МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ
Н А К А З
20.10.2011 N 1207 
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
15 листопада 2011 р.
за N 1306/20044

Про вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення

Відповідно до статті 9 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" (851-15) , Положення про Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України, затвердженого Указом Президента України від 08.04.2011 N 410 (410/2011) , пункту 16 Порядку надсилання електронною поштою службових документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17.07.2009 N 733 (733-2009-п) НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення (додаються).
2. Департаменту професійно-технічної освіти Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України (Супрун В.В.) забезпечити розміщення цього наказу на офіційному веб-сайті Міністерства.
3. Державному агентству з питань науки, інновацій та інформатизації України (Семиноженко В.П.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію.
4. Цей наказ набирає чинності через 90 днів після його державної реєстрації.
5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Міністр
Д.В.Табачник 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства освіти
і науки, молоді
та спорту України
20.10.2011  N 1207
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
15 листопада 2011 р.
за N 1306/20044

ВИМОГИ

до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення

I. Загальні положення

1.1. Цим нормативно-правовим актом установлюються вимоги до електронного повідомлення і застосовуються під час створення систем електронного документообігу органів державної влади та/або при забезпеченні їх взаємодії.
1.2. Вимоги є обов'язковими при організації електронної взаємодії органів виконавчої влади.
1.3. Програмне забезпечення може бути реалізовано окремим автономним рішенням або інтегровано у внутрішню систему електронного документообігу як його складова частина.
1.4. Електронне повідомлення є XML-документом із встановленою цими Вимогами структурою і складом елементів та їх атрибутів. Електронне повідомлення передається з системи електронного документообігу відправника в систему електронного документообігу одержувача у вигляді файлу.
Електронне повідомлення в цілому та його складові частини можуть бути незалежно підписані електронними цифровими підписами (далі - ЕЦП) та (або) зашифровані.
1.5. У цих Вимогах терміни вживаються в такому значенні:
XML-документ - текстовий документ, складений у повній відповідності до стандарту XML. Складається з прологу, одного кореневого елементу XML, коментарів, декларації типів даних і символів.
Атрибут XML-документа - іменована уточнювальна характеристика елементу XML. Складається з пари "назва" = "значення". Зазначається при визначенні елементу XML у тезі, що відкриває.
Відправник електронного повідомлення - система електронного документообігу (далі - СЕД), ініціатор інформаційної взаємодії, яка формує і надсилає електронне повідомлення до іншої СЕД.
Додаткові матеріали до документа, додаткові документи - документ або сукупність документів, інформація яких роз'яснює, уточнює тощо окремі питання, порушені в основному документі.
Електронне повідомлення (далі - Повідомлення) - XML-файл, у якому відповідно до Вимог вкладаються електронний документ та метадані.
Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, уключаючи обов'язкові реквізити документа.
Електронний документ в неструктурованому вигляді - файл з документом в електронному вигляді, формат, логічна і фізична структура якого не визначається цими Вимогами.
Електронний документообіг - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Елемент XML-документа - іменована структурна одиниця мови XML, обмежена тегом, що відкриває, і тегом, що закриває. Може повторюватися, включати інші елементи XML, коментарі та атрибути XML.
Інформаційна взаємодія систем електронного документообігу - обмін між СЕД електронними повідомленнями заданого виду за правилами та в порядку, визначеними цими Вимогами.
Метадані - дані, що описують контекст, зміст, структуру електронного документа і процес управління ними у часі.
Мова XML (Extensible Markup Language) - розширювана мова розмічання даних. Стандарт на структурований опис даних, орієнтований, зокрема, на обмін інформацією між незалежними учасниками. Запропонований консорціумом World Wide Web.
Обов'язкові реквізити документа - обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не матиме юридичної сили.
Одержувач електронного повідомлення - СЕД, яка під час інформаційної взаємодії отримує електронне повідомлення і забезпечує його обробку.
Реєстрація документа - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Супровідний лист - документ, який містить інформацію про завдання на виконання документа, що надійшов і переданий на виконання.
Файл документа - файл, що забезпечує передачу документа в неструктурованому електронному вигляді.

