Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

21 січня 2010 р.

за N 65/17360

Відповідно до Закону України "Про державний матеріальний резерв" (51/97-ВР) , Положення про Державний комітет України з державного матеріального резерву, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.06.2006 N 810 (810-2006-п) , Постанови Верховної Ради України від 20.02.96 N 57/96-ВР (57/96-ВР) "Про механізм застосування міри відповідальності юридичних осіб, на зберіганні яких знаходяться матеріальні ресурси державного резерву, за самовільне їх відчуження (використання, реалізацію)", Порядку формування, розміщення та проведення операцій з матеріальними цінностями державного резерву, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.10.97 N 1129 (1129-97-п) , постанови Кабінету Міністрів України від 12.04.2002 N 532 (532-2002-п) "Про Порядок відшкодування підприємствам, установам та організаціям витрат пов'язаних з відповідальним зберіганням матеріальних цінностей державного резерву", з метою підвищення ефективності роботи в сфері управління державним резервом та удосконалення контролю за станом роботи з матеріальними цінностями державного резерву НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок проведення контролю за станом роботи з матеріальними цінностями державного резерву, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів Держкомрезерву довести до відома працівників цей наказ.

3. Контрольно-ревізійному департаменту разом з Юридичним управлінням

у встановленому законодавством порядку подати цей наказ на державну реєстрацію в Міністерство юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держкомрезерву

08.09.2009 N 239

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

21 січня 2010 р.

за N 65/17360

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про державний матеріальний резерв" (51/97-ВР) , Положення про Державний комітет України з державного матеріального резерву, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.06.2006 N 810 (810-2006-п) , Постанови Верховної Ради України від 20.02.96 N 57/96-ВР (57/96-ВР) "Про механізм застосування міри відповідальності юридичних осіб, на зберіганні яких знаходяться матеріальні ресурси державного резерву, за самовільне їх відчуження (використання, реалізацію)", Порядку формування, розміщення та проведення операцій з матеріальними цінностями державного резерву, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.10.97 N 1129 (1129-97-п) , постанови Кабінету Міністрів України від 12.04.2002 N 532 (532-2002-п) "Про Порядок відшкодування підприємствам, установам та організаціям витрат, пов'язаних з відповідальним зберіганням матеріальних цінностей державного резерву", з метою підвищення ефективності роботи в сфері управління державним резервом та проведення контролю за підприємствами - відповідальними зберігачами.

1.2. У цій Інструкції терміни вживаються у такому значенні:

Акт перевірки - документ, який складається за результатами проведення планового чи позапланового контрольного заходу, що відображає його результати стосовно виконання відповідальним зберігачем забов'язань щодо зберігання, освіження (заміни) матеріальних цінностей державного резерву, дотримання порядку їх відпуску, своєчасного повернення позичених матеріальних цінностей, а також відповідності зазначених цінностей затвердженій номенклатурі, встановленим стандартам і технічним умовам, і є носієм інформації про виявлені й систематизовані недоліки та порушення Закону України "Про державний матеріальний резерв" (51/97-ВР) та інших нормативно-правових актів щодо відповідального зберігання матеріальних цінностей державного резерву та умов такого договору.

Відповідальне зберігання матеріальних цінностей державного резерву - зберігання закладених до державного резерву матеріальних цінностей у постачальника (виробника) або одержувача (споживача) без надання йому права користуватися цими матеріальними цінностями до прийняття у встановленому порядку рішення про відпуск їх з державного резерву.

Відповідальні зберігачі - суб'єкти господарювання незалежно від форми власності, джерел фінансування, організаційно-правових форм, у яких перебувають на відповідальному зберіганні запаси державного резерву і які виконують зобов'язання щодо зберігання, освіження (заміни) матеріальних цінностей державного резерву, дотримання порядку їх відпуску та своєчасного повернення позичених матеріальних цінностей, а також відповідності зазначених цінностей затвердженій номенклатурі, встановленим стандартам і технічним умовам.

Відпуск матеріальних цінностей з державного резерву - реалізація чи безоплатна передача матеріальних цінностей державного резерву визначеному одержувачу (споживачу) або реалізація їх на ринку.

Державний резерв - особливий державний запас матеріальних цінностей, призначених для використання в цілях і в порядку, передбачених Законом України "Про державний матеріальний резерв" (51/97-ВР) .

До складу державного резерву входять:

мобілізаційний резерв (далі - мобрезерв) - запаси матеріально-технічних та сировинних ресурсів, призначених для забезпечення розгортання виробництва військової та іншої промислової продукції, ремонту військової техніки та майна в особливий період, розгортання у воєнний час робіт щодо відновлення залізничних та автомобільних шляхів, морських та річкових портів, аеродромів, ліній і споруд зв'язку, газо-, нафтопродуктопроводів, систем енерго- і водопостачання, для організації безперебійної роботи промисловості, транспорту і зв'язку, надання медичної допомоги;

запаси сировинних, матеріально-технічних і продовольчих ресурсів для забезпечення стратегічних потреб держави;

запаси матеріально-технічних ресурсів для виконання першочергових робіт під час ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій та для виконання інших заходів, передбачених законодавством.

