Предприятие не имеет на балансе автомобильный транспорт. Как
правильно оформить аренду, как списать затраты по легковому
автомобилю, который арендуется у сотрудника предприятия?
* * *
В первую очередь для аренды автотранспорта у частного лица
необходимо оформить договор аренды, (с заверением при желании у
нотариуса). В договоре обязательно должны быть следующие пункты :
- реквизиты сторон (название предприятия, его местонахожде-
ние, код ОКПО, банковские реквизиты, паспортные данные сотрудника,
сдающего автомобиль в аренду, идентификационный код);
- марка автомобиля;
- порядок его эксплуатации (цель использования автомоби-
ля,сумма арендной платы,условия его содержания и пр.).
ПРИМЕРНЫЙ ДОГОВОР:
ДОГОВОР N 1
аренды автотранспортного средства
г. Киев "4" мая 1998г.
ООО "ЗАРЯ", именуемое в дальнейшем АРЕНДАТОР, в лице директора
Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной
стороны и гражданин Смирнов Юрий Павлович, именуемый в дальнейшем
АРЕНДОДАТЕЛЬ, с другой стороны, далее по тексту совместно
именуемые - "Стороны",заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1 АРЕНДОДАТЕЛЬ автомобиля:
- марка ВАЗ;
- модель 2107;
- государственный номер 46728 KB;
- номер кузова 0402715;
- номер двигателя 0314625;
- цвет - красный;
передает, а АРЕНДАТОР принимает в оперативный лизинг (аренду)
автотранспортное средство, именуемое далее - Автомобиль для
использования в целях, определяемых уставными задачами Арендатора
на условиях настоящего договора
2.ПОРЯДОК ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ДОГОВОРА
2.1 В течении 5 дней с момента подписания настоящего Договора
Арендодатель передает Арендатору в пользование Автомобиль.
Автомобиль передается вместе с:
- техническим,паспортом;
- талоном технического осмотра;
- укомплектованной аптечкой;
- огнетушителем;
- комплектом инструментов;
- запасным колесом.
2.2 Арендодатель, в дополнение к иным обязательствам по
настоящему Договору, выполняет следующее:
- по требованию за счет Арендатора оформляет на сотрудников
Арендатора нотариально заверенные доверенности на управление
Автомобилем;
- содействует в прохождении Автомобилем технических осмотров
в предусмотренные законодательством сроки;
- осуществляет иные действия, направленные на выполнение
настоящего Договора.
2.3 Арендатор, в дополнение к иным обязательствам по настоя-
щему Договору, выполняет следующее:
- регулярно оплачивает арендную плату за использование
Автомобиля;
- обеспечивает бережную и аккуратную эксплуатацию Автомобиля;
- обеспечивает (если это будет необходимо) наличие помещения,
необходимого для хранения, ремонта и обслуживания Автомобиля;
- самостоятельно несет все расходы,связанные с текущим
ремонтом Автомобиля, приобретением запасных частей, необходимых
расходных материалов, а также ГСМ;
- выполняет иные работы и мероприятия, связанные с нормальной
и бесперебойной эксплуатацией Автомобиля;
2.4 Арендатор вправе самостоятельно использовать Автомобиль.
2.5 На всем протяжении действия настоящего Договора и по его
прекращению арендодатель является полноправным собственником
Автомобиля.
2.6 Передача Автомобиля в аренду и его возврат собственнику
оформляется актами приема-передачи.
З.ВЗАИМОРАСЧЕТЫ МЕЖДУ СТОРОНАМИ
3.1 Настоящим Договором предусматривается арендная плата за
использование Автомобиля в размере 100 грн. в месяц.
Указанная сумма включает в себя подоходный налог с граждан,
который будет взиматься Арендатором в соответствии с действующим
законодательством.
3.2 Арендодатель вправе,если сочтет это необходимым, требо-
вать возмещения прямых затрат, связанных с эксплуатацией Автомо-
биля, а именно - регистрационные сборы и иные обязательные платежи
и подобные расходы, которые Арендодатель несет (будет нести) как
собственник Автомобиля.
3.3 Все выплаты Арендодателю, предусмотренные настоящей
статьей будут осуществляться через кассу Арендатора не позднее
5-го числа месяца, следующего за оплачиваемым.
4. ИНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
4.1 Настоящий Договор вступает в силу с момента подписания
Сторонами и действует до 31 января 1998г.
Если за один месяц до истечения срока действия настоящего
Договора ни одна из Сторон не уведомит другую Сторону о его
прекращении, то Договор считается продленным на последующие 6
месяцев.
