ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного

контрольно-ревізійного

управління України

05.06.2009  N 137

1. Методичні рекомендації з проведення органами державної контрольно-ревізійної служби перевірок державних закупівель (далі - Рекомендації) розроблено з метою реалізації статті 2 Закону України "Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні" (2939-12) щодо перевірки державних закупівель на всіх стадіях.

2. Користувачами цих Рекомендацій є органи державної контрольно-ревізійної служби.

3. Терміни, наведені у цих Рекомендаціях, вживаються у значеннях, передбачених Положенням про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.2008 р. N 921 (921-2008-п) (із змінами).

4. Основним завданням перевірок державних закупівель є контроль за забезпеченням правильності, ефективності і законності використання державних коштів при закупівлі товарів, робіт і послуг.

5. Об'єктами перевірки державних закупівель є управлінські рішення керівництва бюджетних установ, організацій та підприємств (далі - об'єкт контролю), планові документи, господарські договори, фінансово-господарські операції, дані бухгалтерського обліку, фінансової і статистичної звітності, тендерна документація та інші документи, що стосуються проведення процедур закупівель на всіх стадіях їх здійснення.

6. Базовим елементом перевірки державних закупівель є визначення та оцінка оптимального, раціонального використання державних коштів, їх впливу на результати фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю, показники його фінансової звітності. Така оцінка здійснюється на кожному етапі проведення процедур державних закупівель.

1. Перевірка дотримання законодавства щодо створення тендерного комітету.

2. Перевірка річного плану закупівель та змін до нього на відповідність кошторису, державній програмі. Для підприємств - перевірка відповідності плану закупівель фінансовому плану на відповідний період.

3. Перевірка порядку визначення процедур закупівель згідно з чинним законодавством.

4. Перевірка дотримання вимог законодавства про державні закупівлі в частині прозорості їх здійснення.

5. Перевірка відповідності тендерної документації (кваліфікаційної документації) вимогам законодавства.

6. Перевірка відповідності тендерних пропозицій (цінових пропозицій) вимогам тендерної документації (запрошенням до участі в торгах) та законодавству.

7. Перевірка документів, що підтверджують видачу тендерної (кваліфікаційної) документації, та реєстру отриманих тендерних пропозицій.

8. Перевірка наявності, відповідності затвердженій формі та достовірності складання протоколів розкриття тендерних пропозицій.

9. Перевірка дотримання порядку розгляду та оцінки тендерних пропозицій, визначення переможця, акцепту тендерних пропозицій.

10. Перевірка порядку складання звіту про результати процедури закупівлі.

11. Перевірка правильності застосування процедури закупівлі в одного учасника або торгів з обмеженою участю.

12. Перевірка процедури укладання договорів на закупівлю товарів, робіт і послуг на предмет дотримання законодавства та відповідності умов укладених договорів вимогам тендерної документації, умовам тендерної пропозиції.

13. Перевірка виконання умов договорів, наявності підстав для перерахування коштів.

14. Перевірка правильності відображення операцій із закупівлі в бухгалтерському обліку.

15. Перевірка інших документів, що стосуються діяльності тендерного комітету та закупівель, які перевіряються.

1. Законодавча база

При проведенні перевірок державних закупівель слід мати на увазі:

- у зв'язку з прийняттям Верховною Радою України Закону України "Про визнання таким, що втратив чинність, Закону України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти" від 22.02.2000 р. N 1490-III" (150-17) Кабінетом Міністрів України прийнято постанову від 28.03.2008 р. N 274 (274-2008-п) "Про здійснення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти" (далі - постанова N 274), якою затверджено Тимчасове положення;

- пунктом 8 постанови N 274 (274-2008-п) визначено, що ця постанова набирає чинності одночасно із набранням чинності Закону України "Про визнання таким, що втратив чинність, Закону України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти" від 22.02.2000 р. N 1490-III" (150-17) ;

- Закон України від 22.02.2000 р. N 1490-III (1490-14) опублікований в офіційному друкованому виданні "Урядовий кур'єр" N 61 за 2 квітня 2008 року, тобто ця постанова набрала чинності з 02.04.2008 р.;

- абзацом 2 пункту 3 постанови N 274 (274-2008-п) уточнено, що процедури закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, розпочаті до набрання чинності Закону України "Про визнання таким, що втратив чинність, Закону України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти" (150-17) , завершуються відповідно до норм Тимчасового положення;

- водночас необхідно враховувати, що згідно з Рішенням Конституційного Суду України від 09.10.2008 р. N 22-рп/2008 (v022p710-08) (справа N 1-41/208) визнано нечинною та неконституційною постанову Кабінету Міністрів України від 28.03.2008 р. N 274 (274-2008-п) "Про здійснення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти", тому у період з 10.10.2008 р. по 17.10.2008 р. не було нормативно-правового акта, який регулював питання здійснення процедур державних закупівель;

- постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.2008 р. N 921 (921-2008-п) (набрала чинності з 22.10.2008) затверджено Положення про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти (далі - Положення N 921) та визнано такою, що втратила чинність, постанову Кабінету Міністрів України від 28.03.2008 р. N 274 (274-2008-п) ;

- пунктом 2 постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.2008 р. N 921 (921-2008-п) передбачено, що процедури закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, розпочаті до набрання чинності цієї постанови, завершуються відповідно до цієї постанови;

- з набранням 25 листопада 2008 року чинності постановою Кабінету Міністрів України від 19.11.2008 р. N 1017 (1017-2008-п) "Про внесення змін до Положення про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти", яка не містить норми щодо зворотної дії в часі, процедури, розпочаті до набрання нею чинності, завершуються відповідно до Положення N 921 (921-2008-п) (в редакції, що діяла до набрання чинності постанови Кабінету Міністрів України від 19.11.2008 р. N 1017 (1017-2008-п) ) (роз'яснення Міністерства економіки України від 08.12.2008 р. N 3303-27/1150 (v1150665-08) );

- 18 грудня 2008 року Верховною Радою України був прийнятий Закон України N 694 (694-17) "Про внесення змін до деяких законів України щодо мінімізації впливу фінансової кризи на розвиток вітчизняної промисловості", частиною 2 розділу II "Прикінцеві положення" якого встановлено, що з метою захисту вітчизняної економіки від наслідків світової фінансово-економічної кризи тимчасово, до 1 січня 2011 року,закупівля товарів, робіт і послуг за державні кошти здійснюється у вітчизняних виробників цих товарів, робіт і послуг (юридичних та фізичних осіб), крім товарів, які не виробляються в Україні;

- також необхідно врахувати, що Положенням N 921 (921-2008-п) визначено строк зберігання документів щодо процедур закупівель, який становить три роки.

2. Перевірка дотримання законодавства щодо створення тендерного комітету

2.1. Під час перевірки дотримання вимог законодавства щодо створення та функціонування тендерного комітету досліджуються: накази про створення тендерного комітету, зміни до наказів про створення тендерного комітету, відповідні свідоцтва встановленого зразка про проходження навчання чи підвищення кваліфікації з питань організації та здійснення процедур закупівель (повторного навчання або підвищення кваліфікації), положення про тендерний комітет.

2.2. В обов'язковому порядку підлягає перевірці відповідність фактичної кількості членів тендерного комітету кількості, передбаченій чинним законодавством, наявність у голови, заступника (заступників) голови тендерного комету та секретаря свідоцтв про проходження навчання.

2.3. Слід звернути увагу, що абз. 6 п. 18 Положення N 921 (921-2008-п) передбачено проходження головою, заступником голови та секретарем тендерного комітету навчання (підвищення кваліфікації) у сфері закупівель, за результатами якого вони повинні отримати документ у порядку, встановленому уповноваженим органом.

2.4. Проте необхідно врахувати, що з 02.04.2008 р. і на теперішній час уповноваженим органом не розроблено нормативні документи, що регулюють питання проходження навчання чи підвищення кваліфікації з питань організації та здійснення процедур закупівель (повторного навчання або підвищення кваліфікації), розроблені уповноваженим органом.

2.5.При перевірці необхідно звернути увагу на таке:

- склад тендерного комітету та положення про нього затверджуються замовником. До складу тендерного комітету не можуть входити посадові особи та представники учасників, їх близькі родичі, посадові особи об'єднань підприємств, їх представники і близькі родичі;

- керівництво роботою тендерного комітету здійснює його голова, який призначається рішенням замовника та є особою, що має право на підписання договорів про закупівлю. Голова тендерного комітету організовує його роботу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій;

- голова тендерного комітету призначає свого (своїх) заступника (заступників), відповідального секретаря та визначає функції кожного члена тендерного комітету;

- постановою N 274 (274-2008-п) та Положенням N 921 (921-2008-п) визначено, що рішення з питань, які розглядаються на засіданнях тендерного комітету, приймаються простою більшістю голосів у присутності не менш як двох третин його членів. У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови тендерного комітету. Слід зазначити, що постановою Кабінету Міністрів України N 1017 (1017-2008-п) змінено норму п. 18 Положення N 921 (921-2008-п) щодо підписання протоколу, яким оформлено рішення тендерного комітету. Крім того, згідно з даною постановою типове положення про тендерний комітет розробляється та затверджується уповноваженим органом.

2.6. Зважаючи на те, що на сьогодні уповноваженим органом не розроблено типове положення про тендерний комітет, роз'ясненням Міністерства економіки України від 08.12.2008 р. N 3303-27/1150 (v1150665-08) рекомендовано замовникам передбачати у положенні про тендерний комітет створення кворуму для прийняття рішень тендерного комітету.

