Как документально оформляются операции с наличными
Является ли обязательным для юридического лица ведение
кассовой книги и приходно-расходных ордеров? Как должны
оформляться расходные документы при выплате заработной платы
работникам?
* * *
Юридические лица (кроме учреждений банков и предприятий
почтовой связи) независимо от их организационно-правовых форм и
форм собственности, их обособленные подразделения,
представительства иностранных организаций и фирм, которые
осуществляют предпринимательскую деятельность, а также
зарегистрированные в установленном порядке физические лица,
являющиеся субъектами предпринимательской деятельности без
создания юридического лица, осуществляющие операции с наличными в
национальной валюте, в обязательном порядке должны выполнять
требования, установленные Положением о ведении кассовых операций в
национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением
Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72 ( z0237-01 ) (далее -
Положение № 72).
Согласно п. 2.2 Положения № 72 расчеты наличными предприятий
между собой, а также с предпринимателями и физическими лицами как
за счет денежных средств, полученных из касс банков, так и за счет
наличной выручки, осуществляются через кассу предприятий с
ведением кассовой книги установленной формы.
Все наличные денежные средства, поступающие в кассу
предприятия, должны своевременно и в полной сумме приходоваться.
Оприходование наличности в кассу согласно п. 2.10 Положения
№ 72 определяется как осуществление предприятием учета наличности
в полной сумме ее фактических поступлений с оформлением данной
операции в установленном порядке приходным кассовым ордером с
выдачей соответствующей квитанции и отражением в кассовой книге в
день получения предприятием наличных денежных средств.
Так, согласно п. 3.1 Положения № 72 кассовые операции
оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, типовые
формы и порядок заполнения которых утверждены приказом
Министерства статистики Украины от 15.02.96г. № 51 ( v0051202-96 )
"Об утверждении типовых форм первичного учета кассовых операций"
(далее - приказ № 51), и должны применяться всеми предприятиями.
Так, согласно приказу № 51 типовыми формами приходных и
расходных кассовых ордеров являются КО-1 "Приходный кассовый
ордер" и КО-2 "Расходный кассовый ордер".
Прием наличных кассами предприятий, в том числе полученных из
банка, осуществляется согласно п. 3.2 Положения № 72 по приходным
кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом,
уполномоченным руководителем предприятия.
Выдача наличных из кассы осуществляется по расходным кассовым
ордерам или соответствующим образом оформленным платежным
(расчетно-платежным) ведомостям согласно п. 3.3 Положения № 72.
Документы на выдачу наличных могут подписывать руководитель и
главный бухгалтер или лица, которые на это уполномочены. К
расходным ордерам может прилагаться заявление на выдачу наличных,
расчеты и т. п.
Обязательный порядок применения предприятиями кассовой книги
предусмотрен также п. 4.2 Положения № 72, согласно которому все
поступления и выдачу наличных в национальной валюте предприятия
учитывают в кассовой книге типовой формы (КО-4), утвержденной
приказом № 51.
Кроме того, каждое предприятие, являющееся юридическим лицом и
имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с
наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных
подразделений).
Следовательно, все юридические лица и их обособленные
подразделения, которые имеют кассу и осуществляют операции по
приему (выдаче) наличных, обязаны вести кассовую книгу с
применением приходных и расходных ордеров.
В то же время абз. 4 п. 4.2 Положения № 72 предусмотрено
освобождение от ведения кассовой книги обособленных подразделений
юридических лиц, страховых агентов, брокеров, заготовителей
сельскохозяйственной продукции, распространителей лотерей, которые
осуществляют наличные расчеты с применением РРО или РК и ведением
КУРО, но не осуществляют операций по приему (выдаче) наличных по
приходным (расходным) кассовым ордерам.
Что касается документального оформления выплаты заработной
платы работникам, то согласно п. 3.7 Положения № 72 выплаты,
связанные с оплатой труда, осуществляются кассиром предприятия по
платежным (расчетно-платежным) ведомостям или по расходным
кассовым ордерам на каждого получателя.
На титульной странице платежной (расчетно-платежной) ведомости
делается разрешительная надпись о выдаче наличных за подписями
руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных
руководителем, с указанием сроков выдачи наличных и сумм (гривень
- словами, копеек - цифрами).
Аналогично может оформляться и одноразовая выдача наличных на
оплату труда (в случае отпуска, болезни и т. п.), а также выдача
депонированных сумм и наличных под отчет на расходы, связанные со
служебными командировками, нескольким лицам.
Одноразовые выдачи наличных на оплату труда отдельным лицам
производятся, как правило, по расходному кассовому ордеру.
Следует отметить, что согласно п. 3.4 Положения № 72 выдача
наличных работникам предприятия по расходным документам
осуществляется с предъявлением получателями паспорта
(свидетельства, пропуска).
После окончания установленных сроков выплат, связанных с
оплатой труда по платежным ведомостям, кассир должен выполнить
следующее:
- в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не
осуществлена выплата, поставить штамп или сделать надпись:
"Депонировано";
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце ведомости указать фактически выплаченную сумму и
недополученную сумму выплат, подлежащую депонированию, сверить эти
суммы с общим итогом по платежной ведомости и удостоверить надпись
своей подписью. Если наличные средства выдавались не кассиром, а
другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись:
"Наличные по ведомости выдал (подпись)";
- выполнить соответствующую запись в кассовой книге в
соответствии с выписанными бухгалтерией расходными кассовыми
ордерами на фактически выданную сумму по ведомости.
Бухгалтерия делает проверку отметок кассиров в платежных
ведомостях и осуществляет подсчет выданных и депонированных по ним
сумм. Депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляются
путем составления одного общего расходного кассового ордера.
Обратим внимание еще на одну особенность. Согласно абз. 5
п. 3.9 Положения № 72, в приходных и расходных кассовых ордерах,
которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием
кассовых операций (выдача наличных по платежным
(расчетно-платежным) ведомостям, по платежным карточкам, сдача
наличных в банк, получение из банка по чеку и оприходование их в
кассе и т. д.), реквизит "Прийнято вiд" или "Видати" не
заполняется.
Как видим, применение приходных (расходных) кассовых ордеров и
ведение кассовой книги обязательны для всех предприятий,
осуществляющих какие-либо операции с наличными денежными
средствами.
------------------------------------------------------------------
"Налоги и бухгалтерский учет"
№93/03, стр. 49
[20.11.2003]
Е.Костюк, Е.Верховая, А.Свириденко, Н.Дзюба
Экономисты-аналитики Издательского дама "Фактор"
------------------------------------------------------------------