Контроль расчетов с подотчетными лицами
------------------------------------------------------------------
Подотчетными считаются лица, получившие денежные средства на
операционные, хозяйственные нужды, а также служебные командировки.
Рассмотрим детально порядок проведения контроля расчетов с
подотчетными лицами по служебным командировкам, осуществляемого
службой внутреннего контроля предприятий (учреждений, организаций)
и внешними контролирующими службами.
Служебной командировкой считается поездка работника в
соответствии с распоряжением руководителя предприятия, учреждения,
организации (далее - предприятие) на определенный срок в другой
населенный пункт для выполнения служебного поручения помимо места
его постоянной работы.
При проведении контроля выясняется: порядок отнесения расходов
на командировку в бухгалтерском и налоговом учете; осуществляется
ли регистрация лица, выбывающего в командировку, в специальном
журнале (табл. 1); обеспечило ли предприятие, командирующее
работника, денежными средствами (авансом) в необходимых размерах;
предоставило ли подотчетное лицо документы, подтверждающие
осуществление соответствующих расходов (исключением являются
суточные расходы, расходы на питание и финансирование других
личных нужд физического лица, нормы которых установлены
постановлением № 663 ( 663-99-п )); возмещаются ли суточные
расходы в одинаковой сумме независимо от статуса населенного
пункта; правильно ли определяется день убытия в командировку и
день прибытия из командировки.
Таблица 1
|---|---------|-------|-------|--------|-------|--------|--------|
| № | Фамилия,| Место | Место | Дата, | Дата, | Дата | Дата |
|п/п| имя и | работы| коман-| номер | номер | убытия | прибы- |
| | отчество| и | диров-| приказа| коман-| в | тия из |
| | | долж- | ки | (распо-| диро- | коман- | коман- |
| | | ность | | ряже- | вочно-| дировку| дировки|
| | | | | ния) | го | | |
| | | | | | удос- | | |
| | | | | | тове- | | |
| | | | | | рения | | |
|---|---------|-------|-------|--------|-------|--------|--------|
Проверяющему следует учитывать, что расходы на командировку
лица, находящегося в трудовых отношениях с налогоплательщиком, в
налоговом учете включаются в состав валовых расходов
налогоплательщика только при наличии документов, подтверждающих
связь такой командировки с основной деятельностью предприятий
(приглашений приглашающей стороны, деятельность которой совпадает
с деятельностью предприятия, направляющего в командировку;
заключенного договора (контракта) и других документов,
регулирующих или свидетельствующих о желании установить
гражданско-правовые отношения; документов, свидетельствующих об
участии командированного лица в переговорах, конференциях или
симпозиумах, которые проводятся по тематике, касающейся основной
деятельности предприятия, командирующего работника).
При проверке срока командировки следует учитывать, что днем
убытия считается день отправления поезда (самолета, автобуса или
другого транспортного средства) с места постоянной работы
командированного работника, а днем прибытия из командировки - день
прибытия транспортного средства к месту постоянной работы
командированного работника. При этом следует учитывать, что при
отправлении транспортного средства до 24-го часа включительно днем
убытия в командировку считается текущий день, а с 0-го часа и
позднее - следующий день. В случае если станция (пристань,
аэропорт) расположена за пределами населенного пункта, где
работает командированный, то в срок командировки зачисляется
время, необходимое для проезда на станцию (пристань, аэропорт).
Аналогично определяется и день прибытия командированного работника
на место постоянной работы.
На работника, находящегося в командировке, распространяется
режим рабочего времени того предприятия, в которое он
командирован. Вместе с тем следует учитывать, что вместо дней
отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха
по возвращении из командировки не предоставляются. В случае если
работник специально командирован для работы в выходные или
праздничные и нерабочие дни, компенсация за работу в эти дни
должна выплачиваться в соответствии с действующим
законодательством. Если работник отбывает в командировку в
выходной день, то ему по возвращении из командировки в
установленном порядке необходимо предоставлять другой день отдыха.
Если же приказом о командировке предусмотрено возвращение
работника из командировки в выходной день, то работнику может
предоставляться другой день отдыха в соответствии с
законодательством в сфере регулирования трудовых отношений.
Проверяющему следует иметь в виду, что за командированным
работником сохраняются место работы (должность) и средний
заработок за время командировки (распространяется на все рабочие
дни недели в соответствии с графиком, установленным по месту
постоянной работы), в том числе и за время нахождения в дороге.
