МІНІСТЕРСТВО ЕКОЛОГІЇ ТА ПРИРОДНИХ РЕСУРСІВ УКРАЇНИ
Н А К А З
N 217 від 28.11.2000 Зареєстровано в Міністерстві
м.Київ юстиції України
12 грудня 2000 р.
vd20001128 vn217 за N 910/5131
Про затвердження Порядку обліку, зберігання та
користування фондовими геологічними матеріалами
Відповідно до Положення про Міністерство екології та
природних ресурсів України, затвердженого Указом Президента
України від 20.05.2000 N 724/2000 ( 724/2000 ), статті 6 Закону
України "Про державну геологічну службу України" ( 1216-14 ) та
постанови Кабінету Міністрів України від 08.11.96 N 1366
( 1366-96-п ) "Про надання Державному інформаційному геологічному
фонду України статусу галузевого державного архіву" Н А К А З У Ю:
1. Затвердити Порядок обліку, зберігання та користування
фондовими геологічними матеріалами (додається).
2. Уважати такою, що не застосовується на території України,
"Инструкцию о государственном учете результатов работ по
геологическому изучению недр и о порядке хранения и пользования
отчетными геологическими материалами", затверджену Міністерством
геології СРСР 11.08.76.
3. Начальнику Департаменту геології та використання надр
Гурському Д.С. забезпечити подання цього наказу на державну
реєстрацію до Міністерства юстиції України.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника
Міністра Лизуна С.О.
Міністр І.О.Заєць
Погоджено
Голова Державного комітету
архівів України Р.Я.Пиріг
Затверджено
Наказ Міністерства екології
та природних ресурсів
України
28.11.2000 N 217
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
12 грудня 2000 р.
за N 910/5131
Порядок
обліку, зберігання та користування
фондовими геологічними матеріалами
Цей Порядок, який розроблено відповідно до статті 6 Закону
України "Про державну геологічну службу України" ( 1216-14 ) та
постанови Кабінету Міністрів України від 08.11.96 N 1366
( 1366-96-п ) "Про надання Державному інформаційному геологічному
фонду України статусу галузевого державного архіву", визначає
склад і обсяг інформації, яка підлягає обов'язковій передачі до
Державного інформаційного геологічного фонду України, установлює
порядок обліку, зберігання й надання в користування фондових
(архівних) матеріалів з геологічного вивчення та використання надр
України, її континентального шельфу і виключної (морської)
економічної зони.
Порядок обов'язковий для виконання Державним інформаційним
геологічним фондом України (далі - Геоінформ України) та
користувачами надр незалежно від їх відомчого підпорядкування,
форм власності й джерел фінансування робіт з геологічного вивчення
й використання надр.
1. Загальні положення
1.1. Фондові геологічні матеріали (далі - ФГМ) - сукупність
матеріальних об'єктів (носіїв документованої інформації) незалежно
від місця й часу їх створення та форми власності на них, що
містять зафіксовану інформацію щодо геологічного вивчення й
використання надр. ФГМ реєструються, зберігаються й надаються в
користування як геологічні архівні документи.
Фондові геологічні матеріали є складовою частиною
Національного архівного фонду України.
1.2. Результати робіт з геологічного вивчення й використання
надр викладаються у звітних геологічних матеріалах, які
обов'язково подаються виконавцями цих робіт на державне (постійне)
зберігання до Геоінформу України.
1.3. Поданні на постійне зберігання геологічні матеріали
повинні відповідати вимогам чинних нормативних документів щодо
складання, оформлення й комплектності конкретних видів геологічної
документації.
1.4. Геоінформ України відповідно до вимог цього Порядку
здійснює:
приймання й облік поданих на зберігання геологічних
матеріалів;
систематизацію й каталогізацію ФГМ;
обслуговування споживачів ФГМ;
ведення автоматизованої бази даних ФГМ;
забезпечення збереженості ФГМ.
1.5. У разі неприйняття геологічних матеріалів на постійне
зберігання чи ненадання у користування ФГМ подавачі геологічних
матеріалів чи користувачі ФГМ можуть оскаржити зазначені дії
Геоінформу України до Мінекоресурсів України.
