Майже у кожного працівника колись виникає необхідність виїхати у службове відрядження — дехто сприймає таке розпорядження роботодавця спокійно, інші — з роздратуванням, але у будь-якому випадку знання трудового законодавства стане в нагоді та допоможе'захистити свої права (а за певних обставин навіть уникнути здавалося б невідворотної поїздки).
Перш за все, визначимося з поняттям службового відрядження — юно наведено в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, яку затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59 (далі - Інструкція). Згідно із зазначеною Інструкцією службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Таким чином, відрядженнями є лише поїздки за межі місця постійної роботи працівника, тому поїздки працівників, робота яких має пересувний характер (тобто, пов'язана з рухом транспортних засобів, при якому не може бути забезпечено щоденне повернення працівника до постійного місця проживання), а також поїздки працівників, робота яких передбачає виконання трудових обов'язків у польових умовах (наприклад, геологічні чи наукові експедиції), до службових відряджень не належать.
За письмовим наказом (розпорядженням) роботодавця працівник зобов'язаний виїхати у службове відрядження — відмова від такої поїздки вважається порушенням трудової дисципліни. Але при цьому слід зважати на те, що роботодавець не має права вимагати від працівника поїздки у відрядження для виконання завдання, що виходить за межі трудових обов'язків працівника, — адже у ст. 32 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) встановлено загальну заборону вимагати виконання роботи, не обумовленої трудовим договором. У таких випадках направлення у відрядження допускається лише за згодою працівника, так само, як і направлення у відрядження жінок, що мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей-інвалідів (ст. 177 КЗпП). Направляти ж у відрядження вагітних жінок (за наявності довідки з медичного закладу) та жінок, що мають дітей віком до трьох років, трудовим законодавством (ст. 176 КЗпП) взагалі заборонено — зазначене правило є імперативним, тому погодження сторін трудового договору, що суперечать цій правовій нормі, не мають чинності.
Строк відрядження визначається роботодавцем, проте відповідно до Інструкції у межах України він не може перевищувати 30 календарних днів, а при відрядженні за кордон — 60 календарних днів. Виняток з цього правила становлять лише випадки направлення працівників у відрядження для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт — за таких обставин зазначені строки можуть бути недотримані, але у будь-якому разі термін відрядження не повинен перевищувати періоду будівництва об'єктів. На жаль, поряд з встановленням граничних строків тривалості кожного окремого відрядження, чинне законодавство не містить будь-яких обмежень щодо загального терміну відряджень працівника протягом року — за таких обставин цілком можливою є ситуація, коли працівник щойно повернувшись з одного досить тривалого відрядження буде направлений роботодавцем в інше. Ця проблема більш-менш вирішена у проекті нового Трудового кодексу України, схваленого Кабінетом Міністрів України та представленого на розгляд Верховної Ради (далі — проект ТК), — відповідно до ч. 2 ст. 259 проекту ТК загальний строк перебування працівника у відрядженнях протягом одного року не може перевищувати 60 днів (якщо інше не передбачено трудовим договором).
Протягом усього часу відрядження за працівником зберігаються місце роботи (посада) і середній заробіток (ч. З ст. 121 КЗпП).
Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством (ч. 2 ст. 121 КЗпП, ч. 5 ст. 259 проекту ТК). При цьому кошти для компенсації зазначених витрат на відрядження відповідно до Інструкції мають бути видані працівникові авансом — недотримання роботодавцем зазначеної вимоги є порушенням законодавства про працю і тягне за собою накладення штрафу в розмірі від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення).
Аванс на поточні витрати відрядженому працівникові може видавитися готівкою або ж перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (п. 4 постанови Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.1999 р. № 663 — далі Постанова). Авансові кошти повинні бути видані працівникові у національній валюті держави, до якої направляється відряджений працівник, або ж у вільно конвертованій валюті (в останньому випадку, за умови подання відповідних документів, працівник має право на відшкодування витрат по оплаті комісійних, сплачених при обміні валюти). Щодо строку видачі авансу, то чинне законодавство містить лише вказівку на те, що він має бути виданий працівникові до початку відрядження, тому більш конкретні терміни видачі коштів своїм працівникам на відрядження має визначати сам роботодавець з урахуванням дати оформлення наказу (розпорядження) про відрядження, реального часу, необхідного для придбання квитків на проїзд, та інших обставин щодо кожного конкретного випадку відрядження.
