ПОРЯДОК ВИДАЧІ ДОЗВОЛІВ НА ПРАВО ВІДКРИТТЯ ТА ФУНКЦІОНУВАННЯ ШТЕМПЕЛЬНО-ГРАВЕРНИХ МАЙСТЕРЕНЬ, ВИГОТОВЛЕННЯ ПЕЧАТОК І ШТАМПІВ

Наказом Міністерства внутрішніх справ України від 11.01.1999 р. за № 17 затверджена інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об'єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів (далі — Інструкція).

Інструкція визначає порядок видачі, продовження й припинення дії та анулювання дозволів на відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів.

Справи про видачу, продовження, припинення дії та анулювання дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів провадять: Департамент громадської безпеки МВС України, Головне управління Міністерства внутрішніх справ України (далі — ГУМВС) в Криму, м. Києві та Київській області, Управління Міністерства внутрішніх справ (далі — УМВС) України в областях та м. Севастополі.

Матеріали про видачу дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів розглядає Департамент громадської безпеки МВС України (далі — ДГБ).

Провадження справ про видачу дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів здійснюють: Департамент громадської безпеки МВС України, ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, УМВС України в областях та м. Севастополі, міськрайоргани внутрішніх справ України.

За видачу та переоформлення дозволів справляється плата, розмір та порядок використання якої встановлюється Кабінетом Міністрів України.

Порядок подання заяв на отримання дозволу

Заява на видачу дозволу на відкриття та функціонування штемпельно-граверної майстерні, виготовлення печаток і штампів подається міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями, господарськими об'єднаннями та громадянами за територіальною приналежністю до ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, УМВС України в областях і м. Севастополі.

До заяви на отримання дозволу додають:

—  копії установчих документів;

—  Квитанцію або платіжне доручення банку про сплату послуг за видачу дозволу.

Порядок розгляду заяв на видачу дозволу

ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, УМВС України в областях і м. Севастополі, до якого надійшла заява на отримання дозволу, приймає її до провадження і перевіряє виконання заявником умов і правил

здійснення діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів.

Документи або матеріали за наслідками такої перевірки (копії установчих документів; акти про перевірку технічного стану приміщень; відомості про осіб, відповідальних за здійснення вказаної діяльності, а також громадян, які безпосередньо будуть виконувати ці роботи; план-схема приміщень; довідка санітарно-епідеміологічної станції) та висновок про наявність належних умов для здійснення діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверної майстерні, виготовлення печаток і штампів, затверджений керівництвом ВАСМ ГУМВС, УМВС, у 20-денний строк з дня отримання заяви надсилаються до Департаменту громадської безпеки МВС України для подальшого провадження.

ДГБ МВС України у 20-денний строк перевіряє відповідність таких документів, матеріалів чинному законодавству, після чого готує висновок про видачу дозволу або відмову в його видачі. Висновок затверджується начальником ДГБ МВС України або його заступниками.

У разі відмови у видачі дозволу в листі на адресу ГУМВС, УМВС слід вказати підстави такої відмови.

Дозвіл

У дозволі за встановленою формою вказуються:

—  повне найменування органу, що видав дозвіл;

—  прізвище, ім'я, по батькові, адреса проживання, ідентифікаційний номер фізичної особи — платника податків та інших обов'язкових платежів, повне найменування та місцезнаходження, ідентифікаційний код юридичної особи;

—  місце провадження діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверної майстерні, виготовлення печаток і штампів, місцезнаходження пунктів приймання замовлень і видавання готової продукції, особливі умови та правила здійснення цього виду діяльності, номер реєстрації дозволу, дата його видачі та термін дії, а також особа, відповідальна за здійснення вказаного виду діяльності.

Строк дії дозволу визначається ДГБ МВС України, але він не може становити менш як три роки.

Продовження терміну дії дозволу, його переоформлення, відкриття філій, інших відокремлених підрозділів з провадження діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, відкриття пунктів приймання замовлень та видавання готової продукції здійснюються в порядку, встановленому Інструкцією для отримання дозволу.

Бланки дозволів зберігаються в підрозділі дозвільної системи ДГБ МВС України.

