Відповідно до ст. 41 Закону України "Про господарські товариства" (далі — Закон) вищим органом акціонерного товариства є загальні збори товариства, до компетенції яких входить вирішення усіх питань, пов'язаних із його діяльністю. Окремі акціонери не завжди погоджуються з прийнятими рішеннями і часто оскаржують рішення загальних зборів з тих підстав, що було порушено процедуру проведення зборів. Тому для уникнення проблем, які пов'язані з питаннями, що приймаються загальними зборами акціонерів, необхідно бездоганно підготувати та провести їх.
Найчастіше у позовах про визнання рішень загальних зборів недійсними як підстави для задоволення позовних вимог вказуються порушення передбаченого законом та внутрішніми документами товариства порядку скликання та проведення зборів, зокрема: порушення вимог закону щодо формування порядку денного, у тому числі внесення змін до опублікованого порядку денного; порушення порядку повідомлення акціонерів про проведення загальних зборів, відсутність чи неналежний порядок публікації у передбачених законом засобах масової інформації повідомлення, порушення строків здійснення повідомлення; прийняття загальними зборами рішень з питань, не включених до порядку денного.
Відповідно до ч. 1 ст. 43 Закону про проведення загальних зборів акціонерів держателі іменних акцій повідомляються персонально передбаченим статутом способом. Крім того, загальне повідомлення друкується в місцевій пресі за місцезнаходженням акціонерного товариства і в одному із офіційних друкованих видань Верховної Ради України, Кабінету Міністрів чи Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку (далі — ДКЦПФР) із зазначенням часу і місця проведення зборів та порядку денного.
Повідомлення повинно бути зроблено не менш як за 43 днів до скликання загальних зборів. Однак, судова практика знає випадки, коли приймалися судові рішення, в яких зазначалось, що незначне порушення строку повідомлення, яке не могло вплинути на прийняття рішення, не є підставою для визнання рішення загальних зборів акціонерів при таких порушеннях недійсним.
Передбачений законом 45-денний термін стосується не тільки загального повідомлення, опублікованого у засобах масової інформації, а й персонального повідомлення кожного акціонера. Спосіб персонального повідомлення держателів іменних акцій про проведення загальних зборів має бути зазначений у статуті акціонерного товариства. Ті, хто хоч раз зіштовхувався з акціонером, який вимагає визнати рішення загальних зборів акціонерів недійсним на тій підставі, що його не було повідомлено або було невчасно повідомлено, вдруге намагаються повідомляти його тим способом, який надасть емітенту можливість мати докази належного повідомлення акціонера. Звичайно, існують випадки, коли здійснене персональне повідомлення в спосіб, не передбачений статутом, розцінювався судом як порушення порядку скликання загальних зборів, що ставало підставою для задоволення позову про визнання недійсними прийнятих на зборах рішень. Однак Верховний Суд дотримується позиції, що при встановленні факту повідомлення акціонера про загальні збори, порушення порядку повідомлення не повинно тягнути за собою визнання рішень загальних зборів акціонерів недійсними. Тому можна надсилати повідомлення тим способом, який унеможливить посилання акціонерів на те, що їх не було повідомлено.
Питання щодо порядку денного загальних зборів акціонерів, які зазначаються в повідомленні, повинні надавати акціонеру можливість скласти належне уявлення про суть питань, що виносяться на розгляд. Зокрема, у роз'ясненні ДКЦПФР від 10 листопада 1999 р. № 24 вказується, що формулювання питань, включених до порядку денного загальних зборів акціонерів, мають давати акціонерам змогу передбачити можливі рішення зборів з кожного питання. Включення до порядку денного зборів питань "Різне", "Організаційні питання" та їх еквівалентів неможливе у зв'язку з тим, що такі дії порушують права акціонерів на попереднє ознайомлення з порядком денним.
Внесення змін до порядку денного після його опублікування допускається тільки за умови надходження від акціонерів відповідних пропозицій, при цьому пропозиції акціонерів, які володіють більш як 10 відсотками голосів, включаються до порядку денного обов'язково.
Слід враховувати, що ДКЦПФР при проведенні перевірки звертає увагу на те, чи містяться в статуті підприємства окремі положення, які передбачають порядок повідомлення акціонерів про зміни в порядку денному.