В соответствии с пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закона № 334/94-ВР
( 334/94-ВР ) руководитель предприятия (уполномоченное им лицо)
может устанавливать дополнительные ограничения по суммам и целям
использования денежных средств, предоставленных на командировку:
расходов на наем жилого помещения, на бытовые услуги, транспортных
и прочих расходов. Размер суточных расходов, выплачиваемых
работникам, направленным в командировку предприятиями всех форм
собственности, не может быть ниже норм суточных расходов,
установленных работникам, направляемым в командировку
предприятиями, которые полностью или частично содержатся
(финансируются) за счет бюджетных средств, в зависимости от страны
командировки. Эти положения должны быть отражены в приказе
(распоряжении) руководителя предприятия (или уполномоченного им
лица).
Командировка работников предприятий может осуществляться как в
пределах Украины, так и за границу. Рассмотрим особенности
проведения контроля по каждому из них.
Контроль за порядком командировки в пределах Украины
При проведении контроля необходимо проверить: кто направил
работника предприятия в командировку (руководитель предприятия или
его заместитель); оформлена ли командировка приказом или
распоряжением по предприятию с указанием пункта назначения,
названия предприятия, места, срока (не может превышать 30
календарных дней) и цели командировки.
Вместе с тем следует помнить, что срок командировки
работников, направляемых для выполнения в пределах Украины
монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, не должен
превышать срока строительства объектов.
Проверяющему следует учитывать, что фактическое время
нахождения в командировке определяется на основании отметок в
командировочном удостоверении об убытии с места постоянной работы
и соответственно прибытии на нее. В случае если работник
командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и
дне убытия должны проставляться в каждом пункте. При этом прибытие
и убытие работника должны быть заверены печатью предприятия и
удостоверены подписью соответствующего служебного лица, на
которого приказом (распоряжением) руководителя возложены
обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в
командировку и прибывающих из нее.
Во время проверки следует обращать внимание на порядок
получения зарплаты командированным работникам. В случае если
зарплату переводят по почте по просьбе командированного работника,
то расходы на ее перечисление должны осуществляться за счет
командировавшего его предприятия. Для лица, работающего по
совместительству, на время командировки сохраняется средний
заработок на предприятии, командировавшем его. При направлении
работника в командировку одновременно с основной работы и работы
по совместительству средний заработок должен сохраняться за ним на
обеих должностях, а расходы для возмещения расходов на
командировку следует распределять между предприятиями,
направлявшими работника в командировку, по согласованию между
ними.
Следующим этапом проверки является правильность подсчета и
оплаты суточных командированному работнику. Суточные выплачиваются
в границах предельных норм, установленных постановлением № 663
( 663-99-п ) за каждый день (включая день убытия и прибытия)
нахождения работника в командировке в пределах Украины, учитывая
выходные, праздничные и нерабочие дни и время нахождения в дороге
(вместе с вынужденными остановками). Вместе с тем следует помнить,
что день убытия в командировку и день прибытия на место постоянной
работы должны зачисляться как два дня. В случае командировки
работника сроком на один день или в такую местность, откуда
работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного
жительства, суточные следует возмещать как за полный день.
При отсутствии отметки в командировочном удостоверении суточные не
должны выплачиваться.
При проведении контроля особое внимание следует обратить на
состав расходов, подлежащих возмещению:
наем жилого помещения;
бронирование места в отелях;
расходы на проезд к месту командировки и назад и проезд
городским транспортом;
расходы на оплату НДС за приобретенные проездные документы;
стоимость постельных принадлежностей;
прочие расходы.
Предприятие возмещает расходы командированным работникам на
наем жилого помещения в размере фактических расходов с учетом
бытовых услуг, предоставляемых в отелях (стирка, чистка, починка и
глажка одежды), за пользование холодильником, телевизором при
наличии подтверждающих документов (в оригинале). В случае
вынужденной остановки в дороге командированному работнику следует
возмещать расходы на наем жилого помещения при наличии
соответствующих подтверждающих документов.
Плата за бронирование места в отелях командированному в
пределах Украины возмещается не более 50 процентов его стоимости
за один день на основании подтверждающих документов (в оригинале).
Расходы на проезд к месту командировки и назад должны
возмещаться в размере стоимости проезда воздушным
(железнодорожным, водным или автомобильным) транспортом общего
пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с
приобретением проездных билетов и пользованием постельными
принадлежностями в железнодорожных поездах, и страховых платежей
на транспорте. При наличии нескольких видов транспорта между
местом постоянной работы и местом командировки администрация
предприятия может внести предложение командированному работнику по
виду транспорта, которым ему следует пользоваться. При отсутствии
такого предложения работник должен самостоятельно решить вопрос о
выборе вида транспорта. Возмещение расходов на проезд городским
транспортом общего пользования (кроме такси) по месту командировки
должно осуществляться согласно подтверждающим документам в
соответствии с маршрутом, согласованным с руководителем.
Расходы на оплату НДС за приобретенные проездные документы,
пользование в железнодорожных поездах постельными принадлежностями
и наем жилого помещения также должны возмещаться командированному
работнику на основании подтверждающих документов (в оригинале).
