Инвентаризация на предприятии
------------------------------------------------------------------
В соответствии с п. 1 Инструкции № 69 для подтверждения
правильности и достоверности данных бухгалтерского учета и финан-
совой отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию иму-
щества, денежных средств и финансовых обязательств. При инвентари-
зации активов и обязательств согласно ст. 10 Закона о бухгалтерс-
ком учете ( 996-12 ) проверяются и документально подтверждаются
их наличие, состояние и оценка. Согласно п. 7 Инструкции № 69 ос-
новными задачами инвентаризации являются:
- выявление фактического наличия основных фондов, нематериаль-
ных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств,
ценных бумаг и других денежных документов, а также объемов неза-
вершенного производства в натуре;
- установление излишка или недостачи ценностей и денежных
средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгал-
терского учета;
- выявление товарно-материальных ценностей, частично утратив-
ших свое первоначальное качество, устаревших фасонов и моделей, а
также материальных ценностей и нематериальных активов, которые не
используются;
- проверка соблюдения условий и порядка хранения материальных
и денежных ценностей, а также правил содержания и эксплуатации
основных средств;
- проверка реальной стоимости зачисленных на баланс основных
фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей,
ценных бумаг и финансовых вложений, сумм денег в кассах, на теку-
щем, валютном и других счетах в учреждениях банков, денежных
средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавер-
шенного производства, расходов будущих периодов, резервов будущих
расходов и платежей.
Инвентаризации подлежат также имущество и материальные ценнос-
ти, не принадлежащие предприятию, но учет которых ведется на заба-
лансовых счетах.
Руководитель предприятия несет ответственность за организацию
инвентаризации, поэтому он должен создать необходимые условия для
ее проведения в сжатые сроки, определить объекты, количество и
сроки проведения инвентаризации, кроме случаев проведения обяза-
тельной инвентаризации. В обязательном порядке инвентаризация про-
водится:
- при передаче имущества государственного предприятия в арен-
ду, приватизации имущества государственного предприятия, реоргани-
зации государственного предприятия в акционерное общество и в дру-
гих случаях, предусмотренных законодательством;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме
имущества, ценностей, денежных средств и обязательств, инвентари-
зация которых проводится не ранее 1 октября отчетного года. Инвен-
таризация зданий, сооружений и других объектов недвижимости может
проводиться 1 раз в 3 года, а библиотечных фондов - 1 раз в 5 лет;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-пе-
редачи дел);
- при установлении фактов кражи или злоупотреблений, порчи
ценностей (на день их установления);
- по предписанию судебно-следственных органов;
- в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия
(на день после их ликвидации);
- при передаче предприятий и их структурных подразделений (на
дату передачи). Инвентаризация может не проводиться при передаче
предприятий и их структурных подразделений в пределах одного
органа управления;
- при ликвидации предприятия;
- при коллективной (бригадной) материальной ответственности -
в случае смены руководителя коллектива (бригадира), выбытия из
коллектива (бригады) более половины его членов, а также по
требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады).
Проведению любой инвентаризации предшествует приказ руководи-
теля предприятия, регламентирующий порядок, объекты, сроки прове-
дения инвентаризации и оформления ее результатов.
Процесс организации проведения и документального оформления
результатов инвентаризации можно представить следующим образом:
+-----------------------------------+
| Приказ руковродителя о проведении |
| инвентаризации |
|-----------------------------------|
| Назначение инвентаризационной |
| комиссией |
+-----------------------------------+
|
+-----------------------------------+
| Опредление комиссией фактического |
| наличия активов |
|-----------------------------------|
| Составление инвентаризационной |
| описи |
+-----------------------------------+
|
+---------------------------------------------------------+
| Сверка бухгалтерией соответствия фактического наличия |
| активов данным бухгалтерского учета |
+---------------------------------------------------------+
| | |
+--------------+ +----------------+ +------------------+
| Сличительная | | Ведомость | | Объяснительная |
| ведомость | | результатов | | записка мате- |
+--------------+ | инвентаризации | | риально ответст- |
+----------------+ | венного лица по |
| недостаче |
+------------------+
Для проведения инвентаризации на предприятии согласно п. 11.1
Инструкции № 69 приказом руководителя назначается постоянно
действующая инвентаризационная комиссия в составе руководителей
структурных подразделений, главного бухгалтера, возглавляемая ру-
ководителем предприятия или его заместителем. Постоянно действую-
щая инвентаризационная комиссия предприятия:
- ведет профилактическую работу по обеспечению сохранности
ценностей;
- организует проведение инвентаризации и осуществляет инструк-
таж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
- проводит контрольные проверки правильности проведения инвен-
таризации, выборочные инвентаризации товарно-материальных ценнос-
тей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный пе-
риод;
- проверяет правильность определения инвентаризационных откло-
нений, обоснованность предложений по зачету пересортицы ценностей
во всех местах их хранения;
- при установлении серьезных нарушений правил проведения
инвентаризации и в других случаях проводит по распоряжению
руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации;
- рассматривает письменные объяснения лиц, допустивших недос-
тачу, порчу ценностей или прочие нарушения. Свои предложения по
регулированию обнаруженных недостач и потерь от порчи ценностей, а
также зачету вследствие пересортицы отражает в протоколе, в кото-
ром должны быть указаны причины, сведения о лицах, виновных в не-
достачах, потерях и излишках, и принятые меры.
