Контроль розрахунків з підзвітними особами

Перевіряючому слід враховувати, що витрати на відрядження особи, яка перебуває у трудових відносинах з платником податку, в податковому обліку включаються до складу валових витрат платника податку лише за наявності документів, які підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю підприємств (запрошень сторони, яка приймає i діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладеного договору (контракту) та інших документів, які регулюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, які засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що стосується основної діяльності підприємства, яке відряджає працівника).
При перевірці терміну відрядження слід враховувати, що днем вибуття вважається день відправлення поїзда (літака, автобуса або іншого транспортного засобу) з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При цьому слід враховувати, що при відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години i пізніше — наступна доба. У разі якщо станція (пристань, аеропорт) розташована за межами населеного пункту, де працює відряджений, то до терміну відрядження зараховується час, потрібний для проїзду до станції (пристані, аеропорту). Аналогічно визначається i день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.
На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого його відряджено. Водночас слід враховувати, що замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. У разі якщо працівника спеціально відряджено для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, компенсація за роботу в ці дні повинна виплачуватися відповідно до чинного законодавства. Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку потрібно надавати інший день відпочинку. Якщо ж наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.
Перевіряючому слід мати на увазі, що за відрядженим працівником зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за час відрядження (поширюється на всі робочі дні тижня відповідно до графіка, установленого за місцем постійної роботи), у тому числі й за час перебування в дорозі.
Відповідно до пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР керівник підприємства (уповноважена ним особа) може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортних та інших витрат. Розмір добових витрат, які виплачуються працівникам, направленим у відрядження підприємствами усіх форм власності, не може бути нижчим від норм добових витрат, установлених працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, залежно від країни відрядження. Ці положення повинні бути відображені в наказі (розпорядженні) керівника підприємства (або уповноваженої ним особи).
Відрядження працівників підприємств може здійснюватись як у межах України, так i за кордон. Розглянемо особливості проведення контролю щодо кожного з них.

Контроль за порядком відрядження в межах України

При проведенні контролю потрібно перевірити: хто направив працівника підприємства у відрядження (керівник підприємства або його заступник); чи оформлено відрядження наказом або розпорядженням по підприємству із зазначенням пункту призначення, назви підприємства, місця, терміну (не може перевищувати 30 календарних днів) та мети відрядження.
Водночас слід пам’ятати, що термін відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних та будівельних робіт, не повинен перевищувати терміну будівництва об’єктів.
Перевіряючому слід враховувати, що фактичний час перебування у відрядженні визначається на підставі відміток у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи та відповідно прибуття до неї. У разі якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, відмітки про день прибуття й день вибуття повинні проставлятися в кожному пункті. При цьому прибуття й вибуття працівника повинно бути завірено печаткою підприємства i засвідчено підписом відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.
Під час перевірки слід звертати увагу на порядок отримання зарплати відрядженим працівником. У разі якщо зарплату переказують поштою на прохання відрядженого працівника, то витрати на її перерахування повинні здійснюватися за рахунок підприємства, що його відрядило. Для особи, яка працює за сумісництвом, на час відрядження зберігається середній заробіток на тому підприємстві, що його відрядило. У разі направлення працівника у відрядження одночасно з основної роботи й роботи за сумісництвом середній заробіток повинен зберігатися за ним на обох посадах, а видатки для відшкодування витрат на відрядження слід розподіляти між підприємствами, що направляли працівника у відрядження, за погодженням між ними.
Наступним етапом перевірки є правильність підрахунку та оплати добових відрядженому працівнику. Добові виплачуються в межах граничних норм, установлених постановою № 663 за кожний день (включаючи день від’їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками). Разом з тим потрібно пам’ятати, що день вибуття у відрядження й день прибуття до місця постійної роботи повинні зараховуватися як два дні. У разі відрядження працівника терміном на один день або в таку місцевість, звідки працівник може щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові слід відшкодовувати як за повну добу. У разі відсутності відмітки в посвідченні про відрядження добові не повинні виплачуватися.
Під час проведення контролю особливу увагу слід звернути на склад витрат, які підлягають відшкодуванню:
наймання житлового приміщення;
бронювання місця в готелях;
витрати на проїзд до місця відрядження i назад та проїзд міським транспортом;
витрати на оплату ПДВ за придбані проїзні документи;
вартість постільних речей;
інші витрати.