2.7. Листом-роз'ясненням Міністерства економіки України від 25.09.2008 р. N 75-27/962 (v_962665-08) дозволено створення в організації кількох тендерних комітетів - тендерний комітет при головній організації та тендерні комітети у відокремлених підрозділах.

Тендерний комітет може створюватися у відокремлених підрозділах за дорученням головної організації. Голові структурного підрозділу може бути надано право від імені замовника підписати рішення про створення тендерного комітету на базі відповідного відокремленого структурного підрозділу, а також затвердити положення про нього. Тендерний комітет структурного підрозділу здійснює свою діяльність від імені головної організації. При цьому тендерний комітет відокремленого підрозділу здійснює процедури закупівлі від імені підприємства - юридичної особи відповідно до Тимчасового положення, але в межах повноважень, визначених у положенні про тендерний комітет.

Ураховуючи викладене, на базі структурних підрозділів тендерні комітети можуть створюватися та функціонувати аналогічно з відокремленими структурними підрозділами підприємств.

Структурні та відокремлені структурні підрозділи підприємства, які не мають статусу юридичних осіб, не можуть від свого імені брати участь у процедурах закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти відповідно до норм законодавства. У цьому разі учасником може виступати саме юридична особа, яка бере участь у процедурах закупівлі через уповноважений належним чином підрозділ. Договір про закупівлю від імені юридичної особи-учасника підписують керівники філій та представництв на підставі довіреності, виданої відповідно до чинного законодавства.

3. Перевірка річного плану закупівель та змін до нього на його відповідність кошторису, державній програмі. Для підприємств - перевірка відповідності плану закупівель фінансовому плану на відповідний період

3.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: річний план державних закупівель та зміни до нього; кошторис, зміни до кошторису, розрахунки до кошторису.

3.2. Під час перевірки вимог щодо затвердження та оприлюднення річного плану закупівель та змін до нього досліджуються: протоколи щодо вибору процедур закупівель; річний план державних закупівель та зміни до нього; розміщення річного плану закупівель та змін до нього в інформаційній системі в мережі Інтернет.

Урахувати те, що з 02.04.2008 р. по 01.07.2008 р. Міністерством економіки України як уповноваженим органом не було розроблено нормативних документів, які б визначали форму річного плану державних закупівель.

Наказом Міністерства економіки України від 01.07.2008 р. N 252 (z0764-08) затверджено форму річного плану державних закупівель та Інструкцію щодо її заповнення.

Згідно з наказом Міністерства економіки України від 30.01.2009 р. N 60 (z0210-09) наказ Міністерства економіки України від 01.07.2008 р. N 252 (z0764-08) "Про затвердження форми річного плану державних закупівель та Інструкцію щодо її заповнення" втратив чинність.

Урахувати те, що з 02.04.2008 р. по 19.11.2008 р. Міністерством економіки України як уповноваженим органом не було розроблено нормативних документів, які б регулювали питання оприлюднення річного плану в мережі Інтернет.

3.3. Абзацом 5 пункту 13 Положення N 921 (921-2008-п) передбачено, що річний план державних закупівель та зміни до нього оприлюднюються шляхом розміщення в мережі Інтернет (на власному веб-сайті або за його відсутності на веб-сайті головного розпорядника державних коштів) протягом десяти календарних днів з дати їх затвердження.

3.4.Під час перевірки необхідно звернути увагу:

Закупівлі здійснюються тільки відповідно до річного плану.

Не допускається поділ предмета закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедур закупівель.

Не допускається безпідставне обрання Замовником інших процедур з метою уникнення проведення відкритих торгів.

Не допускається обрання і проведення процедур закупівель без їх затвердження у річному плані державних закупівель.

В обов'язковому порядку здійснюється аналіз щодо обґрунтованості та доцільності закупівель товарів, робіт і послуг (з урахуванням діяльності об'єкта контролю планових показників, наявності відповідних запасів на складах тощо).

4. Перевірка порядку визначення процедур закупівель згідно з чинним законодавством України

4.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: річний план державних закупівель; протоколи щодо вибору процедур закупівель.

4.2. Перевірка порядку визначення процедур закупівель базується на:

- перевірці наявності протоколів щодо вибору процедур закупівель;

- зіставленні інформації в протоколах щодо вибору процедур закупівель з даними річного плану державних закупівель;

- перевірці правильності прийнятих рішень щодо вибору процедури закупівлі;

- перевірці дотримання порядку визначення предметів закупівлі відповідно до Державного класифікатора продукції та послуг ДК 016-97 (v0822217-97) , затвердженого наказом Держстандарту України від 30.12.97 р. N 822; Правил визначення вартості будівництва (ДБН Д.1.1-1-2000), затверджених наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від N 174 (v0174241-00) від 27.08.2000 р.; Державного класифікатора видів науково-технічної діяльності ДК 015-97 (va822217-97) , затвердженого наказом Державного комітету України стандартизації, метрології та сертифікації від 30.12.97 р. N 822.