2. Подання, приймання й облік
геологічних матеріалів
2.1. Постійному зберіганню у Геоінформі України підлягають
такі види геологічних матеріалів на паперових, магнітних і
оптичних носіях:
переліки зареєстрованих у Геоінформі України робіт з
геологічного вивчення надр;
звіти за результатами геологічних, геофізичних,
гідрогеологічних, еколого-геологічних, інженерно-геологічних,
геохімічних робіт, у тому числі знімань, пошуків і розвідки
твердих корисних копалин, нафти й газу, а також буріння опорних,
параметричних, структурних, глибоких та надглибоких свердловин;
звіти за результатами науково-дослідних, тематичних,
дослідно-методичних і дослідно-технологічних робіт у галузі
геології, включаючи створення інформаційних систем і програмних
засобів оброблення геоданих;
видані геологічні (геофізичні, гідрогеологічні, геохімічні,
еколого-геологічні, інженерно-геологічні, геоморфологічні,
мінерагенічні, корисних копалин тощо) карти з пояснювальними
записками;
видані узагальнювальні, оглядові й зведені карти геологічного
змісту та пояснювальні записки до них;
звіти за результатами вивчення технологій видобування
корисних копалин, розроблення кондицій мінеральної сировини,
геолого-економічної оцінки родовищ корисних копалин, а також їх
комплексного освоєння;
державний баланс запасів корисних копалин;
паспорти родовищ і проявів корисних копалин;
облікові картки вивченості надр з копіями контурів
розташування вивчених площ (профілів робіт) до них;
контурні карти вивченості надр;
картограми вивченості надр;
таблиці вивченості надр з пояснювальними записками;
узагальнювальні геологічні та геолого-економічні огляди,
техніко-економічні доповіді;
протоколи Державної комісії по запасах корисних копалин
України (далі - ДКЗ України) щодо затвердження запасів корисних
копалин;
річні звіти з геолого-виробничої діяльності користувачів
надр, що виконували роботи за рахунок державного та/чи місцевих
бюджетів.
Постійно зберігаються регламентовані документи Геоінформу
України, за якими здійснюється державна реєстрація робіт з
геологічного вивчення надр, провадиться інвентарний облік поданих
на зберігання геологічних матеріалів, узагальнюються результати
виконаних облікових та аналітичних робіт щодо геологічного
вивчення й використання надр.
2.2. Звіти та інші види текстових геологічних матеріалів, що
зазначені вище, виконують за допомогою засобів комп'ютерної
техніки й подають до Геоінформу України в одному примірнику разом
з електронною копією на машинних носіях. Ці копії утворюють
страховий фонд ФГМ.
2.3. Паспорти родовищ та проявів корисних копалин, облікові
картки вивченості надр, протоколи ДКЗ України про затвердження
виявлених запасів корисних копалин подають в одному примірнику
разом зі звітом, до якого вони відносяться.
2.4. Геологічні, геолого-економічні огляди,
техніко-економічні доповіді, які намічені до публікації, подають в
одному примірнику авторського тексту, готового до видання.
2.5. Видані геологічні (геофізичні, гідрогеологічні,
геохімічні, еколого-геологічні, інженерно-геологічні,
геоморфологічні, мінерагенічні, корисних копалин і т.д.) карти й
пояснювальні записки до них подають у двох примірниках.
2.6. Видані узагальнювальні, оглядові й зведені карти
геологічного змісту та пояснювальні записки до них подають в
одному примірнику.
2.7. У разі вилучення підготовленої карти з видання подають
авторський примірник карти разом з пояснювальною запискою, якщо її
складання було передбачене в геологічному (технічному) завданні
або договорі на виконання робіт.
2.8. У Геоінформі України за отриманням поданих на постійне
зберігання геологічних матеріалів здійснюється реєстрація
супровідних листів до них за датою надходження.