4.2 Досрочное расторжение настоящего Договора допускается по
обоюдному согласию Сторон или по требованию любой из Сторон в
случаях невыполнения противоположной Стороной обязательств по
настоящему Договору, кроме случаев, когда такое неисполнение
обязательств связано с действием обстоятельств непреодолимой силы
(форс-мажор).
4.3 В части отношений, неурегулированных настоящим Договором,
Стороны руководствуются действующим законодательством Украины.
АРЕНДОДАТЕЛЬ АРЕНДАТОР
Смирнов Юрий Павлович, 000 "ЗАРЯ",
проживающий по адресу: г. Киев, ул. Свободы, 6
г. Киев, ул.Мира,45,кв.6 Р/С 22222222222 в АКБ "Империал"
идентификационный N 8888888888 код ОКПО 44444444
АРЕНДОДАТЕЛЬ АРЕНДАТОР
подпись - подпись, печать
После оформления договора между предприятием и частным лицом
на аренду автомобиля в соответствии с п. 5.2.1. и п.5.6.1.Закона
"О налогообложении прибыли" затраты на аренду автомобиля можно
относить на валовые расходы предприятия, по актам выполненных
работ .
Согласно п.5.4.10 ст.5 Закона Украины "О налогообложении
прибыли" покупка горюче-смазочных материалов, затраты, связанные с
техническим обслуживанием,стоянкой и парковкой не включаются
вваловые расходы.
Рассмотрим на примерах бухгалтерские записи:
----------------------------------------------------------------------------
N Содержание хозяйственных операций Сумма Корреспонд. счета
грн. Дебет Кредит
----------------------------------------------------------------------------
1 Если арендодатель - сотрудник данного предприятия, то сумма начисле-
нной арендной платы прибавляется к сумме заработной платы, начислен-
ной за соответствующий период времени и со всех сумм взимается подо-
ходный налог:
--------------------------------------------------------------------
1.1 Начислена арендная плата за месяц 100 44,20 70
1.2 Удержан подоходный налог (по шкале) 70 68
1.3 Выплачена сумма арендной платы
(за вычетом подоходного налога) 70 50
1.4 Произведены начисления на зара-
ботную плату 47,50 44,20 68
----------------------------------------------------------------------------
2 Если арендодатель не состоит в трудовых отношениях с арендатором, то
из суммы начисленной арендной платы взимается подоходный налог в
размере 20%
--------------------------------------------------------------------
2.1 Начислена арендная плата за месяц 100 44,20 76
2.2 Удержан подоходный налог 20 76 68
2.3 Произведены начисления на зара-
ботную плату (47,5% от
фонда оплаты труда) 47,50 44,20 68
2.4 Выплачена сумма арендной платы
(за вычетом подоходного налога) 80 76 50
----------------------------------------------------------------------------
3 Закуплены горюче-смазочные материалы (в сумме 90 грн.)
--------------------------------------------------------------------
3.1 На основании счета-фактуры,
накладной на топливо 90 06 60,76
3.2 На основании авансового отчета с
приложенными к нему документами 90 06 71
3.3 Произведен расчет с подотчетными
лицами 90 71 50
----------------------------------------------------------------------------
4 Произведено списание горюче-смазочных
материалов в пределах норм расхода ГСМ
(смотри пример ниже) 90 81 06
----------------------------------------------------------------------------
5 Оплачено техническое обслуживание, парковка (стоянка) автомобиля в
сумме 118 грн. за месяц
--------------------------------------------------------------------
5.1 На основании счетов-фактур,
других документов, подтверждающих 118 76 51
выполнение работ 118 81 76
5.2 На основании авансового отчета с
приложенными к нему документами,
подтверждающими произведенные 118 71 50
расходы 118 81 71
----------------------------------------------------------------------------
В соответствии с Приказом Государственного Комитета Статистики
Украины N 74 от 17.02.98г. перевозчики, которые эксплуатируют
арендованные легковые автомобили, обязаны при выезде автомобиля
выдать водителю путевой лист служебного легкового автомобиля
типовой формы. 3. Путевые листы служебного легкового автомобиля
необходимо вести, как доказательство того, что эти горюче-
смазочные материалы используются на нужды предприятия, а не
использованы не по назначению или подарены водителю. Если путевые
листы отсутствуют, то эти ГСМ могут считаться "подаренными"
сотруднику, и тогда необходимо удерживать дополнительный подоход-
ный налоги, делать начисления в фонды. Выдача путевого листа
осуществляется в соответствии с "Инструкцией о порядке применения
путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспорт-
ной работы" N 74 от 17.02.98 Министерства Статистики Украины
(текст Инструкции в номере).
