Керуючись інструкцією з організації провадження та діловодства у справах про адміністративні порушення правил, норм і стандартів, що стосуються забезпечення безпеки дорожнього руху, затвердженої наказом МВС України від 22.10.2003 р. № 1217, при вчиненні правопорушень, передбачених Кодексом України про адміністративні правопорушення (далі — КУпАП), працівник міліції згідно зі ст. 255 КУпАП складає протокол про адміністративне правопорушеня відповідно до вимог ст. 254 КУпАП, роз'яснює порушникові його права й обов'язки відповідно до ст. 268 КУпАП, про що робиться відмітка в протоколі, і вручає йому копію.
Але якщо порушення зафіксовано за допомогою показань технічних приладів, які використовуються при нагляді за виконанням правил, з фото- або відеозображенням транспортного засобу, протокол про адміністративне правопорушення складається після встановлення причетної особи у підрозділі ДАІ за місцем її проживання.
Якщо порушення вчинено кількома особами, протокол складається на кожного з них.
Протокол підписується особою, яка його склала, і особою, яка вчинила правопорушення. За наявності свідків і потерпілих протокол може бути підписаний також і цими особами. З урахуванням потреби в більш повних доказах у справі про адміністративне правопорушення необхідно прагнути до залучення свідків будь-якого правопорушення. Особа, яка вчинила правопорушення, має право подати пояснення і зауваження щодо змісту протоколу, які можуть долучатися до нього на окремому аркуші (аркушах), а також викласти мотиви своєї відмови від підписання протоколу.
Якщо особа послідовно (одночасно) здійснила декілька адміністративних правопорушень, які відповідно до чинного законодавства розглядаються одним і тим самим органом (посадовою особою), то на порушника складається один протокол. У ньому зазначаються всі порушення і статті КУпАП, які передбачають відповідальність. У разі розгляду справи різними органами (посадовими особами) на кожне таке правопорушення складається окремий протокол.
При вчиненні особою будь-якого з порушень, передбачених ч. 4 та 5 ст. 121, (не зареєстровані у відповідному порядку транспортні засоби; підроблений номерний знак або його відсутність), ч. 1 та 2 ст. 130 КУпАП (керування транс-порними засобами в стані сп'яніння), на кожне порушення складається окремий протокол. З метою встановлення повторності вчинення зазначених правопорушень у відділеннях (відділах) ДАІ за місцем проживання порушника ведеться алфавітна книга.
У разі вчинення особою правопорушення, яке в установленому порядку оформляється протоколом, у талоні до посвідчення водія працівник ДАІ на місці скоєння правопорушення проставляє відмітку про допущення правопорушення в порядку, визначеному наказом МВС України від 02.04.1994 р. № 166.
При вчиненні адміністративного правопорушення водіям транспорту організацій, установ, підприємств незалежно від форми власності про це додатково робиться відповідний запис у дорожньому маршрутному листі (за його наявності).
Водії та інші особи, які керують транспортними засобами, якщо є достатні підстави вважати, що ці особи перебувають у стані сп'яніння, підлягають відстороненню від керування та оглядові на стан сп'яніння.(ст. 266 КУпАП).
Підстави для проведення огляду з метою встановлення стану сп'яніння, порядок його проведення та одержання висновків щодо стану особи, яка підлягає перевірці, визначені в Інструкції про порядок направлення громадян для огляду на стан сп'яніння і проведення огляду з використанням технічних засобів (далі — Інструкція), затвердженій спільним наказом МВС, МОЗ, Мін'юсту від 24.02.1995 р. № 114/38/15-36-18, зареєстрованим у Мін'юсті 07.03.1995 р. № 55/591. Підставами для притягнення особи до адміністративної відповідальності за керування транспортом у стані сп'яніння слід вважати необхідні висновки, зроблені з додержанням вимог Інструкції.
