Не проверен - не сжигай. Хранение и уничтожение
документов предприятия
------------------------------------------------------------------
В процессе хозяйственной деятельности на предприятии образует-
ся большое количество различной деловой документации.
Неудивительно, что вопросы на тему хранения и уничтожения
документации время от времени у читателей возникают. Постараемся
осветить некоторые из них.
О сроках хранения
Сроки хранения деловой документации приведены в Перечне типо-
вых документов, образующихся в деятельности органов государствен-
ной власти и местного самоуправления, других учреждений, органи-
заций и предприятий, утвержденном приказом Главного архивного
управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41 ( z0576-98 ) (далее -
Перечень) {1}.
Сроки хранения, указанные в Перечне, являются минимальными,
сокращать их запрещено (п. 2.11 Указаний к Перечню).
Согласно Перечню для большей части первичной бухгалтерской до-
кументации установлен срок 3 года. Но если налоговая проверка за
период, к которому относятся документы, еще не проведена, то этот
срок должен быть увеличен до окончания проверки {2}, а если возни-
кают разногласия, споры, следственные и судебные дела - то до
окончания судебных действий.
О пользе хранения бухгалтерских документов в госархивах
В п/п. 2 п. 4 Типового положения об архивном отделе районной
государственной администрации, утвержденного Постановлением КМУ
от 28.12.98 г. № 2086 ( 2086-98-п ), сказано, что архивный отдел
"обеспечивает хранение, учет и охрану <...> документов, переданных
в установленном законом порядке на постоянное или временное хране-
ние предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм
собственности".
Подобная формулировка имеется и в п/п. 1 п. 4 Типового
положения о государственном архиве области, города Киева и Севас-
тополя, утвержденного Постановлением КМУ от 22.08.96 г. № 989
( 989-96-п ).
Предприятие и до истечения сроков хранения может сдать бухгал-
терские документы на временное или постоянное хранение в архив
райгосадминистрации.
Такой способ хранения документов имеет как достоинства, так и
недостатки. С одной стороны, он может уберечь документы от вне-
запного изъятия их налоговыми или правоохранительными органами. С
другой стороны, доступ к ним будет затруднен и для самого
предприятия.
Кроме того, услуги госархивов по подготовке и досрочному
приему документов на хранение являются платными, да и транспорти-
ровка документов в архив может влететь в копеечку (особенно если
их много). И хотя данный способ позволит высвободить некоторые
площади, ранее использовавшиеся для хранения документов, вряд ли
этим компенсируются дополнительные расходы предприятия.
Об экспертных комиссиях и уничтожении документов
В соответствии с нормами Закона "О Национальном архивом фонде
и архивных учреждениях" от 24.12.93 г. № 3814-ХII ( 3814-12 ) для
оценки ценности документов на предприятии создается экспертная
комиссия.
Типовое положение об экспертной комиссии государственного
органа, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения и
организации, утвержденное приказом Главархива от 13.03.96 г. № 9,
уточняет, что экспертная комиссия во главе с заместителем руково-
дителя предприятия является совещательным органом и состоит из
работников предприятия и представителя местного госархива. Ее
заседания должны проходить не реже одного раза в год и являются
правомочными, если на заседании присутствует не менее 2/3 ее сос-
тава. Решения комиссии принимаются большинством голосов присутст-
вовавших на заседании и оформляются протоколом за подписью предсе-
дателя и секретаря комиссии. После утверждения протокола руково-
дителем предприятия он становится обязательным для работников
предприятия.
В задачи экспертной комиссии, в частности, входят рассмотрение
вопросов и принятие решения об одобрении и представлении на сог-
ласование номенклатуры дел текущего делопроизводства предприятия,
актов об изъятии документов предприятия, не отнесенных предвари-
тельной экспертизой ценностей к Национальному архивному фонду
(НАФ), организация и проведение совместно с соответствующими служ-
бами предприятия ежегодного отбора документов для дальнейшего
хранения или уничтожения.
В п. 3.6 Указаний к Перечню сказано:
"Организации, в которых не образуются документы НАФ, уничто-
жают их, если практическая необходимость в них отпала и сроки их
хранения согласно настоящему Перечню истекли, по согласованию с
государственными архивными учреждениями".
Согласно п/п. 7.1.1 Примерной инструкции по делопроизводству в
министерствах, других центральных органах исполнительной власти,
Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах
исполнительной власти, утвержденной Постановлением КМУ от 17.10.97
№ 1153 ( 1153-97-п ), "номенклатура дел - это систематизированный
перечень названий дел, образуемых в делопроизводстве учреждения,
оформленный в соответствующем порядке с указанием сроков хранения
дел".