Місце проведення загальних зборів акціонерів в більшості випадків визначається емітентом. Єдиною нормативною вимогою є проведення зборів на території України (ст. 43 Закону). Рекомендаційно зазначено, що збори проводяться, як правило, за місцезнаходженням акціонерного товариства. Виключення становлять випадки, коли 100 відсотками акцій товариства володіють іноземці, особи без громадянства, іноземні юридичні особи, а також міжнародні організації. З виключень, зроблених у вказаній статті, випливає, що у разі, коли акціонерами є нерезиденти України, проведення загальних зборів можливе і за межами України. Законодавством не встановлено вимог, яким має відповідати приміщення для проведення зборів. Користуючись цим, іноді для того, щоб зірвати загальні збори або не-допустити деяких акціонерів до голосування, збори проводять у приміщенні, яке просто не може вмістити всіх акціонерів. Однак, за відсутності нормативного регулювання, такі ситуації можливі і надалі.
У загальних зборах мають право брати участь усі акціонери незалежно від кількості та класу акцій, власниками яких вони є. Брати участь у загальних зборах із правом дорадчого голосу можуть і члени виконавчих органів, які не є акціонерами.
Акціонери (їх представники), які беруть участь у загальних зборах, реєструються із зазначенням кількості голосів, які має кожний учасник. Реєстрація акціонерів (їх представників), що прибули для участі у загальних зборах, здійснюється згідно з реєстром акціонерів у день проведення загальних зборів виконавчим органом акціонерного товариства або реєстратором на підставі укладеного з ним договору. Цей реєстр підписується головою та секретарем зборів.
Право участі у загальних зборах акціонерів мають особи, які є власниками акцій на день проведення загальних зборів (крім випадку проведення установчих зборів). Слід враховувати, що згідно з абз. 3 ч. 1 ст. 5 Закону України "Про Національну депозитарну систему та особливості електронного обігу цінних паперів в Україні" права на участь в управлінні, одержання доходу тощо, які випливають з іменних цінних паперів, можуть бути реалізовані з моменту внесення змін до реєстру власників іменних цінних паперів.
Варто підкреслити, що участь у загальних зборах та голосування на них є правом, а не обов'язком акціонера. Траплялися випадки, коли зацікавлені особи в судовому порядку вимагали покласти на акціонерів обов'язок зареєструватися для участі у загальних зборах, оскільки проведення загальних зборів акціонерів було проблемним через відсутність кворуму. Іноді суди задовольняли такі позови, однак Верховний Суд ставиться до таких рішень негативно, оскільки участь у загальних зборах акціонерів є правом, а не обов'язком акціонера, і він може розпоряджатися своїм правом на власний розсуд.
Згідно з ч. 4 ст. 41 Закону акціонери, які володіють у сукупності більш як 10 відсотками голосів, можуть призначати своїх представників для контролю за реєстрацією акціонерів для участі у загальних зборах, про що вони до початку реєстрації повинні письмово повідомити виконавчий орган акціонерного товариства.
Згідно із Законом загальні збори визнаються правомочними, якщо в них беруть участь акціонери, що мають відповідно до статуту товариства більш як 60 відсотків голосів. Доказом наявності кворуму є належним чином оформлений реєстр, у якому зареєстровані акціонери (їх представники), які беруть участь у загальних зборах, із зазначенням належної їм кількості голосів.
Реєстрація акціонерів (їх представників), які прибули для участі у зборах, проводиться у день проведення зборів перед початком загальних зборів. Акціонери (їх представники), які зареєструвалися для участі у загальних зборах, вважаються акціонерами, які беруть участь у зборах.
Правомочність загальних зборів щодо прийняття рішень визначається перед початком зборів на підставі реєстру, що містить дані реєстрації акціонерів (їх представників), які беруть участь у зборах. Факт участі акціонера у загальних зборах встановлюється за даними реєстрації.
