Чинним законодавством не передбачено визначення терміна «юридична адреса», проте під ним часто розуміють місце державної реєстрації, тобто адресу, за якою зареєстровано юридичну особу. Згідно зі ст. 93 Цивільного кодексу місцезнаходження юридичної особи визначається за місцем її державної реєстрації.
Статтею 1 Закону № 755-IV визначено, що місцезнаходження юридичної особи — це місцезнаходження постійно діючого виконавчого органу юридичної особи, а в разі його відсутності — місцезнаходження іншого органу чи особи, уповноваженої діяти від імені юридичної особи без довіреності (далі — виконавчий орган), за певною адресою, зазначеною засновниками (учасниками) в установчих документах і за якою здійснюється зв'язок з юридичною особою.
У запитанні йдеться про фактичну зміну місцезнаходження юридичної особи, а так звана юридична адреса підприємства — це недостовірна адреса, яка не відповідає місцезнаходженню підприємства.
Місцезнаходження юридичної особи зазначається у свідоцтві про державну реєстрацію, установчих документах юридичної особи, а також в інших документах, які видають державні органи юридичній особі, та документах, які видають органи державної податкової служби (свідоцтва, довідки, патенти тощо).
При зміні місцезнаходження юридичної особи потрібно внести відповідні зміни до установчих документів юридичної особи та інших документів, виданих юридичній особі, замінити свідоцтво про державну реєстрацію та інші документи, видані юридичній особі, а також опублікувати відповідне оголошення.
Згідно з п. З ст. 18 Закону № 755-IV відомості про місцезнаходження юридичної особи вносяться до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців. При цьому якщо відомості, які підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру, не було до нього внесено, вони не можуть бути використані в спорі з третьою особою. Наявність в Єдиному державному реєстрі запису про відсутність юридичної особи за зазначеним місцезнаходженням може бути підставою для постановлення судового рішення про припинення юридичної особи (п. 2 ст. 38 Закону № 755-IV).
Згідно з Інструкцією № 80, якщо органом державної податкової служби встановлено відсутність платника податків за його місцезнаходженням (місцем проживання) та фактичне місце розташування платника податків невідоме, проводяться заходи щодо встановлення фактичного місцезнаходження (місця проживання) платника податків. Якщо в результаті проведення таких заходів не вдалося встановити місцезнаходження (місце проживання) платника податків, то до відповідного органу державної реєстрації надсилається повідомлення про відсутність платника податків за місцезнаходженням та неповідомлення ним органу державної податкової служби своєї нової адреси.
Таким чином, у зв'язку зі зміною місцезнаходження підприємству слід здійснити державну реєстрацію зміни свого місцезнаходження в порядку, визначеному Законом № 755-IV, а також подати відповідні документи до органу державної податкової служби в порядку, визначеному Інструкцією № 80.
Якщо зміна місцезнаходження підприємства не пов'язана зі зміною адміністративного району та/або податкової інспекції, в якій платник перебуває на обліку, такий платник подає документи відповідно до п. 7.5 Інструкції № 80.
Якщо зміна місцезнаходження підприємства пов'язана зі зміною адміністративного району та податкової інспекції, в якій платник перебуває на обліку, такий платник подає документи згідно з п. 8.8 Інструкції № 80, яким визначено порядок зняття з обліку платників податків — юридичних осіб в органі державної податкової служби за попереднім місцезнаходженням і взяття на облік в органі державної податкової служби за новим місцезнаходженням. При цьому в разі зміни юридичної адреси суб'єктів підприємницької діяльності — платників податків сплата визначених законодавством податків і зборів (обов'язкових платежів) після реєстрації здійснюється за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду (ст. 56 Закону № 1344-IV).