Довідка - документ, який складається за результатом проведення планового чи позапланового контрольного заходу відповідальних зберігачів і є носієм інформації про відсутність фактів порушень Закону України "Про державний матеріальний резерв" (51/97-ВР) та інших нормативно-правових актів щодо відповідального зберігання матеріальних цінностей державного резерву та умов такого договору.

Закладення матеріальних цінностей до державного резерву - прийняття матеріальних цінностей для зберігання в державному резерві.

Заміна матеріальних цінностей державного резерву - відпуск матеріальних цінностей з державного резерву за умови одночасного закладення тієї ж самої кількості аналогічних або інших однотипних матеріальних цінностей у зв'язку із зміною стандартів і технології виготовлення виробів, передбачених мобілізаційним завданням.

Освіження запасів державного резерву - відпуск матеріальних цінностей з державного резерву у зв'язку із закінченням встановленого терміну зберігання матеріальних цінностей, тари, упаковки, а також внаслідок виникнення обставин, які можуть призвести до псування або погіршення якості продукції до закінчення терміну її зберігання, за умови одночасної або наступної поставки і закладення до державного резерву тієї ж самої кількості аналогічних матеріальних цінностей в установленому Кабінетом Міністрів України порядку.

Планові контрольні заходи - контрольні заходи, що включені до відповідного плану контрольних заходів структурного підрозділу Держкомрезерву.

Позапланові контрольні заходи - контрольні заходи, що не включені до плану відповідного структурного підрозділу Держкомрезерву і здійснюються в межах його компетенції та повноважень.

Позичання матеріальних цінностей з державного резерву - відпуск матеріальних цінностей з державного резерву на договірних засадах з наступним поверненням до державного резерву тієї ж самої кількості аналогічних матеріальних цінностей або, у разі неможливості їх повернення, з відшкодуванням за рішенням Кабінету Міністрів України грошової вартості на час повернення, але не менше, ніж на час відпуску, з наступним спрямуванням одержаних коштів на закладення відповідної кількості матеріальних цінностей.

Поставка матеріальних цінностей до державного резерву - закупівля та (або) відвантаження (доставка) матеріальних цінностей на підприємства, в установи і організації для їх зберігання.

Розбронювання матеріальних цінностей державного резерву - відпуск матеріальних цінностей з державного резерву без наступного їх повернення.

Самовільне відчуження матеріальних цінностей державного резерву - використання або реалізація відповідальним зберігачем матеріальних цінностей державного резерву, що перебувають у нього на відповідальному зберіганні, без відповідного рішення на це центрального органу виконавчої влади, що здійснює управління державним резервом.

Уповноважені представники Держкомрезерву - працівники відповідних структурних підрозділів Держкомрезерву, а також працівники підприємств, установ, організацій системи державного резерву, залучені до проведення контрольних заходів.

1.3. Організація проведення контрольних заходів за виконанням відповідальними зберігачами зобов'язань щодо зберігання, освіження (заміни) матеріальних цінностей державного резерву, дотриманням порядку їх відпуску та своєчасного повернення позичених матеріальних цінностей, а також за відповідністю зазначених цінностей затвердженій номенклатурі, встановленим стандартам і технічним умовам визначена цією Інструкцією.

1.4. Відповідно до пункту 3 статті 4 Закону України "Про державний матеріальний резерв" (51/97-ВР) запаси державного резерву незалежно від його місцезнаходження, а також підприємства, установи і організації та інші об'єкти, що входять до системи державного резерву, і земельні ділянки, на яких вони розміщені, є державною власністю і не підлягають приватизації.

1.5. Уповноважені представники Держкомрезерву здійснюють контрольні заходи за виконанням відповідальними зберігачами зобов'язань щодо зберігання, освіження (заміни) матеріальних цінностей державного резерву, дотриманням порядку їх закладення, відпуску та своєчасного повернення позичених матеріальних цінностей, а також за відповідністю зазначених цінностей затвердженій номенклатурі, державним стандартам і технічним умовам.

1.6. Уповноважені представники Держкомрезерву у своїй діяльності керуються Конституцією (254к/96-ВР) і законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Держкомрезерву та Мінекономіки.

2.1. Планування контрольних заходів - це послідовний процес, який включає в себе систему дій структурних підрозділів Держкомрезерву, до повноважень яких належать питання організації та проведення заходів, спрямованих на якісне формування, розгляд, погодження та затвердження планів контрольних заходів щодо відповідальних зберігачів.

2.2. Метою планування контрольних заходів є забезпечення оптимальної концентрації трудових, фінансових та матеріальних ресурсів Держкомрезерву при реалізації зазначених напрямів контролю та усунення паралелізму і дублювання в роботі структурних підрозділів Держкомрезерву.

План контрольних заходів щодо відповідальних зберігачів повинен включати:

мету контрольного заходу;

найменування відповідального зберігача, який підлягає контролю та його місцезнаходження;

строк проведення контрольного заходу;

період, за який здійснюватиметься контрольний захід.

2.3. Структурний підрозділ Держкомрезерву складає квартальні плани контрольних заходів, у яких, у тому числі, враховуються пропозиції інших структурних підрозділів Держкомрезерву, звернення органів державної влади, правоохоронних органів, суб'єктів господарювання, громадян.