Примерное содержание приказа о проведении инвентаризации сле-
дующее:
Образец
ПРИКАЗ
О проведении годовой инвентаризации
25 ноября 2000 г. № 21
В целях подтверждения правильности и достоверности отражения
данных в бухгалтерском учете и отчетности в соответствии с Инст-
рукцией № 69
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить главную инвентаризационную комиссию в составе
Председатель комиссии - заместитель директора предприятия -
Ф.И.О.,
Члены комиссии:
главный инженер - Ф.И.О.,
главный бухгалтер - Ф.И.О.,
начальник отдела снабжения - Ф.И.О.,
начальник отдела сбыта - Ф.И.О.
2. Провести полную инвентаризацию активов и обязательств
предприятия с проверкой их фактического наличия и документального
подтверждения по состоянию на 1 декабря 2000 года:
а) товарно-материальных ценностей на складах, в цехах и
незавершенном производстве, находящихся в пути, готовой продукции
и отгруженных товаров, расчетов с дебиторами и кредиторами;
б) основных средств, материальных необоротных и нематериальных
активов, финансовых и капитальных вложений.
Срок проведения инвентаризации с 1 по 15 декабря 2000 года.
3. Назначить рабочие инвентаризационные комиссии каждого цеха
и участка в составе:
Председатель комиссии: начальник цеха (участка) - Ф.И.О.
Члены комиссии:
бухгалтер - Ф.И.О.,
инженер производственно-технического отдела - Ф.И.О.,
инженер отдела снабжения - Ф.И.О.,
завхоз - Ф.И.О.,
технолог - Ф.И.О.,
товаровед - Ф.И.О.,
механик - Ф.И.О.
Рабочим комиссиям проверить наличие товарно-материальных цен-
ностей путем пересчета и передать оформленные надлежащим образом
инвентаризационные описи на рассмотрение постоянно действующей ин-
вентаризационной комиссии сразу же после проведения инвентариза-
ции.
4. С содержанием приказа ознакомить всех членов инвентариза-
ционных комиссий.
5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Руководитель
Согласно п. 11.4 Инструкции № 69 рабочие инвентаризационные
комиссии обязаны:
- осуществлять инвентаризацию имущества, товарно-материально
ценностей, денежных средств, ценных бумаг и других денежных доку-
ментов и незавершенного производства в местах хранения и произ-
водства;
- вносить предложения по вопросам упорядочения приемки, хране-
ния и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и
контроля их хранения, а также реализации неликвидных материальных
ценностей и имущества;
- отвечать за своевременность и соблюдение порядка проведения
инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,
за полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных
о фактических остатках имущества, материальных ценностей, денежных
средств и документов, ценных бумаг и задолженности в расчетах;
Проведение инвентаризации
Перед началом инвентаризации, как правило, материально ответ-
ственное лицо представляет комиссии расписку, в которой подтверж-
дает, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию
и все материальные ценности, доверенные ему для хранения, находя-
тся в помещениях.
Место для расписки может быть предусмотрено непосредственно на
бланках инвентаризационных описей. Вариант ее содержания может
быть следующим:
"Я, кладовщик фамилия, имя, отчество, данной распиской подт-
верждаю, что до начала проведения инвенторизации все приходные и
расходные документы сданы мной в бухгалтерию предприятия. Все ма-
териальные ценности, доверенные мне для хранения, находятся в по-
мещении склада в установленных для каждого вида товарно-материаль-
ных ценностей местах.
Дата Подпись"
При инвентаризации товарно-материальных ценностей, готовых
изделий и товаров в местах хранения (на складах, в цехах), в т.ч.
находящихся на ответственном хранении, рабочими комиссиями в
соответствии с п. 11.8 Инструкции № 69:
- проводится их взвешивание, обмер, подсчет в порядке размеще-
ния ценностей в помещении склада или кладовой;
- не допускается беспорядочный переход от одного вида ценнос-
тей к другому;
- инвентаризационные описи составляются отдельно на товарно-
материальные ценности, находящиеся в пути, на отгруженные товары
и ценности, не оплаченные в срок покупателями, и на находящиеся на
складах других предприятий (на ответственном хранении, на комис-
сии, в переработке);
- количество ценностей и товаров, хранящихся в неповрежденной
упаковке поставщика, может определяться на основании документов
при обязательной частичной проверке указанных ценностей в натуре;
- о товарно-материальных ценностях, поступивших на склад и
принятых во время инвентаризации материально ответственным лицом в
присутствии членов инвентаризационной комиссии за подписью ее
председателя, производится отметка в приходных документах "после
инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которой записаны эти
ценности;
- о товарно-материальных ценностях, отпущенных со склада во
время инвентаризации с разрешения руководителя предприятия и
главного бухгалтера в присутствии членов инвентаризационной комис-
сии за подписью ее председателя, производится отметка в расходных
документах, что они занесены в отдельную опись в том же порядке,
что и ценности, поступившие во время инвентаризации;
- допускается составление групповых инвентаризационных описей
малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуа-
льное пользование работникам, с указанием в них ответственных за
эти предметы лиц (по которым ведутся лицевые карточки) с их рас-
пиской в описи.