За результатами перевірки з дотриманням вимог Інструкції та з використанням трубок «Контроль тверезості» або інших приладів заповнюється відповідний розділ адміністративного протоколу.
При оформленні відповідних документів про правопорушення (керування транспортними засобами у стані сп'яніння або ухилення осіб, які керують транспортними засобами, від проходження обстеження на стан сп'яніння) водій попереджається, що в разі повторного протягом року вчинення аналогічного правопорушення до нього відповідно до ч. 2 ст. 130 КУпАП за рішенням суду може бути застосовано стягнення у вигляді оплатного вилучення транспортного засобу.
Якщо водій ухиляється від огляду з метою встановлення стану сп'яніння відповідно до встановленого порядку, то в присутності двох свідків у протоколі вказуються ознаки сп'яніння і дії порушника щодо ухилення від огляду. Забороняється кваліфікувати як ухилення від огляду висловлювання особи (хоч і закріплені письмово) про згоду з фактом вживання алкоголю і у зв'язку з цим відсутність необхідності в проведенні огляду.
У разі правопорушення, що призвело до пошкодження транспортних засобів, вантажів, шляхів, шляхових та інших споруд або іншого майна, до адміністративного протоколу долучаються: протокол огляду місця ДТП; схема пригоди; пояснення учасників пригоди та свідків, інші матеріали, які необхідні для правильного вирішення справи. Одночасно на місці оформлення цих документів про правопорушення водіям видаються довідки про пошкодження транспортних засобів та за їх бажанням — копія схеми ДТП. Оформлення виданих матеріалів здійснюється лише на місці ДТП, без винесення постанови про відмову в порушенні кримінальної справи.
На схемі пригоди повинні бути графічно відображені та зафіксовані такі об'єкти:
При складанні протоколу щодо правопорушень, передбачених ст. 128-1, 139 та 140 КУпАП, до нього необхідно долучити детальний акт довільної форми (з відповідними замірами та схемою) про:
Зазначений акт складається працівником ДАІ за участю двох свідків, які його підписують. При, цьому вписується прізвища, ім'я та по батькові, адреси свідків. У подальшому цей акт використовується як доказ у справі про адміністративне правопорушення (ст. 251 КУпАП).
При складанні протоколу про правопорушення, передбачене ст. 128 1 (щодо невиконання припису державної автоінспекції), додається копія раніше надісланого (врученого) припису.
До протоколу, складеного з використанням показань технічних приладів, долучаються фото-, відео- або інші матеріали, на яких зафіксовані показання цих приладів, та довідкові матеріали про власника транспортного засобу або особу, яка має право керування цим транспортним засобом.
Якщо при складанні протоколу за статтями КУпАП порушника не було повідомлено про місце і час розгляду справи, його запрошують до підрозділу Державтоінспекції (далі — ДАІ), направляючи поштою за місцем проживання (роботи) сповіщення з відміткою про вручення останнього.
Якщо матеріали про адміністративне правопорушення не містять достатніх доказів, які б підтверджували вчинення порушення, або адміністративні матеріали складено з порушенням вимог законодавства чи нормативних документів, службова особа, яка розглядає справу, може доручити провести додаткову перевірку або направити матеріали для перевірки за місцем складання протоколу.
Посадова особа, яка розглядає справу, установивши причини та умови, які сприяли вчиненню адміністративного правопорушення, вносить до відповідного державного органу чи органу місцевого самоврядування, громадської організації або посадовій особі пропозиції про вжиття заходів щодо усунення цих причин та умов. Проект пропозиції готується посадовою особою, яка розглядала справу, і за її підписом надсилається для розгляду до відповідного органу. Копія пропозиції долучається до справи про адміністративне правопорушення.
Розглянувши справу про адміністративне правопорушення, посадова особа ДАІ відповідно до ст. 283 КУпАП виносить постанову по справі адміністративного правопорушення, копії якої вручає особі, щодо якої розглядалась справа.
