МІНІСТЕРСТВО УКРАЇНИ З ПИТАНЬ НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ
ТА У СПРАВАХ ЗАХИСТУ НАСЕЛЕННЯ ВІД НАСЛІДКІВ
ЧОРНОБИЛЬСЬКОЇ КАТАСТРОФИ
Н А К А З
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
28 березня 2008 р.
за N 262/14953
Про затвердження Порядку реєстрації галузевих та обласних (регіональних) страхових фондів документації
Відповідно до статті 10 Закону України "Про страховий фонд документації України" (
2332-14)
та з метою забезпечення проведення державної реєстрації галузевих та обласних (регіональних) страхових фондів документації у Державному департаменті страхового фонду документації НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок реєстрації галузевих та обласних (регіональних) страхових фондів документації, що додається.
2. Голові Державного департаменту страхового фонду документації Степаненку В.Л. забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України у визначений чинним законодавством термін.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Третьякова В.М.
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ МНС України
28.01.2008 N 55
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
28 березня 2008 р.
за N 262/14953
ПОРЯДОК
реєстрації галузевих та обласних (регіональних) страхових фондів документації
1. Загальні положення
1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до статті 10 Закону України "Про страховий фонд документації України" (
2332-14)
(зі змінами) та постанов Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 року N 319 (
319-2002-п)
"Про затвердження Положення про порядок формування, ведення та використання галузевого страхового фонду документації" і від 13 березня 2002 року N 320 (
320-2002-п)
"Про затвердження Положення про порядок формування, ведення та використання обласного (регіонального) страхового фонду документації" (зі змінами).
1.2. Порядок визначає умови та послідовність проведення державної реєстрації галузевих та обласних (регіональних) страхових фондів документації (далі - СФД) у Державному департаменті страхового фонду документації (далі - Державний департамент СФД).
Державній реєстрації підлягають галузеві та обласні (регіональні) СФД, створення та довгострокове зберігання яких забезпечують відповідно міністерства, інші центральні та місцеві органи виконавчої влади і органи місцевого самоврядування.
У цьому Порядку використано терміни, що вживаються в такому значенні:
реєстранти СФД - міністерства, інші центральні та місцеві органи виконавчої влади і органи місцевого самоврядування, які звертаються до Державного департаменту СФД для здійснення державної реєстрації галузевих та обласних (регіональних) СФД;
реєстратор - Державний департамент СФД, який відповідно до цього Порядку реєстрації здійснює державну реєстрацію галузевих та обласних (регіональних) СФД;
свідоцтво про державну реєстрацію страхового фонду документації - документ установленого зразка, який засвідчує факт реєстрації міністерством чи іншим центральним або місцевим органом виконавчої влади, органом місцевого самоврядування галузевого або обласного (регіонального) СФД;
відповідальна особа реєстранта СФД - посадова особа міністерства чи іншого центрального або місцевого органу виконавчої влади, органу місцевого самоврядування, яка уповноважена здійснювати всі дії щодо державної реєстрації галузевих та обласних (регіональних) СФД.
Інші терміни в цьому Порядку вживаються відповідно до законодавства України.
2. Порядок підготовки та подання документів на державну реєстрацію
2.1. Необхідними умовами для державної реєстрації галузевих та обласних (регіональних) СФД є наявність у реєстранта СФД:
погодженої та затвердженої програми створення галузевого або обласного (регіонального) СФД (далі - Програма) відповідно до пункту 7 Положення про порядок формування, ведення та використання галузевого страхового фонду документації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 року N 319 (
319-2002-п)
(зі змінами) та пункту 7 Положення про порядок формування, ведення та використання обласного (регіонального) страхового фонду документації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 року N 320 (
320-2002-п)
(зі змінами);
приміщень та засобів, які забезпечують накопичення документів СФД, облік, зберігання та їх відтворення з метою оперативного забезпечення користувачів документами СФД відповідно до вимог ДСТУ 33.301-2003 "СФД. Зберігання мікрофільмів та мікрофіш страхового фонду документації. Технічні вимоги", ДСТУ 33.403:2005 "СФД. Повнорозмірні паперові копії з мікрофільмів страхового фонду документації. Технічні вимоги та методи контролювання", ДСТУ 33.601:2005 "СФД. Матеріали для виготовлення, зберігання та відтворення документів страхового фонду документації. Загальні вимоги";
спеціального дозволу на провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в органах місцевого самоврядування на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 року N 1561-12.