Дозволи за відповідними номерами реєструються в книзі обліку дозволів, виданих на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів та обліку таких майстерень, їхніх філій, пунктів приймання замовлень і видавання готової продукції, яка ведеться ДГБ МВС України.

Книга обліку до її заповнення повинна бути пронумерована, прошита, скріплена печаткою органу внутрішніх справ з відбитком «Дозвільна система» і взята на облік за Журналом обліку журналів. Книга обліку зберігається в підрозділі дозвільної системи ДГБ МВС України і після її закінчення здається до канцелярії.

Після реєстрації дозволу один його корінець (корінець дозволу виготовляється як додаток до дозволу в двох примірниках) та матеріали, що стали підставою для його видачі, надсилаються до ВАСМ ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м. Києві та Київській області, УМВС України в областях і м. Севастополі. Другий корінець з підписом відповідальної особи про отримання дозволу залишається в ДГБ МВС України для контролю.

Після припинення міністерством та іншим центральним органом виконавчої влади, підприємством, установою, організацією, господарським об'єднанням, громадянином діяльності виданий дозвіл втрачає чинність, повертається до ДГБ МВС України і здається до канцелярії. Також до канцелярії здають зіпсовані бланки дозволів.

Припинення (анулювання) дії дозволу

У разі порушення міністерством та іншим центральним органом виконавчої влади, підприємством, установою, організацією, господарським об'єднанням, громадянином Умов і правил провадження діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м. Києві та Київській області,- УМВС України в областях і м. Севастополі можуть поставити обов'язкові до виконання вимоги про усунення порушень або направити до ДГБ МВС України вмотивовану ухвалу, затверджену начальниками управлінь, відділів адміністративної служби міліції ГУМВС, УМВС України або посадовими особами, які виконують їхні обов'язки, про зупинення дії дозволу. Висновок про зупинення дії дозволу затверджується начальником ДГБ. Термін зупинення дії дозволу — від одного до шести місяців.

При повторному та (або) грубому порушенні умов та правил здійснення діяльності дозвіл може бути анульований за . рішенням ДГБ МВС України до закінчення строку його дії. При цьому плата за видачу дозволу не повертається.

До числа грубих порушень належать: порушення встановленого законодавством порядку відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, їх обліку, реалізації, а також незабезпечення умов їх зберігання та охорони.

Рішення про відмову у видачі (продовженні строку дії) дозволу, про зупинення його дії чи про анулювання може бути оскаржене в судовому порядку.

Контроль за діяльністю з відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів

Контроль за виконанням міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями, господарськими об'єднаннями, громадянами Умов і правил провадження діяльності з відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, додержанням законодавства України здійснюється працівниками підрозділів дозвільної системи МВС, ГУМВС, УМВС України та міськрайорганів внутрішніх справ відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Положення про дозвільну систему» № 576 від 12.10. 1992 р. та нормативних актів Міністерства внутрішніх справ України.

Посадова особа, яка має право контролю за вказаною діяльністю, складає акт про перевірку об'єкта дозвільної системи.

Облік

Облік міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, господарських об'єднань, громадян, що отримали вказані дозволи, здійснюється ДГБ МВС України, відповідними підрозділами ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, УМВС України в областях і м.Севастополі в книзі обліку дозволів, виданих на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів та обліку таких майстерень, їхніх філій, пунктів приймання замовлень і видавання готової продукції.

Матеріали з питань видачі дозволів ведуться підрозділом дозвільної системи ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, УМВС України в областях і м. Севастополі в облікових справах, окремо за кожним об'єктом. Кожна справа має подвійний номер, що складається з порядкового номера справи та номера виданого дозволу (наприклад — 10/110), і реєструється в книзьобліку дозволів, виданих на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів та обліку таких майстерень, їхніх філій, пунктів приймання замовлень і видавання готової продукції.

Облікова справа складається з двох розділів: у першому

—  зосереджуються матеріали, які послугували підставою для видачі дозволу, акти перевірок таких об'єктів, інформації і подання про виявлені порушення, які реєструються в канцеляріях, секретаріатах органів внутрішніх справ; у другому

—  списки осіб, які займаються діяльністю з виготовлення печаток і штампів, мають доступ до підконтрольних предметів, та матеріали їх перевірок.

