Підтвердження трудового стажу за відсутності трудової книжки

З 1 січня 2004 року набрав чинності Закон України „Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” (далі — Закон).
Важливою новацією вказаного Закону є те, що наявність стажу прямо пов’язана зі сплатою страхових внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, тобто до страхового стажу зараховуються лише ті періоди, протягом яких сплачувалися страхові внески. Це зумовлює принципову відмінність між поняттями „трудовий стаж” та „страховий стаж”. Разом з цим, слід зазначити, що періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом, зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше (частина четверта статті 24 Закону).

Необхідні документи

Згідно із Законом України „Про пенсійне забезпечення” основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. Проте, на жаль, існують випадки, коли трудова книжка відсутня або відсутні відповідні записи у ній, а також не збереглися документи про стаж роботи. У таких випадках трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами, а у разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків (Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 12 серпня 1993 р. № 637).
Зазначимо перелік документів, які необхідні для підтвердження трудового стажу:
1. За відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи. За відсутності вищезазначених документів для підтвердження трудового стажу приймаються членські квитки профспілок. При цьому підтверджуються періоди роботи лише за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків. За аналогічними правилами встановлюється також час служби у воєнізованій охороні, в органах спеціального зв’язку і гірничорятувальних частинах.
2. Час роботи осіб, які займаються підприємницькою діяльністю, заснованою на приватній власності та виключно на їхній праці, за період до 1 травня 1993 р., а також час роботи осіб, які займаються веденням особистого селянського господарства, зараховується до трудового стажу за наявності довідки Пенсійного фонду України про сплату страхових внесків.
3. Для підтвердження часу творчої діяльності членів творчих спілок та інших творчих працівників, які не є членами творчих спілок, приймаються довідки про період сплати страхових внесків до Пенсійного фонду України.
При цьому, до 1 квітня 1992 р. час творчої діяльності членів Спілки письменників, Спілки художників, Спілки композиторів, Спілки кінематографістів, Спілки театральних діячів, а також інших творчих працівників, які не є членами творчих спілок України, але об’єднані відповідними професійними комітетами, підтверджується довідками (виписками з постанов) секретаріатів правлінь творчих спілок України про встановлення творчого стажу.
4. Для підтвердження військової служби, служби в органах державної безпеки, розвідувальних органах приймаються:
військові квитки;
довідки військових комісаріатів, військових частин і установ системи Міноборони, Держкомкордону, Головного управління командуючого Національною гвардією, Управління охорони вищих посадових осіб України, органів управління інших військових формувань, що утворюються Верховною Радою України, Служби безпеки, Служби зовнішньої розвідки;
довідки архівних і військово-лікувальних установ.
Час перебування в партизанських загонах і з’єднаннях у період Великої Вітчизняної війни встановлюється за довідками штабів партизанського руху або архівів (за місцем діяльності партизанських загонів і з’єднань). Військова служба у складі діючої армії в період бойових дій, в тому числі під час виконання інтернаціонального обов’язку, зараховується до трудового стажу на підставі довідок військових комісаріатів, які видаються в порядку, що визначається Міноборони.
Для підтвердження служби в органах внутрішніх справ приймаються довідки, які видаються в порядку, що визначається МВС.
5. Час навчання у вищих навчальних, професійних навчально-виховних закладах, навчальних закладах підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів, в аспірантурі, докторантурі і клінічній ординатурі підтверджується дипломами, посвідченнями, свідоцтвами, а також довідками та іншими документами, що видані на підставі архівних даних і містять відомості про періоди навчання.
За відсутності в документах таких відомостей для підтвердження часу навчання приймаються довідки про тривалість навчання в навчальному закладі у відповідні роки за умови, що в документах є дані про закінчення повного навчального періоду або окремих його етапів.
6. Тривалість тимчасової непрацездатності, яка розпочалася в період роботи, встановлюється на підставі довідок, виданих за місцем цієї роботи.
7. Час догляду за інвалідом I групи, дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, встановлюється на підставі:
акта обстеження фактичних обставин здійснення догляду;
документів, що засвідчують перебування на інвалідності (для інвалідів I групи і дітей-інвалідів) і вік (для престарілих і дітей інвалідів).
Акт обстеження фактичних обставин здійснення догляду складається органами Пенсійного фонду на підставі відомостей, одержаних від органів управління житловим фондом, сільських, селищних рад народних депутатів, опитування осіб, за якими здійснюється догляд, та їхніх сусідів, інших даних. Документами, які підтверджують перебування на інвалідності, можуть бути виписка із акта огляду медико-соціальної експертної комісії, медичні висновки, пенсійне посвідчення, посвідчення одержувача допомоги або довідка органів праці та соціального захисту населення або Пенсійного фонду та інші документи.
Документами, які підтверджують вік, можуть бути свідоцтво про народження або виписка із паспорта чи довідка органів управління житловим фондом та інші. 8. Час догляду непрацюючої матері за малолітніми дітьми встановлюється на підставі свідоцтва про народження дитини або виписки із паспорта (у разі смерті дитини — свідоцтва про смерть), а також документів про те, що до досягнення дитиною 3-річного віку мати не працювала (виписка із трудової книжки, довідка органів управління житловим фондом чи довідка сільської, селищної ради народних депутатів).
9. Час утримання під вартою, час відбування покарання в місцях позбавлення волі та час перебування в засланні й на примусовому лікуванні підтверджується довідками органів внутрішніх справ і зараховується до трудового стажу за наявності документів про реабілітацію (довідки суду, органів прокуратури, дізнання та слідства про припинення кримінальної справи чи довідки суду про винесення виправдувального вироку).
Робота в’язнів підтверджується довідкою органів внутрішніх справ і довідкою про сплату страхових внесків до Пенсійного фонду України.
10. Період проживання дружин осіб офіцерського складу, прапорщиків, мічманів і військовослужбовців надстрокової служби з чоловіками в місцевостях, де була відсутня можливість їх працевлаштування за спеціальністю, підтверджується довідками, виданими командирами (начальниками) військових частин, військово-навчальних (навчальних) закладів, підприємств, установ і організацій в порядку, що визначається Міноборони.
При цьому, для дружин військовослужбовців, звільнених з дійсної військової служби до 1 січня 1990 р., період проживання з чоловіками в місцевостях, де була відсутня можливість їх працевлаштування за спеціальністю, підтверджується довідками, які видаються військовими комісаріатами.
11. Період проживання в м. Ленінграді в період його блокади в роки Великої Вітчизняної війни з 8 вересня 1941 р. по 27 січня 1944 р. установлюється на підставі довідки органу управління житловим фондом, виписки з домової книги або поквартирних списків, прописної картки, довідки про термін евакуації з м. Ленінграда, евакуаційного посвідчення, мобілізаційного розпорядження тощо.
12. Робота у м. Ленінграді в період його блокади встановлюється на загальних підставах.
13. Для підтвердження часу перебування на окупованій території України та інших держав у період Великої Вітчизняної війни приймаються довідки сільських (селищних), міських рад народних депутатів або їхніх виконкомів та районних державних адміністрацій.
14. Час перебування у фашистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни осіб, у тому числі дітей, примусово вивезених з тимчасово окупованої території у період Великої Вітчизняної війни, підтверджується будь-якими документами того часу, в яких містяться необхідні відомості.
У разі відсутності таких документів приймаються довідки, видані архівними установами, органами державної безпеки, розвідувальними органами або внутрішніх справ за місцем прибуття зазначених осіб до України, а також Службою розшуку Національного комітету товариства Червоного Хреста України.