II. Модель Повідомлення

2.1. Електронне Повідомлення (далі - Повідомлення), що забезпечує інформаційну взаємодію систем електронного документообігу, містить заголовок Повідомлення і одну або декілька зон.
2.2. Кожне Повідомлення оформляється як самостійний документ XML.
2.3. Заголовок Повідомлення є самостійною, обов'язковою зоною Повідомлення. Окрім заголовка, у Повідомленні обов'язково повинна бути хоча б іще одна із зон. Заголовок Повідомлення є кореневим елементом XML-документа.
2.4. Зони Повідомлення оформляються як самостійні, незалежні елементи мови XML першого рівня ієрархії. Тип зони визначається ім'ям цього елементу.
2.5. Використовувані в Повідомленні зони (відповідні XML-елементи) можуть бути тільки таких типів, які визначені у Вимогах. Зона заданого типу в Повідомленні може бути лише одна.
2.6. Інформація, що передається в зонах Повідомлення, оформляється як вкладені XML-елементи другого і подальших рівнів ієрархії (елементи змісту відповідної зони/елементу).
2.7. У змісті зони можуть бути використані елементи тільки з переліку елементів, визначених у Вимогах для даної зони, зі встановленою у Вимогах допустимою кількістю (кратністю) і лише зі встановленим у Вимогах складом атрибутів. Виняток становить зона "Розширення" - склад і структура елементів цієї зони визначаються розробником відповідної системи, що передає.
2.8. Дані систем електронного документообігу, що взаємодіють, передаються через значення змісту та атрибутів елементів.
2.9. Посилання, команди, коментарі та/або розділи CDATA (символьні дані) в змісті елементів (зон) цими Вимогами не регламентуються і визначаються розробником відповідної системи, що передає. Вони можуть використовуватися як коментар і/або для передавання інформації, не стандартизованої в межах Вимог та порядку її обробки.

III. Перелік і зміст зон Повідомлення

3.1. Перелік зон Повідомлення і загальний опис їх змісту наведено у додатку 1 до цих Вимог.
3.2. Вирішення питання, що і коли є основним документом, що - завданням (супровідним листом, дорученням), а що - додатковими матеріалами до документа (додатками), визначається відповідно до прийнятих інструкцій обробки документів в організаціях, які експлуатують взаємодіючі системи електронного документообігу.

IV. Опис інформаційної взаємодії систем

4.1. Допустимий склад зон у Повідомленні залежить від виду Повідомлення (додаток 3).
4.2. Як для елементу, що описує зону, так і для вкладених елементів зазначаються їх тип, зміст і допустимі атрибути. При описуванні вкладених елементів додатково зазначаються атрибути та їх допустима кількість (кратність):
а) 1 - обов'язковий атрибут, може зустрічатися тільки один раз;
б) 1-n - обов'язковий атрибут, може зустрічатися кілька разів;
в) 0-1 - не обов'язковий атрибут, може зустрічатися тільки один раз;
г) 0-n - не обов'язковий атрибут, може зустрічатися кілька разів.
4.3. Для атрибутів елементів кратність може бути встановлена тільки такою:
а) 1 - обов'язковий атрибут;
б) 0 - не обов'язковий атрибут.
4.4. При описуванні атрибутів і змісту елементів використовуються такі типи даних:
а) String - рядок;
б) Date - дата у форматі рррр.мм.дд.;
в) DateTime - дата і час в системі UTC;
г) Num - ціле число;
ґ) Enum - ціле число з переліку допустимих значень.

V. Порядок передавання файлів документів

5.1. Відповідно до розділу III деякі зони Повідомлення можуть містити файли (набори файлів), що забезпечують передачу документів у неструктурованому вигляді.
5.2. Формат даних файлів цими Вимогами не визначаються, їх обробка здійснюється за розсудом розробників систем електронного документообігу. Дані файлу трактуються при передаванні як двійкові.
5.3. Для передачі файлу в Повідомленні визначений спеціальний елемент DocTransfer, він єдиний для всіх зон (елементів) і може бути використаний на будь-якому рівні ієрархії.
5.4. Набір файлів передається як сукупність даних елементів.
5.5. Опис елементу DocTransfer:
Призначення: Представлення файлу передаваного документа.
Зміст: Файл у двійковому вигляді в кодуванні Base64.
Тип даних: String.
Атрибути: Допустимі атрибути представлені в додатку 4.

VI. Опис зони "Заголовок"

6.1. Зону "Заголовок" утворює кореневий елемент XML-документа - Header, що визначає версію Вимог, згідно з якими сформовано Повідомлення, вид передаваного Повідомлення, дату і час його формування, кодування XML-документа (character set) та від кого/кому і коли воно передається.
6.2. Опис елементу Header:
Призначення: Кореневий елемент - заголовок Повідомлення, загальний опис Повідомлення.
Зміст: -
Атрибути: Допустимі атрибути представлені в додатку 5.

