СОСТАВЛЕНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ----------------------------------------------------------------- Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете мето- дом их сплошного и непрерывного документирования. Записи в учетных регистрах производятся на основании первичных документов. Хозяйственные операции - это факты предпринимательской и дру- гой деятельности, влияющие на состояние имущества, капитала, обя- зательств и финансовых результатов. Первичные документы - это письменные свидетельства, фикси- рующие или подтверждающие хозяйственные операции. Первичные документы должны быть составлены в момент проведе- ния каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непос- редственно после ее завершения. Первичные документы для предоставления им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты: - название предприятия, учреждения, от имени которого состав- лен документ; - название документа (формы); - код формы; -дата и место составления; - содержание хозяйственной операции и ее единицы измерения (в натуральном и стоимостном выражении); - должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разреше- ние и осуществление хозяйственной операции и составление первично- го документа. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных первичные документы могут содержать дополнительные реквизи- ты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государствен- ного реестра, номер документа, основание для совершения операции, данные о документе, удостоверяющем лицо - получателя. Первичные документы составляются на бланках типовых форм, ут- вержденных Министерством статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. Документирование хозяйственных операций может осу- ществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или спе- циализированных форм. В случаях, установленных законодательством, а также минис- терствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Записи в первичных документах, учетных регистрах должны осу- ществляться только темным цветом чернил, пастой шариковой ручки, при помощи печатных машинок, принтеров,средств механизации и дру- гими способами, которые бы обеспечивали сохранность этих записей на протяжении установленного срока хранения документов и пре- дотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений. Свободные строчки в первичных документах подлежат обяза- тельному прочеркиванию. Руководителем предприятия утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осу- ществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходо- ванием) денежных средств и документов, товарно-материальных цен- ностей, нематериальных активов и прочего имущества. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отмет- ку, исключающую возможность их повторного использования. В тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и необоснованные исправления не допускаются. Ошибки в первичных до- кументах исправляются корректурным способом, то есть неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым пишется правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной линией так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть обосновано надписью "исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются. Хранение первичных документов Первичные документы, прошедшие обработку, до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Для передачи в архив документы комплектуются в хронологичес- ком порядке, нумеруются, переплетаются. При передаче документов в архив составляется сопроводительная справка для архива, в которой указываются наименования документов и период, за который они сос- тавлены. Выдача первичных документов из архива предприятия работникам других структурных подразделений может производиться только по разрешению главного бухгалтера. Изъятие первичных документов может быть осуществлено только при наличии постановления органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судов, государственной контрольно-реви- зионной службы в соответствии с действующим законодательством Украины. Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу пред- приятия, учреждения. По разрешению и в присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия могут снять копии и составить реестр изъятых докумен- тов, с указанием оснований и даты изъятия. При определении сроков хранения документов, а также при отбо- ре документов для уничтожения основным нормативным документом яв- ляется "Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправ- ления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов", утвержденный приказом Главного архив- ного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. N41, (далее - Перечень). Определение сроков хранения документов производится с 1 янва- ря года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Напри- мер, определение срока хранения дел,законченных делопроизводством в 1998 году, начинается с 1 января 1999 года. Сроки хранения документов, определенные в Перечне, являются минимальными, их нельзя сокращать. Увеличение в организациях сро- ков хранения документов, предусмотренных Перечнем, допускается в случаях, если эта потребность обусловлена специфическими особен- ностями работы конкретной организации. В соответствии с Законом "О Национальном архивном фонде и ар- хивных учреждениях" государственные органы, органы