На підставі свідоцьких показань

За відсутності документів про наявний стаж роботи та неможливість їх одержання у зв’язку з воєнними діями, стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи, який дає право на трудову пенсію, встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі.
В такому ж порядку, тобто показаннями свідків підтверджується час роботи громадян із числа національних меншин, примусово виселених з місць постійного проживання в 30 — 40 роки, а також час роботи в колгоспі до 1965 року у випадках, коли неможливо одержати документи про наявний стаж роботи, незалежно від причин відсутності необхідних документів.
За відсутності документів про наявний стаж роботи і неможливості одержання їх внаслідок ліквідації підприємства, установи, організації або відсутності архівних даних з інших причин, ніж ті, що зазначені, трудовий стаж установлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника.
У разі відсутності документів про час перебування у фашистських концтаборах, гетто та інших місцях примусового утримання в період війни осіб, у тому числі дітей, примусово вивезених з тимчасово окупованої території у період Великої Вітчизняної війни, проживання в м. Ленінграді в період його блокади з 8 вересня 1941 р. по 27 січня 1944 р., зазначені періоди можуть бути встановлені на підставі показань одного або більше свідків, які мають у своєму розпорядженні відповідні документи (довідки, видані архівними установами, органами Служби безпеки, Служби зовнішньої розвідки або внутрішніх справ за місцем прибуття зазначених осіб до України, евакуаційні посвідчення, мобілізаційні розпорядження тощо).