VII. Опис зони "Документ"

7.1. Зону "Документ" утворює елемент Document першого рівня ієрархії і вкладені в нього елементи (додаток 6).
7.2. Зона "Документ" містить значення реквізитів документа, зареєстрованого в системі електронного документообігу.
7.3. Зона "Документ" може використовуватися в Повідомленні для передачі:
а) повної інформації про реквізити і файли передаваного в Повідомленні документа;
б) наданої інформації про раніше переданий документ:
при відправленні Повідомлень виду (додаток 3): доповнення до основного документа, доповнення до документа-відповіді;
при згадуванні передаваного документа в інших зонах Повідомлення, наприклад, при надсиланні додаткових матеріалів до раніше переданого документа у зоні "Додаткові матеріали".
7.4. Склад і вкладеність елементів зони "Документ" при передаванні повної інформації наведено в додатку 6.
7.5. Склад і вкладеність елементів зони "Документ" при передаванні посилальної інформації наведено в додатку 7.
7.6. Опис елементів зони "Документ".
7.6.1. Елемент Address.
Призначення: Опис поштової адреси.
Зміст: Єдиний рядок, що містить усі елементи адреси. Використовується системами електронного документообігу, що не зберігають адресу фрагментарно.
Тип даних: String.
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 8.
7.6.2. Елемент Addressee.
Призначення: Опис адресата.
Зміст: "о" - адресат (одержувач) електронного документа, організація, юридична особа;
"ф" - адресат електронного документа, фізична особа;
"п" - адресат (одержувач) електронного документа, посадова особа.
Тип даних - String.
Атрибути: -
7.6.3. Елемент Author.
Призначення: Опис осіб, що підписали документ.
Тип даних: String.
7.6.4. Елемент Writer.
Призначення: Виконавець (складач) документа.
Зміст: "п" - підписант електронного документа, посадова особа, електронна печатка;
"ф" - підписант електронного документа, фізична особа.
Тип даних: String.
Атрибути: -
7.6.5. Елемент Confident.
Призначення: Характеристика обмежень доступу до документа (гриф документа).
Зміст: Назва обмеження (грифа) згідно з прийнятими в організації регламентами.
Тип даних: String.
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 9.
7.6.6. Елемент DocNumber.
Призначення: Номер розпорядчого документа.
Зміст: -
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 10.
7.6.7. Елемент Document.
Призначення: Загальні реквізити передаваного документа.
Зміст: -
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 11.
7.6.8. Елемент Econtact.
Призначення: Номери (адреси) наявних засобів електрозв'язку.
Зміст: Допускається послідовне перерахування через кому декількох номерів (адрес).
Тип даних: String.
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 12.
7.6.9. Елемент Name.
Призначення: Прізвище, ім'я, по батькові.
Тип даних: String.
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 13.
7.6.10. Елемент Official.
Призначення: Опис штатної одиниці (підрозділ, посада), займаної посадовою особою.
Заповнюється в СЕД, які не зберігають опис фрагментарно.
Тип даних: String.
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 14.
7.6.11. Елемент OfficialPerson.
Призначення: Опис посадової особи.
Зміст: -
Атрибути: -
7.6.12. Елемент Organization.
Призначення: Опис організації.
Тип даних: String.
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 15.
7.6.13. Елемент OutNumber.
Призначення: Вихідний реєстраційний номер документа.
Зміст: -
Атрибути: -
7.6.14. Елемент PrivatePerson
Призначення: Автор електронного документа. Опис фізичної особи.
Зміст: -
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 16.
7.6.15. Елемент Rank
Призначення: Вчений ступінь, військове звання, духовне ім'я і тому подібне.
Зміст: Дозволяється послідовне зазначення через кому декількох звань або титулів.
Тип даних - String.
Атрибути: Допустимі елементи наведені в додатку 17.
7.6.16. Елемент Referred
Призначення: Реєстраційний номер і дата документа або завдання, на який дається посилання.
Зміст: -
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 18.
7.6.17. Елемент Reghistory
Призначення: Історія реєстрації документа в різних організаціях.
Вкладені елементи містять всі реєстраційні номери, що надавалися документу, за винятком останнього, занесеного в елемент RegNumber елементу Document.
Зміст: -
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 19.
7.6.18. Елемент RegNumber
Призначення: Реєстраційний номер і дата реєстрації документа.
Зміст: Реєстраційний номер документа.
Тип даних: String.
Атрибути елементу RegNumber наведені в додатку 20.
7.6.19. Елемент SignDate
Призначення: Зазначення дати підписання.
Зміст: Дата підписання.
Тип даних: Date.
7.6.20. Елемент TaskNumber
Призначення: Номер і дата завдання (доручення) у документі.
Зміст: Номер завдання.
Тип даних: String.
Атрибути: Допустимі атрибути елементу TaskNumber наведені в додатку 21.
7.6.21. Елемент Validator
Призначення: Особа, яка затвердила або узгодила цей документ.
Зміст:
Тип даних: String.
Атрибути: Допустимі атрибути елементу Validator наведені в додатку 22.

VIII. Опис зони "Завдання"

8.1. Зону "Завдання" утворює елемент TaskList першого рівня ієрархії та вкладені в нього елементи (додаток 23). Зона містить реквізити завдань з виконання документа.
8.2. Опис елементів зони "Завдання".
8.2.1. Елемент TaskList
Призначення: Реквізити завдань (доручень) з виконання документа.
Зміст: -
Атрибути: -
8.2.2. Елемент Task
Призначення: Реквізити одного завдання (доручення) з виконання документа.
Зміст: -
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 24.
8.2.3. Елемент Executor
Призначення: Виконавець завдання по документу.
Зміст: -
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 25.
8.2.4. Опис елементу DocTransfer наведений в главі 5.
Опис інших елементів наведений в описі зони "Документ" в главі 7.