Підприємство відшкодовує витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, які надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором за наявності підтверджувальних документів (в оригіналі). У разі вимушеної зупинки в дорозі відрядженому працівникові слід відшкодовувати витрати на наймання жилого приміщення за наявності відповідних підтверджувальних документів.
Плата за бронювання місця в готелях відрядженому в межах України відшкодовується не більше ніж 50 відсотків його вартості за одну добу на підставі підтверджувальних документів (в оригіналі).
Витрати на проїзд до місця відрядження i назад повинні відшкодовуватися в розмірі вартості проїзду повітряним (залізничним, водним або автомобільним) транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних з придбанням проїзних квитків i користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті. У разі наявності декількох видів транспорту між місцем постійної роботи i місцем відрядження адміністрація підприємства може внести пропозицію відрядженому працівникові стосовно виду транспорту, яким йому слід користуватися. За відсутності такої пропозиції працівник повинен самостійно вирішити питання щодо вибору виду транспорту. Відшкодування витрат на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження повинно здійснюватися згідно з підтверджувальними документами відповідно до маршруту, погодженого керівником.
Витрати на оплату ПДВ за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житлового приміщення також повинні відшкодовуватися відрядженому працівникові на підставі підтверджувальних документів (в оригіналі).
Вартість постільних речей слід відшкодовувати на підставі наданих квитанцій.
У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника перевіряється правильність відшкодування йому витрат: на наймання житлового приміщення (крім випадків перебування на стаціонарному лікуванні); добових протягом часу лікування, тобто до виконання покладеного службового доручення або до повернення до місця постійного проживання, але на термін не більше двох місяців. При цьому тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені в установленому порядку. На період тимчасової непрацездатності відрядженому працівнику слід виплачувати допомогу з тимчасової непрацездатності, а дні тимчасової непрацездатності не повинні включатися до терміну відрядження.
Перевіряючому слід з’ясувати, чи видавались відрядженому працівникові перед від’їздом у відрядження грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житлового приміщення, та добові; чи подав протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження відряджений працівник авансовий звіт про витрачену суму, посвідчення про відрядження та оригінали документів, що підтверджують витрати. Водночас слід пам’ятати, що витрати у зв’язку з відрядженням, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.
У разі прийняття рішення про відміну відрядження (відкликання з відрядження) понесені працівником витрати можуть бути йому відшкодовані з дозволу керівника підприємства.
Під час проведення контролю слід пам’ятати, що існують додаткові обмеження при відрядженні державних службовців та інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Таких обмежень потрібно дотримуватися в частині відшкодування:
витрат на харчування, вартість якого включено до рахунків на оплату проживання в готелях або проїзних документів в міському транспорті, які повинні оплачуватися за рахунок добових;
витрат вартості проживання понад установлені граничні норми та оплати витрат на перевезення понад 30 кг багажу для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів (на підставі підтверджувальних документів (в оригіналі) з дозволу керівника);
витрат на проїзд у м’якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 — 4 групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1 та 2 категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу (з дозволу керівника підприємства на підставі поданих проїзних документів);
витрат (з дозволу керівника) на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), але не більше ніж 10 відсотків норм добових витрат за всі дні проживання;
витрат на службові телефонні переговори в розмірах, погоджених з керівником.

Контроль за порядком відрядження за кордон

Підставою для відрядження за кордон повинен бути наказ (розпорядження) керівника підприємства з визначенням мети виїзду, терміну (визначається керівником i не може перевищувати 60 календарних днів), умов перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом) i кошторису витрат.
Нижче подано приклад наказу про відрядження за кордон.

Наказ. Файл PDF

При проведенні контролю слід звернути увагу на такі питання:
чи забезпечили підприємства, що направляють працівників у відрядження, коштами в національній валюті країни, куди відряджаються працівники, або у вільно конвертованій валюті як аванс на поточні витрати (розмір визначається згідно з установленими нормами та з урахуванням положень пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР);
чи виплачуються добові працівникам, яких направляють у відрядження підприємства (крім державних службовців, а також інших осіб, яких направляють у відрядження підприємства, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), в іноземній валюті в сумі, яка не перевищує визначених граничних норм добових витрат*;
чи здійснюються придбання валютних коштів в уповноваженому банку та бухгалтерський облік іноземної валюти відповідно до вимог чинного законодавства.
