
авансовому отчету были приложены следующие документы:
1) командировочное удостоверение с отметками отправляющей и
принимающей сторон "Выбыл из Харькова 19.05.2003 г." - "Прибыл в
Гамбург 19.05.2003 г." - "Выбыл из Гамбурга 22.05.2003 г." -
"Прибыл в Харьков 23.05.2003 г.";
2) заверенная главбухом ксерокопия страниц загранпаспорта с
фамилией, отметками о пересечении границы (в Германию - 19 мая
2003 года, в Украину - 22 мая 2003 года) и визой Германии.
3) билет на автобус Харьков - Киев - 50 грн. (в том числе НДС
- 8,33 грн.);
4) билеты на самолет рейсом Киев - Гамбург и рейсом Гамбург -
Киев по 1166 грн. (в том числе НДС - 140 грн.) каждый;
5) билет на поезд Киев - Харьков - 36 грн. (в том числе НДС -
6 грн.);
6) квитанция об оплате за пользование постельными
принадлежностями - 7 грн.;
7) счет об оплате услуг гостиницы (проживание в течение трех
суток) - 125 евро х 3 = 375 евро.
Авансовый отчет утвержден руководителем предприятия в сумме:
суточные - по Украине - 18 грн.;
- за рубежом - 177,78 евро;
проезд - 50 + 1166 x 2 + 36 = 2418 грн.;
постельные принадлежности - 7 грн.;
проживание - 375 евро.
Итого: 552,78 евро и 2443 грн.
Предположим, что курс НБУ на дату утверждения авансового
отчета совпадает с курсом НБУ на дату погашения задолженности
предприятия перед работником и составляет 6,35 грн. за 1 евро.
В результате получается, что сумма, которую работнику
необходимо возместить, составит:
2443 - 2298 = 145 грн. плюс 284,35 грн. ((552,78 евро - 508
евро) х курс НБУ на дату погашения задолженности (6,35 грн. за
1 евро)).
Всего - 429,35 грн.
Для отражения в налоговом учете валовых расходов
дополнительные данные - курс, по которому приобреталась специально
валюта (евро) для командировки составил 6,33 грн. за 1 евро.
В налоговом и бухгалтерском учете рассмотренные выше операции
отражаются следующим образом:
|------------------------|----------------------------|----------|
| Содержание операции | Бухгалтерский учет | Налоговый|
| |-------|-------|------------| учет, |
| | дебет | кредит| сумма, рос.| валовые |
| | счета | счета | руб./грн. | расходы |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Получена наличная | 302 | 312 | 508 | |
| валюта в кассу | | | 3200,4 | |
| предприятия для | | | | |
| выдачи аванса | | | | |
| (курс НБУ - 6,30 грн. | | | | |
| за 1 евро) | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Выданы из кассы | 372 | 302 | 508 | |
| денежные средства на | | | 3200,4 | |
| командировку | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Выданы из кассы | 372 | 301 | 2298 | |
| денежные средства на | | | | |
| командировку | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Списаны командировочные| 92 | 372 | 552,78 | 5643,31 |
| расходы: суточные и | | | 3484,75 | {3} |
| проживание | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Списаны командировочные| 92 | 372 | 2148,67 | |
| расходы (в гривнях) | | | | |
| | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Отражен налоговый | 641 | 372 | 294,33 | |
| кредит по НДС | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
| Возмещен работнику | 372 | 301 | 429,35 | |
| перерасход средств | | | | |
|------------------------|-------|-------|------------|----------|
Сумма валовых расходов:
18 + 1120 = 1138 грн. (суточные расходы);
2130,67 грн. (расходы на проезд без учета НДС, расходы на
оплату постельных принадлежностей);
330,22 евро (балансовая стоимость которых равна 2090,29 грн.)
- часть аванса без суточных расходов (508 евро - 177,78 евро),
израсходованная на проживание в гостинице;
284,35 грн. - сумма, возмещенная работнику в связи с его
перерасходом иностранной валюты в командировке.
Общая сумма валовых расходов составит 5643,31 грн.
В заключение хотелось бы отметить, что тема отражения в
налоговом и бухгалтерском учете операций, связанных с
командированием работников за границу, очень многогранна, в связи
с этим в дальнейшем мы вернемся к рассмотрению отдельных нюансов
данной темы.
{1} Подробнее о порядке определения балансовой стоимости валюты
читайте в статье "Валютные операции по-новому" (см. "Налоги и
бухгалтерский учет", 2003, № 15).
{2} В бухгалтерском учете командировочные расходы списываются по
курсу НБУ, действовавшему на дату выдачи валюты под отчет.
{3} Сумма расходов на командировку в данном случае определяется
следующим образом: 508 евро (выданные в качестве аванса) по
курсу НБУ на дату выдачи аванса плюс 44,78 евро (перерасход
командированного работника) по курсу НБУ на дату утверждения
авансового отчета (508 х 6,30 + 44,78 х 6,35 = 3484,75 грн.).
------------------------------------------------------------------
"Налоги и бухгалтерский учет"
№47/03, стр. 19
[12.06.2003]
Татьяна Онищенко
Экономист-аналитик Издательского дома "Фактор"
------------------------------------------------------------------