Раз ее любят, она, так и быть, сойдется. Когда "кacca" расходится
с кассовой книгой
------------------------------------------------------------------
Касса на любом предприятии занимает особое место. Для
директора это понятие ассоциируется с деньгами, для бухгалтера -
с нервами. Своего рода "библией" бухгалтера-кассира является
Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в
Украине, утвержденный постановлением Правления НБУ от 02.02.95 г.
№21 (далее - Порядок) {1} которым детально регламентирован учет
кассовых операций. И хота тема изучена, что называется, до дыр,
рассмотрим еще один нюанс "кассового" учета, с которым может
столкнуться любое предприятие.
Должна ли сумма денежных средств в кассе предприятия всегда
быть равна цифре, указанной в графе "Остаток на конец дня"
кассовой книги? Отрицательный ответ на этот вопрос не так уж
очевиден даже для профессионалов и, наверное, выглядит совсем
невероятным для начинающих бухгалтеров.
Однако подобная ситуация может возникнуть во время выдачи
заработной платы. (Речь идет, естественно, о законопослушном
предприятии и о вполне легальной выдаче зарплаты честно
заработанными денежными знаками.) В соответствии с Порядком
заработная плата может выдаваться по одной платежной ведомости
частями в течение 3-x рабочих дней. Но если формально подойти к
изучению "библейских канонов", то оказывается, что платежная
ведомость как единый расходный документ должна быть записана в
кассовую книгу только один раз по истечении сроков выплаты.
Пройдемся по некоторым избранным нормам Порядка:
--------+---------------------------------------------------------
Пункт | Содержание
Порядка |
--------+---------------------------------------------------------
9 Прием наличности кассами предприятий производится по при-
ходным кассовым ордерам <...>.
6 Предприятия <...> имеют право хранить в течение 3 рабо-
чих дней <...> в кассах наличность, полученную в банке
для выплат, связанных с оплатой труда <...>.
10 Выдача наличности <...> производится по надлежащим об-
разом оформленным платежным (расчетно-платежным) ведомо-
стям (далее - расходным документам).
14 Оплата труда,выплата пособий <...> производятся кассиром
по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без состав-
ления расходного кассового ордера на каждого получа-
теля.
15 По истечении установленных пунктом 6 сроков оплаты труда
<...> кассир обязан {2}:
а) в платежной ведомости напротив фамилий лиц,которым не
осуществлена оплата труда, <...> поставить штамп <...>
"Депонировано";
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце ведомости сделать надпись{3} о фактически вып-
лаченной сумме и недополученной сумме выплат, подлежа-
щих депонированию, сверить эти суммы с общим итогом
по платежной ведомости и заверить ее своей под-
писью <...>;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму
и проставить на ведомости штамп: "Расходный кассо-
вый ордер № ___ " <...>.
18 Расходные кассовые ордера, оформленные на основании пла-
тежных <...> ведомостей на выплату заработной платы,
регистрируются после ее выдачи.
21 Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу
после получения или выдачи денег по каждому приходному
кассовому ордеру или расходному документу.
25 За авансы, полученные для оплаты труда <...>, кассир обя-
зан составить отчет в срок, указанный в платежной ведо-
мости для их выплаты. До истечения данного срока кассиры
обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличности, не
выданной по платежным ведомостям.{4} Эти деньги сдаются в
опечатанных кассирами сумках, пакетах и т. п. старшему
кассиру под расписку с указанием объявленной суммы. При
наличии на предприятии только одного кассира учет приня-
тых и выданных денег ведется данным кассиром.
Таким образом, можно предположить, что записи в кассовую книгу
до истечения сроков выплаты не должны производиться. Это ведет к
тому, что реальный остаток денежных средств в кассе предприятия,
например, на второй день выдачи будет меньше, чем цифра, указанная
в кассовой книге.
Но не стоит забывать о большой любви к "кассе" всевозможных
проверяющих, которых такие косвенные доводы могут и не впечатлить.
Поэтому полезным будет проявить разумное творчество и на каждую
сумму зарплаты, выданную в течение одного рабочего дня, выписывать
отдельный расходный ордер и заносить его в кассовую книгу. На пла-
тежной ведомости делать одну, две или три записи (смотря сколько
дней выдавалась зарплата). При этом сумма денежных средств на ко-
нец дня всегда будет сходиться с кассовой книгой (чтобы избежать
расхождений в течение дня, рекомендуем выдавать зарплату исключи-
тельно по расходным ордерам).
И еще нюанс. Для выдачи зарплаты хранить в течение 3-х рабочих
дней в кассе предприятия можно только ту наличность, которая полу-
чена в банке.Если же выплата осуществляется из выручки, то никаких
остатков сверх лимита на конец дня быть не должно. В противном
случае предприятие будет оштрафовано.
В общем, удачных вам "касс", господа!
{1} См. "Бухгалтер" № 8'2000, с. 52-59.
{2} Обратите внимание: все эти действия кассир обязан выполнить по
истечении сроков выдачи зарплаты.
{3} "Надпись", а не "надписи", как было бы в случае подведения
итогов за каждый день.
{4} В Порядке регламентированы только действия с наличностью,
остающейся в кассе, и ничего не сказано об оформлении докумен-
тов на эти деньги.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтер"
№15/00, стр. 46
[01.08.2000]
Дан Васильев