При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолиро-
ванных помещениях у одного материально ответственного лица инвен-
таризация проводится последовательно по местам хранения. После
проверки ценностей вход в помещение пломбируется.
Комиссия определяет фактическое наличие товарно-материальных
ценностей и заносит эти данные в инвентаризационную опись с указа-
нием наименования, номенклатурного номера, единицы измерения и ко-
личества фактически выявленных единиц. Общая сумма натуральных
единиц, отраженных на каждой странице описи, записывается цифрами
и прописью и заверяется подписями всех членов инвентаризационной
комиссии. Материально ответственное лицо подписывает инвентариза-
ционную опись после следующей записи:
"Все ценности, перечисленные в инвентаризационной описи, ко-
миссией проверены и в моем присутствии приняты на ответственное
хранение".
Описи составляются в необходимом количестве экземпляров (не
менее 2), один из которых остается у материально ответственного
лица. Типовая форма инвентаризационной описи имеет следующий вид:
____________________________ Типовая форма № М-21,
предприятие, организация утвержденная приказом Минстата
Код по ЄДРПОУ _______ Украины 21.06.96 г. № 193
Код по УКУД ___________
ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ № _ на _____ 200 __ г.
товарно-материальных ценностей, находящихся ______________________
склад, кладовая
на ответственном хранении ________________________________________
должность, фамилия, имя, отчество
инвентаризация проведена на основании приказа (распоряжения) от __
__ 200 __ г. № ___
----------------------------------------------------------------------------------
№ | Номенкла-| Наименование| Размер| Сорт | Единица | Фактическое| Цена| Приме-|
п/п| турный № | материалов | (тип) | или | измерения| наличие | | чание |
| | | | марка| | | | |
----------------------------------------------------------------------------------
и т.д. до конца (пролинеено через 16 пунктов)
обратная сторона формы № М-21
----------------------------------------------------------------------------------
№ | Номенкла-| Наименование| Размер| Сорт | Единица | Фактическое| Цена| Приме-|
п/п| турный № | материалов | (тип) | или | измерения| наличие | | чание |
| | | | марка| | | | |
----------------------------------------------------------------------------------
и т.д. до конца (пролинеено через 16 пунктов)
Всего по описи порядковых номеров __________ с № ___ по № ____
прописью
Председатель комиссии ________________________________________
должность, фамилия, имя, отчество, подпись
Члены комиссии _______________________________________________
должность, фамилия, имя, отчество, подпись
______________________________________________________________
должность, фамилия, имя, отчество, подпись
Все ценности, перечисленные в инвентаризационной описи, комис-
сией проверены и в моем присутствии приняты на ответственное хра-
нение.
Подпись материально ответственного лица 2000 г.
" ____ " _________ 2000 г.
Если подсчет в помещении склада продолжается несколько дней,
до окончания инвентаризации описи находятся в помещении хранения
материальных ценностей. Ежедневно по окончании работы инвентариза-
ционной комиссии склад закрывается на два замка и опечатывается
или пломбируется. Ключи от одного замка хранятся у материально от-
ветственного лица, от другого - у председателя комиссии. Печать
или пломбиратор хранится у одного из членов комиссии.
Инвентаризация проводится в присутствии материально ответст-
венных лиц (при коллективной материальной ответственности обязате-
льно присутствие бригадира) и полного состава комиссии. Если один
из членов комиссии по уважительным причинам не может принимать
участие в инвентаризации (из-за болезни, увольнения, командировки
и др.), его заменяют другим работником предприятия с обязательным
внесением изменений в приказ об инвентаризации.
При хранении на складе материальных ценностей других предприя-
тий, организаций, физических лиц на них составляется отдельная
опись со ссылкой на документы, подтверждающие факт принятия их на
ответственное хранение. Один экземпляр акта по инвентаризации та-
ких ценностей в десятидневный срок направляется их собственнику.
На каждой странице описи (акта) прописью проставляется коли-
чество порядковых номеров ценностей (позиций), записанных на этой
странице, и общее количество в натуральном измерении независимо от
того, в каких единицах измерения они выражены.
Согласно п. 4.2 Положения о документальном обеспечении записей
в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства
финансов Украины от 24.05.95 г. № 88, в инвентаризационных описях
помарки и подчистки не допускаются. При исправлении ошибок
неправильная запись зачеркивается одной линией (чтобы можно было
ее прочесть), а над ней производится правильная запись. Все ис-
правления должны быть оговорены и заверены всеми членами комиссии.
Ошибки исправляются во всех экземплярах описи.
При выявлении материально ответственным лицом ошибки в
инвентаризационных описях после инвентаризации, указанное лицо
должно немедленно (до открытия склада, кладовой и т.п.) заявить об
этом инвентаризационной комиссии, которая после проверки указанных
фактов и их подтверждения исправляет ошибки.
