Погашение кредиторской задолженности у арендатора в случае
уплаты арендной платы третьим лицом
У предприятия-арендатора имеется кредиторская задолженность
перед арендодателем по арендной плате (в том числе по
коммунальным платежам). В целях недопущения отключения
предприятия-арендодателя и предприятия-арендатора от сети
электропитания руководитель предприятия-арендатора ежемесячно
производит расчет за потребленную электроэнергию
непосредственно поставщику электроэнергии наличными денежными
средствами от имени представителя арендодателя, так как
собственного договора с "Горэнерго" не имеется. Возможна ли в
сложившейся ситуации выплата руководителю по авансовому отчету
израсходованных им денег? Каким образом "закрыть" уже частично
не существующую кредиторскую задолженность перед
арендодателем?
* * *
В сложившейся ситуации выплата по авансовому отчету наличных
денег, израсходованных руководителем предприятия на оплату счетов
"Горэнерго", предъявленных предприятию-арендодателю, невозможна.
Ввиду того, что наличные деньги вносились от имени представителя
(конкретного лица) арендодателя, руководитель
предприятия-арендатора не может являться подотчетным лицом ни
относительно собственного предприятия, ни перед
предприятием-арендодателем. Представить авансовый отчет в
бухгалтерию своего предприятия он не имеет права по той причине,
что квитанция, свидетельствующая об уплате денег (заполненная от
имени представителя арендодателя), не является документом,
подтверждающим понесенные расходы руководителем, а вместе с ним
и предприятием-арендатором. Кроме того, в соответствии с
пп. 5.8.6 Положения № 72 ( z0237-01 ) {1} во время проведения
контролирующими органами проверки правильности оформления выдачи
наличности под отчет устанавливается достоверность подтверждающих
документов, которые прилагаются к авансовым отчетам, и все
допущенные нарушения и неточности будут выявлены.
Относительно "частично не существующей кредиторской
задолженности перед арендодателем" по арендной плате (в части
суммы, уплаченной арендатором за потребленную электроэнергию)
следует, что согласно Закону о бухучете основанием для записей в
бухгалтерском учете хозяйственных операций являются первичные
документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций
(п. 2 ст. 9). Поэтому уменьшить сумму кредиторской задолженности
невозможно до тех пор, пока ее погашение не будет подтверждено
первичными документами.
При условии наличия у арендатора такой возможности предлагаем
в целях возврата наличных денег, израсходованных руководителем
предприятия-арендатора, обратиться к руководителю
предприятия-арендодателя и по устной договоренности сторон решить
вопрос о возможности возврата денег или их зачета в счет
предстоящих платежей по арендной плате. Одной из таких
возможностей может послужить следующий вариант: квитанция,
подтверждающая факт уплаты арендной платы (в части проплаты счетов
за потребленную электроэнергию) руководителем
предприятия-арендатора от имени предприятия-арендодателя,
передается представителю предприятия-арендодателя (собственно на
чье имя она и оформлена, условно назовем его Сидоров А. П.), а
тот, в свою очередь, составляет и сдает в бухгалтерию своего
предприятия авансовый отчет о якобы произведенных расходах. После
сдачи авансового отчета в кассе предприятия-арендодателя в один и
тот же день производятся следующие операции:
- по приходному кассовому ордеру оформляется уплата арендной
платы (в части проплаты счетов за потребленную электроэнергию) от
имени руководителя предприятия-арендатора, выдается на его имя
квитанция, подтверждающая факт уплаты им наличных денег, но
фактически деньги им не вносятся;
- по расходному кассовому ордеру списывается сумма
задолженности по авансовому отчету Сидорова А. П., но наличные
денежные средства ему не выплачиваются, так как фактически он их
не расходовал.
Имея на руках документ (квитанцию), подтверждающий понесенные
расходы, руководитель предприятия-арендатора вполне на законных
основаниях может составить авансовый отчет и предъявить его в
установленные сроки (на следующий день после совершения расчетов)
в бухгалтерию своего предприятия для оплаты.
Для бухгалтерии предприятия-арендатора авансовый отчет с
приложенной к нему квитанцией об уплате арендной платы (в части
проплаты счетов за потребленную электроэнергию) будет являться
основанием (первичным документом) для списания кредиторской
задолженности перед арендодателем.
{1} Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в
Украине, утвержденное постановлением Правления Национального
банка Украины от 19.02.01 г. № 72, с изменениями.
------------------------------------------------------------------
"Баланс"
№25/03, стр. 51
[17.06.2003]
Татьяна Синенко
Бухгалтер-эксперт фирмы "Баланс-Клуб"
------------------------------------------------------------------