IX. Опис зони "Додаткові матеріали"

9.1. Зону "Додаткові матеріали" утворює елемент AddDocuments першого рівня ієрархії і вкладені в нього елементи. Склад і вкладеність елементів зони "Додаткові матеріали" наведені у додатку 26.
9.2. У цій зоні можуть передаватися як матеріали, наведені в неструктурованому вигляді (у вигляді файлу, набору файлів; просто тексту), так і посилання на раніше передані документи.
9.3. Опис елементів зони "Додаткові матеріали".
9.3.1. Елемент AddDocuments
Призначення: Додаткові матеріали до документа.
Зміст: -
Атрибути: -
9.3.2. Елемент Folder
Призначення: Представлення групи додаткових матеріалів, об'єднаних за змістом у групу (у теку).
Зміст: Текстовий опис вмісту теки.
Тип даних: String.
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 27.
9.3.3. Елемент Note
Призначення: Передача додаткових матеріалів до документа у вигляді тексту.
Зміст: Текст, що є доповненням до документа (коментар, пояснення, посилання і тому подібне).
Може містити, наприклад, реєстраційні дані документа, яких немає в системі відправника, URL-посилання на необхідну інформацію і тому подібне.
Тип даних: String.
Атрибути: -

X. Опис зони "Розширення"

10.1. Зону "Розширення" утворює елемент Expansion першого рівня ієрархії і вкладені в нього елементи (додаток 28).
10.2. Склад і структура вкладених елементів зони "Розширення" чинними Вимогами не регламентуються і визначаються розробником відповідної СЕД, що передає.
10.3. Документування (опис) зони "Розширення" і порядку роботи з нею здійснюється розробником.
10.4. У зоні "Розширення" рекомендується використовувати елементи, визначені в цих Вимогах. Це забезпечить надалі за результатами досвіду організацій-розробників розвиток Вимог шляхом "перенесення" ряду елементів цієї зони у "стандартизовану" частину Повідомлення.
10.5. Елемент Expansion.
Призначення: Визначення стандартного шляху розширення Вимог.
Зміст: -
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 29.
Опис елементу Econtact наведений в описі зони "Документ" у главі 7.

XI. Опис зони "Сповіщення"

11.1. Зону "Сповіщення" утворює елемент Acknowledgement першого рівня ієрархії і вкладені в нього елементи (додаток 30).
11.2. Сповіщення надсилається у відповідь на Повідомлення, що надійшло. Повідомлення виду "Сповіщення" передається обов'язково, якщо в зоні "Заголовок" переданого Повідомлення встановлена опція про необхідність надсилання Сповіщень (значення атрибуту msg_acknow не дорівнює 0).
11.3. Вимогами передбачаються три види Сповіщень:
а) "Сповіщення про доставку Повідомлення". Інформування відправника Повідомлення про те, що Повідомлення доставлено адресатові. Здійснюється перевірка коректності заголовка;
б) "Сповіщення про приймання Повідомлення". Інформування відправника Повідомлення про те, що відбувся формальний розбір Повідомлення. Здійснюється перевірка відповідності структури Повідомлення Вимогам;
в) "Сповіщення про реєстрацію документа". Інформування відправника Повідомлення про те, що документ, переданий у Повідомленні, прийнятий до роботи (зареєстрований).
11.4. При прийманні та розборі Повідомлення, що надійшло, у разі виявлення помилки формується код помилки за такими правилами:
нульове значення - операція виконана успішно (немає помилки);
більше 0 - помилки з переліку Вимог (додаток 31);
менше 0 - помилки з переліку, встановленого організацією-розробником СЕД приймальною стороною.
11.5. У Сповіщенні, що відсилається, передається код помилки, текстовий опис помилки, а також, за необхідності, не розібране Повідомлення, що надійшло.
11.6. При виявленні помилки (помилок) рішення про прийняття Повідомлення та реєстрацію документів, що надійшли, здійснюється приймаючою стороною.
11.7. Опис елементів зони "Сповіщення"
11.7.1. Елемент Acknowledgement
Призначення: Загальні реквізити Сповіщення.
Зміст: -
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 32.
11.7.2. Елемент AckResult
Призначення: Змістовна частина Сповіщення.
Зміст: -
Атрибути: Допустимі атрибути наведені в додатку 33.
Опис інших елементів наведений в описі зони "Документ" у розділі VII.
Начальник відділу
електронного цифрового підпису
та електронного документообігу
Державного агентства
з питань науки, інновацій
та інформатизації України
О.В.Томашук 
Додаток 1
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