2.4. У пропозиціях до плану контрольних заходів інші структурні підрозділи вказують:

найменування відповідального зберігача його місцезнаходження (станом на день надання пропозицій);

перелік матеріальних цінностей, що перебувають на зберіганні згідно з обліком Держкомрезерву (станом на день надання пропозицій);

підстави включення до плану.

2.5. Внесення змін до планів контрольних заходів проводиться у порядку їх затвердження.

2.6. Планові контрольні заходи відповідальних зберігачів здійснюються уповноваженими представниками Держкомрезерву на підставі наказу Держкомрезерву відповідно до плану проведення контрольних заходів.

2.7. Позапланові контрольні заходи відповідальних зберігачів здійснюються уповноваженими представниками Держкомрезерву на підставі наказу Держкомрезерву відповідно до звернень органів державної влади, суб'єктів господарювання і громадян щодо порушення відповідальними зберігачами положень Закону України "Про державний матеріальний резерв" (51/97-ВР) та інших нормативно-правових актів щодо відповідального зберігання матеріальних цінностей державного резерву та умов таких договорів.

2.8. Уповноважені представники Держкомрезерву проводять контрольні заходи відповідальних зберігачів на підставі:

наказу Держкомрезерву щодо проведення контрольного заходу;

припису на виконання завдання (наведеного у додатку 13 до постанови Кабінету Міністрів України від 02.10.2003 N 1561-12), який реєструється структурним підрозділом Держкомрезерву;

довідки про допуск до роботи з документами за формою N 3 (N 2);

посвідчення про відрядження;

паспорта або службового посвідчення.

2.9. Керівник структурного підрозділу Держкомрезерву в межах наданих повноважень має право залучати фахівців інших структурних підрозділів Держкомрезерву та підприємств, установ і організацій, які належать до сфери управління системи державного резерву, до виконання контрольних заходів; у разі необхідності в установленому порядку залучати спеціалістів центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до компетенції структурного підрозділу.

2.10. Керівники установ, підприємств, організацій системи державного резерву зобов'язані направляти працівників, які залучені до роботи в комісії з перевірки відповідальних зберігачів відповідно до наказу Держкомрезерву для участі в контрольних заходах.

3.1. Безпосередньому виконанню контрольних заходів передує документальна підготовка уповноважених осіб Держкомрезерву, а саме опрацювання:

акта попередньої перевірки, проведеної уповноваженими представниками Держкомрезерву, та вжитих відповідальним зберігачем заходів щодо виконання пропозицій щодо усунення недоліків, виявлених попередньою перевіркою (у разі наявності);

звіту відповідального зберігача про наявність та рух матеріальних цінностей державного резерву;

звітів відповідального зберігача про наявність та якісний стан матеріальних цінностей мобрезерву (форма N 12мр);

номенклатури матеріальних цінностей, що підлягають накопиченню в мобрезерві;

інформації про наявність планів накопичення матеріальних цінностей в мобрезерві;

інформації про наявність планів заміни та освіження матеріальних цінностей мобрезерву, хід їх виконання;

інформації про наявність рішень Кабінету Міністрів України про позичання і розбронювання матеріальних цінностей державного резерву, наявність заборгованості після повернення запозичених із державного резерву матеріальних цінностей;

документальних даних про підсумки проведеної відповідальними зберігачами інвентаризації матеріальних цінностей державного резерву;

нормативних документів, що регламентують діяльність відповідального зберігача, в тому числі щодо роботи з матеріальними цінностями державного резерву та їх збереження (режими, строки зберігання).

3.2. Строки проведення контрольних заходів, кількість уповноважених представників Держкомрезерву визначаються з урахуванням обсягу та видів матеріальних цінностей, що знаходяться на відповідальному зберіганні.

3.3. Строки проведення контрольних заходів не можуть перевищувати 30 робочих днів.

4.1. Основним завданням контрольних заходів відповідальних зберігачів є контроль за:

виконанням рішень Кабінету Міністрів України щодо роботи з матеріальними цінностями державного резерву;

відповідністю матеріальних цінностей, які зберігаються у державному резерві та постачаються до нього, вимогам чинних нормативно-правових актів, затвердженій номенклатурі, встановленим стандартам та технічним умовам;

виконанням умов договорів відповідального зберігання матеріальних цінностей державного резерву;

умовами зберігання матеріальних цінностей, їх кількісним збереженням;

своєчасним освіженням (заміною) матеріальних цінностей державного резерву;

дотриманням порядку відпуску матеріальних цінностей із державного резерву;

своєчасністю повернення запозичених матеріальних цінностей;

правильністю та своєчасністю поповнення установлених обсягів матеріальних цінностей в мобрезерві;

виконанням відповідальними зберігачами пропозицій і зауважень попередніх контрольних заходів;

своєчасним наданням до Держкомрезерву звітності у встановленому законодавством порядку.

