Згідно з пп. 4.3.2 п. 4.3 ст. 4 Закону № 889-ІV до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку не включається сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням норм п. 9.10 ст. 9 цього Закону, а згідно з пп. 4.2.1 5 п. 4.2 ст. 4 Закону № 889-ІV до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку включається сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт і не повернутих у встановлені законодавством строки, з урахуванням положень п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-ІV.
Згідно з п. 2.15 Положення № 72 видача готівкових коштів під звіт на відрядження здійснюється відповідно до чинних нормативно-правових актів України.
Звітування за одержані під звіт кошти здійснюється відповідно до чинного законодавства і, зокрема, Закону № 889-ІV (пп. 9.10.2 п. 9.10 ст. 9).
Видача готівки під звіт провадиться з кас підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше видані під звіт суми, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.
Згідно із Законом № 889-ІV (пп. 9.10.2 п. 9.10 ст 9) звіт про використання коштів, отриманих на відрядження або під звіт, подається особі, яка надала такі кошти, до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт. За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку до каси або зараховується на банківський рахунок особи, що їх надала, до або під час подання зазначеного звіту. При цьому відповідно до підпунктів 9.10.1 та 9.10.3 п. 9.10 ст. 9 Закону № 889-ІУ штраф накладається лише за фактом порушення граничного строку повернення надміру витрачених коштів і за фактом неповернення суми надміру витрачених коштів.
Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю працівники мають право на відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями.
Підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, такі за місцем відрядження, оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включення до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги тощо (пп. 5.4 8 п. 5.4 ст. 5 Закону № 334/94-ВР).
Отже, у разі якщо працівник підприємства за службове відрядження використав власні кошти, при поданні звіту за наявності підтвердних документів підприємство відшкодовує йому понесені витрати.