Подані геологічні матеріали оформлюються на постійне
зберігання протягом 10 робочих днів, а якщо геологічні матеріали
мають великий обсяг - 15 робочих днів з дня, наступного після
реєстрації їх надходження.
2.9. У Геоінформі України здійснюється перевірка поданих
геологічних матеріалів на їх відповідність до вимог нормативних
документів щодо складання, оформлення й комплектування геологічних
матеріалів, після чого приймається рішення про прийняття їх на
зберігання.
2.10. Підставами для прийняття звітних геологічних матеріалів
на постійне зберігання є:
наявність номера державної реєстрації виконаних робіт з
геологічного вивчення надр;
відповідність до наведеного в супровідному листі складу
геологічного матеріалу наявної кількості й обсягу його частин на
паперових та машиних носіях;
наявність обов'язкових структурних елементів у складових
частинах геологічних матеріалів;
правильність оформлення текстових і графічних матеріалів.
2.11. У разі позитивного результату перевірки поданих
геологічних матеріалів особа відповідальна за їх приймання робить
запис у книзі інвентарного обліку ФГМ (додаток 1).
За цим записом ФГМ одержує порядковий інвентарний номер, що
відноситься до кожної складової частини (одиниці зберігання) цього
ФГМ.
2.12. На звороті палітурки чи обкладинки та на титульному
аркуші кожної одиниці зберігання, а також на незброшурованих
додатках ставиться відбиток штампа інвентаризації ФГМ, форма якого
наведена в додатку 2.
Особа відповідальна за приймання ФГМ ставить у відбитку
штампа підпис та указує дату реєстрації ФГМ у книзі інвентарного
обліку.
2.13. Дублетні примірники ФГМ (якщо вони є) отримують
інвентарні номери основних ФГМ. На дублетах, так само як в
основному ФГМ, ставиться й заповнюється відбиток штампа
інвентаризації ФГМ і поруч із ним робиться напис (або ставиться
штамп) ДУБЛІКАТ.
Якщо дублетів більше одного, то до слова ДУБЛІКАТ додається
його порядковий номер.
2.14. За результатами інвентарного обліку поданих матеріалів
Геоінформ України письмово повідомляє подавців про прийняття ФГМ
на державне (постійне) зберігання.
3. Каталогізація ФГМ
3.1. У Геоінформі України на паперових носіях та в
автоматизованому режимі ведуться картотеки авторського,
предметного та географічного каталогів ФГМ, які складаються
відповідно з масивів каталожних карток та їх електронних архівів.
З метою інформування користувачів про прийняття на зберігання
нових ФГМ в автоматизованому режимі випускаються бюлетені поточних
надходжень ФГМ.
3.2. У картотеці авторського каталогу картки розташовують:
в алфавітному порядку за прізвищами авторів; якщо автор не
вказаний, то в алфавітному порядку за назвою організації;
за тим самим автором - в алфавітному порядку за назвою ФГМ;
за однаковим першим словом назви ФГМ - за другим словом; при
однакових перших і других словах - за третім і т.д.;
за збігом прізвищ авторів - в алфавітному порядку їх
ініціалів.
3.3. Предметний каталог ФГМ складається за тематичними
розділами: загальна геологія; гідрогеологія; інженерна геологія;
екогеологія; геофізика; техніка, технологія й методика
геологорозвідувальних робіт; економіка, організація й планування
геологорозвідувальних робіт; корисні копалини.
Кожний розділ поділяється на рубрики, за якими здійснюється
каталогізація ФГМ.
3.3.1. Для формування картотеки предметного каталогу зміст
кожного ФГМ розглядається щодо трьох рубрик одного розділу, за
якими складають окремі картки.
Якщо простежується відношення ФГМ за змістом до чотирьох і
більше рубрик, то такий ФГМ відносять до тематичного розділу в
цілому.
3.3.2. Розміщення в картотеці карток на ФГМ, які належать до
розділу в цілому чи до конкретних рубрик, здійснюють за абеткою та
відповідно до назв адміністративно-територіальних утворень країни.
При цьому на початку кожного розділу та кожної рубрики
розташовують картки на ФГМ, що не пов'язані з конкретною
територією.