4.2. Уповноважені представники Держкомрезерву мають право:

одержувати в установленому законодавством порядку від центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на них завдань;

залучати в установленому законодавством порядку спеціалістів центральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до їх компетенції;

проводити відповідно до законодавства перевірки обліку руху, наявності та якості матеріальних цінностей державного резерву;

вимагати в установленому порядку від відповідальних зберігачів надання:

документів про підсумки проведеної ними інвентаризації матеріальних цінностей державного резерву;

пояснень стосовно виявлених у роботі з матеріальними цінностями державного резерву порушень;

звітів про наявність матеріальних цінностей та їх рух;

під час виконання контрольного заходу допуску в установленому порядку на територію відповідальних зберігачів, які зберігають матеріальні цінності державного резерву, до здійснення контрольних заходів, ознайомлюватися зі звітами, статистичними та іншими документами з питань, що належать до їх компетенції.

5.1. Контрольні заходи стану зберігання матеріальних цінностей державного резерву у відповідального зберігача здійснюють уповноважені представники Держкомрезерву з відома керівника відповідального зберігача, що підлягає перевірці, за участю його представників.

5.2. Після прибуття на об'єкт перевірки уповноважені представники Держкомрезерву повинні відрекомендуватися керівнику відповідального зберігача або особі, що виконує його обов'язки, ознайомити його із завданням контрольного заходу та внести запис до відповідного журналу відповідального зберігача (за його наявності).

5.3. Для проведення контрольного заходу працівник відповідального зберігача, призначений керівником відповідальним за роботу з матеріальними цінностями державного резерву, надає такі документи:

Для перевірки стану роботи з матеріальними цінностями державного резерву:

інструкції з обліку, звітності та зберігання;

звіти про наявність матеріалів 1 групи (форма N1) за період, що підлягає перевірці;

акт попередньої перевірки стану роботи з матеріальними цінностями державного резерву;

рішення Кабінету Міністрів України на позичення і розбронювання матеріальних цінностей державного резерву та відповідні документи Держкомрезерву з цих питань;

документи, що засвідчують якість матеріальних цінностей;

плани заміни та освіження матеріальних цінностей державного резерву;

матеріали останньої інвентаризації, а також переоцінок матеріальних цінностей державного резерву, фінансову звітність тощо;

договір про відповідальне зберігання матеріальних цінностей державного резерву.

Для перевірки стану роботи з матеріальними цінностями мобрезерву:

інструкції з обліку, звітності та зберігання;

затверджену номенклатуру накопичення та відомість (форма N 5мр) матеріальних цінностей, що підлягають накопиченню;

план накопичення матеріальних цінностей в мобрезерві;

картки обліку (форма N 4мр), акти на закладення і відпуск (форма N 1мр);

акт попередньої перевірки стану роботи з матеріальними цінностями;

документи, що засвідчують якість матеріальних цінностей;

плани заміни та освіження матеріальних цінностей мобрезерву (форма N 6мр), заявки на постачання матеріально-технічних ресурсів необхідних для накопичення в мобрезерві (форма N 8мр);

звіти (форма N 12мр) з пояснювальними записками до них за період, що підлягає перевірці, та іншу звітну документацію, яка надається до Держкомрезерву (форми NN 11мр,13 мр,14мр,15мр,16мр, 7мр);

плани роботи та акти постійної технічної комісії (далі - ПКТ) щодо матеріальних цінностей мобрезерву;

матеріали останньої інвентаризації (форми NN 9мр,10мр,11мр), а також переоцінок матеріальних цінностей мобрезерву, фінансову звітність тощо;

договір про відповідальне зберігання матеріальних цінностей мобрезерву;

спецблокнот (у разі коли під час перевірки є необхідність в ознайомленні з документами, що містять державну таємницю).

5.4. Уповноважені представники Держкомрезерву у процесі контрольного заходу ознайомлюються з такою інформацією щодо складського обліку:

картками кількісного обліку матеріальних цінностей на складі (форма N 3мр);

картками складського обліку (для державного резерву);

журналом обліку ярликів (форма N 2мр);

випискою із нормативного документа щодо зберігання матеріальних цінностей для роботи з матеріальними цінностями в складах;

схемою розміщення матеріальних цінностей державного резерву (мобрезерву) на складах;

журналом обліку температурно-вологісного режиму, а також оглядів і консервації (переконсервації) матеріальних цінностей державного резерву (мобрезерву);

набором зважувальних та вимірювальних приладів;

паспортами складів;

накладними (наказами) на отримання та відпуск матеріальних цінностей з державного резерву (мобрезерву), а також журналом їх обліку (зберігаються у матеріально відповідальної особи).

5.5. Уповноваженими представниками Держкомрезерву контрольні заходи проводяться у встановлені строки та за допомогою способів і методичних прийомів контролю, що повністю забезпечують розкриття завдання контрольних заходів.

6.1. Під час проведення контрольного заходу обов'язково з'ясовується наявність фактів щодо:

6.1.1. Прострочення поставки, недопоставки (неповного закладення) матеріальних цінностей до державного резерву постачальниками (виготовлювачами).

6.1.2. Поставки (закладення) постачальниками (виготовлювачами) до державного резерву матеріальних цінностей, не придатних для тривалого зберігання, некомплектних або таких, що не відповідають умовам контракту (договору) щодо їх якості та асортименту.