На практике выделение документов для уничтожения оформляется
актом, который утверждается руководителем предприятия. Приводим
его примерную форму:
Утверждаю
________________________ _________________________
наименование предприятия руководитель предприятия
________________________ _________________________
код ЕГРПОУ подпись, фамилия и инициалы
Акт №______________
о выделении документов, подлежащих уничтожению
___"___"_____ г.
Составлен экспертной комиссией в составе:
Председатель экспертной комиссии _____________________________
должность, фамилия и инициалы
Члены комиссии: ______________________________________________
должность, фамилия и инициалы
______________________________________________
должность, фамилия и инициалы
.........
______________________________________________
должность, фамилия и инициалы*
Комиссией в соответствии с Перечнем типовых документов, обра-
зующихся в деятельности органов государственной власти и местного
самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий,
отобраны для уничтожения документы и дела, которые не представляют
научной и историко-культурной ценности и практическая необходи-
мость в которых отпала, хранившиеся ______________________________
______________________________________________________________ **:
|---|-------|----------|---------------|----------|--------------|
| № | Год | Названия |Индивидуальные |Количество| Номера статей|
|п/п| доку- |(заглавия)|индексы по |документов| по Перечню |
| | ментов|документов|номенклатуре |и дел | |
| | и дел | и дел |описи | | |
|---|-------|----------|---------------|----------|--------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|---|-------|----------|---------------|----------|--------------|
| | | | | | |
|---|-------|----------|---------------|----------|--------------|
| | | | | | |
|---|-------|----------|---------------|----------|--------------|
Всего дел ____________________________________________________
прописью и цифрами
Отобранные дела и документы сдать на уничтожение предприятию
по заготовке вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной с
указанием количества дел и документов и общего веса.
Председатель экспертной комиссии _____________________________
подпись, должность,
фамилия и инициалы
Члены комиссии: _____________________________________________
должность, фамилия и инициалы
_____________________________________________
должность, фамилия и инициалы
_____________________________________________
должность, фамилия и инициалы*
__________________________________________________________________
* Для представителя государственного архивного учреждения дополни-
тельно указывается вид архивного учреждения.
** Указывается, где хранились документы - во временном архиве
предприятия или в местном госархиве.
В случае ликвидации предприятия (при отсутствии правопреемни-
ков) экспертная комиссия, по нашему мнению, должна передавать
документы, сроки хранения которых еще не истекли, в архивный отдел
райгосадминистрации.
Ответственность
Допустим, предприятие уничтожило документы, сроки хранения
которых по Перечню истекли, без согласования с государственными
архивными учреждениями. Какова ответственность предприятия за это
нарушение?
В ст. 42 Закона "О Национальном архивном фонде и архивных
учреждениях" говорится:
"Должностные лица и граждане, виновные в небрежном хранении,
порче, уничтожении, сокрытии, расхищении или незаконной передаче
другому лицу документов Национального архивного фонда или доку-
ментов, подлежащих включению в него, и в других нарушениях
законодательства о Национальном архивном фонде и архивных учреж-
дениях, несут ответственность в соответствии с действующим
законодательством".
Не конкретизируется ответственность и в нормативных актах
Главного архивного управления. Так, например, в п. 3.8 Указаний к
Перечню сказано:
"Уничтожение документов без предварительного утверждения опи-
сей дел постоянного хранения, а также нарушение установленных
настоящим Перечнем сроков хранения документов является незакон-
ным и влечет ответственность в соответствии с действующим
законодательством".
Так что конкретных санкций к предприятию за уничтожение доку-
ментов без согласования с госархивами в законодательстве о НАФ и
архивных учреждениях не предусмотрено.
Тем не менее нельзя сказать, что должностные лица предприятий
останутся абсолютно безнаказанными.
Эти действия при желании могут быть квалифицированы как само-
управство (то есть самовольное, с нарушением установленного зако-
ном порядка осуществление своего действительного или предполага-
емого права, не причинившее существенного вреда гражданам или
государственным и общественным организациям), которое согласно
ст. 186 КоАП ( 80731-10 ) наказывается предупреждением или наложе-
нием штрафа на должностных лиц от 4 до 7 необлагаемых минимумов.
По нашему мнению, в данном случае должностные лица реализуют
предоставленное им право уничтожить документы, сроки хранения
которых истекли, однако делают это с нарушением процедуры, уста-
новленной в Указаниях к Перечню, то есть не согласовывают акт
с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного
учреждения.
По этой же статье КоАП могут пострадать и должностные лица,
которые после согласования акта вопреки требованиям п. 3.7 Указа-
ний отобранные к уничтожению и включенные в акты документы не
передают организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья,
а, например, самостоятельно сжигают. Доказательством самоуправства
в этом случае будет отсутствие у предприятия приемо-сдаточных
накладных, подписанных организациями вторсырья.
