До складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника
податку не включається i не відображається в його річній податковій
декларації сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або
під звіт.
Сума витрат платника податку на відрядження, що не включається до загального
оподатковуваного доходу, тобто не підлягає оподаткуванню податком з
доходів фізичних осіб, розраховується згідно з пп. 5.4.8 п. 5.4 ст.
5 Закону України від 28.12.94 р. № 334/94-ВР «Про оподаткування прибутку
підприємств» (у редакції Закону України від 22.05.97 р. № 283/97-ВР,
зі змінами та доповненнями) з урахуванням положень постанови Кабінету
Міністрів України від 29.04.99 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат
на відрядження в межах України та за кордон» та інструкції «Про службові
відрядження в межах України та за кордон», затвердженої наказом Мінфіну
України від 13.03.99 р. № 59 (у редакції наказу Мінфіну України від
10.06.99 р. № 146), зареєстрованим у Мін’юсті України 29.06.99 р. за
№ 418/3711.
Згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті
в Україні, затвердженим постановою Нацбанку України від 19.02.2001 р.
№ 172, зареєстрованою в Мін’юсті України 15.03.2001 р. за № 237/5428,
видача готівки під звіт провадиться з кас підприємств за умови повного
звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами,
тобто в разі подання до бухгалтерії звіту про витрачені (частково витрачені)
кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки,
виданої під звіт.
Підставою для видачі працедавцем грошового авансу платнику податку на
відрядження є наказ про службове відрядження, згідно з яким оформляється
посвідчення про відрядження.
Сума коштів під звіт для здійснення окремих цивільно-правових дій від
імені та за рахунок особи, що їх надала, не підлягає оподаткуванню,
тобто не включається до загального місячного чи річного оподатковуваного
доходу платника податку, у сумі фактичних витрат платника податку, понесених
на здійснення таких дій i підтверджених документально, а саме: фіскальними
або товарними чеками, касовими ордерами, товарною накладною, іншими
розрахунковими документами або договором, які ідентифікують продавця
товарів (робіт, послуг) та визначають суму таких витрат.
Для підзвітних осіб, які займаються закупівлею сільгосппродукції та
заготівлею вторсировини, документом, що підтверджує понесені ними витрати,
можуть бути відомості, в яких зазначаються прізвище, ім’я, по батькові
здавальників сільгосппродукції або вторсировини, їх адреса, обсяги зданої
продукції i сума виплаченої готівки, що засвідчуються підписом здавальника,
які подаються підзвітною особою одночасно зі звітом про використання
таких коштів.
Підставою для видачі працедавцем такого грошового авансу є письмове
розпорядження керівника про отримання завдання підзвітною особою.
Видача сум коштів як на відрядження, так i під звіт провадиться за умови
повного звіту платника податку щодо раніше виданих сум.
Платник податку, який отримав від працедавця суму коштів на відрядження
або під звіт на виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням
та за рахунок особи, що надала кошти під звіт, повинен надати звіт про
використання коштів до закінчення третього банківського дня, наступного
за днем, в який у платника податку закінчується відрядження або завершується
виконання цивільно-правової дії, на які було надано під звіт кошти.
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником
податку до каси до або під час подання зазначеного звіту чи зараховується
на банківський рахунок особи, що їх надала.
Підзвітні особи зобов’язані подати до бухгалтерії працедавця разом із
невикористаним залишком коштів звіт про використання коштів.
У разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти
товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні
для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти у вищезазначеному
порядку.
Фізичні особи — довірені особи клієнтів (юридичних осіб), які одержали
готівку з карткового рахунку із застосуванням корпоративної картки для
вирішення виробничих (господарських) питань або на відрядження, використовують
її за цільовим призначенням без оприбуткування в касі підприємства.
Зазначені довірені особи мають подавати до бухгалтерії працедавця звіт
разом із підтверджувальними документами в установлені строки
i в порядку, які визначені для підзвітних осіб, з доданням документів
про одержання готівки з карткового рахунку (чека банкомата, копії видаткового
ордера, довідок за формами 377 та 377а, сліп, квитанції торговельного
термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.
Якщо платник податку повертає суму надміру витрачених коштів пізніше
граничного строку, тобто після закінчення третього банківського дня,
але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого
граничного строку, то такий платник податку сплачує штраф у розмірі
15% від суми таких надміру витрачених коштів, який стягується податковим
агентом, тобто особою, що надала такі суми під звіт.
Якщо платник податку не повертає надміру витрачену суму коштів протягом
звітного місяця, на який припадає такий граничний строк, то така сума
підлягає оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб.
Сума податку, нарахована із сум такого перевищення,
з урахуванням положень п. 3.4 ст. 3 Закону № 889-IV утримується особою,
яка надала такі кошти під звіт (податковим агентом), за рахунок будь-якого
оподатковуваного доходу (після його оподаткування) (наприклад, із сум
заробітної плати, з якої спочатку нараховується й утримується податок
за ставкою 13%, а потім — сума податку, нарахована із сум перевищення),
а при недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних
доходів наступних звітних місяців, до повної сплати суми такого податку.
Якщо у майбутніх податкових періодах платник податку повертає суму надміру
витрачених коштів або вона стягується з такого платника за рішенням
суду, перерахунок податкових зобов’язань такого платника не здійснюється,
а сума штрафу не відшкодовується.
Якщо платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини
з особою, яка надала такі кошти, то така сума податку утримується за
рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення
остаточного розрахунку, а при недостатності суми такого доходу непогашена
частина податку включається до складу податкового зобов’язання платника
податку за наслідками звітного податкового року.