Указом № 727/98 (ст. 1) встановлено, що спрощена система оподаткування, обліку та звітності запроваджується для фізичних осіб — суб'єктів малого підприємництва, які здійснюють підприємницьку діяльність без створення юридичної особи при додержанні ними обов'язкових вимог, визначених цим Указом, зокрема протягом календарного року у трудових відносинах з ними, включаючи членів їх сімей, може перебувати не більше 10 осіб.
Для фізичних осіб — суб'єктів підприємницької діяльності — платників єдиного податку (на відміну від юридичних осіб — платників єдиного податку, де середньооблікова чисельність працюючих протягом календарного року визначається за методикою, затвердженою органами статистики) чисельність найманих працівників, включаючи членів сім'ї, які можуть перебувати у трудових відносинах з ними протягом календарного року, визначається таким чином.
У поданій до податкового органу за місцем державної реєстрації у встановленому порядку письмовій заяві для переходу на спрощену систему оподаткування, обліку та звітності фізична особа — суб'єкт підприємницької діяльності зазначає чисельність і поіменний склад найманих працівників, включаючи членів його сім"), з якими укладено трудові угоди та кількість яких на день складання заяви не може перевищувати 10 осіб.
На кожну особу, включаючи членів сім! яка перебуває у трудових відносинах з платником єдиного податку, видається Довідка про трудові відносини з платником єдиного податку.
Якщо на день складання заяви на право застосування спрощеної системи оподаткування, обліку та звітності у фізичної особи — суб'єкта підприємницької діяльності кількість найманих працівників, включаючи членів сім'ї, вже досягає 10 осіб, то відкриття додаткових робочих місць не дозволяється (за умови, що не була зменшена чисельність протягом дії Свідоцтва (кварталу)).
Якщо у заяві зазначено менше 10 найманих працівників, включаючи членів сім'ї, то у разі збільшення чисельності працівників (відкриття додаткових робочих місць) протягом терміну дії отриманого Свідоцтва платник єдиного податку повинен здійснити доплату за кожного додатково найманого працівника з розрахунку не менш як за повний місяць з початку діяльності таких працівників і отримати довідки для цих працівників виходячи з того, щоб загальна чисельність знову ж таки не перевищувала 10 осіб.
У разі коли зменшується чисельність працівників протягом терміну дії отриманого Свідоцтва, платник єдиного податку повинен повернути довідки на звільнених працівників, але сплачена сума єдиного податку у вигляді збільшення ставки єдиного податку на 50% за звільненого працівника поверненню не підлягає та не збільшується до кінця періоду, за який здійснено сплату за звільненого працівника, якщо платник єдиного податку замість звільнених працівників приймає інших у тому самому періоді. На кожного нового працівника видається Довідка, оскільки довідки, як і Свідоцтво, видані платнику єдиного податку, не можуть бути передані іншим особам, крім зазначених у них.
У разі втрати Довідки доплату за працівника може бути припинено лише починаючи з наступного кварталу.
Після закінчення терміну його дії Свідоцтво разом з усіма довідками підлягає поверненню у п'ятиденний термін до органу державної податкової служби, який їх видав, а в разі продовження терміну дії Свідоцтва здійснюється відповідний запис у Свідоцтві за підписом керівника органу податкової служби або його заступника, який засвідчується печаткою. Аналогічні записи здійснюються в довідках найманих працівників, які продовжують діяльність у платника єдиного податку.
Отже, при застосуванні спрощеної системи оподаткування, обліку та звітності суб'єктів малого підприємництва фізичні особи — платники єдиного податку починаючи з моменту застосування спрощеної системи оподаткування і до кінця календарного року на будь-який момент здійснення підприємницької діяльності за участю найманих працівників повинні мати не більше 10 осіб, незважаючи на те, які зміни (збільшення, зменшення) в чисельності найманих працівників сталися протягом календарного року.