На основании п. 11.6 Инструкции № 69 постоянно действующие ин-
вентаризационные комиссии при участии членов рабочих инвентариза-
ционных комиссий и материально ответственных лиц после окончания
инвентаризации до открытия склада (кладовой, секции и т.п.) прово-
дят контрольные выборочные проверки инвентаризации.
При этих проверках проверяются наиболее дорогостоящие и поль-
зующиеся повышенным спросом материальные ценности. Контрольные
проверки проводятся путем взвешивания, обмера, пересчета указанных
ценностей с последующим сличением полученных данных с данными, за-
фиксированными в инвентаризационных описях.
Составляется акт контрольной проверки. При выявлении значите-
льных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными
контрольной проверки руководитель предприятия назначает новый сос-
тав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной
сплошной инвентаризации ценностей и решает вопрос об ответствен-
ности первого состава рабочей инвентаризационной комиссии, допус-
тившей нарушения.
Полностью оформленные инвентаризационные описи сдаются в бух-
галтерию под расписку. Бухгалтерия производит сличение фактическо-
го наличия ценностей, занесенных в инвентаризационные описи, с ос-
татками тех же ценностей в бухгалтерском учете. При наличии рас-
хождений составляет сличительную ведомость. Сличительная ведомость
(утверждена Постановлением Государственного комитета статистики
СССР от 28.12.89 г. № 241) предназначена для отражения результатов
инвентаризации. В нее заносятся только те ценности, по которым
установлено отклонение фактических данных от данных бухгалтерского
учета в ту или иную сторону.
До начала работ по составлению сличительной ведомости бух-
галтерия тщательно проверяет правильность всех подсчетов, приве-
денных в инвентаризационных описях или актах.
По ценностям, которые находятся на ответственном хранении,
составляется отдельная сличительная ведомость.
Инвентаризация основных средств, прочих необоротных материаль-
ных активов
В соответствии с ПБУ 7 ( z0288-00 ) основные средства - мате-
риальные активы, содержащиеся предприятием с целью использования
их в процессе производства или поставки товаров, предоставления
услуг, сдачи в аренду другим лицам или для осуществления админист-
ративных и социально-культурных функций, ожидаемый срок полезного
использования (эксплуатации) которых более одного года (или
операционного цикла, если он более года).
Бухгалтерский учет основных средств ведется на балансовом
счете 10 "Основные средства".
Объект основных средств - законченное устройство со всеми
приспособлениями и устройствами к нему или отдельный конструктивно
обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных
самостоятельных функций, либо обособленный комплекс конструктивно
соединенных предметов одинакового или разного назначения, имеющих
для их обслуживания общие приспособления, устройства, управление и
единый фундамент, вследствие чего каждый предмет может выполнять
свои функции, а комплекс определенную работу только в составе
комплекса, а не самостоятельно.
Правильность отнесения ценностей к основным средствам контро-
лируется с учетом требований законодательства.
При инвентаризации рабочая комиссия знакомится с записями о
движении и техническом состоянии отдельных объектов в инвентарных
карточках или книгах, а также проверяет наличие документов, харак-
теризующих отдельные объекты основных средств (технические паспор-
та, поэтажные планы зданий и т.д.).
После изучения указанной документации члены комиссии проводят
осмотр объектов в натуре в целях:
- проверки их фактического наличия в определенных распоряди-
тельными документами руководителя предприятия местах эксплуатации;
- установления их пригодности для дальнейшего использования по
прямому назначению.
В инвентаризационную опись заносят их полное наименование,
назначение, инвентарный и заводской номера, год выпуска (построй-
ки), дату ввода в эксплуатацию, балансовую стоимость.
При установлении непригодных к эксплуатации основных фондов на
них составляется акт ликвидации, типовая форма 03-3 и даются
рекомендации о возможности их дальнейшего использовании в другом
качестве. Такие объекты заносятся в отдельную опись.
Инвентарные объекты, находящиеся вне предприятия (на капиталь-
ном ремонте, автомобили в долгосрочных поездках, предметы в прока-
те и т.п.), подлежат инвентаризации до момента их временного выбы-
тия с предприятия, а если это невозможно (передача в капитальный
ремонт задолго до начала инвентаризации) - заносятся в отдельную
опись на основании документов, подтверждающих пребывание таких
объектов в ремонте, пользовании и т.д.
На основные средства, находящиеся в аренде на данном пред-
приятии, составляется отдельная опись в двух экземплярах с обяза-
тельной проверкой соответствующих документов, подтверждающих факт
получения в аренду (договор, соглашение, акт приемки-передачи).
Оформленный надлежащим образом один экземпляр описи направляе-
тся арендодателю для подтверждения.
На основные средства, переданные в аренду, комиссия обязана
получить инвентаризационную опись от арендатора и только на ее
основании принять решение о включении таких средств в инвентариза-
ционную опись.
Обработка результатов инвентаризации выполняется работниками
бухгалтерии предприятия, которая заключается в регулировании
расхождений фактического наличия основных фондов с данными бухгал-
терского учета, установленными при инвентаризации. Позиции, по ко-
торым имеются расхождения при инвентаризации, заносятся в сличи-
тельную ведомость.