3.3.3. Усі картки в межах будь-якого угрупування (розділ,
рубрика, територія) систематизують у хронологічному порядку років
завершення робіт; у межах кожного року - в алфавітному порядку за
автором (колективним автором) чи за назвою ФГМ.
3.4. Географічний каталог ФГМ складається за
адмінистративно-територіальним поділом країни.
У межах кожного адмінистративно-територіального утворення
картки групують за розділами та рубриками предметного каталогу.
У середині розділів та рубрик картотеки географічного
каталогу картки розташовують у хронологічному порядку, а у межах
одного року - за прізвищем автора або назвою організації, чи
назвою ФГМ в алфавітному порядку.
3.5. Бюлетені надходжень ФГМ до Геоінформу України видають
щомісяця, якщо надходжень ФГМ за цей період було більше трьох, а в
січні, квітні, липні й жовтні кожного року - за результатами
інвентарного обліку ФГМ у відповідному кварталі.
У березні поточного року випускають зведений бюлетень
надходжень ФГМ за минулий рік.
3.6. У бюлетенях відомості про ФГМ подають відповідно до їх
систематизації за розділами й рубриками предметного каталогу.
Короткий зміст ФГМ у бюлетенях наводять за текстом реферату
(анотації), а його структуру - за даними інвентарного обліку ФГМ.
4. Порядок користування ФГМ
Передавання основних ФГМ у тимчасове користування будь-яким
юридичним чи фізичним особам забороняється.
Допускається передавання в тимчасове користування тільки
дублетів ФГМ на термін не більше ніж три місяці.
4.1. Користування ФГМ у читальних залах Геоінформу України
здійснюється на підставі листа-заяви від юридичної чи фізичної
особи, в якому вказуються:
мета, з якою відвідувачем (посада, прізвище, ім'я, по
батькові) буде проводитись вивчення ФГМ;
назва ФГМ, тематика досліджень чи інші атрибути, за якими
можна зробити висновок про наявність у сховищах потрібних для
вивчення ФГМ;
необхідність виконання витягів з тексту та копіювання
графічних матеріалів з отриманих для вивчення ФГМ.
4.2. Відвідувач, як правило, сам подає цей лист до приймальні
Геоінформу України, де він реєструється й передається керівництву
для вирішення питання про можливість вивчення ФГМ у читальних
залах.
Відвідувач за відповідним каталогом ФГМ або бюлетенями
надходжень ФГМ відшукує атрибути потрібних геологічних матеріалів
і складає заявку на вивчення ФГМ (додаток 3), яка затверджується
керівництвом.
4.3. Заявлені ФГМ видаються відвідувачу в читальному залі із
записом у спеціальному журналі (додаток 4), де він розписується в
їх отриманні.
Виносити ФГМ з читального залу відвідувачам не дозволяється.
4.4. Витяги із текстових частин ФГМ відвідувачі виконують у
робочих зошитах, які реєструються завідувачем читального залу в
спеціальному журналі (додаток 5).
4.5. Копії графічних матеріалів ФГМ відвідувачі виконують на
окремих аркушах паперу чи кальки, які реєструються завідувачем
читального залу в спеціальному журналі (додаток 6).
4.6. Під час вивчення ФГМ з грифом обмеженого доступу
виносити із читального залу робочі зошити й копії графічних
матеріалів відвідувачам не дозволяється.
4.7. При поверненні відвідувачем отриманих ФГМ завідувач
читального залу перевіряє кількість та стан цих матеріалів, після
чого розписується в журналі (додаток 4) про їх прийняття.
4.8. Робочі зошити й копії графічних матеріалів, які містять
інформацію обмеженого доступу, за завершенням вивчення ФГМ
надсилаються відвідувачу через режимний відділ Геоінформу України.
5. Забезпечення збереженості ФГМ
5.1. Фондові геологічні матеріали на паперових і машинних
носіях зберігаються у спеціально пристосованих для цього сховищах,
а ФГМ, видані відвідувачам для вивчення, - у читальних залах
Геоінформу України.