ПЕРЕЛІК

зон Повідомлення і загальний опис їх змісту

Найменування зони Ім'я типу елементу XML Зміст зони
Заголовок Header Містить службову інформацію, необхідну для правильної передачі та інтерпретації всього Повідомлення в цілому
Документ (основна зона) Document Містить інформацію про передаваний документ - як його структуровану частину, так і, можливо, власне документ в електронному, неструктурованому вигляді (у вигляді файлу, набору файлів)
Завдання TaskList Містить інформацію про видані завдання на виконання і обробку документа (у вигляді резолюцій, доручень, супровідних листів, нагадувань і так далі) - як їх структуровану частину (в обсязі стандартизованого набору реквізитів РКК), так і, можливо, в електронному, неструктурованому вигляді (у вигляді файлу, набору файлів)
Додаткові матеріали AddDocuments Містить інформацію про додаткові матеріали до документа, які роз'яснюють окремі порушені в ньому питання (у вигляді додатків, додаткових документів, листів, довідок та ін.)
Розширення Expansion Містить додаткові, не стандартизовані в межах цих специфікацій, дані з системи, що передає. Призначення зони - визначення стандартного шляху розширення специфікацій. Склад зони документується розробником відповідної системи
Сповіщення (підтвердження прийому) Acknowledgement Містить інформацію - відповідь про доставку Повідомлення, про помилки приймання та інтерпретації Повідомлення, про реєстрацію отриманого документа тощо. Ця зона в Повідомленні може передаватися тільки із Заголовком Повідомлення та з Розширенням 
Додаток 2
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

ПОСЛІДОВНІСТЬ ОБМІНУ

Повідомленнями при інформаційній взаємодії систем електронного документообігу

N з/п Повідо- млення Вид Повідомлення з системи 1 - відправника документа Вид Повідомлення з системи 2 - одержувача документа Примітки
1 Основний документ Документ і завдання, що стосуються його, та додаткові матеріали спрямовуються на виконання (обробку)
2 Сповіщення Надсилається інформація про доставку Повідомлення, про помилки приймання та інтерпретації Повідомлення, про реєстрацію отриманого документа та ін.
3 Доповнення до основного документа До раніше надісланого документа надсилаються додаткові завдання (або зміни раніше виданих) і додаткові матеріали
4 Сповіщення Надсилається інформація про доставку Повідомлення, про помилки приймання та інтерпретації Повідомлення та ін.
5 Документ- відповідь У вигляді самостійного документа надсилається відповідь на переданий документ (або звіт про його виконання)
6 Сповіщення Надсилається інформація про доставку Повідомлення, про помилки приймання та інтерпретації Повідомлення та ін.
7 Доповнення до документа- відповіді До раніше надісланого документа-відповіді надсилаються додаткові матеріали
8 Сповіщення Надсилається інформація про доставку Повідомлення, про помилки приймання та інтерпретації Повідомлення та ін. 
Додаток 3
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

СКЛАД

зон залежно від виду Повідомлення

Вид Повідомлення Перелік зон
обов'язкових допустимих
Основний документ Заголовок Документ Завдання Додаткові матеріали Розширення
Доповнення до основного документа Заголовок Документ Завдання або додаткові матеріали Завдання Додаткові матеріали Розширення
Документ-відповідь Заголовок Документ Додаткові матеріали Розширення
Доповнення до Документа-відповіді Заголовок Документ Додаткові матеріали Розширення
Сповіщення Заголовок Сповіщення Розширення
Зона "Документ" містить лише реквізити раніше надісланого документа, якого стосується інформація, що передається в цьому Повідомленні.
Додаток 4
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу DocTransfer

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
os 0 String Операційна система, в середовищі якої визначений файл Зазначається умовне найменування операційної системи, наприклад: Dos, Windows, Solaris, AIX, Linux тощо
type 1 String Формат файлу, що визначає програмні засоби його обробки (наприклад, візуалізація) Як тип може використовуватися розширення файлу, що забезпечує перегляд цього файлу стандартними процедурами операційної системи
type_ver 0 String Версія формату файлу Зазначається умовне позначення формату або застосування, що оброблює файл
char_set 0 String Кодування тексту Згідно з встановленими IANA-кодуваннями
description 1 String Опис документа (файлу) Текстовий опис вмісту файлу (наприклад, найменування відповідного документа) 
Додаток 5
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Header

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
standart 1 String Вид специфікацій, згідно з якими створено це Повідомлення Допустиме значення: специфікації (MOREQ)
version 1 String Версія специфікацій Допустиме значення: "1.0"
charset 1 String Кодування тексту Згідно з встановленими IANA-кодуваннями (Win 1251, UTF 8 та інші)
time 1 Date Time Дата і час формування Повідомлення Дата і час в системі UTC
msg_type 1 Enum Вид Повідомлення Впливає на перелік допустимих елементів (зон) в Повідомленні 0 - Повідомлення 1- Основний документ 2- Доповнення до основного документа 3- Документ-відповідь 4- Доповнення до документа-відповіді
msg_id 1 String Унікальний службовий ідентифікаційний номер Повідомлення
msg_acknow 0 Enum Необхідність відправлення Сповіщення 0 - Ні 1 - Тільки при помилках 2 - Завжди. За умовчанням (відсутність атрибута) - 0
from_org_id 1 String Унікальний службовий ідентифікаційний номер відправника
from_organization 1 String Організація- відправник
from_department 0 String Підрозділ- відправник
from_sys_id 1 String Унікальний службовий ідентифікаційний номер системи відправника
from_system 1 String Найменування системи електронного документообігу відправника
from_system_details 0 String Додаткові дані про систему відправника
to_org_id 1 String Унікальний службовий ідентифікаційний номер одержувача При надсиланні Сповіщень та Повідомлень- відповідей про виконання раніше направленого документа значення атрибутів рекомендується брати з атрибутів from_... прийнятого відповідного Повідомлення
to_organization 1 String Організація- одержувач
to_department 0 String Підрозділ- одержувач
to_sys_id 1 String Унікальний службовий ідентифікаційний номер системи одержувача
to_system 1 String Найменування системи електронного документообігу одержувача
to_system_details 0 String Додаткові дані про систему одержувача 
Додаток 6
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