Водночас ДКЦПФР у роз'ясненні від 24 вересня 1999 р. № 18 зазначила, що у разі відмови (неприбуття) правління або реєстратора провести реєстрацію акціонерів (їх представників), що прибувають на загальні збори, реєстрацію можуть здійснити акціонери, які у сукупності володіють більш як 10 відсотками голосів і виступили ініціаторами проведення зборів, утворивши для цього реєстраційну комісію. У цьому ж роз'ясненні зазначається, що в такому разі реєстратор не вправі відмовити у наданні реєстру для реєстрації акціонерів і надає його в день проведення зборів на час призначеної реєстрації в місці проведення зборів. Проте це не узгоджується з вимогами чинного законодавства, оскільки створення акціонерами реєстраційної комісії для проведення реєстрації акціонерів (їх представників) суперечить вимогам ст. 41 Закону, якою чітко визначено, що реєстрація проводиться "виконавчим органом акціонерного товариства або реєстратором на підставі укладеного з ним договору".
Також надання реєстратором реєстру власників іменних цінних паперів акціонерам, які володіють більш як 10 відсотками голосів, не узгоджується з п. 10.1 Положення про порядок ведення реєстрів власників іменних цінних паперів, затвердженого рішенням ДКЦПФР 26 травня 1998 р. № 60 (далі — Положення), згідно з яким реєстроутримувач зобов'язаний надавати реєстри емітенту або особам, які мають на це право згідно з чинним законодавством України. Відповідно до розділу 12 Положення, доступ до системи реєстру обмежується колом осіб, які мають право отримувати цю інформацію. Такими особами є емітент, акціонери (які можуть отримувати інформацію лише стосовно себе), Державна комісія з цінних паперів та фондового ринку при здійсненні контролю за випуском і обігом цінних паперів, державні органи в межах наданих їм повноважень, передбачених чинним законодавством. Акціонери, які володіють більш як 10 відсотками голосів не можуть мати доступу до всіх даних реєстру.
Акціонери можуть брати участь у загальних зборах особисто або через представника. Передача акціонером своїх повноважень іншій особі здійснюється відповідно до законодавства шляхом видачі довіреності. Довіреності акціонерів повинні відповідати загальним вимогам, передбаченим цивільним законодавством. Зокрема, слід враховувати вимоги ч. 3 ст. 247 Цивільного кодексу України, згідно з якою довіреність, в котрій не зазначена дата її вчинення, є нікчемною.
Для довіреностей акціонерів на право участі та голосування на загальних зборах встановлено спеціальний порядок їх посвідчення, передбачений у ст. 41 Закону, відповідно до якого посвідчення таких довіреностей може здійснюватись реєстратором або правлінням акціонерного товариства.
Згідно із роз'ясненням ДКЦПФР від 31 травня 2001 р. № 8 довіреність на право участі та голосування на загальних зборах акціонерів може бути посвідчена реєстратором, якщо він веде систему реєстру відповідного акціонерного товариства.
Довіреність на право участі та голосування на загальних зборах акціонерів може бути посвідчена правлінням тільки того акціонерного товариства, збори якого скликаються. Реєстратор та правління акціонерного товариства повинні видати наказ (ухвалити рішення) про призначення особи (осіб), уповноваженої від їх імені посвідчувати довіреності.
Процедура посвідчення правлінням та реєстратором довіреностей на право участі та голосування на загальних зборах акціонерів повинна здійснюватися відповідно до Порядку посвідчення заповітів і доручень, прирівнюваних до нотаріально посвідчених, затвердженого постановою Кабінету міністрів України від 15 червня 1994 р. № 419, у частині правил посвідчення доручень (пунктів 2, 3, 5—14, 26—33). Зазначеною постановою встановлені певні вимоги щодо посвідчення довіреностей. Так, посвідчення довіреності провадиться шляхом проставляння посвідчувального напису на дорученні; встановлено заборону на посвідчення посадовими особами доручень на своє ім'я тощо.
У разі якщо довіреність акціонера на право участі та голосування на загальних зборах оформлена з порушенням встановлених законодавством вимог, то особа, на ім'я якої видана довіреність, не має повноважень щодо участі та голосування на загальних зборах. Голоси таких осіб не можуть враховуватися для визначення кворуму. Слід також враховувати, що довіритель може обмежити свого повіреного у голосуванні певним колом питань щодо яких він може голосувати. Тому при підрахунку голосів слід звертати увагу на таких повірених, оскільки результати їх голосування повинні враховуватись зважаючи на застереження, вказані у довіреності.