Для взяття на облік згідно з Порядком забезпечення інвалідів автомобілями, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 999 від 19.07.2006 р. (далі — Порядок), інвалід, законний представник дитини-інваліда подає до районного управління соціального захисту за місцем проживання і реєстрації заяву, форма якої затверджується Мінпраці.
Заява реєструється у спеціальному журналі обліку. До заяви додаються (відповідно до п. 34 Порядку):
копія довідки МСЕК про групу та причину інвалідності, а для дітей-інвалідів — копія медичного висновку;
копія паспорта (для інваліда) або копія свідоцтва про народження (для дитини-інваліда);
копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера інваліду та члену сім'ї, якому передається право керування автомобілем, законному представнику дитини-інваліда;
довідка про реєстрацію місця проживання інваліда та члена сім'ї, якому передається право керування автомобілем, законного представника дитини-інваліда;
копія пенсійного посвідчення або посвідчення отримувача державної соціальної допомоги, що виплачується замість пенсії;
для інвалідів І, II та III групи з числа учасників ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС та потерпілих від Чорнобильської катастрофи, щодо яких встановлено причинний зв'язок інвалідності з Чорнобильською катастрофою, а також громадян, які брали участь у ліквідації інших ядерних аварій та випробувань, у військових навчаннях із застосуванням ядерної зброї,— копія посвідчення про належність до категорії 1 осіб, які постраждали унаслідок дії зазначених вище факторів, та медична довідка визначеного органами охорони здоров'я зразка щодо спроможності інваліда керувати автомобілем (для інвалідів І та II групи, які забезпечуються автомобілями безоплатно);
для інвалідів від загального захворювання або захворювання, отриманого під час проходження військової служби чи служби в органах внутрішніх справ, державної безпеки, інших військових формуваннях, з числа осіб, які брали безпосередню участь у бойових діях під час Великої Вітчизняної війни,— довідка військкомату або інші документи (копія партизанського квитка), що підтверджують таку участь (надається військкоматом на запит головного чи районного управління соціального захисту) або посвідчення інваліда війни;
для інвалідів унаслідок трудового каліцтва —копія акта про нещасний випадок на виробництві або акта розслідування професійного захворювання.
Після реєстрації заяви районним управлінням соціального захисту в день звернення видається, а у разі надходження заяви поштою — у триденний строк інваліду надсилається направлення до лікувально-профілактичного закладу для проходження медичного огляду та направлення на МСЕК. Після проходження інвалідом медичного огляду лікувально-профілактичний заклад у п'ятиденний строк надсилає до обл-МСЕК (ЦМСЕК, КрМСЕК) направлення (форма № 088/о) і витяг з медичної картки амбулаторного (стаціонарного) хворого та в обов'язковому порядку повідомляє про це районне управління соціального захисту, яке видало таке направлення до лікувально-профілактичного,закладу.
Після надходження повідомлення лікувально-профілактичного закладу районне управління соціального захисту надсилає документи інваліда разом із заявою до головного управління соціального захисту.
Головне управління соціального -захисту реєструє заяви разом з іншими необхідними документами у журналі, форма якого затверджується Мінпраці, приймає відповідне рішення і надсилає його у письмовій формі районним управлінням соціального захисту, які видали направлення, та інвалідам, законним представникам дітей-інвалідів.
Реєстрація усіх документів з урахуванням висновку обл-МСЕК (ЦМСЕК, КрМСЕК), що надійшли протягом календарного місяця, проводиться протягом 20 днів після закінчення місяця, в якому надійшла заява з усіма необхідними документами.
Облік інвалідів ведеться в розрізі таких категорій за окремою нумерацією:
інваліди з правом на першочергове забезпечення;
інваліди з правом на позачергове забезпечення;
інваліди з правом на забезпечення у порядку загальної черги.
Окремо ведеться облік інвалідів унаслідок трудового .каліцтва.
Прізвища інвалідів, яким встановлено медичні показання в один і той же день, вносяться до журналу обліку в порядку зростання номерів висновків про наявність медичних показань для забезпечення автомобілем.
Прошнуровані та пронумеровані журнали обліку підлягають зберіганню протягом 75 років.
Взяття на облік інваліда здійснюється головним управлінням соціального захисту у розрізі наявних черг інвалідів від дати огляду облМСЕК (ЦМСЕК, КрМСЕК), яка видала інваліду висновок про наявність медичних показань для забезпечення автомобілем у разі, коли такий висновок видано не раніше дати реєстрації заяви.