Після повернення з відрядження працівник протягом трьох робочих днів повинен подати авансовий звіт про витрачені кошти разом з документами, що засвідчують розмір здійснених витрат на найм жилого приміщення, придбання квитків на проїзд та на одержання інших послуг, а також повернути залишок невикористаних згідно з авансовим звітом коштів (абз. 3 п. 4 Постанови). У разі застосування платіжних карток термін для повернення невикористаних сум авансу продовжується до десяти днів, а з дозволу роботодавця (за наявності поважних причин) — до двадцяти робочих днів. При пропущенні зазначених строків, кошти, які мав би повернути працівник, відраховуються бухгалтерією із заробітної плати працівника на підставі виданого роботодавцем наказу (розпорядження). При цьому слід мати на увазі, що такий наказ роботодавець вправі видати не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу (ст. 127 КЗпП, ч. 2 ст. 264 проекту ТК), а загальний розмір усіх відрахувань (крім випадків, окремо передбачених законодавством) не може перевищувати 20 відсотків заробітної плати, яка належить до виплати працівникові (ст. 128 КЗпП, ч. 4 ст. 265 проекту ТК).
Добові витрати (на відміну від усіх інших) не потребують спеціального документального підтвердження та виплачуються працівникові у розмірі, не нижчому від встановлених у п. 1 Постанови граничних норм, за кожний день (включаючи день від'їзду та приїзду) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками). Мінімальні граничні норми добових витрат у випадку, коли до рахунків на оплату вартості проживання у готелях не включаються витрати на харчування, для відряджень у межах України становлять 18 грн., а для відряджень за кордон — 280 грн. Якщо ж до рахунків вартості проживання у готелях включаються витрати на:
Слід звернути увагу, що наведені мінімальні розміри добових витрат для відряджень є єдиними для всіх населених пунктів незалежно від їх статусу, а також незалежно від держави, до якої працівник направляється у відрядження.
Витрати на найм жилого приміщення відшкодовуються працівникові у фактичному розмірі оплати за готель чи інший вид житла, з урахуванням побутових послуг, що надаються в них (прання, лагодження, прасування одягу тощо), а також витрат на користування холодильником та телевізором. Крім того, працівникам, направленим у відрядження в межах України, компенсуються і витрати по бронюванню місць у готелях, але у розмірі не більше 50 відсотків добової вартості місця (п. 1.6. розділу І Інструкції).
Відшкодовуються відрядженим працівникам і витрати на проїзд до місця відрядження і назад (у розмірі фактичної вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків, наданням у користування постільних речей, а також страхових платежів на транспорті). Якщо від місця постійної роботи працівника до місця відрядження можна дістатися кількома альтернативними видами транспорту, то роботодавець може вказати працівникові, яким саме видом транспорту йому слід скористатися (при відсутності такої вказівки працівник обирає вид транспорту на власний розсуд). Також відрядженому працівникові компенсуються і витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження, щоправда, лише за умови погодження маршруту проїзду з роботодавцем.
Законодавством про працю передбачено також відшкодування працівникові (але лише у розмірах, погоджених з роботодавцем) і витрат на оплату телефонних переговорів. При відрядженні за кордон піддягають компенсації також витрати з оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз) та інші витрати, пов'язані з правилами в'їзду й перебуванням у місці відрядження.
Таким чином, при направленні у відрядження працівник має змогу одержати компенсацію майже всіх своїх необхідних витрат, але при цьому слід враховувати, що відповідно до п. 1.11. розділу І та п. 1.4. розділу II Інструкції усі витрати на відрядження (крім добових) відшкодовуються працівникові лише за умови наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат. Зокрема, спеціальним документальним підтвердженням здійснених витрат можуть бути рахунки з готелів, використані транспортні квитки, багажні квитанції, страхові поліси, рахунки за телефонні розмови тощо.
Витрати ж у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються, — тому, щоб уникнути зайвої витрати власних коштів, будьте завбачливими та ретельно збирайте документальні докази здійснених витрат, які підлягають компенсації.