Відповідно до листа Державної податкової адміністрації від 13.12.2004 р. № 11258/6/17-3116, якщо умовами цивільно-правової угоди, укладеної між фізичною особою та підприємством, не визначена необхідність виконання для підприємства вказаних у такому договорі робіт поза місцезнаходженням підприємства, за межами України зокрема, підприємство може направити таку фізичну особу у відрядження з обов'язковим оформленням усіх необхідних у такому випадку документів (наказ про відрядження, завдання, посвідчення про відрядження). При цьому суб'єкти підприємницької діяльності повинні дотримуватися норм чинного законодавства з питань службових відряджень, зокрема Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів від 10.06.99 р. № 146 (далі — Інструкція). По закінченню відрядження фізична особа повинна надати підприємству звіт про виконання робіт за цивільно-правовою угодою та звіт про використання коштів у відрядженні. Статтею 12 Закону "Про оплату праці" встановлено, що гарантії і компенсації працівникам у випадку службових відряджень, установлені Кодексом законів про працю України, с мінімальними державними гарантіями.
Відповідно до листа Мінфіну України від 25.06.2001 р. № 041-407-544/13-3885 та згідно з пунктом 1.11 розділу І Інструкції, витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо. За наявності документів, що підтверджують вартість наданих послуг (транспортні квитки, рахунки з готелю), зазначені витрати відносяться до витрат на відрядження. Відповідно до підпункту 1.6 Інструкції підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором. Оскільки розрахунки зі споживачами мають вестися через належним чином зареєстровані контрольно-касові апарати з обов'язковою видачею споживачеві касового чека, касовий чек разом з рахунком готелю за надані послуги в період відрядження є документами, що підтверджують виграти на відрядження.