Щоб зобов'язати працівника відшкодувати заподіяну ним шкоду в повному обсязі, треба встановити умови, необхідні для застосування до працівника матеріальної відповідальності *. До таких умов належать: порушення працівником трудових обов'язків; наявність прямої дійсної шкоди; причинний зв'язок між порушенням і шкодою; вина працівника. Відсутність хоча б однієї із зазначених умов виключає можливість притягнення працівника не лише до повної, а й до обмеженої матеріальної відповідальності. Крім того, необхідно упевнитися, що шкода, заподіяна працівником, не належить до категорії нормального виробничо-господарського ризику і що її було завдано не у стані крайньої необхідності, оскільки за таких обставин покладення на працівника матеріальної відповідальності згідно з ч. 4 ст. 130 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) також є неприпустимим.
Найбільш поширеною на практиці підставою застосування повної матеріальної відповідальності є випадок, коли з працівником було укладено договір про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення цілості майна та інших цінностей, переданих йому на зберігання або для інших цілей. Але при цьому необхідно зважати на низку вимог, передбачених чинним законодавством. По-перше, такий договір відповідно до п.1 ст.134 КЗпП обов'язково має бути укладений у письмовій формі. По-друге, не з кожним працівником можна укласти договір про повну матеріальну відповідальність — згідно зі ст. 1351 КЗпП укладення такого договору допускається лише з працівниками, які досягли вісімнадцятирічного віку та які займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов'язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням чи застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей {перелік таких посад і робіт затверджено постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 р. № 447/24, яка й досі не втратила чинності). З працівниками, до трудових обов'язків яких зазначені вище функції не входять, укладення договору про повну матеріальну відповідальність є неправомірним — навіть якщо ці працівники й мають доступ до певних матеріальних цінностей. Якщо працівник підписав договір про повну матеріальну відповідальність, то він несе її винятково за незбереження майна та інших переданих йому цінностей. У разі ж, якщо матеріально відповідальний працівник заподіяв шкоду внаслідок порушення ним інших трудових обов'язків, які безпосередньо не пов'язані зі збереженням майна, він нестиме лише обмежену матеріальну відповідальність.