2.2. Основні технічні вимоги до приміщень для зберігання документів (мікрофільмів) страхового фонду документації наведені в додатку 1.
2.3. Після забезпечення усіх необхідних умов для державної реєстрації галузевих та обласних (регіональних) СФД реєстрант СФД подає до Державного департаменту СФД заяву про реєстрацію відповідного СФД (далі - Заява), завірену підписом відповідальної особи та печаткою реєстранта СФД (додаток 2). Заява надається на загальному бланку реєстранта СФД.
До Заяви додаються:
копія програми створення /галузевого, обласного (регіонального)/ страхового фонду документації;
перелік нормативних документів, технологічних процесів, методичних документів, які використовуються для здійснення робіт зі зберігання та відтворення документів страхового фонду документації;
перелік технічних засобів (обладнання, пристроїв), що використовуються під час зберігання та відтворення документів страхового фонду документації (додаток 3);
відомості про наявність та якісний стан приміщення для довгострокового зберігання документів страхового фонду документації;
дані про професійний та кваліфікаційний рівень спеціалістів, які проводять роботи зі зберігання та відтворення документів страхового фонду документації (додаток 4).
У разі потреби Державна технічна інспекція Державного департаменту СФД може перевірити наявність у реєстранта СФД документів, приміщень та засобів, які зазначені в пункті 2.1 цього Порядку, та скласти відповідний акт за результатами перевірки. Форма акта встановлюється Державним департаментом СФД.
3. Проведення державної реєстрації
3.1. Отримана Заява та зазначені вище документи оформлюються в окрему справу і розглядаються Державним департаментом СФД. У тридцятиденний термін з дня надходження документів реєстратор приймає рішення щодо реєстрації СФД або відмови в реєстрації.
3.2. Реєстрація СФД завершується наданням відповідальній особі реєстранта СФД свідоцтва про державну реєстрацію страхового фонду документації (далі - Свідоцтво) (додаток 5). Структура реєстраційного номера складається з першої літери назви СФД (Г-галузевий, О-обласний (регіональний)) та чотирьох цифр порядкового номера. Свідоцтво надається на загальному бланку Державного департаменту СФД за підписом голови.
3.3. У разі відмови в державній реєстрації Державний департамент СФД готує лист з обґрунтуванням причин відмови і за підписом голови Державного департаменту СФД надсилає його реєстранту СФД.
3.4. Підставою для відмови в реєстрації може бути невідповідність поданих документів вимогам цього Порядку або інші причини, про які повідомляють реєстранта СФД.
3.5. Свідоцтво або лист про відмову в реєстрації СФД надсилається реєстранту СФД не пізніше тридцятиденного терміну після отримання Державним департаментом СФД Заяви реєстранта СФД.
3.6. У разі зміни найменування юридичної особи - реєстранта СФД або його місцезнаходження реєстрант СФД зобов'язаний у тридцятиденний термін подати до Державного департаменту СФД заяву про заміну Свідоцтва за формою (додаток 6).
Державний департамент СФД протягом десяти календарних днів з дня надходження відповідної заяви, оформленої належним чином, видає нове Свідоцтво.
3.7. У разі втрати оригіналу свідоцтва або його пошкодження реєстрант СФД зобов'язаний для отримання дубліката Свідоцтва в тридцятиденний термін подати до Державного департаменту СФД заяву про надання дубліката Свідоцтва за формою (додаток 7).
Державний департамент СФД протягом десяти календарних днів з дня надходження відповідної заяви, оформленої належним чином, видає дублікат Свідоцтва.
3.8. Документи галузевих та обласних (регіональних) СФД підлягають реєстрації у Державному реєстрі документів страхового фонду документації згідно із законодавством у порядку, визначеному Державним департаментом СФД.
3.9. Міністерства, інші центральні та місцеві органи виконавчої влади і органи місцевого самоврядування, які зареєстрували СФД, підлягають перевірці Державною технічною інспекцією Державного департаменту СФД відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26 жовтня 2001 року N 1447 (
1447-2001-п)
"Про затвердження Положення про Державну технічну інспекцію Державного департаменту страхового фонду документації" (зі змінами) та наказу МНС України від 06.11.2001 N 254 (z1003-01)
"Про затвердження Положення про організацію та проведення інспекційних перевірок Державною технічною інспекцією Державного департаменту страхового фонду документації", зареєстрованого у Мін'юсті України 04.12.2001 за N 1003/6194.