Стоимость постельных принадлежностей следует возмещать на
основании предоставленных квитанций.
В случае временной нетрудоспособности командированного
работника проверяется правильность возмещения ему расходов: на
наем жилого помещения (кроме случаев нахождения на стационарном
лечении); суточных в течение времени лечения, то есть до
выполнения возложенного служебного поручения или до возвращения к
месту постоянного жительства, но на срок не более двух месяцев.
При этом временная нетрудоспособность командированного работника,
а также невозможность по состоянию здоровья возвратиться на место
постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном
порядке. На период временной нетрудоспособности командированному
работнику следует выплачивать пособие по временной
нетрудоспособности, а дни временной нетрудоспособности не должны
включаться в срок командировки.
Проверяющему следует выяснить, выдавались ли командированному
работнику перед отъездом в командировку денежный аванс в пределах
суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения, и
суточные; подал ли в течение трех рабочих дней по возвращении из
командировки командированный работник авансовый отчет об
израсходованной сумме, удостоверение о командировке и оригиналы
документов, подтверждающих расходы. Вместе с тем следует помнить,
что расходы в связи с командировкой, не подтвержденные
соответствующими документами (кроме суточных расходов), работнику
не возмещаются.
В случае принятия решения об отмене командировки (отзыв из
командировки) понесенные работником расходы могут быть ему
возмещены с разрешения руководителя предприятия.
При проведении контроля следует помнить, что существуют
дополнительные ограничения при командировке государственных
служащих и других лиц, командируемых предприятиями, которые
полностью или частично содержатся (финансируются) за счет
бюджетных средств. Таких ограничений необходимо придерживаться в
части возмещения:
расходов на питание, стоимость которого включена в счета на
оплату проживания в отелях или проездные документы в городском
транспорте, которые должны оплачиваться за счет суточных;
расходов стоимости проживания сверх установленных предельных
норм и оплат расходов на перевозку свыше 30 кг багажа для
государственных служащих, а также других лиц, командируемых
предприятиями, которые полностью или частично содержатся
(финансируются) за счет бюджетных средств (на основании
подтверждающих документов (в оригинале) с разрешения
руководителя);
расходов на проезд в мягком вагоне, на судах морского флота в
каютах, оплачиваемых по 1 - 4 группам тарифных ставок, на судах
речного флота в каютах 1 и 2 категорий, а также воздушным
транспортом по билетам 1 класса и бизнес-класса (с разрешения
руководителя предприятия на основании поданных проездных
документов);
расходов (с разрешения руководителя) на бытовые услуги,
предоставляемые в отелях (стирка, чистка, починка и глажка одежды,
обуви или белья), но не более 10 процентов норм суточных расходов
за все дни проживания; расходов на служебные телефонные переговоры
в размерах, согласованных с руководителем.
Контроль за порядком командировки за границу
Основанием для командировки за границу должен быть приказ
(распоряжение) руководителя предприятия с определением цели
выезда, срока (определяется руководителем и не может превышать 60
календарных дней), условий нахождения за границей (в случае
поездки по приглашению подается его копия с переводом) и сметы
расходов.
Ниже представлен пример приказа о командировке за границу.
Утверждаю
Директор предприятия "Зоря"
____________ В. М. Петренко
"10" марта 2003 г.
Задание на командировку
Цель: подписание договора с фирмой "Автошина", г. Вашингтон,
Соединенные Штаты Америки.
Срок: 8 дней (с 24 марта 2003 г. по 31 марта 2003 г.).
Условия нахождения за границей: общие.
Расчет аванса
|-------------------|-------------------|------------------------|
| Статьи расходов | Согласно нормам | Всего, дол. США |
| |за 1 день, дол. США| |
|-------------------|-------------------|------------------------|
| Суточные (8 дней) | 50,00 | 50,00 х 8 дн. = 400,00|
|-------------------|-------------------|------------------------|
| Отель (6 дней) | 198,00 |198,00 х 6 дн. = 1188,00|
|-------------------|-------------------|------------------------|
| Проезд {1} | | 4200,00 |
|-------------------|-------------------|------------------------|
| Всего к выплате | | 5788,00 |
|-------------------|-------------------|------------------------|
При проведении контроля необходимо обратить внимание на
следующие вопросы:
обеспечили ли предприятия, направляющие работников в
командировки, денежными средствами в национальной валюте страны,
куда командируются работники, или в свободно конвертируемой валюте
в качестве аванса на текущие расходы (размер определяется согласно
установленным нормам и с учетом положений пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5
Закона № 334/94-ВР ( 334/94-ВР ));
выплачиваются ли суточные работникам, направляемым в
командировки предприятиями (кроме государственных служащих, а
также других лиц, направляемых в командировки предприятиями,
которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет
бюджетных средств), в иностранной валюте в сумме, не превышающей
определенных предельных норм суточных расходов {2};
осуществляются ли приобретения валютных средств в
уполномоченном банке и бухгалтерский учет иностранной валюты в
соответствии с требованиями действующего законодательства.