СКЛАД І ВКЛАДЕНІСТЬ

елементів зони "Документ"

Найменування і рівень вкладеності елементів Кратність Коментар
1 2 3 4 5
Document 0-1 Кратність = 0 для Повідомлень виду Сповіщення
RegNumber 1
Confident 1
DocNumber 0-1 Кратність = 1 для розпорядчих документів
Organization 1 Орган, що відправив
Address 0-1
Econtact 0-n
OfficialPerson 0-n
Name 1
Official 0-n
Rank 0-n
Address 0-1
Econtact 0-n
SignDate 0-1
RegNumber 1
DocTransfer 0-n
Reghistory 0-n
Organization 1
Address 0-1
Econtact 0-n
RegNumber 1
Author 1-n
Organization 0-1 Кратність = 1 для юридичних осіб
Address 0-1
Econtact 0-n
OfficialPerson 0-n
Name 1
Official 0-n
Rank 0-n
Address 0-1
Econtact 0-n
SignDate 0-1
PrivatePerson 0-1 Кратність = 1 для фізичних осіб
Name 1
Rank 0-n
Address 0-1
Econtact 0-n
SignDate 0-1
OutNumber 0-1
RegNumber 1
Validator 0-n
Organization 0-1 Кратність = 1 для юридичних осіб
Address 0-1
Econtact 0-n
OfficialPerson 0-n
Name 1
Official 0-n
Rank 0-n
Address 0-1
Econtact 0-n
SignDate 0-1
PrivatePerson 0-1 Кратність = 1 для фізичних осіб
Name 1
Rank 0-n
Address 0-1
Econtact 0-n
SignDate 0-1
DocNumber 0-1 Кратність = 1 при узгодженні (затверджені) іншим документом
Organization 1 Орган, що відправив
Address 0-1
Econtact 1-n
RegNumber 1
Addressee 0-n
Organization 0-1 Кратність = 1 для юридичних осіб
Address 0-1
Econtact 0-n
OfficialPerson 0-n
Name 1
Official 0-n
Rank 0-n
Address 0-1
Econtact 0-n
PrivatePerson 0-1 Кратність = 1 для фізичних осіб
Name 1
Rank 0-n
Address 0-1
Econtact 0-n
Referred 0-n
RegNumber 0-1
TaskNumber 0-1 Обов'язково заповнюється або елемент RegNumber, або TaskNumber
Writer 1
Organization 0-1 Кратність = 1 для юридичних осіб
Address 0-1
Econtact 0-n
OfficialPerson 0-n
Name 1
Official 0-n
Address 0-1
Econtact 0-n
PrivatePerson 0-1 Кратність = 1 для фізичних осіб
Name 1
Rank 0-n
Address 0-1
Econtact 0-n 
Додаток 7
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

СКЛАД ЕЛЕМЕНТІВ

зони "Документ" при передаванні посилальної інформації про документ

Найменування і рівень вкладеності елементів Кратність Коментар
1 2 3 4 5
Document 1
RegNumber 0-1 
Додаток 8
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Address

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
street 0 String Назва вулиці Фрагмент поштової адреси
house 0 String Номер будинку Фрагмент поштової адреси
building 0 String Номер корпусу або будови Фрагмент поштової адреси
flat 0 String Номер офісу або квартири Фрагмент поштової адреси
settlement 0 String Назва населеного пункту (міста, селища тощо) Фрагмент поштової адреси
district 0 String Назва району Фрагмент поштової адреси
region 0 String Назва регіону (республіки, краю, області, автономного округу, автономної області) Фрагмент поштової адреси
country 0 String Назва країни Фрагмент поштової адреси
postcode 0 String Поштовий індекс Фрагмент поштової адреси
postbox 0 String а/с Фрагмент поштової адреси
nontypical 0 String Інші елементи поштової адреси Фрагмент поштової адреси 
Додаток 9
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Confident

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
flag 1 Enum Ознака обмеження доступу до документа 0 - відкритий документ 1 - документ з обмеженим доступом 
Додаток 10
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу DocNumber