Аналогично основным средствам проводится инвентаризация мало-
ценных необоротных материальных активов.
Инвентаризация незавершенного производства, незавершенного ка-
питального строительства и незаконченного ремонта.
В соответствии с п. 11.9 Инструкции № 69 при инвентаризации
незавершенного производства, капитального строительства и незакон-
ченного ремонта:
- в инвентаризационных описях указывается наименование заде-
лов, стадия и степень их готовности, количество или объем работ;
- сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся около
рабочих мест без обработки, в описи незавершенного производства не
включаются, а фиксируются в описях материальных ценностей или в
отдельных описях;
- количество сырья и материалов, которое входит в состав
неоднородной массы или смеси в незавершенном производстве, опреде-
ляется техническими расчетами в порядке, предусмотренном отрасле-
выми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирова-
ния себестоимости продукции;
- инвентаризационная комиссия должна проверить, не значится ли
в составе незавершенного капитального строительства оборудование,
переданное для монтажа, но фактически не подвергшееся монтажу, а
также состояние законсервированных объектов, строительство которых
временно прекращено, установить причины и основания их консерва-
ции;
- на построенные объекты, фактически введенные в действие
полностью или частично, но принятие и ввод в эксплуатацию которых
не оформлены надлежащими документами, а также на завершенные, но
по каким-то причинам не введенные в эксплуатацию объекты в
отдельных инвентаризационных актах необходимо указать причины
задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов.
Проверка незавершенного производства осуществляется на предмет
фактического наличия необработанных заготовок, деталей, узлов и т.
п. и для определения их правильной оценки (стоимости). На пред-
приятиях, ведущих калькулирование себестоимости изделий в незавер-
шенном производстве, оценка не вызовет затруднений.
Инвентаризационные описи составляются отдельно по каждому це-
ху, участку.
В случае если в незавершенном производстве установлены забра-
кованные детали, по ним составляется отдельная опись, и в состав
незавершенного производства они не включаются. Инвентаризация
незавершенного капитального строительства производится путем
осмотра объектов в натуре и их соответствия актам выполненных ра-
бот.
При инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств
комиссия изучает первичные документы, на основании которых осу-
ществляется их ремонт, проверяет соответствие фактически израсхо-
дованных на ремонт деталей, узлов или расходов на их восстановле-
ние плановым документам, которые составляются перед постановкой
объектов основных фондов в ремонт; дает оценку эффективности про-
веденных расходов на такие ремонты и контролирует их соответствие
нормативам; определяет степень готовности ремонтируемого объекта;
подсчитывает экономию или перерасход средств, а в отдельных слу-
чаях, при затяжных дорогих ремонтах, проверяет целесообразность их
продолжения.
Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями и прочими
дебиторами и кредиторами
Согласно требованиям пп. 11.11 Инструкции № 69 при инвентари-
зации расчетов должны соблюдаться следующие условия:
- всем дебиторам предприятия-кредиторы должны передать выписки
об их задолженности (акты сверки расчетов), которые предъявляются
инвентаризационной комиссии для подтверждения реальности задолжен-
ности. Предприятия-дебиторы обязаны в течение десяти дней со дня
получения выписок подтвердить задолженность или обосновать свои
возражения;
- на суммы задолженности поставщиков по неотфактурованным
поставкам после их проверки бухгалтерия должна затребовать от
поставщиков расчетно-платежные документы. Поставщики обязаны
предоставить покупателям такие документы или сообщить о причине их
непредоставления или об отсутствии такой задолженности;
- на счетах учета расчетов с покупателями и заказчиками,
поставщиками и подрядчиками, другими дебиторами и кредиторами
должны оставаться исключительно согласованные суммы.
В отдельных случаях, если до конца отчетного периода разногла-
сия не устранены или они остались не выясненными, расчеты с деби-
торами и кредиторами отражаются каждой стороной в своем балансе в
суммах, вытекающих из записей в бухгалтерском учете, и признаются
ими правильными. Заинтересованная сторона обязана передать мате-
риалы о разногласиях на разрешение соответствующих органов;
- суммы по расчетам с учреждениями банков, финансовыми и
налоговыми органами должны быть согласованы с ними. Не допускается
оставлять в учете неурегулированные суммы по этим расчетам;
- к акту инвентаризации расчетов прилагается справка о деби-
торской и кредиторской задолженности, по которой истек срок иско-
вой давности, с указанием лиц, виновных в истечении такого срока
для дебиторской задолженности, а также наименования и адреса деби-
торов или кредиторов, суммы, причины, даты и основания возникнове-
ния задолженности.
Инвентаризация расчетов с покупателями, продавцами, подотчет-
ными лицами, работниками (в т.ч. по депонентам) и прочими дебито-
рами и кредиторами - это не что иное как определение по первичным
документам остатков на соответствующих балансовых счетах и провер-
ка обоснованности сумм, учитываемых на этих счетах.
