Насамперед необхідно звернути увагу, що працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків.
Навіть при покладенні матеріальної відповідальності права і законні інтереси працівників гарантуються шляхом встановлення відповідальності тільки за пряму дійсну шкоду, лише в межах і порядку, передбачених законодавством, і за умови, коли така шкода заподіяна підприємству, установі, організації винними протиправними діями (бездіяльністю) працівника. Ця відповідальність, як правило, обмежується певною частиною заробітку працівника і не повинна перевищувати повного розміру заподіяної шкоди, за винятком випадків, передбачених законодавством (ст. 130 Кодексу законів про працю).
Таким чином, матеріальну відповідальність на працівника можна покладати виключно за шкоду організації, де він працює, що була нанесена винними протиправними діями (бездіяльністю) працівника та сталася внаслідок порушення покладених на працівника трудових обов'язків.
За ст. 134 Кодексу законів про працю працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини підприємству, установі, організації, у випадках, коли: 1) між працівником і підприємством, установою, організацією відповідно до статті 135-1 цього Кодексу укладено письмовий договір про взяття на себе працівником повної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілості майна та інших цінностей, переданих йому для зберігання або для інших цілей; 2) майно та інші цінності були одержані працівником щд Звіт за разовою довіреністю або за іншими разовими документами тощо.
Письмові договори про повну матеріальну відповідальність може бути укладено підприємством, установою, організацією з працівниками (що досягай вісімнадцятирічного віку), які займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов'язані із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей (ст. 135-1 КЗпП).
Отже, стати матеріально відповідальною особою працівник може виключно на підставі письмового договору з приводу збереження майна та інших цінностей, що пов'язано із виконуваною роботою.
Якщо обов'язок охороняти певні речі є частиною роботи, що входить до трудових функцій, тоді на працівника може бути покладено матеріальну відповідальність за пряму дійсну шкоду (вартість зниклої речі).
Якщо такий обов'язок не зафіксований у письмовому договорі, навіть коли існує умова про періодичне чергування, то покладення такої відповідальності на працівника є неправомірним.