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
kind 1 String Вид документа Назва виду документа (наказ, розпорядження тощо) 
Додаток 11
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Document

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
idnumber 1 String Унікальний службовий ідентифікаційний номер документа в системі, що передає
type 1 Enum Тип документа 0 - вихідний 1 - вхідний 2 - звернення громадян
kind 0 String Вид документа Назва виду документа (наказ, розпорядження, тощо)
pages 0 Num Кількість аркушів документа
title 0 String Заголовок до тексту
annotation 0 String Короткий зміст документа
collection 0 Enum Колективність 0 - немає 1 - так 
Додаток 12
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Econtact

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
type 0 String Тип номера (адреси) р - робочий телефон д - домашній телефон м - мобільний телефон ф - факс п - адреса електронної пошти (email) і - адреса web-сайта (сторінки) s - Skype c - ICQ 
Додаток 13
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Name

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
secname 0 String Прізвище Елемент П.І.Б. заповнюється у разі відсутності значення в елементі
firstname 0 String Ім'я Елемент П.І.Б. заповнюється у разі відсутності значення в елементі
fathersname 0 String По батькові Елемент П.І.Б. заповнюється у разі відсутності значення в елементі 
Додаток 14
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Official

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
department 0 String Підрозділ Допускається зазначення повної назви у вигляді ланцюжка назв підрозділів, розділених символами, вказаними в атрибуті separator
post 0 String Посада
separator 0 String Роздільник фрагментів повної назви структурного підрозділу Приклад: якщо в атрибуті department вказано "фінансове управління \\ департамент кредитів \\ відділ виплат", то separator = "\\" 
Додаток 15
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Organization

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
fullname 0 String Повна назва організації
shortname 0 String Коротка назва організації
ownership 0 String Абревіатура, що відображає організаційно- правову форму (ЗАТ, ТОВ, ГУП)
ogrn 0 Num Основний державний реєстраційний номер
inn 0 Num Ідентифікаційний номер платника податків 
Додаток 16
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу PrivatePerson

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
inn 0 Num Індивідуальний номер платника податків
pas_ser 0 String Серія паспорта
pas_num 0 String Номер паспорта
pas_org 0 String Назва організації, що видала паспорт
pas_date 0 Date Дата видачі паспорта 
Додаток 17
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Rank

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
privilege 0 string Пільгова категорія
socialposition string Соціальний стан
sex Enum Стать 0 - невідома 1 - жіноча 2 - чоловіча 
Додаток 18
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Referred

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
idnumber 0 String Унікальний службовий ідентифікаційний номер Ідентифікаційний номер документа або завдання, залежно від значення атрибута retype
retype 1 String Визначає вид посилання д - посилання на документ з - посилання на завдання 
Додаток 19
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Reghistory

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
idnumber 0 String Унікальний службовий ідентифікаційний номер документа Унікальний ідентифікатор документа в СЕД відповідної організації (див. вкладені елементи) 
Додаток 20
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу RegNumber

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
regdate 1 Date Дата реєстрації
regpoint 0 string Номер пункту Посилання на номер пункту документа 
Додаток 21
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу TaskNumber

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
taskDate 1 Date Дата завдання (доручення) 
Додаток 22
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Validator

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Зміст Правила заповнення
attestation 1 String Гриф узгодження або затвердження Узгоджено Затверджено Узгоджено із зауваженнями Відхилено 
Додаток 23
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

СКЛАД І ВКЛАДЕНІСТЬ

елементів зони "Завдання"

Найменування і рівень вкладеності елементів Кратність Коментар
1 2 3 4 5 6
TaskList 0-1 Кратність - 0 для документа без завдань
Task 1-n Завдання по документу
TaskNumber 1 Номер завдання
Confident 1 Гриф обмеження доступу
Referred 1-n Посилання на документи Обов'язковим є посилання на документ, що надійшов у зоні "Документ" у цьому Повідомленні
RegNumber 0-1 Обов'язково заповнюється або елемент RegNumber, або TaskNumber
TaskNumber 0-1
Author 1-n Автор завдання
Organization 1
Address 0-1
Econtact 0-n
Official Person 1
Name 1
Official 0-n
Rank 0-n
Address 0-1
Econtact 0-n
Sign Date 0-1
DocTransfer 0-n Файл з текстом завдання
Executor 1-n Виконавці
Organization 1
Address 0-1
Econtact 0-n
Official Person 0-1
Name
Official 0-n
Rank 0-n
Address 0-1
Econtact 0-n 
Додаток 24
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Task

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
idnumber 1 String Унікальний службовий ідентифікаційний номер завдання в системі, що передає
task_reg 1 Enum Відмітка про реєстрацію завдання 0 - завдання не зареєстроване в організації, що передає 1 - завдання зареєстроване в організації, що передає
task_copy 1 Enum Відмітка про передачу копії завдання 0 - завдання з організації, що передає 1 - копія завдання, направленого в організацію, що передає
kind 0 String Вид завдання Назва завдання: доручення, супровідний лист і так далі
task_text 1 String Текст завдання
deadline 1 Date Термін виконання 
Додаток 25
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Executor