У разі припинення діяльності, закінчення строку дії дозволу (якщо він не продовжений), анулювання дозволу (після закінчення строку, визначеного для оскарження цього рішення в судовому порядку) — матеріали облікових справ передаються в загальному порядку до канцелярій та секретаріатів органів внутрішніх справ на зберігання.

Видача дозволів

Бланки дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів до їх заповнення повинні бути зібрані в книгу, яка прошивається і скріплюється печаткою канцелярії чи секретаріату органу внутрішніх справ та печаткою з відбитком «Дозвільна система». Бланки зберігаються в підрозділах дозвільної системи органів внутрішніх справ.

Дозволи видаються:

1)  Департаментом громадської безпеки МВС України на виготовлення печаток і штампів — міністерствам та іншим центральним органам державної влади, міжнародним організаціям (товариствам) тощо, які зареєстровані й перебувають на території України; представництвам іноземних підприємств, установ, організацій, зареєстрованих в Україні, іноземним організаціям, які пройшли акредитацію як такі, що забезпечують реалізацію програм і проектів міжнародної технічної допомоги, українським посольствам, консульствам, представництвам за кордоном.

ДГБ МВС України, здійснюючи в повному обсязі функції дозвільної системи, може видавати всі, передбачені Інструкцією, види дозволів та квитанцій;

2) управліннями, відділами адміністративної служби міліції ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м. Києві та Київській області, УМВС України в областях і М.Севастополі на виготовлення печаток і штампів — за територіально-ад-. міністративною підпорядкованістю — обласним, міським державним адміністраціям, місцевим органам державної влади, об'єднанням громадян, а також спільним з іноземними фірмами підприємствам;

Управління, відділи адміністративної служби міліції ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, місті Києві та Київській області, УМВС України в областях та місті Севастополі, здійснюючи функції дозвільної системи, можуть видавати дозволи на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів юридичним і фізичним особам-підприємцям;

3) міськрайорганами внутрішніх справ на виготовлення печаток і штампів — за територіально-адміністративною підпорядкованістю — місцевим державним адміністраціям, органам державної влади, підприємствам, установам, організаціям, суб'єктам підприємницької діяльності, релігійним та господарським об'єднанням, підприємцям-громадянам, об'єднанням громадян, а також всім іншим організаційним формам підприємництва та об'єднанням громадян, передбаченим законодавством України;

Для одержання дозволу на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів керівники підприємств, установ, організацій, господарських об'єднань, суб'єктів підприємництва, об'єднань громадян, зареєстрованих в Україні, інших організаційних форм підприємництва, підприємці-громадяни тощо подають в органи внутрішніх справ заяву, де вказують:

а)  кількість печаток та штампів, які передбачається виготовити;

б)  уперше чи ні виготовляються печатки та штампи (при виготовленні печаток не вперше зазначається підстава їх виготовлення);

в)  місцезнаходження;

г)  особа, відповідальна за отримання дозволу на виготовлення печаток і штампів, її прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані;

г)  прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані керівника або уповноваженої ним особи, що подає клопотання до органу внутрішніх справ з якого часу в займаній посаді;

д)  про перереєстрацію особи (у разі такої), отримання дубліката свідоцтва про реєстрацію та з чим це пов'язано, існування непорозумінь щодо користування печатками і штампами (несвоєчасна передача від одного керівника іншому, розгляд справ щодо користування печатками в судових інстанціях тощо). У разі відсутності таких даних це також відображається в заяві.

Повноваження керівника юридичної особи засвідчуються довідкою з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України.

До заяв долучаються:

1)  органами державної влади, державними підприємствами, установами, організаціями:

а)  зразки (ескізи) печаток та штампів у двох примірниках, затверджені (погоджені) їх керівником або уповноваженим ним органом (особою);

б)  підстава створення організації та (або) статут, положення, які регламентують її діяльність і передбачають право користування печатками, штампами;

2)  суб'єктами підприємницької діяльності:

а) копія свідоцтва про державну реєстрацію, нотаріально завірена, якщо інше не передбачено законом;

б)  зразки (ескізи) печаток, штампів — у двох примірниках, затверджені керівником ^власником);

в)  громадяни-підприємці — копію довідки про присвоєння ідентифікаційного номера фізичної особи — платника податків.