Особливу увагу звернути на таке: під час здійснення перевірки державних закупівель необхідно враховувати особливості відносин, що виникають у зв'язку із закупівлею товарів, робіт і послуг, та випадки (за окремим переліком), на які не поширюється дія законодавства у сфері державних закупівель.

Також варто зважати на те, що застосування процедури торгів з обмеженою участю для закупівлі товарів, робіт і послуг у період з 02.04.2008 р. до 09.10.2008 р. потребувала погодження з уповноваженим органом у встановленому ним порядку, крім випадку, коли ця процедура застосовувалася після проведення попередньої кваліфікації (у разі, коли очікувана вартість дорівнювала або перевищувала 500 тис. гривень).

З 28.11.2008 р. процедура торгів з обмеженою участю для закупівлі товарів, робіт і послуг обов'язково потребує погодження з уповноваженим органом у встановленому ним порядку, крім випадку, коли ця процедура застосовується після проведення попередньої кваліфікації.

5. Перевірка дотримання вимог законодавства про державні закупівлі в частині прозорості державних закупівель

5.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: форма оголошення про заплановані торги та про їх результати; оголошення про заплановані закупівлі та їх результати, опубліковані у Віснику державних закупівель та у міжнародних виданнях; запрошення до участі у процедурі закупівлі.

5.2. Перевірка дотримання вимог законодавства про державні закупівлі в частині прозорості державних закупівель базується:

у разі проведення відкритих торгів, торгів з обмеженою участю (після проведення попередньої кваліфікації):

- на перевірці наявності публікації оголошень (запрошень - у разі проведення торгів з обмеженою участю) про заплановані закупівлі та оголошень про їх результати (про попередню кваліфікацію);

- на перевірці наявності публікації оголошень у міжнародних виданнях (у разі, коли очікувана вартість предмета закупівлі перевищує суму, еквівалентну для товарів - 200 тис. євро; для послуг - 300 тис. євро; для робіт - 500 тис. євро);

- на дослідженні повноти та правильності відображення в оголошеннях необхідної інформації, передбаченої чинним законодавством;

у разі проведення процедур запиту цінових пропозицій (котирувань) та торгів з обмеженою участю:

- на перевірці запрошень до участі в процедурі закупівлі;

- на дослідженні повноти та правильності відображення в запрошеннях до участі в процедурі закупівлі необхідної інформації, передбаченої чинним законодавством.

6. Перевірка відповідності тендерної документації (кваліфікаційної документації) вимогам законодавства

6.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: тендерна документація, кваліфікаційна документація та зміни до них.

6.2. Перевірка правильності складання тендерної документації базується на:

- дослідженні повноти та правильності відображення інформації, передбаченої при складанні тендерної документації (наявність усіх розділів, визначених законодавством);

- перевірці наявності технічної специфікації до тендерної документації з викладенням детального опису товарів, робіт і послуг, що закуповуються; об'єктивних технічних та якісних характеристик; посилань на стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення та термінологію товарів, робіт чи послуг, що закуповуються з використанням існуючих міжнародних або національних стандартів, норм та правил.

6.3. Необхідно врахувати те, що:

- тендерна документація не повинна містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників;

- технічна специфікація до тендерної документації не повинна містити посилань на конкретні торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника. У разі коли таке посилання є необхідним, специфікація повинна містити вираз "або еквівалент".

6.4. Перевірка правильності складання кваліфікаційної документації базується на:

- дослідженні повноти та правильності відображення інформації, передбаченої при складанні кваліфікаційної документації;

- перевірці наявності технічної специфікації до кваліфікаційної документації з викладенням детального опису товарів, робіт і послуг, що закуповуються; об'єктивних технічних та якісних характеристик; посилань на стандартні характеристики, вимоги, умовні позначення та термінологію товарів, робіт чи послуг, що закуповуються, з використанням чинних міжнародних або національних стандартів, норм та правил. Крім того, слід зважати на те, що:

- кваліфікаційна документація не повинна містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників;

- технічна специфікація до кваліфікаційної документації не повинна містити посилань на конкретні торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника. У разі коли таке посилання є необхідним, специфікація повинна містити вираз "або еквівалент";

- замовник після завершення попередньої кваліфікації учасників повідомляє кожного учасника, що брав у ній участь, про результати її здійснення.

7. Перевірка відповідності тендерних пропозицій (цінових пропозицій) вимогам тендерної документації (запрошення до участі в торгах) та законодавству

7.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: тендерні пропозиції учасників (цінові пропозиції учасників); документи, подані у складі тендерної пропозиції учасників на підтвердження кваліфікаційних та інших вимог, передбачених тендерною документацією; тендерна документація.