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
responsible 0 Enum Мітка відповідального виконавця 0 - співвиконавець, 1 - відповідальний виконавець Значення 1 може бути тільки у одного із списку виконавців
task_specified 0 String Уточнення завдання для цього виконавця Наприклад, номери пунктів завдання
deadline 1 Date Термін виконання Термін виконання завдання для конкретного виконавця 
Додаток 26
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

СКЛАД І ВКЛАДЕНІСТЬ

елементів зони "Додаткові матеріали"

Найменування і рівень вкладеності елементів Кратність Коментар
1 2 3
AddDocuments 0-1
Folder 0-n
DocTransfer 0-n
Note 0-n
Document 0-n Ідентифікаційна частина раніше переданого документа 
Додаток 27
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Folder

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила опису
add_type 1 Enum Вид матеріалів, що додаються: 0 - матеріали є додатками документа (його складовою частиною) 1 - матеріали є інформаційно-довідковими (відповіді на запити, зроблені для виконання документа, тощо) 2 - матеріали є посиланнями на інші документи (документи, що відміняються цим документом; документи, для виконання яких підготовлений цей документ, тощо) 
Додаток 28
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

СКЛАД І ВКЛАДЕНІСТЬ

елементів зони "Розширення"

Найменування і рівень вкладеності елементів Кратність Коментар
1 2
Expansion 0-1
Econtact 0-n Інформація для організації контакту з розробником
Елементи, визначені розробником 0-n 
Додаток 29
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Expansion

Ім'я атрибута Кратність Тип даних Правила опису
organization 1 String Організація-розробник
exp_ver 1 String Версія зони "Розширення" 
Додаток 30
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

СКЛАД І ВКЛАДЕНІСТЬ

елементів зони "Сповіщення"

Найменування і рівень вкладеності елементів Кратність Коментар
1 2
Acknow- ledgement 0-1 Кратність = 1 для Повідомлень виду: "Сповіщення", для решти Повідомлень кратність = 0
RegNumber 0-1 Реєстраційний номер документа, наданий в системі-одержувачі. Кратність = 1 для Повідомлень про успішну реєстрацію документа (вид Повідомлення - "Сповіщення про реєстрацію документа")
AckResult 1-n Змістовна частина "Сповіщення"
DocTransfer 0-1 Файл не розібраного Повідомлення 
Додаток 31
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

ПЕРЕЛІК

помилок для "Сповіщень"

Код Опис
про доставку Повідомлення
1 неприпустиме значення атрибута в зоні "Заголовок"
2 неприпустиме значення атрибута в зоні "Заголовок"
3 неприпустиме значення атрибута <Вид Повідомлення> в зоні "Заголовок"
4 у зоні "Заголовок" одержувач не визначений
5 у зоні "Заголовок" одержувач не є організацією, що здійснила приймання Повідомлення
6 у Заголовку відсутній обов'язковий атрибут <Ім'я атрибута>
про прийняття Повідомлення
1 у Повідомленні відсутня зона <Ім'я зони>
2 у Повідомленні присутній недопустимий тип зони (елемент 1-го рівня)
3 наявність декількох зон <Ім'я зони> одного типу
4 зона <Ім'я зони> містить неприпустимі елементи
5 неправильна вкладеність елементів в елементі <Ім'я елементу> зони <Ім'я зони>
6 невірна кратність елементу <Ім'я елементу> зони <Ім'я зони>
7 невірний тип даних атрибута <Ім'я атрибута> елементу <Ім'я елементу> зони <Ім'я зони>
8 невірний тип даних змісту елементу <Ім'я елементу> зони <Ім'я зони>
9 відсутній обов'язковий атрибут <Ім'я атрибута> елементу <Ім'я елементу> зони <Ім'я зони>
10 посилальна інформація в зоні Document в отриманому Повідомленні відрізняється від інформації в зоні Document Повідомлення, отриманого раніше
про реєстрацію документа
1 Документ належить до категорії нереєстрованих 
Додаток 32
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу Acknowledgement

Ім'я атрибута Крат- ність Тип даних Опис Правила заповнення
msg_id 1 String Унікальний службовий ідентифікаційний номер Повідомлення, що надійшло
ack_type 1 Enum Вид Повідомлення 1 - Сповіщення про доставку Повідомлення 2 - Сповіщення про прийняття Повідомлення 3 - Сповіщення про реєстрацію документа в системі-одержувачі 
Додаток 33
до Вимог до форматів даних
електронного документообігу
в органах державної влади.
Формату електронного
повідомлення

АТРИБУТИ

елементу AckResult

Атрибути Крат- ність Тип Опис Правила заповнення
errorcode 1 Enum Код помилки
errortext 1 String Рядок, що містить описи помилки Зміст залежить від значень коду помилки