Отсутствие существенного вреда (в противном случае речь шла
бы уже об уголовной ответственности) подтверждается тем, что
предприятие выдержало все сроки хранения документов, установленные
Перечнем, не уничтожило документы НАФ и документы длительного
хранения и выполнило условие об окончании проверки ГНИ по вопросам
соблюдения налогового законодательства за этот период. То есть
согласование с ЭПК носило бы в данном случае чисто формальный
характер, да и передача этих документов именно органам вторсырья
вряд ли что-нибудь принципиально изменила бы.
Отметим, что к админответственности по ст. 186 КоАП виновных
лиц привлекают административные комиссии при исполкомах районных и
городских советов народных депутатов (ст. 218 КоАП) по протоколам,
составленным органами внутренних дел (ст. 255 КоАП). Не нужно
забывать и о выручалочке - ст. 38 КоАП, устанавливающей двухмесяч-
ный срок давности привлечения к админответственности.
И поскольку милиция приходит на предприятия не так уж часто,
все эти обстоятельства, естественно, снижают риск попасть под
штраф.
Гораздо хуже ситуация в том случае, когда предприятием уничто-
жены документы, относящиеся к периоду, по которому проверка не
проводилась. Здесь уже появляется реальная перспектива применения
санкций налоговой службой (причем независимо оттого, истек трех-
летний срок хранения или нет).
Во-первых, в соответствии с п. 5 ст. 11 Закона "О госу-
дарственной налоговой службе в Украине" ( 509-12 ) (см. "Бухгал-
тер" № 6'2000, с. 52) предприятию, не представившему документы,
грозит приостановление операций на счетах в банках. Во-вторых, при
проверке налоговики наверняка исключат валовые затраты и налоговый
кредит по тем операциям, документы по которым были самовольно
уничтожены предприятием. А это приведет к доначислению налогов,
применению финсанкций и начислению пени.
Не менее вероятна, чем финсанкций, в этом случае и перспектива
привлечения должностных лиц к уголовной ответственности. Здесь
существует целый букет возможных статей УК: от ст. 148'2 (если
удастся доказать, что документы были уничтожены умышленно, по-
скольку они не подтверждали право на затраты и кредит или свиде-
тельствовали о полученных, но не отраженных в учете доходах, или,
например, что документов не существовало изначально) до ст. 165
(злоупотребление должностным положением - при умышленном уничтоже-
нии документов) и ст. 167 (халатность - если документы были унич-
тожены по небрежности, без изучения вопроса о проведении проверки
за указанный период).
Так что пока вас не проверили - уничтожать документы категори-
чески не рекомендуем.
Если же предприятие в связи с отсутствием места для организа-
ции архива сдало документы в госархивное учреждение, а после этого
на предприятие пришла с комплексной проверкой налоговая, то
возникает вопрос: будут ли на предприятие наложены санкции за
сдачу документов в госархив?
По нашему мнению, согласно налоговому законодательству Украины
сдача документов, не прошедших проверку, на хранение в архив не
является наказуемым деянием - ни по Закону "О государственной
налоговой службе в Украине" ( 509-12 ), ни по другим нормативно-
правовым актам.
Налоговые органы имеют право на общих основаниях затребовать
из госархива копии таких документов, а также работать с ними в
архиве.
Впрочем, налоговики могут поступить проще: дать запрос на
предприятие или заблокировать его счет - и придется вам самим
забирать документы, необходимые для проверки, из архива и тащить
их в ГНИ тоже самостоятельно.
Если по каким-то причинам документы из архива не будут получе-
ны (утеря, порча, уничтожение), то органы госналогслужбы применят
к предприятию финсанкций, проведут доначисления налогов по тем
затратам и налоговому кредиту, которые останутся не подтвержденны-
ми документально. Они ведь любят разъяснять, что финответствен-
ность наступает независимо от того, имеется ли в действиях
предприятия вина.
Несколько утешит предприятие тот факт, что его должностные
лица не будут привлечены к уголовной или административной ответст-
венности (поскольку они не виновны в утере, порче или уничтожении
документов - этот грех полностью на совести работников архива).
Кроме того, имеется возможность на основании ст. 203 ГК взыскать с
госархива все убытки, понесенные предприятием вследствие примене-
ния к нему финсанкций. Впрочем, определение шансов на получение
материальной сатисфакции от госархива и сама ее процедура - тема
отдельного исследования.
{1} Извлечение из этого документа - см. в "Бухгалтере" № 23'98
на с. 32-33.
{2} В п. 2.12 Указаний к Перечню в качестве обязательного
условия истечения срока хранения присутствует "окончание проверки
государственными налоговыми органами".
На наш взгляд, здесь имеется в виду полноценная комплексная
проверка, а не всевозможные встречные, тематические и т. п.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтер"
№ 22/00, стр. 15
[15.11.2000]
Марк Медведев, Константин Шелест
------------------------------------------------------------------