Протягом трьох робочих днів із дня одержання документів орган внутрішніх справ зобов'язаний видати дозвіл на виготовлення печаток і штампів суб'єкту підприємницької діяльності або надати письмову відмову із зазначенням причин, які обумовлюються законодавством України.

Органам внутрішніх справ для видачі дозволу на виготовлення печаток і штампів забороняється вимагати від суб'єкта підприємницької діяльності документи, не передбачені Інструкцією;

3)  українськими та міжнародними організаціями (товариствами), які не є суб'єктами підприємницької діяльності:

а)  свідоцтво про державну реєстрацію і нотаріально завірену його копію;

б)  зразки (ескізи) печаток і штампів у двох примірниках, затверджені керівником;

в)  документ (або витяг з нього) про створення такої організації (товариства, об'єднання) громадян і документ (або витяг з нього) про право користування печатками і штампами;

г) довідку установи Національного чи комерційних банків України про відкриття розрахункового рахунку;

4)  релігійними організаціями, статути яких зареєстровані:

—   Державним комітетом України у справах релігій (далі — Комітет) — релігійні центри, управління, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариства (місії) та духовні (релігійні) навчальні заклади:

а)  копію свідоцтва про реєстрацію статуту в Комітеті;

б)  зразки (ескізи) печаток і штампів у двох примірниках, затверджені Комітетом;

—  обласними, Київською та Севастопольською міськими державними адміністраціями — релігійні громади:

а)   копію свідоцтва про реєстрацію статуту обласною, Київською та Севастопольською міською державною адміністрацією;

б)  зразки (ескізи) печаток і штампів у двох примірниках, затверджені зазначеною державною адміністрацією;

5)  лікарями і ветлікарями:

а)  зразки (ескізи) печаток і штампів у двох примірниках;

6)  копію диплома;

в) для лікарів, які працюють у лікувальних закладах, подається ще й клопотання керівників цих закладів;

б)  представництвами іноземних підприємств, установ, організацій, суб'єктів підприємницької діяльності та інших організаційних форм підприємництва тощо, зареєстрованими в Україні:

а)  свідоцтво про державну реєстрацію (оригінал і копію);

б)  зразки (ескізи) печаток і штампів у двох примірниках, затверджені керівником;

в)   копію довідки про присвоєння органами державної статистики ідентифікаційного коду;

г) довідку установи Національного чи комерційних банків України про відкриття розрахункового рахунку;

ґ) копію легалізованого доручення керівнику представництва на здійснення діяльності на території України;

д)  документальне підтвердження права користування печаткою на території України;

7) іноземними організаціями, які пройшли акредитацію як такі, що забезпечують реалізацію програм і проектів міжнародної технічної допомоги:

а)  свідоцтво про акредитацію організації (оригінал і копію);

б)  зразки (ескізи) печаток і штампів у двох примірниках, затверджені керівником;

8)  профспілковими організаціями:

а)  копію довідки про включення до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України;

б) копію статуту (витяг з нього) із зазначенням права спілок, організаційних ланок користуватися печатками і штампами;

в)  зразки (ескізи) печаток і штампів у двох примірниках, затверджені керівником.

9)  об'єднаннями громадян:

а) документ, який свідчить про легалізацію (офіційне визнання) об'єднання громадян:

— легалізація яких здійснена шляхом реєстрації — свідоцтво про реєстрацію (оригінал і копію)

—  легалізація яких здійснена шляхом повідомлення про заснування — витяг з книги обліку громадських організацій, що ведеться органом, що здійснює легалізацію;

б)  зразки (ескізи) печаток і штампів у двох примірниках, затверджені керівником;

в)  копію статуту (витяг з нього) із зазначенням права користування печатками і штампами.

Для одержання дозволу на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів для філій (відділень), представництв, інших відокремлених підрозділів суб'єктів підприємницької діяльності, які не потребують державної реєстрації, вони мають звертатися в органи внутрішніх справ за місцем реєстрації суб'єкта підприємництва тощо і надавати документи, передбачені підпунктом 2), зазначеним вище.

Також такі підрозділи до органів внутрішніх справ надають:

а)   рішення про створення, відкриття відокремленого підрозділу;

б)  довідку про внесення додаткової інформації щодо створення відокремлених підрозділів до реєстраційної картки суб'єкта;

в)  довідку про поставлення на облік в органах державної статистики філії (відділення) чи іншого відокремленого підрозділу за місцезнаходженням цих підрозділів.