Наступним етапом контролю є перевірка правильності відшкодування витрат працівникові за час перебування у відрядженні. Зокрема, відшкодуванню підлягають витрати**:
_______________
*Розмір добових в іноземній валюті повинен бути розрахований у сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком України на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат. У разі якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, дозволяється застосовувати арифметичне правило округлення до повної одиниці.
**Відшкодовуються лише за наявності документів (в оригіналі), що їх підтверджують.

на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження i назад, так i за місцем відрядження;
на оплату вартості проживання в готелях (мотелях) або наймання інших житлових приміщень, а також включені до таких рахунків витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни чи взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;
на оплату телефонних рахунків;
на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.
Перевіряючому потрібно враховувати, що відрядженому працівнику відповідно до постанови № 663 повинні відшкодовуватися в межах граничних норм документально не підтверджені витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати), понесені у зв’язку з відрядженням.
Надалі потрібно перевірити правильність підрахунку фактичного часу перебування у відрядженні та розрахунок добових витрат.
Фактичний час перебування у відрядженні повинен визначатися:
у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, — за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті або документі, що його замінює;
у разі відрядження до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, — відповідно до відміток у посвідченні про відрядження (сторін, яка відряджає та приймає).
При цьому відмітки у посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника повинні завірятися печаткою підприємства i засвідчуватися підписом відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. У разі відсутності відміток у закордонному паспорті або посвідченні про відрядження добові витрати відрядженому працівникові не повинні відшкодовуватися. Водночас слід враховувати, що виїзд у відрядження за кордон та повернення в Україну в один i той самий день вважається одним днем відрядження.
Перевіряючи добові витрати за час перебування у відрядженні, треба пам’ятати, що відшкодування їх здійснюється в межах граничних норм:
за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття;
у разі включення витрат на харчування до рахунків на наймання житлового приміщення, проїзних документів та у випадках, коли відряджені працівники за умовами запрошення забезпечуються стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні перебування (дорозі), — в межах граничних норм з урахуванням кількості разів харчування на добу. При цьому перерахунок слід здійснювати за кожну добу окремо, залежно від кількості разів харчування на добу впродовж терміну відрядження;
якщо дата вибуття у відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається з датами за відмітками в закордонному паспорті чи документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України слід відшкодовувати відповідно до порядку, передбаченого для відрядження в межах України. При цьому за дні перетину кордону України (в обох напрямах) згідно із зазначеними відмітками добові витрати повинні відшкодовуватися за нормами, встановленими для відрядження за кордон;
якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний контроль, або повертаючись з такої країни, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі або іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України повинно здійснюватися відповідно до порядку, передбаченого для службових відряджень в межах України. При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон i до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну повинні відшкодовуватися за нормами, встановленими для відрядження за кордон. За відсутності такої пересадки (зупинки) добові витрати слід відшкодовувати за кожний день відрядження, включаючи день вибуття та прибуття відповідно до норм, встановлених для відряджень за кордон.
Перевіряючому слід мати на увазі, що відрядженому працівникові повинні відшкодовуватися на підставі наданих первинних документів витрати на проїзд до вокзалу (аеропорту, пристані) та з вокзалу (аеропорту, пристані) у разі розташування цих пунктів за межами міста в місцях відрядження (призначення, пересадки), а також витрати на проїзд за місцем відрядження на міському транспорті (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї (крім таксі)) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування. У разі потреби пересування в країні, куди відряджено працівника, вибір виду транспорту може здійснюватися ним самостійно або за пропозицією керівника підприємства. Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть відшкодовуватися за наявності підтверджувальних документів лише з дозволу керівника підприємства.
Здійснюючи перевірку, слід пам’ятати, що працівнику підприємства, направленому на роботу за кордон терміном, що перевищує 60 календарних днів, та який отримує в період перебування за кордоном зарплату в іноземній валюті, у разі відрядження в межах країни перебування та до інших країн добові витрати повинні відшкодовуватися в іноземній валюті в сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком України на день складання кошторису витрат на відрядження, не повинна перевищувати встановлених граничних норм добових витрат. Керівник підприємства може дати дозвіл на продовження терміну відрядження (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, які не залежать від працівника) за наявності підтверджувальних документів (в оригіналі). При цьому загальний термін відрядження не може перевищувати 60 календарних днів. Підставою для продовження терміну відрядження є доповідна записка працівника та наказ (розпорядження) керівника підприємства. За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не повинні виплачуватися зарплата, добові, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати.