7.2. Перевірка базується на зіставленні поданих учасниками тендерних пропозицій (цінових пропозицій) з вимогами тендерної документації (запрошення до участі в торгах) та законодавства в частині відповідності:

- терміну дії тендерних пропозицій учасників - терміну, визначеному тендерною документацією;

- документів, поданих учасниками на підтвердження їх кваліфікаційних та інших вимог, передбачених тендерною документацією, - переліку кваліфікаційних та інших вимог, передбачених тендерною документацією.

До того ж слід зазначити, що документи, подані на підтвердження кваліфікаційних та інших вимог, передбачених тендерною документацією, мають бути чинними на дату розкриття або пізнішу дату.

7.3. З метою виявлення учасників - пов'язаних осіб в обов'язковому порядку дослідженню підлягають статутні документи, подані учасниками у складі їх тендерних пропозицій.

7.4. З метою аналізу можливості своєчасної та повної поставки товарів, виконання робіт та надання послуг доцільно звертати увагу на фінансовий стан учасників торгів (форми "Баланс" (z0396-99) та "Звіт про фінансові результати" (z0397-99) ), відсутність порушеної стосовно учасника справи про банкрутство або визнання банкрутом.

7.5. Починаючи з 25.11.2008 р. (дата набрання чинності постанови N 1017 (1017-2008-п) ) інформація про відхилення тендерної (кваліфікаційної) пропозиції учасника із зазначенням підстави вказується замовником у звіті про результати проведення процедури закупівлі та повідомляється протягом семи календарних днів учаснику, пропозиція якого відхилена.

8. Перевірка документів, що підтверджують видачу тендерної (кваліфікаційної) документації, та реєстру отриманих тендерних пропозицій

8.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: реєстр отриманих тендерних пропозицій; документи, що підтверджують видачу тендерної документації (за наявності реєстр видачі тендерної документації), тендерні пропозиції учасників; документи, подані у складі тендерної пропозиції учасників на підтвердження кваліфікаційних та інших вимог, передбачених тендерною документацією; документи, що підтверджують оплату за тендерну документацію та витрати на її підготовку.

8.2. Перевірка документів, що підтверджують видачу тендерної (кваліфікаційної) документації, базується на перевірці порядку видачі тендерної документації (наявності звернень від учасників щодо надання тендерної документації, своєчасність її надання).

8.3. Перевірка реєстру отриманих тендерних пропозицій базується на:

- перевірці відповідності кількості зареєстрованих тендерних пропозицій учасників - кількості наявних тендерних пропозицій учасників;

- перевірці реєстрів отриманих тендерних пропозицій учасників на предмет своєчасної реєстрації учасників (до розкриття тендерних пропозицій);

- перевірці достовірності реєстрації тендерних пропозицій учасників (зіставлення дат відправлення учасниками та отримання замовниками від учасників тендерних пропозицій - з датами їх реєстрації у реєстрі).

9. Перевірка наявності, порядку та достовірності складання протоколів розкриття тендерних пропозицій

9.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: протоколи розкриття тендерних пропозицій; тендерні пропозиції учасників торгів; тендерна документація; реєстр отриманих тендерних пропозицій учасників торгів.

9.2. Перевірка базується на:

- перевірці відповідності протоколу розкриття - затвердженій законодавством формі складання протоколу розкриття;

- перевірці протоколів розкриття тендерних пропозицій на відповідність даті, місцю та часу розкриття тендерних пропозицій, визначених у тендерній документації;

- зіставленні реєстрів отриманих тендерних пропозицій учасників з даними протоколу розкриття;

- зіставленні викладеної у протоколі розкриття інформації на предмет відповідності учасників кваліфікаційним вимогам, передбаченим тендерною (кваліфікаційною) документацією, та звірці з фактично наявними документами, що подані у складі тендерних пропозицій учасників на підтвердження кваліфікаційним вимогам.

10. Перевірка дотримання порядку розгляду та оцінки тендерних пропозицій, визначення переможця, акцепту тендерних пропозицій

10.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: протоколи оцінки та визначення переможця процедури закупівлі; тендерна документація; тендерні пропозиції учасників торгів; повідомлення про акцепт та про результати торгів.

10.2. Загальний строк проведення оцінки, порівняння та визначення переможця торгів не повинен перевищувати 30 робочих днів з дня розкриття тендерних пропозицій.

10.3. Перевірка дотримання порядку розгляду та оцінки тендерних пропозицій, визначення переможця, акцепту тендерних пропозицій базується:

у разі проведення відкритих торгів, двоступеневих торгів, редукціону, торгів з обмеженою участю:

- на дотриманні загального строку здійснення оцінки тендерних пропозицій;

- на порівнянні критеріїв та методики оцінки, передбачених тендерною документацією, з даними протоколу оцінки, за яким визначено переможця торгів;

- на дослідженні протоколу оцінки на предмет допущення до оцінки учасників, які мали бути відхилені як такі, що не відповідають вимогам тендерної документації або встановленим кваліфікаційним вимогам;

- на відповідності питомої ваги цінового критерію вимогам чинного законодавства (не менше 70%);

- на перевірці акцепту тієї тендерної пропозиції, яка була визначена кращою за результатами оцінки;

у разі проведення процедури запиту цінових пропозицій (котирувань):

- на перевірці відсутності кількох цінових пропозицій від одного і того самого учасника процедури закупівлі;

- на перевірці правильності визначення переможця торгів з урахуванням найменшої ціни та кваліфікаційних вимог, зазначених у запрошенні.

