Электронный документооборот
со следующего года станет реальностью
------------------------------------------------------------------
Продолжаем разбирать новации законодательства, которые начнут
действовать в отношении субъектов предпринимательской деятельности
с 2004 года. Сегодня поговорим о перспективах электронного
документооборота и электронных документах. В Украине с нового года
электронные документы возымеют юридическую силу и смогут
использоваться наряду с бумажными документами. Однако, как всегда,
соответствующий закон имеет свои "но".
Документы статьи
ГК - Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV
( 435-15 ).
Закон об электронном документообороте - Закон Украины "Об
электронных документах и электронном документообороте"
от 22.05.2003 г. № 851-IV ( 851-15 ).
Закон об электронной цифровой подписи - Закон Украины
"Об электронной цифровой подписи" от 22.05.2003 г. № 852-IV
( 852-15 ).
Закон о платежных системах - Закон Украины "О платежных
системах и переводе денег в Украине" от 05.04.2001 г. № 2346-III
( 2346-14 ).
Какова сфера применения электронных документов?
В мае 2003 года были приняты Закон об электронном
документообороте и Закон об электронной цифровой подписи, которые
вступят в силу в январе 2004 года. С принятием этих документов
можно говорить о том, что Украина "шагнула" в свой "электронный
век" - электронный документ получил юридическую силу.
Выделим наиболее привлекательные сферы применения электронных
документов для субъектов предпринимательской деятельности:
1) заключение договоров через электронные средства связи;
2) передача первичных документов по электронной почте
(например, актов выполненных работ, налоговых накладных);
3) сдача налоговой и финансовой отчетности по электронной
почте.
Безусловно, это огромный шаг вперед. При этом увеличивается
скорость обмена документами (уменьшается время оформления сделки),
исчезает необходимость курьерских услуг, упрощается механизм
обработки полученных документов и документов, подлежащих передаче.
А как должны ликовать пользователи "бухгалтерских программ"!
Теперь вместо механического ввода и "бумажного вывода" документов
необходимо просто освоить "электронно-почтовые" возможности
бухгалтерских программ.
Какова правовая основа электронных документов?
Вначале немного истории. Первоначально упоминание о
возможности использования электронных документов и электронной
цифровой подписи появилось в Законе о платежных системах. В
частности, п. 18.1 ст. 18 этого Закона установлено, что
электронный документ имеет одинаковую юридическую силу с бумажным
документом. Однако поскольку Закон о платежных системах имеет
узкую сферу применения - регламентирует порядок перевода денег в
пределах Украины, то приведенное выше положение распространялось
только на платежные операции. В частности, сейчас электронные
документы (платежные поручения), как и электронная цифровая
подпись, успешно используются в рамках системы "клиент-банк".
На гражданские правоотношения положение п. 18.1 ст. 18 Закона
о платежных системах не распространяется. На этот факт в свое
время обращали внимание и работники налоговых органов (см.
"Вестник налоговой службы Украины", 2003, № 3):
""..." вопрос относительно возможности использования
электронной цифровой подписи при зачислении "..." платежей
"..." через банкомат и при подписании договора "... " является
преждевременным".
В ГК, вступающем в силу с 1 января 2004 года, статьей 207
предусмотрена возможность заключать договора посредством
электронной связи:
"Сделка считается совершенной в письменной форме, если воля
сторон выражена с помощью телетайпного, электронного или
другого технического средства связи".
Таким образом, с позиции права в Украине с января 2004 года
будет создана правовая основа для электронного документооборота и
использования в хозяйственной деятельности электронных документов.
В этой связи особого внимания заслуживают следующие положения
ст. 8 Закона об электронном документообороте:
юридическую силу электронного документа не могут оспаривать
исключительно из-за того, что он имеет электронную форму;
допустимость электронного документа как доказательства не
может опротестовываться исключительно на основании того, что он
имеет электронную форму.
Таким образом, электронный документ становится "равноправным"
документом.
Что нужно знать об электронном документе?
Под электронным документом понимается документ, информация в
котором зафиксирована в виде электронных данных, включая
обязательные реквизиты документа.
Преимущество использования электронного документа заключается
в том, что после любых операций с набором электронных данных
(создание, передача, хранение) такие данные могут быть
преобразованы в визуальную форму. Визуальной формой представления
электронного документа является отражение данных, которые он
содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной
для восприятия его смысла человеком.
У электронного документа, кроме оригинала, могут быть и копии.
Оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр
документа с обязательными реквизитами. В случае рассылки
электронного документа нескольким адресатам или его хранения на
нескольких электронных носителях информации каждый из электронных
экземпляров считается оригиналом электронного документа.
Любые копии электронного документа (электронные и бумажные)
будут отличаться от оригинала, поскольку подлежат заверению в
установленном порядке.