Следующим этапом контроля является проверка правильности
возмещения расходов работнику за время нахождения в командировке.
В частности, возмещению подлежат расходы {3}:
на проезд (включая предварительный заказ билетов, пользование
постельными принадлежностями в железнодорожных поездах, оплату
аэропортных сборов, перевозку багажа) как к месту командировки и
назад, так и по месту командировки;
на оплату стоимости проживания в отелях (мотелях) или наем
других жилых помещений, а также включенных в такие счета расходов
на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка
одежды, белья или обуви), за пользование холодильником,
телевизором (кроме каналов, за которые установлена отдельная
плата), кондиционером;
на оплату телефонных счетов;
на оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз), на
комиссионные (при обмене валютных средств), обязательное
страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с
правилами въезда и нахождения в месте командировки, включая любые
сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких
расходов.
Проверяющему следует учитывать, что командированному работнику
в соответствии с постановлением № 663 ( 663-99-п ) должны
возмещаться в пределах граничных норм документально не
подтвержденные расходы на питание и финансирование других
собственных нужд (суточные расходы), понесенные в связи с
командировкой.
В дальнейшем необходимо проверить правильность подсчета
фактического времени нахождения в командировке и расчет суточных
расходов.
Фактическое время нахождения в командировке должно
определяться:
в случае командировки в страны, с которыми установлен полный
пограничный контроль, - по отметкам контрольно-пропускных пунктов
Пограничных войск Украины в загранпаспорте или заменяющем его
документе;
в случае командировки в страны, с которыми не установлен или
упрощен пограничный контроль, - в соответствии с отметками в
командировочном удостоверении (командирующих и принимающих
сторон).
При этом отметки в командировочном удостоверении о прибытии и
убытии работника должны заверяться печатью предприятия и
удостоверяться подписью соответствующего служебного лица, на
которого приказом (распоряжением) руководителя возложены
обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в
командировку и прибывающих из нее. При отсутствии отметок в
загранпаспорте или командировочном удостоверении суточные расходы
командированному работнику не должны возмещаться. Вместе с тем
необходимо учитывать, что выезд в командировку за границу и
возвращение в Украину в один и тот же день считается одним днем
командировки.
Проверяя суточные расходы за время нахождения в командировке,
следует помнить, что возмещение их осуществляется в пределах
граничных норм:
за каждый день командировки, включая день убытия и прибытия;
при включении расходов на питание в счет на наем жилого
помещения, проездных документов и в случаях, когда командированные
работники по условиям приглашения обеспечиваются принимающей
стороной бесплатным питанием в стране нахождения (дороге), - в
пределах граничных норм с учетом количества раз питания в день.
При этом перерасчет следует осуществлять за каждый день отдельно,
в зависимости от количества раз питания в день в течение срока
командировки;
если дата убытия в командировку в страны, с которыми
установлен полный пограничный контроль, или дата возвращения из
них не совпадает с датами по отметкам в загранпаспорте или
заменяющем его документе, то суточные расходы за время проезда по
территории Украины следует возмещать в соответствии с порядком,
предусмотренным для командировки в пределах Украины. При этом за
дни пересечения границы Украины (в обоих направлениях) согласно
указанным отметкам суточные расходы должны возмещаться по нормам,
установленным для командировки за границу;
если командированный, находясь в дороге в страну, с которой не
установлен или упрощен пограничный контроль, или возвращаясь из
такой страны, имеет пересадку на другое транспортное средство или
остановку в отеле (мотеле или другом жилом помещении) на
территории Украины, то возмещение расходов на командировку за
период проезда по территории Украины должно осуществляться в
соответствии с порядком, предусмотренным для служебных
командировок в пределах Украины. При этом суточные расходы со дня
последней пересадки на другое транспортное средство (убытие из
отеля, мотеля, другого жилого помещения) на территории Украины во
время следования в командировку за границу и до дня первой
пересадки на другое транспортное средство (остановки в отеле,
мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины
(включительно) при возвращении в Украину должны возмещаться по
нормам, установленным для командировки за границу. При отсутствии
такой пересадки (остановки) суточные расходы следует возмещать за
каждый день командировки, включая день убытия и прибытия в
соответствии с нормами, установленными для командировок за
границу.