5.2. Облаштування й утримання комплексу приміщень фонду;
заходи щодо забезпечення збереженості ФГМ, у тому числі додержання
умов пожежної безпеки; організація охоронного режиму приміщень
фонду - повинні відповідати вимогам ГСТУ 55.001-98 Документи з
паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного
фонду. Технічні вимоги.
5.3. Заходити з аудіо-, фото-, кіно-, відеоапаратурою у
сховища й читальні зали Геоінформу України дозволяється
керівництвом, як правило, у супроводі відповідального
співробітника фонду.
5.4. Видача в читальні зали ФГМ, які потребують реставрації,
можлива тільки за виняткових обставин з дозволу керівництва
Геоінформу України.
5.5. Планова перевірка наявності ФГМ у сховищах згідно із
записами в книзі інвентарного обліку ФГМ проводиться не рідше
одного разу в 5 років. Для перевірки створюється спеціальна
комісія, результати роботи якої оформляються актом, що затверджує
директор Геоінформу України.
Акт передається до Департаменту геології та використання надр
Мінекоресурсів України та до Державного комітету архівів України.
5.6. За фактами втрати, пошкодження, знищення чи крадіжки
фондових геологічних матеріалів директор Геоінформу України
наказом створює комісію, яка готує такі документи:
акт з переліком утрачених ФГМ;
експертний висновок щодо важливості утрачених ФГМ;
пояснення осіб, що причетні до цих подій.
Акт, підписаний усіма членами комісії, затверджує директор
Геоінформу України.
Про подію повідомляють до Департаменту геології та
використання надр Мінекоресурсів України та до Державного комітету
архівів України.
Начальник Управління геологічних робіт
Департамента геології та використання
надр В.І.Калінін
Додаток 1
до пункту 2.11 Порядоку обліку,
зберігання та користування ФГМ
Книга
інвентарного обліку фондових геологічних матеріалів (ФГМ)
200 р.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N |Дата |Інвен- |Автор |Назва |Рік |Кількість | Кількість |Кількість|Подавець |Гриф |Кіл. |Роз- |Особ-|
|з/п |прий-|тарний N|(пріз- |фондового |скла-|одиниць |аркушів тексту |додатків/|ФГМ, |сек- |машин-|писка |ливі |
| |няття|ФГМ |вище |геологічного|дання|зберігання|-------------------|кількість|вхідний N |рет- |них |особи,|при- |
| | | |та |матеріалу |ФГМ |(книг, |усього|у тому числі|аркушів |супровідного|ності|носіїв|яка |мітки|
| | | |ініціали)| | |зошитів, | |------------| |листа |кож- | |прий- | |
| | | | | | |альбомів, | |фото,|крес- | | |ної | |няла | |
| | | | | | |папок) | |мал. |лень | | |од. | |ФГМ | |
| | | | | | | | | | | | |збер.| |на | |
| | | | | | | | | | | | | | |збері-| |
| | | | | | | | | | | | | | |гання | |
|----+-----+--------+---------+------------+-----+----------+------+-----+------+---------+------------+-----+------+------+-----|
|1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |9 |10 | 11 | 12 |13 | 14 |15 |16 |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 2
до пункту 2.12 Порядку обліку,
зберігання та користування ФГМ
Форма відбитка штампа інвентаризації ФГМ
------------------------------------------
|ІНВЕНТАРНИЙ N |
|----------------------------------------|
|У даній одиниці зберігання |
|Основного тексту ____ арк. |
|у т. ч. рисунків ____ арк. |
|Текстових додатків ____ арк. |
|Графічних додатків ____ лист. |
|----------------------------------------|
|УСЬОГО ОД. ЗБЕР. - ____ |
|у т.ч.: кн.___; з.___; п.___; ал.___ |
|----------------------------------------|
|Усього осн. тексту ____ арк. |
|у т.ч. ілюстрацій ____ арк. |
|Усього додатків - ____ |
|У т.ч. текстових - ____ |
| графічних - ____ |
|----------------------------------------|
|Підпис Дата |
------------------------------------------
Додаток 3
до пункту 4.2 Порядку обліку,
зберігання та користування ФГМ
Заявка
на вивчення фондових геологічних матеріалів
у читальному залі
Лист - заява вх. N _____ від ____________ 200__ р.