Відшкодування витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, видовищні заходи, а також суми «чайових» не дозволяється, за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування.
Перевіряючи відшкодування витрат на відрядження, слід звертати увагу на таке: якщо сторона, яка приймає, забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення i назад та на наймання житлового приміщення або добових витрат), то сторона, яка відряджає, виплату йому добових витрат зменшує на суму додатково наданих коштів. У разі якщо сума, надана стороною, яка приймає, більша або дорівнює встановленим нормам добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату добових витрат не повинна проводити. Працівникові, відряджуваному на службовому автомобілі, відшкодовуються витрати на пально-мастильні матеріали відповідно до чинних норм за кілометр пробігу затвердженим маршрутом, а також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою, паркуванням автомобіля, збори за проїзд грунтовими, шосейними дорогами та водними переправами. Працівник, який отримав аванс на відрядження за кордон i не виїхав, повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в грошовій одиниці, в якій було видано аванс.
Під час проведення контролю з’ясовується:
чи подав працівник до бухгалтерії протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти;
чи повернув працівник до каси підприємства залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, у грошових одиницях, у яких було видано аванс, — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження (у разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем — не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) — 20 робочих днів);
чи прийнято рішення в межах вищезазначених термінів керівником підприємства (у разі відсутності — його заступником) щодо затвердження авансового звіту;
чи подано до авансового звіту документи в оригіналі, що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, безготівковим перерахунком);
чи додано до звіту завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону i візою країни відрядження (у разі відрядження до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль та візовий режим);
чи стягнуло підприємств не повернений працівником залишок коштів у визначений термін;
чи виплачено для остаточного розрахунку за відрядження додаткові кошти (виплата повинна здійснюватися в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Нацбанком України на день погашення заборгованості, — не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження, а в разі застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем — не пізніше 10 робочих днів. За відсутності підтверджувальних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, підтверджених документально, повинен здійснюватися виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, установленим Нацбанком України на день затвердження авансового звіту);
чи не було випадків направлення у відрядження та видачі авансу працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні;
чи оформлявся дозвіл (погодження) керівника підприємства на відшкодування витрат понад встановлені норми.
При здійсненні перевірки потрібно враховувати, що для повернення в Україну сум ПДВ з одержаних під час службових відряджень за кордон i оплачених працівниками підприємства послуг власник (або уповноважена ним особа) має право використовувати оригінали розрахункових, платіжних та інших документів, які подаються разом з авансовим звітом. На період тимчасової відсутності зазначених документів до авансового звіту повинні бути додані їх нотаріально завірені копії.
При проведенні контролю слід враховувати, що існують додаткові обмеження для державних службовців та інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Таких обмежень потрібно дотримуватися в частині:
визначення норм добових витрат, граничних норм відшкодування витрат на наймання житлового приміщення у доларах США та порядку їх перерахунку у валюту країни відрядження або в іншу іноземну валюту згідно з додатком до постанови № 663, встановлення добових витрат за час перебування у відрядженні, які відшкодовуються:
1. За кожний день перебування у відрядженні, включаючи день виїзду та приїзду, — за нормами, встановленими для країни, куди відряджено працівника.
2. У разі здійснення відряджень до кількох країн протягом доби — у розмірі середнього арифметичного від норм, установлених для цих країн.
3. При направленні у відрядження до двох або більше країн — за нормами, встановленими для відповідних країн, з дня перетину кордону відповідної країни. У разі відрядження до двох або більше країн — учасниць Шенгенської угоди, перетин кордонів яких здійснюється без відміток у закордонному паспорті, або до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний митний контроль, починаючи з другої країни, добові витрати відшкодовуються за нормами країни відрядження з дня прибуття до даної країни згідно з датою, визначеною у транспортних квитках або рахунках за проживання в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні). За відсутності транспортних квитків та рахунків за проживання в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) добові витрати відшкодовуються на підставі посвідчення про відрядження за нормами країни відрядження згідно з відміткою сторони, яка приймає. Оплата дня повернення в Україну (перетину кордону) обчислюється за нормами останньої країни відрядження.