Что нужно знать об электронной подписи?
Электронная подпись является обязательным и, пожалуй, самым
главным реквизитом электронного документа (см. "Что такое
"электронная подпись"?"). Именно она используется для
идентификации автора и/или лица, подписывающего электронный
документ, и придает электронному документу юридическую силу.
Именно поэтому вопросы использования электронной цифровой подписи
регулируются отдельным законом - Законом об электронной цифровой
подписи.
Что такое "электронная подпись"?
Извлечение из Закона об электронной цифровой подписи
""..."
электронная подпись - данные в электронной форме, которые
добавляются к другим электронным данным или логически с ними
связаны и предназначены для идентификации подписывателя этих
данных;
электронная цифровая подпись - вид электронной подписи,
полученной по результатам криптографического превращения
набора электронных данных, который добавляется к этому набору
или логически с ним соединяется и дает возможность подтвердить
его целостность и идентифицировать подписывателя. Электронная
цифровая подпись налагается посредством личного ключа и
проверяется посредством открытого ключа;
личный ключ - параметр криптографического алгоритма
формирования электронной цифровой подписи, доступный только
подписывателю;
открытый ключ - параметр криптографического алгоритма проверки
электронной цифровой подписи, доступный субъектам отношений в
сфере использования электронной цифровой подписи".
Как организуется электронный документооборот?
Электронный документооборот (оборот электронных документов) -
совокупность процессов создания, обработки, отправления, передачи,
получения, хранения, использования и уничтожения электронных
документов, которые исполняются с применением проверки целостности
и в случае необходимости - с подтверждением факта получения таких
документов. Статьей 14 Закона об электронном документообороте
установлено, что осуществление электронного документооборота
должно быть предусмотрено законодательно или договорными
условиями.
Порядок электронного документооборота определяется
государственными органами, органами местного самоуправления,
предприятиями, учреждениями и организациями всех форм
собственности. Теперь субъекты хозяйствования, желающие составлять
документы в электронной форме и обмениваться ими, должны будут
разработать собственный порядок электронного документооборота,
утверждаемый директором. Причем такой порядок не должен
противоречить порядкам электронного документооборота, утвержденным
государственными органами и органами местного самоуправления.
Особое внимание следует обратить на раздел III Закона об
электронном документообороте. В нем расписано, какая дата
считается датой отправления и передачи электронных документов, а
также датой получения электронных документов, как осуществляется
проверка целостности электронного документа, какие требования
выдвигаются к хранению электронных документов.
В частности:
1) электронный документ считается полученным с момента
получения отправителем подтверждения о получении документа
адресатом. До этого электронный документ считается неполученным,
несмотря на то что моментом его отправления считается момент,
когда операция отправления не может быть отменена, или момент его
передачи для пересылки;
2) проверка целостности электронного документа осуществляется
путем проверки электронной цифровой подписи;
3) срок хранения электронных документов ничем не отличается от
срока хранения бумажных документов.
Когда это все начнется?
Закон об электронном документообороте вступит в силу со 2
января 2004 года.
Следует отметить, что Закон об электронном документообороте
является "рамочным" - установлена только правовая основа
электронного документооборота. Механизмы реализации отсутствуют.
Именно поэтому Закон об электронном документообороте предполагает
принятие иных нормативно-правовых актов:
1) на Кабмин (другие органы исполнительной власти в рамках их
полномочий) возложены функции по созданию нормативно-правового
обеспечения технологии обработки, создания, передачи, получения,
хранения, использования и уничтожения электронных документов.
Скорее всего, должен появиться одноименный порядок;
2) законодательно должны определяться состав и порядок
размещения обязательных реквизитов электронных документов;
3) законом должен устанавливаться порядок заверения
электронной копии электронного документа;
4) законодательно должен устанавливаться порядок заверения
бумажной копии электронного документа;
5) законодательно должен устанавливаться порядок создания
архивов электронных документов, представления электронных
документов в архивные учреждения Украины и их хранения в этих
учреждениях.
До вступления в силу Закона об электронном документообороте
Кабмину поручено обеспечить принятие предусмотренных
нормативно-правовых актов. Более того, необходимо пересмотреть
действующую законодательную и нормативно-правовую базу и привести
ее в соответствие с Законом об электронном документообороте, а
также совместно с НБУ разработать программу мероприятий по
стимулированию субъектов хозяйствования, внедряющих электронный
документооборот. Одним словом, законодатели поручили правительству
со 2 января 2004 года "запустить" Закон об электронном
документообороте.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтерская неделя"
№41/03, стр. 30
[13.10.2003]
Олег Чефанов
Экономист-аналитик Издательского дома "Фактор"
------------------------------------------------------------------