10.4. Урахувати те, що для оцінки тендерних пропозицій можуть залучатися відповідні експертні організації чи окремі експерти на договірних засадах між замовником та ними відповідно до положень цивільного законодавства. Рекомендації таких експертних організацій або експертів можуть бути використані під час визначення переможця процедури закупівлі. Взаємовідносини та порядок розрахунків між сторонами договору та учасниками визначаються в тендерній документації.

10.5. Крім того, замовник має право запросити від будь-якого учасника процедури закупівлі повторне підтвердження відповідності його кваліфікаційним вимогам, установленим у тендерній документації, чи звернутися за підтвердженням такої інформації до державних органів або відповідних експертних підприємств, установ, організацій, а також щодо перевірки ціни його тендерної пропозиції.

10.6. Один і той самий учасник не може подавати більше ніж одну цінову пропозицію при проведенні процедури закупівлі.

10.7. У разі встановлення арифметичних помилок, виявлених у поданій тендерній пропозиції під час проведення процедури оцінки, Замовник має право на їх виправлення, за умови отримання письмової згоди учасника, який подав цю тендерну пропозицію, на таке виправлення.

10.8. Замовник надсилає переможцю торгів протягом п'яти календарних днів з дня акцепту повідомлення про акцепт тендерної пропозиції, строк дії якої не закінчено, а також надсилає всім учасникам процедур відкритих торгів, двоступеневих торгів і торгів з обмеженою участю письмове повідомлення про результати торгів із зазначенням назви та місцезнаходження учасника - переможця процедури закупівлі, тендерна пропозиція якого визнана найкращою за результатами оцінки.

11. Перевірка порядку складання звіту про результати процедури закупівлі

11.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: звіти про результати здійснення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти.

11.2. Перевірка дотримання складання звіту про результати процедури закупівлі базується на:

- перевірці відповідності звітів про результати торгів затвердженій законодавством формі їх складання;

- дослідженні повноти та правильності відображення інформації, передбаченої при складанні звіту про результати торгів.

11.3. Урахувати те, що причини скорочення строку подання тендерних пропозицій учасників торгів викладаються у звіті. Вони не повинні свідчити про наміри замовника послабити конкуренцію між учасниками.

12. Перевірка правильності застосування процедури закупівлі в одного учасника або торгів з обмеженою участю

12.1. Під час перевірки цього питання досліджуються:

у разі застосування процедури торгів з обмеженою участю: протокол (протоколи) засідання тендерного комітету щодо прийняття рішення про застосування процедури торгів з обмеженою участю; тендерна документація; експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування процедури торгів з обмеженою участю; лист-звернення до уповноваженого органу; лист-погодження уповноваженого органу щодо застосування процедури закупівлі, запрошення учасникам;

у разі застосування процедури закупівлі в одного учасника: протокол (протоколи) засідання тендерного комітету щодо прийняття рішення про застосування процедури закупівлі в одного учасника; договір про закупівлю із додатками; техніко-економічне обґрунтування застосування процедури закупівлі в одного учасника; експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі в одного учасника; лист-звернення до уповноваженого органу; лист-погодження щодо застосування процедури закупівлі, запрошення учасникам, протоколи переговорів.

12.2. Перевірка дотримання правильності застосування процедури закупівлі в одного учасника або торгів з обмеженою участю базується:

у разі застосування процедури торгів з обмеженою участю:

- на перевірці наявності протоколу щодо вибору процедури закупівлі;

- на перевірці наявності підтвердних документів (експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність умов застосування процедури торгів);

- на перевірці наявності погодження щодо застосування процедури торгів з обмеженою участю (у разі потреби погодження з урахуванням визначеної законодавством межі);

у разі застосування процедури закупівлі в одного учасника:

- на перевірці наявності протоколу щодо вибору процедури закупівлі;

- на перевірці наявності підтвердних документів (експертних, нормативних, технічних та інших документів, що підтверджують наявність умов застосування процедури закупівлі);

- на перевірці наявності погодження щодо застосування процедури закупівлі у одного учасника.

12.3. При дослідженні питання погодження процедур закупівель у одного учасника та з обмеженою участю необхідно звернути увагу на відповідність суми погодження із сумою укладеного за вказаними процедурами договору.

12.4. Звернути увагу, що з метою економії бюджетних коштів та відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 р. N 1036 (1036-2008-п) (із змінами) зобов'язано розпорядників бюджетних коштів обмежити кількість випадків застосування процедури закупівлі в одного учасника.

