Документы, подтверждающие расходы на командировку
Из-за отсутствия билетов в ж/д кассе вокзала работник
предприятия приобрел билет на проезд к месту командировки у
частного предпринимателя. Кроме стоимости билета работник
оплатил частному предпринимателю стоимость его услуг. При этом
документ, подтверждающий понесенные расходы, не содержит
необходимой информации (нет фамилии частного предпринимателя и
не указан номер его свидетельства о регистрации).
Являются ли такой документ и приобретенный ж/д билет
документами, подтверждающими стоимость понесенных работником
расходов на проезд к месту командировки? Если нет, то
облагается ли подоходным налогом возмещенная работнику
стоимость расходов?
* * *
В данном случае речь идет о приобретении ж/д билета у частного
предпринимателя, который оказывает посреднические услуги по
продаже и доставке ж/д билетов. Несмотря на то что билет
приобретен работником предприятия у ЧП, а не в ж/д кассе, это
документ установленной формы. Следовательно, ж/д билет, независимо
от того, где он приобретается, является документом, подтверждающим
расходы на проезд к месту командировки, и его стоимость включается
в состав валовых расходов предприятия (пп. 5.4.8 Закона о
прибыли ( 334/94-ВР )).
А вот расходы на оплату стоимости услуг на основании
неправильно составленного документа, приложенного работником к
авансовому отчету, нельзя включать в состав валовых расходов.
Первичный документ {1} должен иметь юридическую силу и
доказательность, то есть содержать обязательные реквизиты.
Перечень таких реквизитов приведен в п. 2 ст. 9 Закона о
бухгалтерском учете ( 996-14 ):
- название документа (например, акт об оказанных услугах и т.
п.);
- дата и место составления (например, 15 декабря 2003 года, г.
Киев);
- название предприятия, от имени которого составлен документ
(например, частный предприниматель Волошко Павел Иванович);
- содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения
хозяйственной операции (например, приобретение и доставка билетов
в количестве 1 шт. стоимостью 75 грн. на сумму 75 грн.);
- должность лица, ответственного за осуществление
хозяйственной операции (например, частный предприниматель Волошко
Павел Иванович);
- личная подпись или другие данные, предоставляющие
возможность идентифицировать лицо, участвующее в осуществлении
хозяйственной операции (например, паспортные данные, номер
свидетельства о регистрации в качестве СПД).
Таким образом, расходы, понесенные работником на оплату услуг,
но подтвержденные документами, оформленными с нарушением
требований к их заполнению, не включаются в состав валовых
расходов предприятия. В то же время по усмотрению руководителя
предприятия (на основании приказа) они могут быть возмещены
работнику предприятием. А поскольку данные расходы связаны с
ведением хозяйственной деятельности предприятия, то при возмещении
их работнику предприятия они не подлежат обложению подоходным
налогом.
НАШИ РЕКОМЕНДАЦИИ
Для того чтобы отнести такие расходы к составу валовых,
рекомендуем обратиться к ЧП, продавшему билет, с просьбой
оформить документ на оказанные услуги надлежащим образом.
Затем такой документ приложить к авансовому отчету вместо
предыдущего (если все это произойдет в одном отчетном
налоговом периоде). Если же такой документ будет получен в
следующем отчетном налоговом периоде, то необходимо в
налоговом учете на основании бухгалтерской справки включить
понесенные расходы в состав валовых. В бухгалтерском же учете
ничего не меняется: расходы списываются на расходы того
периода, в котором они были понесены (п. 7 П(С)БУ 16
( z0027-00 )).
{1} Первичный документ - это документ, содержащий сведения о
хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление
(ст. 1 Закона о бухгалтерском учете).
------------------------------------------------------------------
"Баланс"
№ 4(494), стр. 72
[27.01.2004]
Маргарита Позднякова
Бухгалтер-эксперт фирмы "Баланс-Клуб"
------------------------------------------------------------------