Для окремих категорій працівників

У тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні відомості, що визначають право на пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, установлені для окремих категорій працівників, для підтвердження спеціального трудового стажу приймаються уточнюючі довідки підприємств або організацій.
У згаданій уточнюючій довідці має бути вказано: періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу; професія або посада; характер виконуваної роботи; розділ, підрозділ, пункт, найменування списків або їх номери, до яких включається цей період роботи; первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана зазначена довідка.
Додатково в довідці наводяться такі відомості:
стосовно трактористів-машиністів підприємств сільського господарства (в тому числі колгоспів) — про безпосередню зайнятість у виробництві сільськогосподарської продукції;
стосовно жінок, які працюють доярками (операторами машинного доїння), свинарками-операторами на підприємствах сільського господарства (в тому числі в колгоспах) — про виконання встановлених норм обслуговування;
стосовно жінок, які працюють на вирощуванні, збиранні та післязбиральному обробленні тютюну, — про зайнятість на перелічених роботах протягом повного сезону.
У осіб, які працювали у громадян за договорами (домашні робітниці, няні, секретарі, друкарки, стенографістки, сторожі, садівники, шофери та ін.), за відсутності у них трудових книжок, час їх роботи в домашньому господарстві підтверджується довідками профспілкових організацій, за участю яких було укладено трудовий договір між наймачем і працівником, або трудовими договорами з відміткою про їх виконання.
У разі відсутності у профспілкових організаціях відомостей про укладення договору про роботу в окремих громадян для підтвердження стажу приймаються довідки, видані наймачем, а у разі його смерті — одним із подружжя або іншим членом сім’ї, який проживав разом з ним у даний період (крім тих родичів, які в цей час були неповнолітні), та довідки про сплату страхових внесків до Пенсійного фонду України.
Справжність підпису особи, яка видала довідку про роботу, засвідчується в установленому порядку. Аналогічно підтверджується і стаж роботи пастухом за трудовим договором з колективом громадян-власників худоби. У тих випадках, коли трудовий договір було укладено за участю виконкомів сільських, селищних рад народних депутатів, до уваги беруться видані ними довідки.
Стаж роботи громадян України за її межами підтверджується документами, легалізованими МЗС (крім роботи на території колишнього СРСР і держав, з якими колишнім СРСР було укладено угоди про соціальне забезпечення (до укладення відповідних двосторонніх угод).

Правила підтвердження

Разом з порядком підтвердження трудового стажу показаннями свідків та особливостями підтвердження трудового стажу окремих категорій працівників існують також правила підтвердження трудового стажу.
Так, документи, що подаються для підтвердження трудової діяльності, повинні бути підписані посадовими особами і засвідчені печаткою. Для підтвердження трудового стажу приймаються лише ті відомості про періоди роботи, які внесені в довідки на підставі документів.
Довідки, видані колгоспами при залишенні членом колгоспу роботи, а також довідки, видані в більш пізній період колгоспами, які згодом припинили свою діяльність, можуть братися до уваги й тоді, коли вони не містять підстав видачі.
У тих випадках, коли періоди роботи зараховуються до трудового стажу на підставі показань свідків, один із яких свідчить про роботу заявника за більший період, ніж інші, встановленим вважається період, який підтверджений двома або більше свідками.
Якщо ім’я, по батькові та прізвище, які зазначені в документі, що підтверджує трудовий стаж, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом або свідоцтвом про народження, факт приналежності цього документа даній особі може бути встановлено у судовому порядку.
Стосовно тих випадках, коли в поданому документі про стаж указано лише роки без зазначення точних дат, то за дату береться 1 липня відповідного року, а якщо не зазначено число місяця, то ним вважається 15 число відповідного місяця.

Ірина БІЛИК, головний спеціаліст Департаменту соціального, трудового та гуманітарного законодавства

Юридичний вісник України №33 ( 19 - 25 серпня 2006 року)