В усіх випадках, у зв'язку з перейменуванням підприємств, установ, організацій, господарських об'єднань, суб'єктів підприємництва, а також спрацюванням печаток, штампів, оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів здійснюється на загальних підставах, передбачених Інструкцією.

За видачу дозволів справляється плата, розмір та порядок використання якої встановлюється Кабінетом Міністрів України.

Платіжні доручення або квитанції про оплату послуг, пов'язаних з видачею дозволу на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, надаються в усіх випадках.

Органи внутрішніх справ на зворотному боці оригіналу свідоцтва про державну реєстрацію, іншого документа, який свідчить про легалізацію, а для професійних спілок та організацій професійних спілок — довідки про включення до Єдиного державного реєстру, який подається до органів внутрішніх справ при отриманні дозволу, ставлять штамп про видачу дозволу на право виготовлення певної кількості печаток і штампів, який засвідчується підписом працівника дозвільної системи і скріплюється печаткою з відбитком «Дозвільна система», після цього документ повертається його власнику.

На кожному примірнику зразків печаток і штампів ставлять штамп для засвідчення зразків (ескізів) печаток і штампів, який засвідчується підписом працівника дозвільної системи і скріплюється печаткою з відбитком «Дозвільна система».

Якщо печатки і штампи виготовляються вперше, то орган внутрішніх справ на дозволі та на кожному примірнику зразків (ескізів) печаток і штампів проставляє штамп про виготовлення печаток та штампів уперше.

Якщо печатки і штампи виготовляються у зв'язку із заміною старих або у зв'язку зі змінами, доповненнями в написах на печатках і штампах, то орган внутрішніх справ на дозволі та на кожному примірнику зразків (ескізів) печаток і штампів проставляє штамп про виготовлення печаток, штампів замість наявних.

Старі печатки здаються на знищення в органи внутрішніх справ, які видають про це квитанцію про знищення печаток і штампів, і знищують їх.

У разі крадіжки, втрати печаток чи штампів керівники підприємств, установ і організацій, господарських об'єднань або громадяни зобов'язані вжити заходів задля їх розшуку, а також негайно повідомити про це органи внутрішніх справ.

Дозвіл на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів замість викрадених, загублених видається на загальних підставах після подання заяви про крадіжку, втрату, а також після опублікування в пресі повідомлення про недійсність викрадених, загублених печаток і штампів.

Печатки і штампи, виготовлені замість викрадених, втрачених, повинні мати у відбитку літеру «Д» (дублікат).

Залежно від типу дозволів, що видаються, вони підписуються, відповідно, одним з керівників ДГБ МВС, начальником управління дозвільної системи та ліцензування ДГБ МВС, керівництвом управління (відділу) адміністративної служби міліції ГУМВС України в Автономній Республіці Крим, м.Києві та Київській області, УМВС України в областях і м.Севастополі, начальником або його заступником — начальником міліції громадської безпеки міськрайорганів внутрішніх справ та скріплюються гербовою печаткою органу внутрішніх справ, що видав дозвіл.

Оформлений дозвіл видається керівникам підприємств, установ, організацій, господарських чи інших об'єднань, а також громадянам або уповноваженим ними особам під розписку, після пред'явлення паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу. Облік виданих дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів'здійснюється в книзі обліку дозволів на виготовлення печаток і штампів. Книга до її заповнення повинна бути пронумерована, прошита, скріплена печаткою, взята на облік за Журналом обліку журналів; її слід зберігати в підрозділі дозвільної системи органу внутрішніх справ, а після її закінчення — здати до секретаріату, канцелярії.

Користування печатками і штампами

Зображення Державного Герба України на печатках здійснюється відповідно до законодавства України. Зображення Державного Герба України поміщується на печатках органів державної влади і державного управління відповідно до вимог постанови Верховної Ради України № 2137-12 від 19.02.1992 р.

Відповідно до Положення про державні вищі заклади освіти, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України №1074 від 05.09.1996 p., та Положення про професійно-технічний навчальний заклад, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України № 1240 від 05.08.1998 р. державні вищі заклади освіти та професійно-технічні навчальні заклади України мають право на печатку із зображенням Державного Герба України.