Комиссия устанавливает сроки возникновения задолженности по
счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в
том, что срок исковой давности истек.
Во время такой проверки следует также определить:
- тождественность расчетов с банками, подразделениями (филиа-
лами) фирмы, выделенными на самостоятельный баланс;
- правильность и обоснованность сумм, принятых к учету по
недостачам и хищениям, и меры, принятые по возмещению этой задол-
женности;
- правильность и обоснованность сумм кредиторской, дебиторской
и депонентской задолженностей;
- наличие выставленных исков по возврату дебиторской задолжен-
ности.
Результаты инвентаризации оформляются актом. В нем перечисляю-
тся наименования проинвентаризированных счетов, указываются суммы
несогласованной задолженности и безнадежных долгов с истекшим сро-
ком исковой давности. По указанной задолженности к акту должна
прилагаться справка, с указанием в ней наименования дебитора или
кредитора, юридических адресов, сумм задолженности, времени и при-
чин их возникновения, наличия (отсутствия) первичных документов.
По суммам безнадежной дебиторской задолженности указываются лица,
виновные в том, что срок исковой давности истек.
Проверка счетов 63 (по старому Плану счетов 60) "Расчеты с
поставщиками и подрядчиками", 36 (по старому Плану счетов 62)
"Расчеты с покупателями и заказчиками" состоит в следующем:
- в начале проверки проводится анализ оплаты за полученные
товары или получения денежных средств за отгруженные товары;
- анализируется полнота оплаты или получения ценностей.
С этой целью следует ознакомиться с договорами, порядком
оплаты и проверить фактическое состояние расчетов по выпискам бан-
ка. При бартерных расчетах необходимо проанализировать (сверить)
своевременность отгрузки передаваемого товара и получения встреч-
ного по первичным документам и сопоставить с порядком, указанным в
бартерном договоре. По импортным (экспортным) операциям обязатель-
но изучают соблюдение установленных законами сроков поставок и пе-
речисления средств.
При инвентаризации расчетов по заработной плате с работниками
предприятия, учитываемых на субсчете 661 (по старому Плану по
счету 70) "Расчеты по заработной плате", проверяют правильность
начисленных сумм и удержанных налогов, а также своевременность их
перечисления в соответствующие бюджеты.
При инвентаризации средств, учитываемых на субсчете 372 (по
старому Плану счетов 71) "Расчеты с подотчетными лицами", проводи-
тся сплошная проверка авансовых отчетов и наличия приложенных к
ним первичных документов.
Данные авансовых отчетов сверяются с накопительными ведомостя-
ми, журналами-ордерами или другими регистрами бухгалтерского уче-
та.
Инвентаризация расходов будущих периодов и резервов будущих
расходов и платежей
Согласно Плану счетов расходы будущих периодов учитываются на
счете 39 (по старому Плану счетов 31) "Расходы будущих периодов".
К ним относятся расходы:
- связанные с подготовительными работами в сезонных отраслях
промышленности;
- для освоения новых производств и агрегатов;
- уплаченные авансом арендные платежи;
- оплата страхового полиса;
- подписка на газеты, журналы, периодические и справочные из-
дания и т.п.
Учет резервов будущих расходов и платежей ведется на счете 47
(по старому Плану счетов 89) "Обеспечение будущих расходов и
платежей". На этом счете обобщается информация о движении денежных
средств, которые по решению предприятия резервируются для обеспе-
чения будущих расходов и платежей, о включении их в расходы теку-
щего периода. По кредиту счета 47 отражается начисление, по дебету
- использование указанных средств.
За счет себестоимости продукции предприятие может создавать
следующие резервы:
- резерв для обеспечения оплаты отпусков работникам;
- резерв для обеспечения гарантийных обязательств;
- резерв для прочих расходов и платежей.
Предприятие может создавать и другие резервные фонды для обес-
печения будущих расходов и платежей.
Согласно п. 11.10. Инструкции № 69 инвентаризация расходов
будущих периодов и резервов будущих расходов и платежей заключае-
тся в проверке обоснованности остатка указанных сумм на дату ин-
вентаризации в соответствии с перечнем создаваемых резервов, ут-
вержденным распорядительным документом руководителя предприятия,
для чего:
- остаток резерва на оплату отпусков, включая отчисления на
государственное социальное страхование из этих сумм, по состоянию
на конец отчетного года определяется по расчету, который базируе-
тся на количестве дней неиспользованного работниками предприятия
ежегодного отпуска и среднедневной оплате труда работников;
- среднедневная оплата труда определяется делением на 25,4
среднемесячной заработной платы одного работника, принимаемой
согласно действующему законодательству для оплаты отпуска;
- количество дней неиспользованного отпуска всеми работниками
предприятия, на который создается резерв, не может исчисляться
более чем за два года с уменьшением на количество авансированного
отпуска в тех случаях, когда очередной отпуск частично предостав-
лен в счет будущего (неотработанного) периода;
- при инвентаризации резерва на выплату предусмотренного
законодательством вознаграждения за выслугу лет уточняется размер
резерва, который не должен превышать сумму начисленного вознаграж-
дения и подлежит отнесению на расходы производства или издержки
обращения;
- к сумме резервов на оплату отпусков и вознаграждения за
выслугу лет добавляются отчисления из этих сумм на государственное
социальное страхование по установленным нормативам.