Проверяющему следует иметь в виду, что командированному
работнику должны возмещаться на основании поданных первичных
документов расходы на проезд на вокзал (аэропорт, пристань) и из
вокзала (аэропорта, пристани) в случае расположения этих пунктов
за пределами города в местах командировки (назначения, пересадки),
а также расходы на проезд по месту командировки на городском
транспорте (рейсовые автобусы, метро, троллейбусы, трамваи (кроме
такси)) при условии, что работнику не предоставлялись бесплатно
средства передвижения. При необходимости передвижения в стране,
куда командирован работник, выбор вида транспорта может
осуществляться им самостоятельно или по предложению руководителя
предприятия. Расходы за пользование такси или аренду
автотранспорта могут возмещаться при наличии подтверждающих
документов только с разрешения руководителя предприятия.
Осуществляя проверку, следует помнить, что работнику
предприятия, направленному на работу за границу на срок,
превышающий 60 календарных дней, и получающему в период нахождения
за границей зарплату в иностранной валюте, в случае командировки в
пределах страны пребывания и в других странах суточные расходы
должны возмещаться в иностранной валюте в сумме, которая в
эквиваленте по официальному курсу гривни к иностранным валютам,
установленному Нацбанком Украины на день составления сметы
расходов на командировку, не должна превышать установленных
предельных норм суточных расходов. Руководитель предприятия может
дать разрешение на продление срока командировки (в случае
заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов,
ремонта транспортного средства или по другим причинам, не
зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов (в
оригинале). При этом общий срок командировки не может превышать 60
календарных дней. Основанием для продления срока командировки
являются докладная записка работника и приказ (распоряжение)
руководителя предприятия. За время задержки в командировке без
уважительных причин работнику не должны выплачиваться зарплата,
суточные, расходы на наем жилого помещения и прочие расходы.
Возмещение расходов на алкогольные напитки, табачные изделия,
зрелищные мероприятия, а также суммы "чаевых" не разрешается, за
исключением случаев, когда суммы таких "чаевых" включаются в счет
согласно законам страны пребывания.
Проверяя возмещение расходов на командировку, необходимо
обращать внимание на следующее: если принимающая сторона
обеспечивает командированного за границу работника дополнительными
валютными средствами в виде компенсации текущих расходов (кроме
расходов на проезд в страну назначения и назад и на наем жилого
помещения или суточных расходов), то командирующая сторона выплату
ему суточных расходов уменьшает на сумму дополнительно
предоставленных денежных средств. В случае если сумма,
предоставленная принимающей стороной, больше или равна
установленным нормам суточных расходов, то командирующая сторона
выплату суточных расходов не должна производить. Работнику,
командированному на служебном автомобиле, возмещаются расходы на
горюче-смазочные материалы в соответствии с действующими нормами
за километр пробега утвержденным маршрутом, а также другие
расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой,
парковкой автомобиля, сборы за проезд грунтовыми, шоссейными
дорогами и водными переправами. Работник, получивший аванс на
командировку за границу и не выехавший, должен в течение трех
рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки возвратить
в кассу предприятия указанные средства в денежной единице, в
которой был выдан аванс.
При проведении контроля выясняется:
подал ли работник в бухгалтерию в течение трех рабочих дней по
возвращении из командировки авансовый отчет об израсходованных в
командировке денежных средствах;
возвратил ли работник в кассу предприятия остаток денежных
средств сверх суммы, использованной согласно авансовому отчету, в
денежных единицах, в которых был выдан аванс, - не позднее трех
рабочих дней по возвращении из командировки (при применении
корпоративных пластиковых карточек международных платежных систем
- не позднее 10, а с разрешения руководителя (при наличии
уважительных причин) - 20 рабочих дней);
принято ли решение в пределах вышеуказанных сроков
руководителем предприятия (при отсутствии - его заместителем) об
утверждении авансового отчета;
включены ли в авансовый отчет документы в оригинале,
подтверждающие стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их
оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным
перечислением);
приложены ли к отчету заверенные отделом кадров или главным
бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта с фамилией
командированного работника, отметками о пересечении границы и
визой страны командировки (в случае командировки в страны, с
которыми установлены полный пограничный таможенный контроль и
визовый режим);
взыскало ли предприятие не возвращенный работником остаток
денежных средств в установленный срок;
выплачены ли для окончательного расчета за командировку
дополнительные денежные средства (выплата должна осуществляться в
национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни
к иностранным валютам, установленному Нацбанком Украины на день
погашения задолженности, - не позднее трех рабочих дней по
возвращении из командировки, а в случае применения корпоративных
пластиковых карточек международных платежных систем - не позднее
10 рабочих дней. При отсутствии подтверждающих документов об
обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту
страны командировки перерасчет расходов, осуществленных в
командировке, подтвержденных документально, должен осуществляться
исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному
валютному курсу, установленному Нацбанком Украины на день
утверждения авансового отчета);
не было ли случаев направления в командировку и выдачи аванса
работнику, не отчитавшемуся об израсходованных средствах по
предыдущей командировке;
оформлялось ли разрешение (согласование) руководителя
предприятия на возмещение расходов сверх установленных норм.