местного са- моуправления, государственные предприятия, учреждения и организа- ции, объединения граждан, предприятия, учреждения и организации, основанные на коллективной и частной форме собственности, имеют право создавать архивы (архивные подразделения) для постоянного или временного хранения документов, накопившихся за время их деятельности. Документами, регламентирующими создание архивных подразделений, являются: - для государственных органов, органов местного самоуправле- ния, государственных предприятий, учреждений и организаций - "Типовое положение об архивном подразделении государственного ор- гана, органа местного самоуправления, государственного предприя- тия, учреждения, организации", утвержденного приказом Главного ар- хивного управления при КМУ от 16.10.96 г. N 47; - для объединений граждан, предприятий, учреждений, организа- ций, основанных на коллективной и частной форме собственности - "Образцовым положением об архиве (архивном подразделении) объеди- нений граждан, предприятий, учреждений, организаций, основанных на коллективной и частной форме собственности", утвержденное Методи- ческой комиссией Главного архивного управления при КМУ протоколом от 13.11.96 г. N 7. В малочисленных организациях ответственность за работу с ар- хивными документами целесообразно возложить на одного из работни- ков службы документарного обеспечения управления. В состав документов архивного подразделения входят: - законченные в текущем деловодстве документы на бумажной ос- нове постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, документы из личного состава, образованные структурными подразделениями ор- ганизации; - научно-техническая, кинофотофоновидеодокументация, маши- ноориентированные документы, образованные организацией или полу- ченные ею на законных основаниях; - документы на различных видах носителей информации учрежде- ний-посредников ликвидированных организаций; - печатные издания, дополняющие архивные документы и необхо- димые для научно-методической и информационно-справочной работы архивного подразделения; - справочный и учетный аппарат к архивным документам; - личные архивные документы работников организации (для госу- дарственных органов, органов местного самоуправления, госу- дарственных предприятий, учреждений и организаций). Уничтожение и потеря документов Если практическая потребность в документах отпала и сроки их хранения в соответствии с Перечнем исчерпаны, документы могут быть уничтожены. Отобранные для уничтожения и внесенные в соответствующие акты документы после согласования с архивным учреждением передаются ор- ганизациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. Сдача доку- ментов оформляется приемо-сдаточными накладными. В случае пропажи или уничтожения первичных документов руково- дитель предприятия письменно извещает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для составления перечня от- сутствующих документов и расследования причин их пропажи или унич- тожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также государственно- му налоговому органу - предприятиями и местному финансовому орга- ну - учреждениями, в 10-дневный срок. Ответственность за пропажу документов предусмотрена статьей 5.3.9 Закона "О налогообложении прибыли предприятий". В случае по- тери, порчи или уничтожения расчетных, платежных и других докумен- тов плательщик налога имеет право письменно заявить об этом в на- логовый орган и осуществить мероприятия, необходимые для возобнов- ления таких документов. Письменное заявление должно быть направле- но до/или вместе с представлением расчета налоговых обязательств отчетного периода. Если плательщик налога не подаст в такой срок письменное заявление и не возобновит указанные документы до окон- чания налогового периода, следующего за отчетным, не подтвержден- ные соответствующими документами расходы не признаются валовыми расходами, и на сумму недоплаченного налога начисляется пеня в размере учетной ставки НБУ, увеличенной в 1,2 раза. Если пла- тельщик налога возобновит указанные документы в следующих пе- риодах, подтвержденные расходы (с учетом уплаченной пени) вклю- чаются в валовые расходы налогового периода, на который приходится такое возобновление. При подготовке консультации использованы следующие норматив- ные акты: - Закон "О налогообложении прибыли предприятий" от 22.05.97г. N 283/97; - "Типовое положение об архивном подразделении государствен- ного органа, органа местного самоуправления, государственного предприятия, учреждения, организации", утвержденное приказом Глав- ного архивного управления при КМУ от 16.10.96 г. N 47; - "Образцовое положение об архиве (архивном подразделении) объединений граждан, предприятий, учреждений, организаций, осно- ванных на коллективной и частной форме собственности", утвержден- ное Методической комиссией Главного архивного управления при КМУ протоколом от 13.11.96 г. N 7. - "Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправ- ления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов", утвержденный приказом Главного архив- ного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. N41; - "Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете", утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. N 88. ------------------------------------------------------------------ "ГлавБух" N 20/99, стр. 47 октябрь 1999 [01.10.1999]