6.1.3. Поставки (закладення) до державного резерву немаркованих або неналежно маркованих матеріальних цінностей чи матеріальних цінностей, поставлених у неналежній тарі (упаковці), з використанням засобів пакетування, що не відповідають діючим стандартам, з боку постачальників (виробників).

6.1.4. Виявлення прихованих виробничих дефектів матеріальних цінностей, поставлених (закладених) до державного резерву з боку постачальників (виробників), та вжитих за такими фактами заходів відповідальними зберігачами.

6.1.5. Оформлення безтоварних операцій із закладення матеріальних цінностей до державного резерву відповідальними зберігачами.

6.1.6. Несвоєчасного повернення до державного резерву позичених матеріальних цінностей підприємствами, установами, організаціями - позичальниками.

6.1.7. Несвоєчасного виконання розпорядження Держкомрезерву про відвантаження матеріальних цінностей державного резерву відповідальними зберігачами.

6.1.8. Незабезпечення збереження матеріальних цінностей державного резерву, в тому числі самовільного відчуження відповідальними зберігачами.

6.1.9. Невибрання з державного резерву матеріальних цінностей у передбачені договором строки з боку одержувачів матеріальних цінностей державного резерву.

6.1.10. Порушення правил і умов зберігання, несвоєчасного освіження та заміни матеріальних цінностей державного резерву, а також зберігання матеріальних цінностей, що не відповідають затвердженій номенклатурі, відповідним стандартам і технічним умовам, несвоєчасного подання встановленої звітності відповідальними зберігачами.

6.1.11. Необґрунтованої відмови від приймання матеріальних цінностей до державного резерву та відпуску матеріальних цінностей з державного резерву підприємствами, установами і організаціями системи державного резерву.

6.2. Додатково перевіряються такі питання:

6.2.1. Наявність у відповідального зберігача, що перевіряється наказу щодо визначення фахівця, відповідального за роботу з матеріальними цінностями державного резерву.

6.2.2. Наявність нормативних документів стосовно роботи з матеріальними цінностями державного резерву.

6.2.3. Правильність та своєчасність оформлення документів щодо операцій з матеріальними цінностями державного резерву.

6.2.4. Облік матеріальних цінностей державного резерву окремо від продукції основної діяльності.

6.2.5. Ведення книг складського обліку.

6.2.6. Фактична наявність матеріальних цінностей державного резерву та їх відповідність затвердженій номенклатурі.

6.2.7. Відповідність фактичної наявності матеріальних цінностей державного резерву даним оперативного та бухгалтерського обліку Держкомрезерву.

6.2.8. Умови зберігання матеріальних цінностей державного резерву, технічний стан сховищ, відкритих площадок тощо.

6.2.9. Додержання температурно - вологісного режиму.

6.2.10. Умови забезпечення схоронності матеріальних цінностей державного резерву.

6.2.11. Наявність сертифікатів відповідності на продукцію, яка закладається до державного резерву.

6.2.12. Наявність договору, актів приймання на закладення та відпуск матеріальних цінностей державного резерву.

6.2.13. Ознайомлення із затвердженою номенклатурою накопичення матеріальних цінностей до мобрезерву.

6.2.14. Стан укомплектування мобрезерву.

6.2.15. Стан запозичення і повернення матеріальних цінностей мобрезерву.

6.2.16. Стан обліку і звітності матеріальних цінностей.

6.2.17. Виконання відповідальним зберігачем пропозицій за актом попередньої перевірки щодо стану роботи з матеріальними цінностями державного резерву.

7.1.Перевірка стану укомплектованості мобрезерву:

7.1.1. Під час перевірки необхідно розглянути наявність відомості матеріальних цінностей, які підлягають накопиченню в мобрезерві, у специфікованому вигляді (форма N 5мр) та відповідність затвердженій номенклатурі.

7.1.2. Матеріальні цінності, які накопичуються в мобрезерві, повинні відповідати затвердженій номенклатурі, відомості (форма N 5мр), вимогам встановлених стандартів та технічним умовам і бути підготовленими для тривалого зберігання.

7.1.3. Зміни в номенклатурі мають бути внесені у відомість (форма N 5мр). Внесення змін у відомість (форма N 5мр) проводиться тільки ПТК із складанням відповідного акта. Номенклатура накопичення та відомість (форма N 5мр) є документами, на підставі яких контролюється накопичення матеріальних цінностей в мобрезерві.

7.1.4. Перевіряються наявність плану накопичення матеріальних цінностей в мобрезерві, своєчасність його складання та подання до Держкомрезерву відповідальним зберігачем.

7.2. Перевіряється правильність позичання та повернення матеріальних цінностей державного резерву.

7.2.1. Перевіряється, чим викликана необхідність позичання або освіження з перервою у часі матеріальних цінностей державного резерву.