Інваліди, які мають право на забезпечення автомобілями незалежно від наявності медичних показань, беруться на облік з дати подання заяви разом з документами, зазначеними вище.
Не береться на облік інвалід, який має відповідні медичні показання для забезпечення автомобілем з ручним керуванням та протипоказання до керування автомобілем, у разі відсутності члена сім'ї, який проживає і зареєстрований за місцем проживання та реєстрації інваліда і якому інвалід міг би передати право керування автомобілем. У разі змін у складі сім'ї такий інвалід береться на облік з дати звернення до головного управління соціального захисту із заявою та документами, що підтверджують зазначені зміни.
У разі переїзду інвалід береться на облік за новим місцем проживання і реєстрації з дати взяття на облік за попереднім місцем проживання. При цьому в списках інвалідів, яких узято на облік, робиться позначка «прибув» (число, місяць, рік) із зазначенням регіону або «вибув» (зазначається причина, найменування регіону).
Головні управління соціального захисту щороку не пізніше 25 січня проводять інвентаризацію особових справ інвалідів (крім інвалідів унаслідок трудового каліцтва) і за її результатами не пізніше 1 лютого оприлюднюють списки інвалідів, яких узято на облік, окремо за категоріями, складені за формою, що затверджується Мінпраці, і щороку до 25 березня проводять разом з управліннями виконавчої
дирекції звірення особових справ інвалідів унаслідок трудового каліцтва і за його результатами оформляють акт та не пізніше 1 квітня оприлюднюють список інвалідів унаслідок трудового каліцтва, яких узято на облік.
Громадяни мають право на безперешкодне ознайомлення зі списками інвалідів, яких узято на облік.
Списки інвалідів, які мають право на першочергове забезпечення автомобілями, а також перших 10 відсотків загальної кількості інвалідів з тих, що перебувають на обліку для забезпечення автомобілем позачергово та в порядку загальної черговості, розміщуються в приміщеннях головних управлінь соціального захисту. Такі списки щороку не пізніше 5 лютого надсилаються також районним управлінням соціального захисту для їх оприлюднення.
На кожного інваліда, взятого на облік згідно з Порядком, оформлюється особова справа, в якій містяться:
заява інваліда, законного представника дитини-інваліда;
висновок облМСЕК (ЦМСЕК, КрМСЕК) про наявність медичних показань для забезпечення автомобілем;
документ головного управління соціального захисту про раніше отриманий автомобіль, а також довідка про здачу його підприємству, що здійснює заготівлю та переробку металобрухту;
розпорядження головного управління соціального захисту про призначення грошової компенсації витрат на бензин, ремонт і технічне обслуговування автомобіля або на транспортне обслуговування (у разі її призначення), складене за формою, що затверджується Мінпраці;
документи, зазначені у п. 34 Порядку.
Якщо на момент взяття на облік в інваліда або члена сім'ї, якому буде передано право керування автомобілем, немає посвідчення на право керування автомобілем, перед отриманням автомобіля до особової справи додається копія посвідчення на право керування автомобілем інваліда або члена сім'ї, якому буде передано право керування автомобілем, законного представника дитини-інваліда та висновок лікувально-профілактичного закладу про спроможність інваліда або члена сім'ї, якому буде передано право керування автомобілем, законного представника дитини-інваліда керувати автомобілем на момент прийняття рішення про забезпечення автомобілем.
Витяг з рішення головного управління соціального захисту про забезпечення автомобілем також додається до особової справи інваліда.
Якщо під час перебування на обліку набуто право на забезпечення автомобілем на більш вигідних умовах, інваліди беруться на облік на нових умовах з дати набуття такого права.
Повідомлення про забезпечення інваліда автомобілем, форма якого затверджується Мінпраці, надсилається головним управлінням соціального захисту районному управлінню, а копія цього документа додається до особової справи.
Особові справи інвалідів, яких забезпечено автомобілями, зберігаються в головних управліннях соціального захисту довічно.
Після виїзду інваліда на постійне місце проживання за кордон, влаштування на проживання до установи соціального обслуговування його особова справа для забезпечення автомобілем зберігається протягом десяти років, а у разі смерті інваліда — протягом року, після чого знищується зі складенням акта в установленому порядку.