Прізвище, ім'я, по батькові _________________________________
_____________________________________________________________
Інвентарні номери замовлених ФГМ (в порядку нарощування)
1. __________________________________________________________
2. __________________________________________________________
3. __________________________________________________________
4. __________________________________________________________
5. __________________________________________________________
6. __________________________________________________________
Підпис Ініціали, прізвище відвідувача
дата подання
Підпис Ініціали, прізвище керівника
дата розгляду Геоінформу України
Додаток 4
до пукту 4.3 Порядку обліку,
зберігання та користування ФГМ
Журнал
видачі ФГМ відвідувачам читального залу
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| N |Дата |Прізвище, |Назва |Інвен-|Кіль-|Кількість аркушів |Кількість|Гриф |Роз- |Розписка |Особ-|
|з/п |видачі|ініціали |організації,|тарний|кість|тексту |додатків |сек- |писка |зав. чит. |ливі |
| | |відвідувача|N листа |N ФГМ |од. |-------------------| |рет- |відві- |залу про |при- |
| | | |і дата | |збер.|усього|у тому числі| |ності|дувача |повернення|міт |
| | | | | | | | ілюстрацій | | |в |ФГМ |ки |
| | | | | | | |------------| | |отрима-| | |
| | | | | | | |фото, |крес-| | |нні | | |
| | | | | | | |мал. |лень | | |мате- | | |
| | | | | | | | | | | |ріалу | | |
|------+------+-----------+------------+------+-----+------+------+-----+---------+-----+-------+----------+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 5
до пункту 4.4 Порядку обліку,
зберігання та користування ФГМ
Журнал
обліку робочих зошитів відвідувачів читального залу
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|Номер |Дата |Прізвище, |Назва |Облі- |Кіль- |Розписка |Розписка |Розписка |Вихідний N|Особливі|
|чита- |реєстрації|ініціали |організації|ковий |кість |відвідувача в|зав. |нач. |листа |примітки|
|льного| |відвідувача| |N |доку- |отриманні |читального|режимного |про | |
|залу | | | |зошита|ментів|зошита |залу в |відділу |відпра- | |
| | | | |відві-| |для |отриманні |про |влення | |
| | | | |дувача| |роботи в |зошита |отримання | | |
| | | | | | |читальному |від |зошита для | | |
| | | | | | |залі |виконавця,|відправки | | |
| | | | | | | |дата |або | | |
| | | | | | | | |відвідувача в| | |
| | | | | | | | |одержанні | | |
| | | | | | | | |зошита, дата | | |
|------+----------+-----------+-----------+------+------+-------------+----------+-------------+----------+--------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 6
до пункту 4.5 Порядку обліку,
зберігання та користування ФГМ
Журнал
обліку копій графічних матеріалів, зроблених відвідувачами
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|Номер |Дата |Прізвище,|Назва |Інвен- |Назва |Кіль- |Розписка |Розписка |Розписка |Вихідний N |Особ-|
|читаль-|реєстра-|ім'я, |організації|тарний |копії |кість |виконавця в|зав. |нач. |листа |ливі |
|ного |ції |по | |N ФГМ |із |листів|одержанні |читального|режимного |про |при- |
|залу | |батькові | | |зазначе-| |взятої |залу в |відділу |відпра- |мітки|
| | | | | |нням | |на |прийнятті |про |влення | |
| | | | | |мас- | |облік |зроблених |отримання | | |
| | | | | |штабу | |кальки |копій, |копії для | | |
| | | | | | та | | |дата |відправки | | |
| | | | | |району | | | |або | | |
| | | | | |робіт | | | |відвідувача | | |
| | | | | | | | | |в одержанні,| | |
| | | | | | | | | |дата | | |
|-------+--------+---------+-----------+-------+--------+------+-----------+----------+------------+-----------+-----|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------