7.2.2. Перевіряється дотримання установленого порядку позичання та повернення з перервою у часі:

а) відповідність відпущених з державного резерву матеріальних цінностей вказаним у дозволі на позичання. Звіряється найменування та кількість матеріальних цінностей за актом (форма N 1мр) на відпуск із зазначеними в рішенні Кабінету Міністрів України чи в дозволі Держкомрезерву;

б) дотримання вимог пункту 5 статті 12 Закону України "Про державний матеріальний резерв" (51/97-ВР) . Звіряється відповідність залишків матеріальних цінностей певного виду, марки, сорту тощо у картках (форми NN 3мр, 4мр) з даними, вказаними в акті на закладення та відпуск (форма N 1мр);

в) позичались чи не позичались з державного резерву матеріальні цінності за рішенням Кабінету Міністрів України або з дозволу Держкомрезерву;

г) своєчасність оформлення і подання актів на закладення, відпуск матеріальних цінностей в порядку запозичення (форма N 1мр);

ґ) своєчасність повернення в державний резерв позичених матеріальних цінностей;

д) наявність неповернених позичених матеріальних цінностей державного резерву, заходи відповідального зберігача щодо їх повернення.

7.2.3. Виявлені під час перевірки порушення щодо позичання матеріальних цінностей державного резерву відображаються в акті контрольного заходу.

7.3. Перевірка умов зберігання матеріальних цінностей державного резерву (мобрезерву):

7.3.1. Основним завданням при зберіганні матеріальних цінностей державного резерву є забезпечення їх кількісного і якісного збереження та гарантії їх придатності до використання за призначенням протягом усього строку зберігання.

7.3.2. Умови зберігання матеріальних цінностей державного резерву повинні відповідати вимогам законодавства.

7.3.3. При перевірці встановлюється стан забезпеченості матеріальних цінностей державного резерву складською площею і ємностями. Визначаються наявність закритої складської площі, в тому числі опалюваної, ємностей і відкритих обладнаних площадок та вжиті відповідальним зберігачем заходи щодо виділення площі і ємностей, яких не вистачає.

7.3.4. Перевіряється місцезнаходження пунктів зберігання (на території відповідального зберігача або за межами його території).

7.3.5. Перевіряється наявність у відповідних структурних підрозділах відповідального зберігача нормативних документів щодо тривалого зберігання матеріальних цінностей, а у матеріально відповідальних осіб - витягів із них.

7.3.6. Перевіряються технічний стан складських приміщень і ємностей (стисла характеристика), відкритих площадок, на яких зберігаються матеріальні цінності державного резерву, та їх відповідність нормативним документам щодо тривалого зберігання.

7.3.7. Перевіряється обладнання складських приміщень:

а) засобами механізації для навантажувально-розвантажувальних робіт;

б) стелажами, шафами, настилами, піддонами, підкладками, які забезпечують раціональне розміщення та зберігання матеріальних цінностей державного резерву відповідно до вимог нормативних документів щодо тривалого зберігання;

в) приладами для вимірювання температури та вологості;

г) аварійними засобами освітлення та протипожежної безпеки;

ґ) вимірювально-зважувальними приладами для зважування і обмірювання матеріальних цінностей, що зберігаються;

д) інвентарем, необхідним для повсякденної роботи з прийому, відпуску, консервації матеріальних цінностей.

7.3.8. Перевіряється раціональність використання складської площі:

а) наявність схем раціонального розміщення матеріальних цінностей;

б) застосування технологічних карт прийому, зберігання і відпуску матеріальних цінностей державного резерву.

7.3.9. Перевіряються:

а) правильність складування матеріальних цінностей державного резерву;

б) окреме зберігання однотипних матеріальних цінностей за марками, сортами, розмірами та датами закладення;

в) наявність проходів та підходів для огляду та підборки матеріальних цінностей;

г) наявність і правильність заповнення ярликів (форма N 2-мр).

7.3.10. Перевіряються найменування, кількість товарно-матеріальних цінностей, які зберігаються з порушенням вимог законодавства щодо тривалого зберігання.

7.4. Перевірка забезпечення наявності та якісного стану матеріальних цінностей державного резерву (мобрезерву):

7.4.1. Перевіряється наявність документів (накладні, накази) у матеріально відповідальних осіб на закладення та відпуск із державного резерву матеріальних цінностей, підписаних уповноваженими особами відповідального зберігача.

7.4.2. Перевіряється фактична наявність матеріальних цінностей та її відповідність обліковим даним. Наявність матеріальних цінностей перевіряється шляхом зважування, перерахування, а також розрахунковим шляхом за об'ємом і питомою вагою з наступною звіркою з обліковими даними.

Крім того, перевіряється відповідність наявності вказаних матеріальних цінностей державного резерву у відповідних картках (форми NN 3мр, 4мр) та ці дані звіряються з порівняльною відомістю складеною під час проведення останньої інвентаризації.

7.4.3. Перевіряються факти незабезпечення збереження матеріальних цінностей державного резерву, в тому числі самовільне використання (відпуск із державного резерву без рішення Кабінету Міністрів України).

7.4.4. Перевіряються випадки самовільного відчуження матеріальних цінностей державного резерву без відповідного рішення Кабінету Міністрів України.