Органи державної влади можуть мати тільки по одному примірнику гербової каучукової або металевої печатки.

У деяких випадках є припустимим, за дозволом, наказом чи розпорядженням міністра або керівника іншого центрального органу виконавчої влади, виготовлення додаткових гербових печаток з цифрами «1», «2» і т. д.

Управління (відділи) кадрів органів державної влади можуть замовляти малу гербову печатку для засвідчення посвідчень і спеціальних перепусток.

Металеві гербові печатки виготовляються також для установ Національного банку України і відділень зв'язку.

Міністерства та інші центральні органи виконавчої влади, незалежно від наявності в них печаток з Державним Гербом України, можуть виготовляти прості круглі печатки, а також різні штампи для:

секретаріатів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади;

секретних відділів (спецчастин);

канцелярій (загальних відділів);

управлінь справами;

адміністративно-господарських управлінь (відділів);

управлінь (відділів) кадрів;

а також інших, які передбачені статутом, положенням або наказом по цих підприємствах.

Управління справами і канцелярії, секретаріати, секретні відділи, спецчастини мають право замовляти круглу печатку для пакетів.

Підприємства, установи, організації, господарські об'єднання, суб'єкти підприємницької діяльності, об'єднання громадян, суб'єкти господарювання однієї з інших організаційних форм підприємництва можуть мати тільки по одному примірнику основної каучукової або металевої печатки.

Якщо в діяльності зазначених організацій недостатньо використання однієї печатки, то є припустимим — у відповідності з наказом, розпорядженням або рішенням по них — виготовлення додаткових печаток з цифрами «1», «2» і т. д., а також простих круглих печаток та різних штампів для:

секретаріатів;

секретних відділів (спецчастин);

канцелярії (загального відділу);

управлінь справами;

адміністративно-господарських управлінь (відділів);

управлінь (відділів) кадрів;

а також інших, які передбачені статутом, положенням або наказом по цих підприємствах.

Управління справами і канцелярії, секретаріати мають право замовляти круглу печатку для пакетів.

Філіям, іншим відокремленим підрозділам підприємств, установ, організацій, господарських об'єднань, суб'єктів підприємництва, об'єднань громадян, зареєстрованих в Україні, інших організаційних форм підприємництва дозволяється виготовлення каучукових і металевих печаток, якщо це передбачено статутом, положенням або наказом про ці філії. У цьому разі в текст печаток вміщується слово «Філія».

Простою печаткою (особистою) можуть користуватися лікарі та ветлікарі, які працюють у лікувальних (ветеринарних) закладах чи займаються медичною (ветеринарною) практикою.

Трикутні печатки виготовляються для організацій, які не мають рахунків в установах Національного і комерційних банків України.

Забороняється ввезення на територію України самонабірних печаток, а також їх виготовлення, реалізація та використання на території держави.

Опис печаток і штампів

Печатки з Державним Гербом України виготовляються круглої форми. У середині кола зображується Державний Герб України, а по колу печатки — назва органу державної влади чи державного управління, потім назва підприємства, установи і організації, якщо наявність зображення передбачена діючим законодавством України.

Печатки з емблемами, товарними знаками тощо з відповідним описом можуть бути виготовлені тільки в тому разі, якщо вони зареєстровані у встановленому законодавством України порядку або передбачені в статуті чи положенні підприємства, установи, організації, суб'єкта підприємницької діяльності, зареєстрованому відповідним міністерством чи іншим центральним органом виконавчої влади або місцевою державною адміністрацією чи органом місцевого і регіонального самоврядування.

Проста печатка виготовляється круглою або трикутною. Напис на печатках і штампах повинен відповідати назві, яка зазначена в свідоцтві про державну реєстрацію.

На печатках і штампах кожний реквізит зазначається українською або одночасно українською і російською мовами. Іноземна мова в написах на печатках і штампах може використовуватись відповідно до законодавства, чинних міжнародних договорів та норм міжнародного права.

На кутових штампах, залежно від підпорядкованості, у верхній частині розміщується напис «Україна», під ним — назва міністерства чи іншого органу виконавчої влади, підприємства, установи і організації.

На кутових штампах Державний Герб України не зображується.

