В який термін після повернення 3 відрядження працівник повинен подати керівництву підприємства звіт про витрачені у відрядженні кошти, видані йому авансом? Які наслідки пропущення цього строку?
Згідно зі змістом ч. 2 ст. 121 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні (видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи), вартість проїзду до місця призначення й у зворотному напрямку та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством (кошти для компенсації зазначених витрат на відрядження видаються працівникові авансом).
Щодо строку звітування працівником про використання коштів, наданих на відрядження, то відповідно до вимог Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, яку затверджено наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (в редакції наказу Мінфіну від 10 червня 1999 р. № 146), - працівник після повернення з відрядження зобов'язаний подати авансовий звіт про витрачену у зв'язку з відрядженням суму до закінчення третього банківського дня, наступного за днем його прибуття до місця постійної роботи (незалежно від того, перебував працівник у відрядженні в межах України чи за кордоном). Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад ту суму, що була витрачена працівником згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку. Разом зі звітом подаються і посвідчення про відрядження, оформлене в установленому порядку, і документи в оригіналі, що підтверджують розмір здійснених витрат на найм жилого приміщення, придбання квитків на проїзд та на одержання інших послуг (рахунки готелів, транспортні квитки, багажні квитанції, страхові поліси тощо).
У разі пропущення працівником строку, встановленого для повернення невикористаних сум авансу, кошти, які мав би повернути працівник, відраховуються бухгалтерією із заробітної плати працівника на підставі виданого роботодавцем наказу (розпорядження). Але при цьому слід мати на увазі, що такий наказ роботодавець вправі видати не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу (п. 1 ч. 2 ст. 127 КЗпП). Крім того, необхідно пам'ятати, що при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань відповідно до вимог ч. 1 ст. 128 КЗпП не може перевищувати двадцяти процентів (у випадках, окремо передбачених законодавством України, — п'ятдесяти процентів) заробітної плати, яка належить до виплати працівникові.
До того ж, варто звернути увагу на те, що у п. 1. 18. розділу II згаданої Інструкції Мінфіну про службові відрядження в межах України та за кордон встановлено заборону на направлення у відрядження за кордон та видачу авансу на витрати у цьому відрядженні працівникам, які не відзвітували про витрачені кошти у попередньому відрядженні.