3.10. Суперечки, що виникають у зв'язку з реєстрацією СФД, вирішуються відповідно до законодавства України.
|
Голова Державного департаменту
страхового фонду документації
|
В.Л.Степаненко
|
Додаток 1
до Порядку реєстрації
галузевих та обласних
(регіональних) страхових
фондів документації
ОСНОВНІ ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ
до приміщень для зберігання документів (мікрофільмів) страхового фонду документації
1. Документи СФД зберігають у спеціально обладнаних приміщеннях, які забезпечують підтримання заданого температурно-вологісного стану повітря.
2. Під час зберігання документів СФД показники температурно-вологісного стану повітря в приміщенні повинні відповідати даним, зазначеним у табл. 1.
Таблиця 1
|
Вид зберігання
документів СФД
|
Термін
зберігання
|
Температура
повітря, град.С
|
Відносна
вологість, %
|
|
Тимчасове
Довгострокове
|
до 1 року
до 75 років
|
15 +- 2
не більше 15
|
50 +- 5
50 +- 5
|
3. Контроль та реєстрацію температурно-вологісного стану повітря в приміщеннях, де зберігають документи СФД, необхідно здійснювати один раз на добу за допомогою вимірювальних приладів у двох протилежних кінцях приміщення. Вимірювальні прилади розташовують рівномірно в кількості не менше одного на кожні 25 м.куб. площі приміщення, але не менше двох приладів на приміщення.
4. Дату та результати перевірки температурно-вологісного стану у приміщеннях необхідно заносити до журналу контролю температури та відносної вологості повітря приміщення.
5. Приміщення, у якому зберігають документи СФД, має бути відокремленою будівлею із запасним виходом.
6. Стіни, підлога та стеля приміщення повинні бути спроектовані таким чином, щоб перешкоджати доступу вогню та води.
7. Приміщення повинно бути обладнане устаткуванням автоматичного газового пожежогасіння.
8. Стіни та стелю приміщення рекомендовано покривати пилонеутворювальним матеріалом, що легко миється.
9. У приміщення не повинні проникати шкідливі гази (оксиди азоту, сірководень, сірчистий газ тощо). Приміщення повинне бути оснащене припливно-витяжним вентиляційним устаткуванням з фільтрами для очищення повітря або кондиціонерами.
10. У приміщення не повинні проникати прямі сонячні промені.
Освітлення в них рекомендовано здійснювати джерелами штучного світла із закритими плафонами з гладкою зовнішньою поверхнею.
11. У приміщенні, де зберігають документи СФД, рекомендовано:
один раз на тиждень проводити прибирання з використанням пилососа;
один раз на місяць проводити вологе прибирання.
12. Шафи для зберігання документів СФД необхідно розташовувати на відстані:
не менше ніж 0,5 м від зовнішніх стін будівлі;
не менше ніж 1 м від нагрівальних та охолоджувальних приладів;
не менше ніж 0,1 м від підлоги.
|
Голова Державного департаменту
страхового фонду документації
|
В.Л.Степаненко
|
Додаток 2
до Порядку реєстрації
галузевих та обласних
(регіональних) страхових
фондів документації
Голові Державного
департаменту страхового
фонду документації
ЗАЯВА
про державну реєстрацію страхового фонду документації
Реєстрант СФД________________________________________________
_________________________________________________________________,
(центральний, місцевий орган виконавчої влади, орган місцевого
самоврядування)
__________________________________________________________________
(місцезнаходження юридичної особи - реєстранта СФД, код за ЄДРПОУ)
прошу зареєструвати (галузевий, обласний (регіональний))
страховий фонд документації у Державному департаменті страхового
фонду документації на підставі документів, що додаються.
1. Копія програми створення (галузевого, обласного (регіонального)) страхового фонду документації.
2. Перелік нормативних документів, технологічних процесів, методичних документів, які використовуються для здійснення робіт зі зберігання та відтворення документів страхового фонду документації.
3. Перелік технічних засобів (обладнання, пристроїв), що використовуються під час зберігання та відтворення документів страхового фонду документації.
4. Відомості про наявність та якісний стан приміщення для довгострокового зберігання документів страхового фонду документації.
5. Дані про професійний та кваліфікаційний рівень спеціалістів, які проводять роботи зі зберігання та відтворення документів страхового фонду документації.