4. Якщо відряджений за кордон працівник згідно з умовами запрошення забезпечується стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні відрядження (в дорозі) або якщо вартість харчування включається до рахунків на наймання житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, то добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках до норм добових витрат для даної зарубіжної країни згідно з додатком до постанови № 663 (80 відсотків — при одноразовому, 55 відсотків — при дворазовому, 35 відсотків — при триразовому харчуванні).
5. Частина витрат на харчування, вартість якого визначено i включено до рахунків на оплату вартості проживання в готелях або до проїзних документів, оплачується відрядженим за рахунок добових;
відшкодування витрат на підставі поданих в оригіналі документів (рахунків, квитанцій, проїзних квитків):
1. На проїзд повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування — за тарифом 2 класу (на літаках — економічного, на суднах — 2 або туристського класу). З дозволу керівника підприємства (в кожному конкретному випадку) витрати відрядженого працівника можуть відшкодуватися на проїзд у м’якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1 — 4 групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1 та 2 категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу. У разі якщо класифікацію кают на пасажирських суднах установлено в категоріях, то каюти 1, 2 та 3 категорій вважаються каютами 1 класу, а каюти інших категорій — 2 (туристського) класу. Вартість проїзду залізницями в країнах Азії та Африки повинна відшкодовуватися за тарифами 1 класу.
2. На бронювання місць у готелях — у розмірі не більше 50 відсотків вартості місця за одну добу.
3. На побутові послуги, вартість яких включено до рахунку про оплату за наймання житлового приміщення (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, білизни, взуття), але не більше 10 відсотків від норми добових витрат, установленої для країни, куди відряджається працівник за всі дні проживання (згідно з додатком до постанови № 663).
4. На перевезення багажу вагою до 30 кг, крім багажу, вартість перевезення якого включено до вартості квитка на той вид транспорту, яким користується працівник (відшкодування здійснюється з дозволу керівника).
5. На наймання житлового приміщення під час відрядження в разі транзитної зупинки, а також вимушеної затримки в дорозі — у межах граничних норм, визначених для країни, де відбулася зупинка (згідно з додатком до постанови № 663).
6. На службові телефонні переговори — у розмірах, погоджених з керівником.
Перевіряючому потрібно враховувати, що з дозволу керівника відрядженому працівникові може бути відшкодовано фактичні витрати, що перевищують граничні норми відшкодування витрат на наймання жилого приміщення, на проїзд та службові телефонні переговори. Вищезазначені витрати та витрати на користування таксі або оренду автотранспорту належать до компенсаційних, оскільки вони пов’язані з перебуванням у місці відрядження i не повинні включатися до сукупного оподатковуваного доходу працівника. Суму надбавки до норм добових в іноземній валюті, що підлягають виплаті окремим категоріям працівників, слід розраховувати відповідно до розмірів, затверджених постановою № 977, i норм добових витрат, що підлягають відшкодуванню залежно від країни відрядження та кількості разів харчування на добу (визначено у п. 2 постанови № 663).

Розглянемо на умовних числових прикладах порядок проведення контролю за відображенням витрат на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку.
Приклад 1. Перевірити правильність розрахунку витрат на відрядження в авансовому звіті на підставі поданих документів.
1. Транспортні квитки — 4154,00 дол. США i 48,00 грн. (ПДВ — 8 грн.).
2. Рахунок на проживання в готелі на суму 1226,00 дол., у тому числі за наймання номера — 1152,00 дол.; побутові послуги — 74,00 дол.
3. Квитки за проїзд у місці відрядження — 103,00 дол.
4. Рахунок за телефон — 52,00 дол.
Виїзд із Києва — 24 березня 2003 р.
Перетин кордону — 24 березня 2003 р.
Повернення в Україну — 31 березня 2003 р.
Розрахунок витрат на відрядження:
1. Добові за 8 днів (з 24 березня 2003 р. по 31 березня 2003 р.) — 50,00 х 8 = 400,00 дол.
2. Витрати на відрядження (без добових) — (4154,00 + 1152,00 + 74,00 + 103,00 + 52,00) =
= 5535,00 дол.
3. Загальна сума витрат — 5935,00 дол. (5535,00 +
+ 400,00) та 48,00 грн.