Текст, зображений на кутовому штампі міністерства чи іншого центрального органу виконавчої влади, підприємства, установи чи організації повинен відповідати тексту, зображеному на печатці.

На печатках і штампах повинен зазначатись ідентифікаційний код суб'єкта підприємницької діяльності — юридичної особи або ідентифікаційний номер фізичної особи.

Усі види печаток і штампів слід виготовляти за прийнятими розмірами:

печатка круглої форми з текстом          діаметр 38—40 мм

однією мовою

печатка круглої форми з текстом діаметр 40—45 мм двома мовами

трикутна печатка                                       розмір

сторони 45 х 45 мм

кутовий штамп                                           розмір сторони не

менше 40 х 60 мм

мала кругла печатка                                діаметр 20—25 мм

Зберігання печаток і штампів, їх знищення

Відповідальність і контроль за дотриманням порядку зберігання печаток і штампів, а також законністю користування ними покладається на керівників підприємств, установ і організацій, господарських об'єднань, суб'єктів господарської діяльності.

Контроль за виготовленням, зберіганням та використанням печаток і штампів покладається на канцелярії та осіб, відповідальних за діловодство (у разі наявності таких).

При зміні керівника печатки і штампи передаються ново-призначеному керівнику за актом.

Керівники підприємств, установ і організацій, господарських об'єднань, суб'єктів підприємницької діяльності, інших організаційних форм підприємництва, діяльність яких передбачена чинним законодавством України, у разі потреби можуть своїм наказом покласти відповідальність за зберігання і користування печатками і штампами на одного з безпосередньо підлеглих їм працівників.

Обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій. Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів визначається відповідними відомчими інструкціями.

Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку та видачі печаток і штампів. Журнал обліку печаток і штампів включається до номенклатури справ, його аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

Печатки і штампи повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах.

Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації. Про перевірки наявності печаток і штампів робляться відмітки в журналі обліку та видачі печаток і штампів після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток і штампів комісія проводить службове розслідування, результати якого оформлюються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації.

У разі ліквідації підприємств, установ, організацій, господарських об'єднань, суб'єктів підприємницької діяльності, інших організаційних форм підприємництва, діяльність яких передбачена чинним законодавством України (або при спрацюванні печаток і штампів) їх керівники (а також підприємці-громадяни) печатки і штампи зобов'язані здати для знищення в органи внутрішніх справ.

Для одержання квитанції про знищення печаток і штампів до органів внутрішніх справ подається письмове клопотання, де вказуються:

—  кількість печаток та штампів, які передбачається знищити;

—  підстава для знищення;

—  особа, відповідальна за знищення печаток і штампів, прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані;

—  прізвище, ім'я, по батькові, паспортні дані керівника або уповноваженої ним особи, що подає клопотання до органу внутрішніх справ.

До клопотань додаються печатки і штампи, їхні відбитки у двох примірниках, а також платіжні доручення чи квитанції про оплату послуг, пов'язаних з видачею квитанцій про знищення печаток і штампів.

За видачу квитанцій справляється плата, розмір та порядок використання якої встановлюється Кабінетом Міністрів України.

Платіжні доручення або квитанції про оплату послуг, пов'язаних з видачею квитанції про знищення печаток і штампів, надаються в усіх випадках.

Про знищення печаток і штампів видається квитанція, на звороті якої робляться відбитки знищених печаток і штампів, після чого вони знищуються: металеві вироби — обпилюванням двома перехресними лініями, гумові, каучукові деталі — розрізанням на малі нез'єднувані, невідновлювані частини в присутності заявника. Бланки квитанцій про знищення печаток і штампів до їх заповнення потрібно зібрати в книгу, яка прошивається і скріплюється печаткою канцелярії, секретаріату органу внутрішніх справ та печаткою з відбитком «Дозвільна система». Бланки зберігаються в підрозділах дозвільної системи органів внутрішніх справ.

Корінець квитанції долучається до матеріалів, які стали підставою для їх знищення.

Додаток 1 до Інструкції про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об'єднанням, громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів

Заява на видачу дозволу на відкриття та функціонування штемпельно-граверної майстерні, виготовлення печаток і штампів

Матеріали підготував ВАСИЛЬ МОРОЗ, юрист

Інформаційно-довідкова газета ЮРИСТ КОНСУЛЬТУЄ 30 /2007