При осуществлении проверки необходимо учитывать, что для
возврата в Украину сумм НДС с полученных во время служебных
командировок за границу и оплаченных работниками предприятия услуг
собственник (или уполномоченное им лицо) имеет право использовать
оригиналы расчетных, платежных и других документов, подаваемых
вместе с авансовым отчетом. На период временного отсутствия
указанных документов к авансовому отчету должны быть приложены их
нотариально заверенные копии.
При проведении контроля следует учитывать, что существуют
дополнительные ограничения для государственных служащих и других
лиц. направляемых в командировки предприятиями, которые полностью
или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.
Таких ограничений следует придерживаться в части:
определения норм суточных расходов, предельных норм возмещения
расходов на наем жилого помещения в долларах США и порядка их
перерасчета в валюту страны командировки или в другую иностранную
валюту согласно приложению к постановлению № 663 ( 663-99-п ),
установления суточных расходов за время нахождения в командировке,
которые возмещаются:
1. За каждый день нахождения в командировке, включая день
выезда и приезда, - по нормам, установленным для страны, куда
откомандирован работник.
2. При осуществлении командировок в несколько стран в течение
дня - в размере среднеарифметического от норм, установленных для
этих стран.
3. При направлении в командировку в две или более страны - по
нормам, установленным для соответствующих стран, со дня
пересечения границы соответствующей страны. В случае командировки
в две или более страны - участницы Шенгенского соглашения,
пересечение границы которых осуществляется без отметок в
загранпаспорте, или в страны, с которыми не установлен или упрощен
пограничный таможенный контроль, начиная со второй страны,
суточные расходы возмещаются по нормам страны командировки со дня
прибытия в данную страну согласно дате, определенной в
транспортных билетах или счетах за проживание в отеле (мотеле,
другом жилом помещении). При отсутствии транспортных билетов и
счетов за проживание в отеле (мотеле, другом жилом помещении)
суточные расходы возмещаются на основании командировочного
удостоверения по нормам страны командировки согласно отметке
принимающей стороны. Оплата дня возвращения в Украину (пересечения
границы) исчисляется по нормам последней страны командировки.
4. Если командированный за границу работник согласно условиям
приглашения обеспечивается принимающей стороной бесплатным
питанием в стране командировки (в дороге) или если стоимость
питания включается в счета на наем жилого помещения, проездных
документов без определения конкретной суммы, то суточные расходы
возмещаются в размерах, определяемых в процентах к нормам суточных
расходов для данной зарубежной страны согласно приложению к
постановлению № 663 ( 663-99-п ) (80 процентов - при одноразовом,
55 процентов - при двухразовом, 35 процентов - при трехразовом
питании).
5. Часть расходов на питание, стоимость которого определена и
включена в счета на оплату стоимости проживания в отелях или в
проездных документах, оплачивается командированным за счет
суточных; возмещения расходов на основании поданных в оригинале
документов (счетов, квитанций, проездных билетов):
1. На проезд воздушным, железнодорожным, водным и
автомобильным транспортом общего пользования - по тарифу 2 класса
(на самолетах - экономичного, на судах - 2 или туристского
класса). С разрешения руководителя предприятия (в каждом
конкретном случае) расходы командированного работника могут
возмещаться на проезд в мягком вагоне, на судах морского флота в
каютах, оплачиваемых по 1 - 4 группам тарифных ставок, на судах
речного флота в каютах 1 и 2 категорий, а также воздушным
транспортом по билетам 1 класса и бизнес-класса. В случае если
классификация кают на пассажирских судах установлена в категориях,
то каюты 1, 2 и 3 категорий считаются каютами 1 класса, а каюты
других категорий - 2 (туристского) класса. Стоимость проезда по
железным дорогам в странах Азии и Африки должна возмещаться по
тарифам 1 класса.
2. На бронирование мест в отелях - в размере не более 50
процентов стоимости места за один день.
3. На бытовые услуги, стоимость которых включена в счета об
оплате за наем жилого помещения (стирка, чистка, починка и глажка
одежды, белья, обуви), но не более 10 процентов нормы суточных
расходов, установленной для страны, куда командируется работник за
все дни проживания (согласно приложению к постановлению № 663
( 663-99-п )).
4. На перевозку багажа массой до 30 кг, кроме багажа,
стоимость перевозки которого включена в стоимость билета на тот
вид транспорта, которым пользуется работник (возмещение
осуществляется с разрешения руководителя).
5. На наем жилого помещения во время командировки при
транзитной остановке, а также вынужденной задержке в дороге -
в границах предельных норм, определенных для страны, где
произошла остановка (согласно приложению к постановлению № 663
( 663-99-п )).