12.5. Урахувати наявність таких необхідних документів:

- засвідчених замовником копій договорів або інших документів, що підтверджують наявність в учасника авторських прав (у разі закупівлі, пов'язаної із захистом авторських прав);

- договору про закупівлю та звіту про проведення попередньої процедури закупівлі (у разі потреби здійснення додаткових поставок учасником);

- висновку розробника проекту щодо необхідності виконання додаткових будівельних робіт, не включених у початковий проект, але які стали через непередбачувані обставини необхідними для виконання проекту за умови, що договір буде укладено з учасником таких робіт, якщо роботи технічно чи економічно пов'язані з головним договором. При цьому загальна вартість договору на додаткові роботи не повинна перевищувати 50 відсотків вартості головного договору.

12.6. Погодження процедур закупівель у одного учасника та з обмеженою участю здійснюється відповідно до порядків погодження застосування процедури торгів з обмеженою участю та процедури закупівлі в одного учасника, затверджених наказами Міністерства економіки України від 15.04.2008 р. N 128 (z0374-08) (втратив чинність 30.01.2009 р.) та 30.01.2009 р. N 64 (z0221-09) , відповідно.

12.7. Рішення уповноваженого органу про відмову в погодженні застосування процедури торгів з обмеженою участю та процедури закупівлі в одного учасника оформляється листом.

13. Перевірка процедури укладання договорів на закупівлю товарів, робіт і послуг на предмет відповідності законодавству про державні закупівлі та умов укладених договорів вимогам тендерної документації, умовам тендерної пропозиції

13.1. У разі проведення процедур відкритих, двоступеневих торгів, редукціону та торгів з обмеженою участю з учасником, тендерну пропозицію якого було акцептовано, замовник укладає договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та умов акцептованої тендерної пропозиції у строк не раніше ніж через п'ять робочих днів з дня відправлення письмового повідомлення всім учасникам процедур відкритих торгів, двоступеневих торгів і торгів з обмеженою участю про їх результати, але не пізніше ніж через 21 робочий день з дня акцепту.

13.2. У разі проведення процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) замовник укладає не раніше ніж через три робочих дні з дня відправлення всім учасникам письмового повідомлення про результати проведення процедури і не пізніше 14 робочих днів з дня визначення переможця,договір про закупівлю з тим учасником - переможцем процедури закупівлі, який подав пропозицію, що відповідає вимогам замовника та має найнижчу ціну.

13.3. Під час перевірки цього питання досліджуються:

у разі проведення відкритих торгів, двоступеневих торгів, редукціону, торгів з обмеженою участю - договори; акцептовані тендерні пропозиції; розділ "Істотні умови договору" тендерної документації;

у разі проведення процедури запиту цінових пропозицій (котирувань) - договори; акцептовані цінові пропозиції; запити щодо цінових пропозицій.

Перевірка процедури укладання договорів на закупівлю товарів, робіт і послуг на предмет відповідності законодавству про державні закупівлі та умов укладених договорів вимогам тендерної документації, умовам тендерної пропозиції базується:

у разі проведення відкритих торгів, двоступеневих торгів, редукціону, торгів з обмеженою участю:

- на перевірці дотримання термінів укладання договорів; на зіставленні умов укладених договорів істотним умовам договору, передбаченим тендерною документацією;

- на зіставленні умов укладених договорів умовам акцептованої тендерної пропозиції;

у разі проведення процедури запиту цінових пропозицій (котирувань):

- на перевірці дотримання термінів укладання договорів;

- на зіставленні умов укладених договорів умовам, передбаченим запитами цінових пропозицій;

- на зіставленні умов укладених договорів умовам акцептованої тендерної пропозиції.

13.4. Відповідно до листа-роз'яснення Міністерства економіки України від 01.04.2009 р. N 3303-27/156 (v_156665-09) заборонено зміну сторони-виконавця у договорі, укладеному за результатами проведення процедури закупівлі.

13.5. Урахувати те, що умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від умов тендерної (цінової) пропозиції учасника - переможця процедури закупівлі. Істотні умови договору про закупівлю не повинні змінюватися після підписання договору.

Дія договору про закупівлю може продовжуватися на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року на суму коштів не більше 15 відсотків вартості, визначеної у договорі, укладеному в попередньому році, якщо видатки на цю мету затверджено в установленому порядку.

14. Перевірка виконання умов договорів, наявності підстав для перерахування коштів

14.1. Під час перевірки цього питання досліджуються: договори; додаткові угоди до договорів; платіжні доручення; накладні; бухгалтерські регістри.

14.2. Перевірка базується на:

- зіставленні умов укладених договорів (у частині оплати) з фактично здійсненими перерахуваннями коштів;

- перевірці правильності і своєчасності виконання договірних зобов'язань постачальниками;

- перевірці достовірності і реальності дебіторської та кредиторської заборгованості;

- перевірці дотримання встановленого порядку списання дебіторської та кредиторської заборгованості.