7.4.5. При встановленні випадків самовільного відчуження матеріальних цінностей державного резерву (мобрезерву) в акті перевірки необхідно відобразити:

а) ким прийнято рішення про відпуск матеріальних цінностей та його підстави;

б) найменування самовільно відчужених матеріальних цінностей державного резерву, дата відпуску, їх кількість;

в) наявність документів (накладні, накази) на відпуск зі складу цих матеріальних цінностей;

г) особа, якою проводився відпуск матеріальних цінностей;

ґ) наявність акта за відповідною формою;

д) кількість та найменування матеріальних цінностей, повернених до державного резерву на день контрольного заходу, дата повернення; у разі часткового повернення матеріальних цінностей вказуються документи, якими оформлено це повернення, а у разі відсутності зазначених документів надаються пропозиції щодо їх оформлення;

е) кількість та найменування матеріальних цінностей, які виявлені попередньою перевіркою та окремо виявлені цим контрольним заходом.

7.4.6. До акта, складеного за результатами контрольного заходу обов'язково додається пояснення керівника (або особи, що виконує його обов'язки) відповідального зберігача, який прийняв рішення про незаконне відчуження із державного резерву матеріальних цінностей, головного бухгалтера, матеріально відповідальної особи, інших осіб.

7.4.7. При встановленні фактів крадіжки матеріальних цінностей державного резерву до акта необхідно додавати копії відповідних документів правоохоронних органів.

7.4.8. При виявленні безтоварної закладки матеріальних цінностей до державного резерву такі факти також фіксуються в акті до якого додаються пояснення керівника (або особи, що виконує його обов'язки) відповідального зберігача.

7.5. Перевірка забезпечення якісного стану матеріальних цінностей державного резерву:

7.5.1. Перевіряється наявність актів ПТК, у яких є посилання на протоколи випробувань, експертні висновки, лабораторні висновки та інші документи, що підтверджують відповідність закладених до державного резерву (мобрезерву) матеріальних цінностей вимогам відповідних стандартів та технічним умовам.

7.5.2. Перевіряється наявність матеріальних цінностей із строками зберігання, які закінчилися, або таких, строк зберігання яких закінчується у поточному році.

Визначення строків освіження перевіряється шляхом звіряння дати закладення за актом відповідної форми (форма N 1мр та форма Р-17 для державного резерву) з граничними строками зберігання, встановленими нормативним документом щодо тривалого зберігання.

7.5.3. Перевіряється своєчасність складання і подання до Держкомрезерву планів заміни та освіження матеріальних цінностей державного резерву, виконання цих планів.

До планів заміни та освіження повинні включатися всі матеріальні цінності, строк дії яких закінчився або закінчується у поточному році, неноменклатурні та які не відповідають технології виробництва (за актами ПТК), а також накопичені понад установлені розміри.

7.5.4. Перевіряються своєчасність проведення інвентаризації матеріальних цінностей державного резерву, оформлення і подання Держкомрезерву відповідальними зберігачами матеріалів інвентаризації; недоліки, виявлені під час інвентаризації, та їх усунення.

7.6. Перевірка стану обліку та звітності матеріальних цінностей державного резерву:

7.6.1. Облік матеріальних цінностей державного резерву у відповідальних зберігачів здійснюється відповідно до відомості про матеріальні цінності, які підлягають накопиченню в мобрезерві у специфікованому вигляді (форма N 5мр).

7.6.2. Перевіряються правильність і своєчасність складання і подання актів за відповідними формами (форма N 1мр, форми Р-16 та Р-11 для держрезерву) на закладення матеріальних цінностей державного резерву.

7.6.3. Перевіряється відповідність обліку матеріальних цінностей державного резерву вимогам відповідних нормативних документів щодо обліку і звітності.

7.6.4. Перевіряються періодичність звірки і відповідність записів в картках обліку матеріальних цінностей за відповідною формою (форма N 3мр) записам у картках за іншою формою (форма N 4мр), наявність актів звірок карток; відповідність номерів карток (форми NN 3мр, 4мр) порядковим номерам відомості матеріальних цінностей, які підлягають накопиченню у мобрезерві в специфікованому вигляді (форма N 5мр); порядок збереження карток.

7.6.5. Перевіряється наявність журналу обліку ярликів (форма N 2мр) на складі, а також ярликів на матеріальні цінності державного резерву, складовані на відкритих майданчиках.

7.6.6. Перевіряються правильність складання подання відповідальними зберігачами звіту про наявність і якісний стан матеріальних цінностей державного резерву.

7.6.7. Перевіряються повнота і правильність ведення бухгалтерського обліку матеріальних цінностей державного резерву (мобрезерву).

7.7. Перевірка виконання пропозицій Держкомрезерву за актом попередньої перевірки:

7.7.1. Зазначається, коли і ким проводилась попередня перевірка стану роботи з матеріальними цінностями державного резерву.

7.7.2. Перевіряється виконання пропозицій за актом попередньої перевірки, а в разі їх невиконання з'ясовуються причини цього.

8.1. Результати контрольного заходу оформлюються актом чи довідкою, яка складається у двох примірниках, один примірник передається керівнику (особі, яка виконує його обов'язки) або уповноваженій особі відповідального зберігача, про що на останній сторінці іншого примірника робиться відповідна відмітка за підписом особи, яка одержала акт (довідку), із зазначенням її посади, прізвища та ініціалів, а також дати одержання. Інший примірник (з додатками) передається у відповідний структурний підрозділ Держкомрезерву.