6. На служебные телефонные переговоры - в размерах,
согласованных с руководителем.
Проверяющему необходимо учитывать, что с разрешения
руководителя командированному работнику могут быть возмещены
фактические расходы, превышающие предельные нормы возмещения
расходов на наем жилого помещения, на проезд и служебные
телефонные переговоры. Вышеуказанные расходы и расходы на
пользование такси или аренду автотранспорта относятся к
компенсационным, поскольку они связаны с нахождением в месте
командировки и не должны включаться в совокупный налогооблагаемый
доход работника. Сумму надбавки к нормам суточных в иностранной
валюте, подлежащих выплате отдельным категориям работников,
следует рассчитывать в соответствии с размерами, утвержденными
постановлением № 977 ( 977-2002-п ), и нормами суточных расходов,
подлежащих возмещению в зависимости от страны командировки и
количества раз питания в день (определено в п. 2 постановления
№ 663 ( 663-99-п )).
Рассмотрим на условных числовых примерах порядок проведения
контроля за отражением расходов на командировки в бухгалтерском и
налоговом учете.
Пример 1.
Проверить правильность расчета расходов на командировку в
авансовом отчете на основании поданных документов.
1. Транспортные билеты - 4154,00 дол. США и 48.00 грн. (НДС -
8 грн.).
2. Счет на проживание в отеле на сумму 1226,00 дол., в том
числе за наем номера - 1152,00 дол.; бытовые услуги - 74,00 дол.
3. Билеты за проезд в месте командировки - 103,00 дол.
4. Счет за телефон - 52,00 дол.
Выезд из Киева - 24 марта 2003 г.
Пересечение границы - 24 марта 2003 г.
Возвращение в Украину - 31 марта 2003 г.
Расчет расходов на командировку:
1. Суточные за 8 дней (с 24 марта 2003 г. по 31 марта 2003 г.)
- 50,00 х 8 = 400,00 дол.
2. Расходы на командировку (без суточных) - (4154,00 + 1152,00
+ 74,00 + 103,00 + 52,00) = 5535,00 дол.
3. Общая сумма расходов - 5935,00 дол. (5535,00 + 400,00) и
48,00 грн.
4. Доплате подлежит - 147,00 дол. (5935,00 - 5788,00) и 48.00
грн.
Пример 2.
Выдан аванс на служебную командировку с 12 мая 2003 г. по 16
мая 2003 г. в пределах Украины начальнику цеха Сидоренко В. П. в
размере 430,00 грн. Цель командировки - обмен опытом,
продолжительность командировки - 5 дней.
По возвращении из командировки подан в бухгалтерию 19 мая 2003
г. авансовый отчет о денежных средствах, израсходованных в
командировке на: проезд автобусом к месту командировки и назад -
180,00 грн. (в том числе НДС - 30,00 грн.);
проживание в отеле (без питания) - 144,00 грн. (в том числе
НДС - 24,00 грн.);
суточные расходы согласно установленным нормам - 90,00 грн.
(18,00 грн. х 5 дн.).
Авансовый отчет подлежит утверждению в сумме 414,00 грн.
(180,00 + 144,00 + 90,00).
Подлежит возврату неиспользованный аванс в сумме 16 грн.
(430,00 - 414,00).
Пример 3.
Выдан аванс на служебную командировку 17 июля 2003 г. в
пределах Украины водителю Виноградову П. С. в размере 90,00 грн.
Цель командировки - транспортировка сырья, продолжительность
командировки - 1 день. По возвращении из командировки подан в
бухгалтерию 18 июля 2003 г. авансовый отчет с прилагаемыми
документами: командировочное удостоверение с отметками; чек на
заправку автомобиля дизельным топливом на сумму 72,00 грн. (в том
числе НДС - 12,00 грн.); начислены суточные - 18,00 грн.
Авансовый отчет утвержден в сумме 90,00 грн. (72,00 + 18,00).
Завершающим этапом контроля расчетов с подотчетными лицами
является проверка правильности отражения хозяйственных операций на
счетах бухгалтерского учета.
Расходы на командировки в бухгалтерском учете отражаются по
кредиту субсчета 372 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету
счетов:
20 "Производственные запасы", 25 "Полуфабрикаты", 28 "Товары"
(субсчета 281 "Товары на складе", 282 "Товары в торговле" и 283
"Товары на комиссии") - расходы на оплату служебных командировок,
связанных с транспортировкой к месту их использования;
91 "Общепроизводственные расходы" - расходы на оплату
служебных командировок персонала цехов, участков;
92 "Административные расходы" - расходы на оплату служебных
командировок аппарата управления предприятия и другого
общехозяйственного персонала;
93 "Расходы на сбыт" - расходы на оплату служебных
командировок работников, занятых сбытом продукции (товаров, работ,
услуг);
94 "Прочие расходы операционной деятельности" - расходы на
оплату служебных командировок работников жилищно-коммунальных и
обслуживающих хозяйств, учреждений оздоровительного и культурного
назначения, кроме расходов, отражаемых на счетах 91, 92, 93.