14.3. Під час перевірки слід звернути увагу на відповідність істотних умов укладених договорів (ціна за одиницю, кількість/обсяг, загальна вартість) з розміром фактично сплаченої суми та поставленими товарно-матеріальними цінностями (виконаними роботами, наданими послугами). Водночас необхідно дослідити питання своєчасності оприбуткування товарно-матеріальних цінностей та відображення цих операцій у регістрах бухгалтерського обліку.

14.4. Урахувати те, що укладання додаткових угод до основного договору через збільшення кількості предмета закупівлі або розширення переліку предмета закупівлі призводить до здійснення закупівель без проведення процедур державних закупівель.

14.5. Звернути увагу, що з метою економії бюджетних коштів та відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 р. N 1036 (1036-2008-п) (із змінами) зобов'язано розпорядників бюджетних коштів передбачати під час укладення договорів про закупівлю товарів, робіт і послуг положення щодо заборони збільшення вартості товарів, робіт і послуг, крім непередбачуваних випадків, зокрема тих, що пов'язані із зміною курсу валюти.

15. Аналіз закупівельних цін на товари, роботи і послуги

15.1. Перевірка цього питання здійснюється з метою встановлення фактів придбання товарів, робіт і послуг за завищеними цінами (штучне завищення цін через наявність низки посередницьких структур; свідоме завищення постачальниками (у т.ч. виробниками чи їх офіційними дилерами, агентами, дистриб'юторами тощо) закупівельних цін порівняно з середньоринковими).

15.2. Необхідно звернути увагу:

Порівняльний аналіз цін здійснюється переважно при перевірках процедур закупівель у одного учасника, торгів з обмеженою участю (без проведення попередньої кваліфікації) та запиту цінових пропозицій.

Водночас за наявності сумнівів стосовно закупівельних цін (припущення, що ціна невиправдано висока) дослідженню підлягають також і процедури відкритих торгів, двоступеневих торгів і торгів з обмеженою участю (у разі проведення попередньої кваліфікації).

Ураховуючи наведене та з метою отримання даних для здійснення порівняльного аналізу, необхідно направити запити:

стосовно середньоринкових цін на внутрішньому ринку України:

- до Торгово-промислової палати України або її регіональних відділень;

- до Державного підприємства "Державний інформаційно-аналітичний центр моніторингу зовнішніх товарних ринків";

- до Державної інспекції з контролю за цінами Міністерства економіки України;

- до Антимонопольного комітету України;

- до профільних міністерств та відомств (стосовно середніх цін по галузі);

стосовно відпускних цін виробників, їх офіційних представників:

- до вітчизняних та іноземних виробників придбаної продукції (або еквіваленту), а також їх офіційних представників на території України;

стосовно ціни, за якою продукція іноземного виробництва перетнула митний кордон України:

- до Державної митної служби України та її регіональних відділень (вантажні митні декларації (za140-07, 910а-2007-п) , інвойси, контракти, сертифікати походження, товарно-транспортні накладні).

15.3. Крім того, під час перевірки зазначеного питання з метою встановлення походження продукції, джерел та ціни її придбання постачальниками необхідно направити запити до останніх або провести у них зустрічні звірки.

15.4. Порівняльний аналіз цін базується:

у разі застосування процедур закупівель у одного учасника, торгів з обмеженою участю (без проведення попередньої кваліфікації) та запиту цінових пропозицій:

- на зіставленні договірної ціни з даними стосовно цін, отриманими на письмові запити (на певні дати).

Різниця в цінах розраховується на дату укладення договорів - з метою визначення можливих додаткових втрат державних коштів, а також надати поставок (які вже оплачені замовником) - з метою розрахунку фактично понесених втрат державних коштів. У випадку здійснення замовником авансових платежів - для розрахунку фактично понесених втрат використовуються дані про ціни на дати проведення попередньої оплати;

у разі проведення відкритих торгів, двоступеневих торгів, редукціону, торгів з обмеженою участю (при проведенні попередньої кваліфікації):

- порівняльний аналіз здійснюється аналогічно наведеному. При цьому, за потреби, можливим є здійснення розрахунку можливих додаткових втрат державних коштів не на дату укладення договору, а на дату розкриття тендерних пропозицій учасників.

Водночас у разі здійснення порівняльного аналізу на підставі отриманих даних стосовно відпускних цін виробників, їх офіційних представників, за можливості (за наявності відповідних документів), додатково слід враховувати прогнозовані чи фактичні витрати постачальників на транспортування продукції до замовника.

16. Перевірка інших документів, що стосуються діяльності тендерного комітету та закупівель, які перевіряються

Під час перевірки інших документів, що стосуються діяльності тендерного комітету та закупівель, досліджуються: звернення учасників; скарги; рішення спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади з питань координації закупівель товарів, робіт і послуг щодо таких закупівель тощо.