Инвентаризационная комиссия по документам устанавливает и
включает в опись сумму, подлежащую отражению на счете учета расхо-
дов будущих периодов. Проверка правильности определения остатка
прочих видов резервов на конец года проводится в соответствии с
внутренними правилами создания и использования резервов, утверж-
денными руководителем предприятия.
Регулирование инвентаризационных расхождений (отклонений)
Регулирование инвентаризационных расхождений и оформление
предложений о принятии решений о выявленных нарушениях (хищение,
халатное отношение к служебным обязанностям и т.п.) является
последним этапом проведения инвентаризации.
В соответствии с п. 11.12 Инструкции № 69 при регулировании
инвентаризационных разниц предусмотрено следующее:
1. Взаимный зачет излишков и недостач вследствие пересортицы
может быть проведен только по товарно-материальным ценностям
одинакового наименования и в одинаковом количестве при условии,
что излишки и недостачи образовались в одном и том же проверяемом
периоде у одного и того же проверяемого лица.
Органы государственного управления, в ведомстве которых нахо-
дится предприятие, могут устанавливать порядок, когда данный зачет
может быть допущен по одной и той же группе товарно-материальных
ценностей, если ценности, входящие в ее состав, имеют сходство по
внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без
распаковки тары).
2. Если при зачете недостач излишками вследствие пересортицы
стоимость недостающих ценностей (недостачи) окажется больше стои-
мости излишних ценностей (излишек), то разница в их стоимости
должна быть возмещена за счет виновных лиц.
Если конкретные виновники не установлены, то суммарные откло-
нения рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм естест-
венной убыли с отнесением их на результаты финансово-хозяйственной
деятельности. По таким суммарным расхождениям в протоколах инвен-
таризационной комиссии должны быть приведены исчерпывающие объяс-
нения причин, на основании которых эти расхождения (разность) не
могут быть предъявлены виновным лицам. Выявленные излишки при пе-
ресортице приходуются и влияют на увеличение результатов финансо-
во-хозяйственной деятельности.
3. Протокол инвентаризационной комиссии должен быть в 5-днев-
ный срок рассмотрен и утвержден руководителем предприятия.
Утвержденные результаты инвентаризации отражаются в бухгал-
терском учете предприятия в том месяце, в котором закончена инвен-
таризация, но не позднее декабря отчетного года.
Установленные при проведении инвентаризации расхождения
фактического наличия материальных ценностей и денежных средств с
бухгалтерскими данными регулируются предприятием в следующем
порядке:
- выявленные излишки подлежат оприходованию и зачислению соот-
ветственно на результаты финансово-хозяйственной деятельности с
последующим установлением причин возникновения излишков у виновных
лиц;
- списываются по решению руководителя предприятия как убыль
товарно-материальных ценностей в пределах утвержденных норм в
соответствии с производственными расходами предприятия; при
отсутствии норм недостача рассматривается как сверхнормативные
расходы;
- если виновные лица не установлены или во взыскании с винов-
ных лиц отказано судом, сверхнормативные потери и недостачи товар-
но-материальных ценностей относятся на убытки.
В документах, которыми оформляются списание потерь и сверхнор-
мативные недостачи, должны быть указаны принятые меры по недопуще-
нию подобных недостач впредь. По результатам инвентаризации сос-
тавляется протокол заседания инвентаризационной комиссии, в кото-
рый вносятся:
- все выявленные факты нарушений действующего законодательст-
ва, установленного порядка хранения товарно-материальных ценнос-
тей, правил ведения учета;
- установленные недостачи, излишки, выявленные и доказанные
факты перерасхода, хищения имущества, денежных средств и т.п.;
- разработанные и утвержденные меры в порядке урегулирования
выявленных расхождений по конкретным объектам инвентаризации
(зачет за счет пересортицы, списание за счет прибыли предприятия
или предъявление виновным лицам);
- утвержденные меры по их недопущению в будущем;
- принятые виды наказания конкретных виновных лиц, причастных
к этим нарушениям (злоупотреблениям), и решение о направлении в
следственные органы материалов на виновных в хищениях и злоупот-
реблениях лиц.
На основании представленных описей, сличительных ведомостей
бухгалтерия предприятия составляет ведомость результатов инвента-
ризации по всем проверенным счетам.