8.2. Акт (довідка) про проведення контрольного заходу підписується уповноваженими представниками Держкомрезерву, що здійснювали перевірку, керівником (особою, яка виконує його обов'язки) та уповноваженими особами відповідального зберігача. Кінцевою датою складання та підписання акта (довідки) є останній день проведення контрольного заходу.

8.3. У разі відмови керівника (особи, яка виконує його обов'язки) відповідального зберігача отримувати та підписувати акт уповноваженими представниками Держкомрезерву робиться відповідний запис в акті та складається акт довільної форми, що засвідчує факт зазначеної відмови. Один примірник акта контрольного заходу та акта відмови від його підписання надсилається поштовим відправленням відповідальному зберігачу із повідомленням про вручення. До примірника акта, що знаходиться у структурному підрозділі Держкомрезерву, додаються документи, що підтверджують факт поштового відправлення цих актів.

8.4. Результати контрольного заходу викладаються в акті (довідці) на підставі перевірених даних і фактів, що випливають з наявних оригіналів документів відповідального зберігача, який перевіряється, наслідків інвентаризацій, контрольних обмірів, оглядів, зважувань, контрольних аналізів сировини, матеріалів, даних перевірки якості матеріальних цінностей, дотримання технологічних режимів зберігання, відповідності продукції встановленим стандартам та технічним умовам, а також інших даних, що виявлені в результаті контрольного заходу.

8.5. За неможливості проведення контрольного заходу уповноважені представники Держкомрезерву із залученням представників правоохоронних органів та органів виконавчої влади (за згодою) складають акт довільної форми із зазначенням причин, з яких неможливе проведення контрольного заходу.

8.6. Акт повинен містити систематизований виклад виявлених під час контрольного заходу фактів порушень, зокрема норм нормативно-правових актів, нормативних документів, що регламентують роботу з матеріальними цінностями державного резерву.

8.7. Акт (довідка) повинен бути складений на паперовому носії державною мовою і мати наскрізну нумерацію сторінок.

У разі відсутності первинних документів, що підтверджують факт порушення, до акта додаються пояснення посадових осіб або інших осіб відповідального зберігача (в межах їх компетенції), що перевіряється.

В акті (довідці) не допускаються різного роду виправлення цифрових показників, дат та інших даних.

8.8. Акт (довідка) складається із таких частин:

8.8.1. Вступна частина повинна містити такі дані:

дата складання акта (довідки) - число, місяць, рік підписання акта уповноваженими представниками Держкомрезерву, що проводили контрольний захід, та відповідними посадовими особами відповідального зберігача;

місцезнаходження відповідального зберігача;

повне і за наявності скорочене найменування зберігача відповідно до установчих документів;

підстави для проведення контрольного заходу уповноваженими особами Держкомрезерву;

посади уповноважених представників Держкомрезерву, їх прізвища імена, по батькові;

контрольний захід - плановий чи позаплановий;

період, за який проводився контрольний захід відповідального зберігача;

строк проведення контрольного заходу, за необхідності зазначити перерву в роботі;

ідентифікаційний код за ЄДРПОУ;

дані про наявність рахунків у фінансових установах;

інформація про попередню перевірку із зазначенням уповноважених представників Держкомрезерву або іншого контролюючого органу, дати акта, періоду перевірки (планова чи позапланова, встановлені порушення та вжиті заходи щодо усунення виявлених недоліків).

8.8.2. Описова частина:

Результати документальної перевірки групуються за окремими питаннями завдання контрольного заходу, в яких обов'язково відображаються результати перевірки виконання відповідальним зберігачем статті 14 Закону України "Про державний матеріальний резерв" (51/97-ВР) .

Виконання відповідальним зберігачем пропозицій за актом попередньої перевірки.

За кожним відображеним в акті фактом порушення чинних нормативно-правових актів щодо відповідального зберігання та проведення операцій з матеріальними цінностями державного резерву необхідно вказати конкретний підпункт, пункт, статтю нормативно-правового акта, положення якого порушено.

Не допускається відображення в акті перевірки необґрунтованих даних, а також суб'єктивних припущень уповноважених представників Держкомрезерву, які не мають підтверджуючих доказів, та різного роду висновків щодо дій посадових осіб відповідального зберігача.

8.8.3. У висновках (пропозиціях, які є лише в актах) відображаються узагальнений опис виявлених порушень норм чинних нормативно-правових актів щодо зберігання, освіження (заміни) матеріальних цінностей державного резерву, дотримання порядку їх відпуску та своєчасного повернення позичених матеріальних цінностей, а також відповідності зазначених цінностей затвердженій номенклатурі, встановленим стандартам і технічним умовам, порядку роботи з матеріальними цінностями, з посиланням на підпункти, пункти, статті нормативно-правових актів, положення яких порушені та пропозиції уповноважених представників Держкомрезерву відповідальному зберігачу щодо їх усунення.

8.9. До акта додаються:

Пояснення посадових осіб відповідального зберігача щодо виявлених порушень, надані під час контрольного заходу.

Матеріали (завірені копії первинних документів), що підтверджують наявність фактів порушень щодо операцій з матеріальними цінностями державного резерву.

Матеріали (описи, відомість, протоколи) про результати проведеної під час перевірки інвентаризації.

Інші матеріали, що підтверджують факти порушень.