4. До доплати належить — 147,00 дол. (5935,00 – – 5788,00) та 48,00 грн.
Приклад 2. Видано аванс на службове відрядження з 12 травня 2003 р. по 16 травня 2003 р. у межах України начальнику цеха Сидоренку В. П. у розмірі 430,00 грн. Мета відрядження — обмін досвідом, тривалість відрядження — 5 днів.
Після повернення з відрядження подано до бухгалтерії 19 травня 2003 р. авансовий звіт про кошти, витрачені у відрядженні на:
проїзд автобусом до місця відрядження i назад — 180,00 грн. (у тому числі ПДВ — 30,00 грн.);
проживання в готелі (без харчування) — 144,00 грн. (у тому числі ПДВ — 24,00 грн.);
добові витрати згідно з установленими нормами — 90,00 грн. (18,00 грн. х 5 дн.).
Авансовий звіт підлягає затвердженню в сумі 414,00 грн. (180,00 + 144,00 + 90,00).
Підлягає поверненню невикористаний аванс у сумі 16 грн. (430,00 — 414,00).
Приклад 3. Видано аванс на службове відрядження 17 липня 2003 р. у межах України водієві Виноградову П. С. у розмірі 90,00 грн. Мета відрядження — транспортування сировини, тривалість відрядження — 1 день. Після повернення з відрядження подано до бухгалтерії 18 липня 2003 р. авансовий звіт з доданими документами:
відрядна посвідка з відмітками;
чек на заправлення автомобіля дизельним паливом на суму 72,00 грн. (у тому числі ПДВ — 12,00 грн.);
нараховані добові — 18,00 грн.
Авансовий звіт затверджено в сумі 90,00 грн. (72,00 + 18,00).
Підсумковим етапом контролю розрахунків з підзвітними особами є перевірка правильності відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку.
Витрати на відрядження в бухгалтерському обліку відображаються за кредитом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» i дебетом рахунків:
20 «Виробничі запаси», 25 «Напівфабрикати», 28 «Товари» (субрахунки 281 «Товари на складі», 282 «Товари в торгівлі» та 283 «Товари на комісії») — витрати на оплату службових відряджень, пов’язаних з транспортуванням до місця їх використання;
91 «Загальновиробничі витрати» — витрати на оплату службових відряджень персоналу цехів, дільниць;
92 «Адміністративні витрати» — витрати на оплату службових відряджень апарату управління підприємства та іншого загальногосподарського персоналу;
93 «Витрати на збут» — витрати на оплату службових відряджень працівників, зайнятих збутом продукції (товарів, робіт, послуг);
94 «Інші витрати операційної діяльності» — витрати на оплату службових відряджень працівників житлово-комунальних та обслуговуючих господарств, установ оздоровчого i культурного призначення, крім витрат, які відображаються на рахунках 91, 92, 93.
Приклад відображення господарських операцій з підзвітними особами на рахунках бухгалтерського обліку наведено в табл. 2.
Перевіряючому потрібно враховувати, що відповідно до ПБО 16 «Витрати» не передбачено обмеження складу витрат за нормами, тому такі витрати, як виплата добових понад установлені норми, витрати на пально-мастильні матеріали для службового легкового автотранспорту та інші подібні витрати, пов’язані з виробничою діяльністю підприємства, повинні відображатися на рахунках класу 9 i включатися до собівартості реалізованої продукції. У податковому обліку такі витрати не повинні включатися до складу валових витрат.
Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами потрібно вести у Відомості 3.2, із якої загальна сума переноситься як кредитовий оборот рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами» до Журналу 3. Записи у Відомості 3.2 відображаються на підставі звітів касира (дебет субрахунку 372) та авансових звітів (кредит субрахунку 372). Лінійно-позиційний спосіб забезпечує запис кожної особи за кожним авансовим звітом у відповідному рядку, де показується сальдо початкове, дебетовий i кредитовий оборот та сальдо кінцеве. Сальдо за субрахунком 372 може бути як дебетовим, так i кредитовим, тому в балансі його потрібно відображати окремо в активі — дебетове, в пасиві — кредитове.
Вважаємо, що дотримання бухгалтерією викладеного порядку проведення контролю розрахунків з підзвітними особами дасть змогу уникнути фінансових порушень на підприємстві.