Юридический Харьков плюс - Редакція документа від 10.05.2007 чинна з 28.05.2007 /z0516-07/ N 08db8bed051d094e9362955a90ee13f0-2

( Із змінами, внесеними згідно з Наказом Державного комітету архівів N 71/95 (z0516-07) від 10.05.2007 )

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) , постанови Кабінету Міністрів України від 31 березня 2004 року N 408 (408-2004-п) "Про створення галузевого державного архіву Міністерства закордонних справ" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України, що додається.

2. Управлінню формування та зберігання Національного архівного фонду Державного комітету архівів України (Сельченкова С.В.) та галузевому державному архіву Міністерства закордонних справ України (Колотілова Л.М.) подати цей наказ у встановленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України Портнова Г.В. та заступника Міністра закордонних справ України Веселовського А.І.

ПОЛОЖЕННЯ

про галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України

1. Галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України (далі - Архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) та постанови Кабінету Міністрів України від 31 березня 2004 року N 408 (408-2004-п) "Про створення галузевого державного архіву Міністерства закордонних справ" на базі Управління державного архіву Міністерства закордонних справ України.

Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України (254к/96-ВР) та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами МЗС України та Державного комітету архівів України, а також цим Положенням.

3. Архів безпосередньо підпорядковується одному із заступників Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

4. Архів провадить свою діяльність на основі річного плану, який затверджує заступник Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов'язків, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Діяльність працівників Архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує заступник Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

6. Архів здійснює приймання, облік та постійне зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що утворилися в процесі діяльності МЗС України, закордонних дипломатичних установ України, представництв МЗС України на території України, та створює умови для користування ними.

7. Архів зберігає:

оригінали і засвідчені копії міжнародних договорів;

документи з різними матеріальними носіями інформації, що відображають основні функції дипломатичної служби;

документи ООН та інших міжнародних організацій;

документи з особового складу працівників органів дипломатичної служби;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи Архіву.

8. Архів забезпечує єдину державну реєстрацію міжнародних договорів України; забезпечує реєстрацію документів зовнішньополітичної діяльності МЗС України і закордонних дипломатичних установ України, документів ООН та інших міжнародних організацій в МЗС України, науково-технічне опрацювання та підготовку до опублікування цих документів.

9. Основними завданнями Архіву є:

забезпечення умов зберігання та обліку архівних документів;

ведення державного обліку документів НАФ;

створення та організація зберігання страхового фонду документів і фонду користування;

виявлення унікальних і особливо цінних документів;

створення й удосконалення довідкового апарата до документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві, забезпечення автоматизації інформаційно-пошукових процесів;

комплектування Архіву документами, що надходять від закордонних дипломатичних установ України, представництв МЗС України на території України, структурних підрозділів МЗС України;

участь у виявленні профільних документів історико-культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, їх поверненні або відтворенні в копіях;

( Абзац 9 пункту 9 виключено на підставі Наказу Державного комітету архівів N 71/95 (z0516-07) від 10.05.2007 )

проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;

забезпечення науково-технічного опрацювання документів, їх систематизації та підготовки до опублікування;

контроль за збереженням документів та організаційно-методичне забезпечення роботи з архівними документами у структурних підрозділах МЗС України, в закордонних дипломатичних установах України, представництвах МЗС України на території України;

робота з документами особового походження щодо передавання цих документів на зберігання до Архіву (за письмовою згодою власника);

організація в установленому порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним та фізичним особам;

здійснення поточного комплектування фондів бібліотеки в межах виділених асигнувань, організація книгообміну з іншими бібліотечними закладами та ведення обліку бібліотечних фондів;

впровадження сучасних досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику роботи Архіву.

10. Архів відповідно до покладених на нього завдань:

організовує та здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію і консервацію документів свого профілю;

створює систему облікових документів Архіву;

веде державний облік документів НАФ та подає відповідні відомості про них один раз на рік Держкомархіву України, здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням інформації зазначених документів;

створює страхові копії унікальних і особливо цінних документів та копії фонду користування документами;

створює довідковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;

складає переліки особо цінних документів та анотовані переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;

складає списки установ - джерел формування НАФ, які передають документи до Архіву, приймає ці документи на постійне зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання в підрозділах цих установ;

проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних архівних документів, що знаходяться за кордоном;

організовує приймання документів особового походження на прохання юридичних і фізичних осіб - власників документів НАФ, які мають відношення до діяльності МЗС України, та забезпечує їх науково-технічне опрацювання та зберігання;

погоджує номенклатуру справ МЗС України та номенклатури справ закордонних дипломатичних установ України;

створює та вдосконалює систему довідкового апарата до документів, здійснює автоматизацію інформаційних процесів;

надає користувачам документи і довідковий апарат до них;

забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

видає архівні довідки, копії документів на запити юридичних та фізичних осіб;

готує до публікації документи з історії зовнішньополітичної діяльності України, видає довідково-інформаційну літературу;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення і прогресивні методи роботи в архівній справі та діловодстві.

11. Архів має право:

одержувати в установленому порядку від закордонних дипломатичних установ України, представництв МЗС України на території України, структурних підрозділів МЗС України відомості стосовно зберігання і впорядкування документів НАФ та організації діловодства у межах своєї компетенції;

надавати у межах своєї компетенції роз'яснення правил та вимог щодо забезпечення збереженості документів НАФ та організації діловодства з метою їх неухильного виконання;

здійснювати контроль за дотриманням правил впорядкування архівних документів закордонними дипломатичними установами України, представництвами МЗС України на території України, структурними підрозділами МЗС України;

повертати на доопрацювання не належним чином підготовлені описи справ, неправильно сформовані справи;

надавати платні послуги юридичним та фізичним особам за використання відомостей, що містяться в документах Архіву, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року N 639 (639-98-п) "Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів" (зі змінами);

розробляти за погодженням з Держкомархівом методичні посібники з архівної справи;

скликати наради, семінари з питань, що входять до компетенції Архіву.

12. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з закордонними дипломатичними установами України, представництвами МЗС України на території України, структурними підрозділами МЗС України, державними архівними установами.

13. Архів очолює начальник Управління галузевого державного архіву, який призначається на посаду та звільняється з неї Міністром закордонних справ України.

14. Начальник Управління галузевого державного архіву:

здійснює керівництво діяльністю Архіву, забезпечує ефективне виконання покладених на Архів завдань і персонально відповідає за їх виконання;

визначає функціональні обов'язки працівників Архіву.

15. Для організації і проведення експертизи цінності документів з метою віднесення їх до НАФ або вилучення з нього та визначення строків зберігання документів в МЗС України створюється експертно-перевірна комісія.

16. Архів забезпечується відповідними штатами, приміщеннями, технологічним обладнанням, матеріальними та фінансовими ресурсами за рахунок кошторису МЗС.

17. Архів має печатку із зображенням назви "Галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України" та відповідні штампи.

Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України

ПОЛОЖЕННЯ

про галузевий державний архів Міністерства закордонних справ України