Пример отражения хозяйственных операций с подотчетными лицами
на счетах бухгалтерского учета приведен в табл. 2.
Проверяющему необходимо учитывать, что в соответствии с ПБУ 16
( z0027-00 ) "Расходы" не предусмотрено ограничение состава
расходов по нормам, поэтому такие расходы, как выплата суточных
сверх установленных норм, расходы на горюче-смазочные материалы
для служебного легкового автотранспорта и прочие подобные расходы,
связанные с производственной деятельностью предприятия, должны
отражаться на счетах класса 9 и включаться в себестоимость
реализованной продукции. В налоговом учете такие расходы не должны
включаться в состав валовых расходов.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами необходимо
вести в Ведомости 3.2, из которой общая сумма переносится как
кредитовый оборот счета 37 "Расчеты с разными дебиторами" в Журнал
3. Записи в Ведомости 3.2 отражаются на основании отчетов кассира
(дебет субсчета 372) и авансовых отчетов (кредит субсчета 372).
Линейно-позиционный способ обеспечивает запись каждого лица по
каждому авансовому отчету в соответствующей строке, где
показывается сальдо начальное, дебетовый и кредитовый оборот и
сальдо конечное. Сальдо по субсчету 372 может быть как дебетовым,
так и кредитовым, поэтому в балансе его необходимо отражать
отдельно в активе - дебетовое, в пассиве - кредитовое.
Считаем, что соблюдение бухгалтерией изложенного порядка
проведения контроля расчетов с подотчетными лицами позволит
избежать финансовых нарушений на предприятии.
Таблица 2
|-----------------------|----------------------|------------------|
| Содержание операции | Бухгалтерский учет | Налоговый учет |
| |-------|------|-------|--------|---------|
| | Дебет |Кредит| Сумма,| Валовой| Валовые |
| | | | грн. | доход, | расходы,|
| | | | | грн. | грн. |
|-----------------------|-------|------|-------|--------|---------|
| Отнесены на результаты| 92, | 372 |2100,00| -| 2100,00|
| хозяйственной | 93, | | | | |
| деятельности расходы | 94 | | | | |
| на командировки | | | | | |
| (согласно | | | | | |
| установленным нормам) | | | | | |
| на дату утверждения | | | | | |
| авансового отчета | | | | | |
|-----------------------|-------|------|-------|--------|---------|
| Отражена сумма НДС | 6411 | 372 | 50,00| -| -|
|-----------------------|-------|------|-------|--------|---------|
| Отражена курсовая | 945 | 372 | 12,00| -| -|
| разность по курсу | | | | | |
| Нацбанка Украины | | | | | |
|-----------------------|-------|------|-------|--------|---------|
| Выданы из кассы | 372 | 30 | 170,00| -| -|
| денежные средства | | | | | |
| под отчет или | | | | | |
| возмещен перерасход | | | | | |
| подотчетного лица | | | | | |
|-----------------------|-------|------|-------|--------|---------|
| Внесен в кассу | 30 | 372 | 80,00| -| -|
| неиспользованный | | | | | |
| остаток подотчетных | | | | | |
| денежных средств | | | | | |
|-----------------------|-------|------|-------|--------|---------|
| Удержаны подотчетные | 66 | 372 | 120,00| -| -|
| суммы с заработной | | | | | |
| платы работника | | | | | |
|-----------------------|-------|------|-------|--------|---------|
| Выплачены сверх | 949 | 372 | 90,00| -| -|
| установленных | | | | | |
| предельных норм | | | | | |
| суточные (с разрешения| | | | | |
| руководителя | | | | | |
| предприятия) | | | | | |
|-----------------------|-------|------|-------|--------|---------|
{1} Определен условно.
{2} Размер суточных в иностранной валюте должен быть рассчитан в
сумме, которая в эквиваленте по официальному курсу гривни к
иностранным валютам, установленному Нацбанком Украины на день
выдачи денежных средств из кассы уполномоченного банка, не
превышает установленных предельных норм суточных расходов. В
случае если при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте
имеет дробную часть, разрешается применять арифметическое
правило округления до полной единицы.
{3} Возмещаются только при наличии подтверждающих документов (в
оригинале).
------------------------------------------------------------------
"Вестник налоговой службы Украины"
№37/03, стр. 53
[01.10.2003]
Александр Калюга
Бухгалтер-эксперт, г. Киев
------------------------------------------------------------------