За результатами розгляду скарги або протесту виноситься мотивоване рішення. Копія такого рішення на постанову за справою про адміністративне правопорушення протягом трьох днів надсилається особі, щодо якої його винесено. У той самий строк копія постанови надсилається потерпілому на його прохання. Про результати розгляду протесту повідомляється прокурор.
Скасування постанови із закриттям справи про адміністративне правопорушення тягне за собою повернення стягнених грошових сум. Для повернення суми штрафу громадянину видається завірена підписом та печаткою копія рішення про скасування постанови.
У разі скасування постанови внаслідок її неправомірного винесення за даним фактом проводиться перевірка. Щодо винної посадової особи відповідно до положень Дисциплінарного статуту органів внутрішніх справ України вживаються заходи впливу, інформація про які долучається до матеріалів перевірки.
Бланки протоколів, які не є документами суворої звітності, виготовляються і направляються в підрозділи ДАІ централізовано. Кількісний облік надходження та видачі протоколів ведеться в журналі надходження та витрат їх бланків.
Складені протоколи та інші матеріали про правопорушення, інші документи протягом доби реєструються в Журналі обліку матеріалів про правопорушення у сфері безпеки дорожнього руху (далі — Журнал).
Журнал ведеться інспекторами адміністративної практики підрозділів ДАІ, а в необхідних випадках — старшими інспекторами чергових частин ДАІ (підрозділів ДАІ).
У відділеннях (групах) ДАІ, де немає чергових частин або не введена посада інспектора адміністративної практики, ведення документації покладається на окремого працівника.
Протоколи, речі та документи, що до них додаються, передаються від працівника до працівника під розписку.
У судові органи та підрозділи ДАІ протоколи, речі та документи, що до них додаються, надсилаються або передаються у триденний строк, про що робиться відмітка у Журналі (у містах обмін матеріалами може проводитись один раз на тиждень).
З метою встановлення повторення правопорушень, відповідальність за які передбачена ч. 4 та 5 ст. 121 (крім керування транспортним засобом з номерним знаком, що не відповідає вимогам стандарту), ч. 1 та 2 ст. 130 (крім передачі керування транспортним засобом особі у стані сп'яніння) КупАП, у відділеннях (відділах) ДАІ за місцем проживання порушника у спеціальних книгах ведеться алфавітний облік правопорушників.
Записи в протоколах, талонах до посвідчення водія і Журналі робляться чорнилом (пастою). Вони мають бути чіткими, розбірливими, а прізвище, ім'я та по батькові порушника, його адреса, а також прізвище, ім'я та по батькові особи, яка склала протокол про адміністративне порушення чи оформила інші передбачені законом документи, записуються друкованими літерами. Виправлення, підчистки не допускаються. За їх фактами провадяться службові перевірки.
Матеріали про адміністративні порушення правил підшиваються до справи за порядковими номерами, які їм присвоюються в Журналі і зберігаються в підрозділах ДАІ за місцем розгляду. Підшиті до справи сторінки нумеруються. На останній сторінці ставиться підпис службової особи секретаріату (канцелярії) міськрайоргану, підрозділу, відділу (управління) ДАІ, яким засвідчується кількість пронумерованих сторінок.
Зіпсовані бланки протоколів, а також справи про адміністративні порушення правил, строк зберігання яких закінчився, знищують під час проведення перевірок адміністративної практики підрозділу ДАІ. Знищення оформлюється актом.
Посвідчення водія (з талоном до нього) особи, позбавленої права керування транспортними засобами, разом із копією ухвалення суду та карткою обліку адміністративного правопорушення у триденний строк надсилаються на зберігання до РЕП за місцем проживання порушника.
Контроль за дотриманням законності здійснюється щоденно керівниками підрозділів дорожньо-патрульної служби. Виявлені під час перевірки незаконно винесені постанови про накладення адміністративних стягнень скасовуються.
Справи про порушення правил підлягають зберіганню протягом трьох років.