Маю спеціальний дозвіл на провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею:
__________________________________________________________________
(реєстраційний номер, дата видачі, ким виданий, термін дії)
та категорію режиму секретності __________________________
____________________ _______________ ________________
(відповідальна особа (особистий підпис) (ініціали, прізвище,
реєстранта СФД) М.П. дата)
|
Голова Державного департаменту
страхового фонду документації
|
В.Л.Степаненко
|
Додаток 3
до Порядку реєстрації
галузевих та обласних
(регіональних) страхових
фондів документації
ПЕРЕЛІК
технічних засобів (обладнання, пристроїв), що використовуються під час зберігання та відтворення документів страхового фонду документації
------------------------------------------------------------------
|Найменування |Рік випуску|N і дата акта |Дата останньої|Примітка|
| | |про введення в|перевірки (для| |
| | | експлуатацію | приладів та | |
| | | | засобів | |
| | | | контролю | |
| | | | якості) та | |
| | | |орган, який її| |
| | | | здійснював | |
|-------------+-----------+--------------+--------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
------------------------------------------------------------------
____________________ _______________ ________________
(відповідальна особа (особистий підпис) (ініціали, прізвище,
реєстранта СФД) М.П. дата)
|
Голова Державного департаменту
страхового фонду документації
|
В.Л.Степаненко
|
Додаток 4
до Порядку реєстрації
галузевих та обласних
(регіональних)
страхових фондів
документації
ДАНІ
про професійний і кваліфікаційний рівень спеціалістів, які проводять роботи зі зберігання та відтворення документів страхового фонду документації
------------------------------------------------------------------
| Прізвище, | Освіта, |Посада| Стаж з |N свідоцтва |Примітка|
| ім'я, по |навчальний | | виконання | про | |
| батькові | заклад | | робіт | підвищення | |
| | | | даного |кваліфікації| |
| | | | напряму | | |
|-----------+-----------+------+-----------+------------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
------------------------------------------------------------------
____________________ _______________ ________________
(відповідальна особа (особистий підпис) (ініціали, прізвище,
реєстранта СФД) М.П. дата)
|
Голова Державного департаменту
страхового фонду документації
|
В.Л.Степаненко
|
Додаток 5
до Порядку реєстрації
галузевих та обласних
(регіональних)
страхових фондів
документації
СВІДОЦТВО
про державну реєстрацію страхового фонду документації
Страховий фонд документації__________________________________
_________________________________________________________________,
(центральний, місцевий орган виконавчої влади, орган місцевого
самоврядування)
__________________________________________________________________
(місцезнаходження юридичної особи - реєстранта СФД, код за ЄДРПОУ)
зареєстровано в Державному департаменті страхового фонду
документації з присвоєнням йому реєстраційного номера Г(О)ХХХХ.
Голова Державного департаменту
страхового фонду документації ______________ ___________________
(особистий (ініціали, прізвище)
підпис)
|
Голова Державного департаменту
страхового фонду документації
|
В.Л.Степаненко
|
Додаток 6
до Порядку реєстрації
галузевих та обласних
(регіональних) страхових
фондів документації
Голові Державного
департаменту страхового
фонду документації
ЗАЯВА
про заміну свідоцтва про державну реєстрацію страхового фонду документації
_________________________________________________________________,
(центральний, місцевий орган виконавчої влади, орган місцевого
самоврядування)
__________________________________________________________________
(місцезнаходження юридичної особи - реєстранта СФД, код за ЄДРПОУ)
просить замінити свідоцтво у зв'язку із______________________
__________________________________________________________________
(зазначити причину)
____________________ _______________ ________________
(відповідальна особа (особистий підпис) (ініціали, прізвище,
реєстранта СФД) М.П. дата)
|
Голова Державного департаменту
страхового фонду документації
|
В.Л.Степаненко
|
Додаток 7
до Порядку реєстрації
галузевих та обласних
(регіональних) страхових
фондів документації
Голові Державного
департаменту страхового
фонду документації
ЗАЯВА
про видачу дубліката свідоцтва про державну реєстрацію страхового фонду документації
_________________________________________________________________,
(центральний, місцевий орган виконавчої влади, орган місцевого
самоврядування)
__________________________________________________________________
(місцезнаходження юридичної особи - реєстранта СФД, код за ЄДРПОУ)
просить видати дублікат свідоцтва у зв'язку із ___________________
__________________________________________________________________
(зазначити причину)
____________________ _______________ _________________
(відповідальна особа (особистий підпис) (ініціали, прізвище,
реєстранта СФД) М.П. дата)
|
Голова Державного департаменту
страхового фонду документації
|
В.Л.Степаненко
|