Пример заполнения путевого листа:
------------------------------------------------------------------
Путевой лист служебного легкового автомобиля
N1 "5" мая 1999 года
Режим работы водителя: работа в будние дни
Автомобиль: ВАЗ 2107-46728 KB
Водитель: Гашенко Александр Иванович, удостоверение N2344
колонна _______ бригада _______
------------------------------------------------------------------
Задание водителю | Движение горючего, литров
--------------------------------------+---------------------------
В чье распоряжение |Время |Время | Марка горючего А-76
|прибытия |убытия | Код марки
-------------------+---------+--------+---------------------------
ООО "Кристалл" | 9-00 | 18-00 | Выдано 10
| | | Остаток при выезде
| | | При возвращении 6,22
| | | Заправщик: Богач С.Б.
------------------------------------------------------------------
2.Работа водителя автомобиля
---------------------------------------
Показания спидометра X
При выезде из гаража 60000
При возвращении в гараж 60040
Время фактическое X
При выезде из гаража 9-00
При возвращении в гараж 18-00
---------------------------------------
Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен.
Врач ______________ Мадай И.Г.
Выезд разрешен
Механик ____________ Юрченко И.В.
Автомобиль принял ___________ Автомобиль сдал ___________
Удостоверение водителя проверил, задание выдал ___________________
Обратная сторона типовой формы N3
------------------------------------------------------------------
4. Результаты работы автомобиля
------------------------------------------------------------------
Затраты топлива |Общий |Время в|Расчет | Расчет
-------------------|пробег|наряде,|cтоимости | зарплаты
По норме | Фактич. | |час. |услуг | водителю
---------+---------+------+-------+--------------+----------------
3,78 | 3,78 | 40 | 8 |За пробег: |За пробег:
| | | |За время в |За время в
| | | |наряде: |наряде:
| | | |ВСЕГО: |ВСЕГО:
------------------------------------------------------------------
Лицо, пользовавшееся автомобилем: ____________
Бухгалтер: ________________ Таксировщик: ___________
------------------------------------------------------------------
Необходимо помнить, что путевой лист для поездки в населенном
пункте, где находится предприятие, выдается только на один рабочий
день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа за
предыдущий день работы.
Пункты 17 и 18 путевого листа заполняются, если на предприя-
тии по штатному расписанию работает водитель, который управляет
автомобилем, указанным в путевом листе.
В процессе заполнения Путевого листа указывается количество
израсходованного топлива. В соответствии с Приказом Государствен-
ного департамента автомобильного транспорта Украины N 43 от
10.02.98г. "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на
автомобильном транспорте" установлены допустимые меры потребления
топлива в определенных условиях эксплуатации автомобилей, для чего
применяются базовые линейные нормы,установленные по моделям
(модификациям) автомобилей, а также система нормативов и корректи-
рующих коэффициентов, которые позволяют учитывать выполненную
транспортную работу, климатические, дорожные и другие условия
эксплуатации.
Смотрите полный текст "Норм расхода топлива и смазочных
материалов на автомобильном транспорте" в номере.
Расмотрим пример :
В данном случае эксплуатируется автомобиль ВАЗ-2107 1988 года
выпуска (автомобиль выполняет служебные поездки по городу.)
Норматив расхода топлива рассчитывается для данного автомоби-
ля по формуле:
Qн = 0.01 х Hs x S х (1+0.01 х К(сумма));
Qн - нормативный расход горючего
------------------------------------------------------------------
Показатель Наименование показателя Количественный показатель
в данном примере
------------------------------------------------------------------
Hs Базовая линейная норма 9 л/100 км (по данным
расхода горючего, л/100 км таблицы А2 "Норм расхода
(м.куб/100 км ); топлива ...")
S Пробег автомобиля, км 40 (согласно показаниям
пробега на спидометре)
К - сумма Суммарный корректирующий 5% (согласно п. 3.1.10
коэффициент, % "Норм расхода топлива...")
------------------------------------------------------------------
Таким образом, Qн = 0.01 х 9 х 40 х(1+0.01 х 5)= 3.78 л.
Расход бензина А-76 для атомобиля ВАЗ 2107, приведенного в
примере, составляет 3,78 литров бензина на 40 км пробега или
соответственно 9,45 на 100 км.
------------------------------------------------------------------
"ГлавБух"
N 15/99, стр. 51
август 1999
[01.08.99]
------------------------------------------------------------------