Ведомость результатов инвентаризации на предприятии выглядит
следующим образом:
Предприятие __________ Приложение 3 к
Код ЕДРПОУ ___________ Инструкции № 69
ВЕДОМОСТЬ
результатов инвентаризации
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
№ | Наименование | Счета бухгал- | Сумма установленных | Из общей суммы недостачи,
п/п| | терского учета | инвентаризацией | потерь от порчи ценностей
| |----------------+---------------------+---------------------------
| | по | по |недо-|излиш-|потерь |зачис-|списа-|отне-|списано
| |старому| новому |стач |ков |от порчи|лено в|но в |сено |на ре-
| | Плану | Плану | | |ценнос- |пере- |преде-| на |зульта-
| | счетов| счетов| | |тей |сорт- |лах |вино-|ты фи-
| | | | | | |ницу |норм |вных |нансо-
| | | | | | | |убыли |лиц |во-хо-
| | | | | | | | | |зяйст-
| | | | | | | | | |венной
| | | | | | | | | |дея-
| | | | | | | | | |тель-
| | | | | | | | | |ности
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
1 | Основные | 01 | 10, 11 | | | | | | |
| средства | | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
2 | Нематериаль- | 04 | 12 | | | | | | |
| ные активы | | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
3 | Производст- |05, 06,| 20 | | | | | | |
| венные запасы|07, 08 | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
4 | Молодняк жи- | 09 | 21 | | | | | | |
| вотных и жи- | | | | | | | | |
| вотные на вы-| | | | | | | | |
| ращивании и | | | | | | | | |
| откорме | | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
5 | Малоценные и | 12 | 22, 11 | | | | | | |
| быстроизнаши-| | | | | | | | |
| вающиеся | | | | | | | | |
| предметы | | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
6 | Незавершенное|20, 21,| 23, 25 | | | | | | |
| производство,| 23 | | | | | | | |
| полуфабрикаты| | | | | | | | |
| собственного | | | | | | | | |
| производства | | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
7 | Готовая про- | 40, 41| 26, 28 | | | | | | |
| дукция, то- | | | | | | | | |
| вары | | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
8 | Касса, прочие| 50, 56| 30, 33 | | | | | | |
| денежные | | | | | | | | |
| средства | | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
9 | Расчетный, | 51, 52| 31 | | | | | | |
| валютный и | 55 | | | | | | | |
| другие счета | | | | | | | | |
| в банках | | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
10 | Финансовые | 58 | 14, 35 | | | | | | |
| вложения | | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
11 | Прочие | | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
12 | Итого: | | | | | | | |
---+--------------+----------------+---------------------+---------------------------
-------------------------------------------------------------------------------------
Все документы инвентаризации, а также ведомость результатов
инвентаризации прилагаются к протоколу. После утверждения протоко-
ла заседания комиссии руководителем предприятия принятые комиссией
решения вступают в юридическую силу и становятся обязательными для
выполнения всеми работниками предприятия.
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете
Согласно пп. 15.9 ПБУ 16 "Расходы" ( z0027-00 ) недостачи не-
завершенного производства, а также недостачи и потери от порчи ма-
териальных ценностей в цехах относятся на прочие общепроизводст-
венные расходы - счет 91 "Общепроизводственные расходы", а недос-
тачи и порчи товарно-материальных ценностей, возникшие на стадии
заготовки и хранения на складах предприятия, относятся согласно п.
20 ПБУ 16 к прочим расходам операционной деятельности - субсчет
947 (по старому Плану счетов 84) "Недостачи и потери от порчи цен-
ностей".
Выявив недостачи и излишки товарно-материальных ценностей ин-
вентаризационная комиссия должна установить их виновников.
При установлении лиц, виновных в недостачах и излишках, учет
расчетов по возмещению предприятию причиненных убытков в результа-
те недостач и потерь от порчи ценностей, недостач и хищения денеж-
ных средств ведется на субсчете 375 (по старому Плану счетов 72)
"Расчеты по возмещению причиненных убытков".
По дебету этого субсчета осуществляется обобщение (накопление)
выявленных сумм недостач или порчи ценностей в корреспонденции с
кредитом материальных счетов 10 "Основные средства" ( z0288-00 ),
11 "Прочие необоротные материальные активы", класс 2 "Запасы"
( z0751-99 ).
По кредиту субсчета ведется накопление удержанных из зарплаты,
перечисленных на счет или внесенных в кассу сумм задолженности ви-
новных в недостаче или порче материальных ценностей лиц (погашение
накопившейся задолженности) в корреспонденции с субсчетами 661
"Расчеты по заработной плате", 311 "Текущие счета в национальной
валюте", 301 "Касса в национальной валюте".
Взыскание причиненного ущерба проводится на основании Порядка
определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения
(порчи) материальных ценностей, утвержденного постановлением Ка-
бинета Министров Украины от 22.01.96 г. № 116 ( 116-96-п ), {1} с
изменениями и дополнениями.
При невозможности установления виновных лиц на момент выявле-
ния недостачи или порчи материальных ценностей суммы таких недос-
тач списываются на субсчет 947, на котором осуществляется накопле-
ние недостач и потерь от порчи ценностей, выявленных в процессе
заготовки, переработки, хранения и реализации. Одновременно суммы
невозмещенных недостач и потерь зачисляются по балансовой
стоимости материальных ценностей на забалансовый субсчет 072
"Невозмещенные недостачи и потери от порчи ценностей". При
установлении в дальнейшем конкретных виновников сумма на субсчете
072 уменьшается и одновременно выполняются записи по дебету
субсчета 375 и кредиту субсчета 716 "Возмещение ранее списанных
активов".
Если в документах инвентаризации указана сумма недостачи и
установлено, за счет какого источника она должна быть списана, то