Які відомості відповідно до законодавства мають бути відображені у трудовій книжці? Чи правда, що деякі з них вносяться лише за бажанням роботодавця, а інші — тільки за бажанням працівника?
Як відомо, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника та згідно зі ст. 48 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) повинна вестися на всіх працівників, що працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів. Також трудові книжки ведуться й на позаштатних працівників, якщо вони підлягають обов'язковому державному страхуванню.
Перелік відомостей, які мають міститися у трудовій книжці, наведено у відповідних положеннях Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, яка була затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58 (далі — Інструкція). Так, на титульному аркуші трудової книжки повинні бути викладені загальні відомості про працівника — його прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами), а також дата народження. Зазначені відомості вносяться до трудової книжки одноразово (при її першому заповненні) на підставі паспорта працівника або ж його свідоцтва про народження.
За титульним аркушем трудової книжки містяться пусті поля, оформлені у вигляді таблиці, призначені для внесення відомостей про роботу (до них належать ті, що стосуються прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу та звільнення), а також про нагородження й заохочення працівника (зокрема, відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення про успіхи у роботі тощо). Усі вказані відомості згідно з п. 2. 4. Інструкції повинні бути внесені роботодавцем до трудової книжки працівника не пізніше, ніж у тижневий строк з дня видання відповідного наказу чи розпорядження про вищевказані зміни у трудовому статусі працівника й точно відповідати тексту наказу чи розпорядження. У разі ж звільнення працівника трудова книжка має бути заповнена та видана працівникові саме у день звільнення (нагадаємо, що при затримці видачі трудової книжки з вини роботодавця працівникові згідно з ч. 4 ст. 235 КЗпП сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу), а записи про причини-звільнення повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю та пункт закону (п. 2. 25. Інструкції). Крім вищезгаданих відомостей, до трудової книжки працівника за п. 2. 18. Інструкції також мають бути внесені окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів, записи про проходження військової служби, навчання у професійних навчально-виховних та у вищих навчальних закладах, про час догляду за інвалідом першої групи, дитиною-інвалідом до 16 років та за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, а також про період одержання допомоги по безробіттю (останній запис заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення).
Отже, до трудової книжки обов'язково вносяться вищезазначені відомості незалежно від бажання роботодавця та працівника. А от запис у трудовій книжці про роботу за сумісництвом здійснюється лише за бажанням працівника згідно з п. 2. 14. Інструкції — він вчиняється за основним місцем роботи (де знаходиться трудова книжка) на підставі документа, який підтверджує факт роботи працівника за сумісництвом (належним чином завірені копії наказів про прийняття на роботу та звільнення з неї, трудовий договір тощо). Роботодавець, згідно з п. 2. 5. Інструкції, зобов'язаний повідомити працівника про будь-які записи, що вносяться до трудової книжки на підставі наказу чи розпорядження про призначення на роботу, переведення на іншу постійну роботу чи звільнення. При цьому працівник, на підтвердження свого ознайомлення з внесенням до трудової книжки зазначених відомостей, повинен розписатися в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки.
Необхідно звернути увагу, що до трудових книжок не заносяться відомості про тимчасове переведення працівника на іншу роботу (навіть на його вимогу), а також про премії, які передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер. Щодо відомостей про стягнення, то вони, відповідно до ст. 48 КЗпП та п. 2. 2. Інструкції, до трудової книжки також не заносяться. Звісно, це не перешкоджає внесенню записів про звільнення за пунктами 3, 4, 7, 8 ст. 40 КЗпП та п. 1 ст. 41 КЗпП, коли воно одночасно визнається законодавством і дисциплінарним стягненням, оскільки такі відомості вносяться до трудової книжки не як запис про стягнення, а як підстава для звільнення працівника.