Згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.1996 N 558 (558-96-п) "Про затвердження Інструкції про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними" та з метою встановлення єдиного порядку прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства в органах державної податкової служби та забезпечення охорони державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час організації і проведення робіт з ними НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземних громадян та забезпечення режимних заходів в органах державної податкової служби України, що додається (далі - Інструкція).

2. Заступникам Голови, начальникам головних управлінь (управлінь), начальникам департаментів, ректору Академії державної податкової служби України, головам державних податкових адміністрацій в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі:

2.1. При організації робіт, пов'язаних з прийомом іноземних делегацій, забезпечити безумовне виконання заходів щодо охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, передбачених цією Інструкцією.

2.2. Унеможливити здійснення зустрічі з іноземцями та проведення робіт з ними без ретельно розроблених програм та відповідних процедур погодження, передбачених цією Інструкцією.

2.3. Забезпечити систематичний контроль за здійсненням зазначених заходів щодо попередження витоку інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави.

3. Начальнику управління міжнародних зв'язків Гладуну Ю.В. організувати координацію діяльності структурних підрозділів, які безпосередньо задіяні в роботі з іноземцями, погоджувати розроблені програми візитів та відповідну звітність щодо їх виконання.

4. Начальнику протокольного відділу Ткаченку К.В. розробляти та здійснювати заходи щодо безпосереднього прийому іноземців, забезпечення їх перебування тільки на підставі програм зустрічей, передбачених цією Інструкцією.

5. Начальнику Головного управління захисту податкової інформації та режимно-секретної роботи Давидюку В.С. забезпечити систематичний контроль за плануванням та здійсненням режимних заходів щодо попередження витоку інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави.

6. Інструкцію про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих представників і проведення роботи з ними в Державній податковій адміністрації України, затверджену наказом ДПА України від 14.01.98 N 17, з доповненнями, скасувати.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Голови Ярошенка Ф.О.

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ Державної податкової

адміністрації України

17.07.2002  N 341

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

6 серпня 2002 р.

за N 631/6919

1. Ця Інструкція визначає єдиний порядок організації робіт щодо прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців та осіб без громадянства (далі - іноземці), забезпечення охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час здійснення прийому і проведення роботи з ними в органах державної податкової служби України.

2. Запрошення іноземців, організація прийомів та робочих зустрічей, порядок надання інформації, передача іноземцям документів і матеріалів тощо здійснюються у порядку, визначеному цією Інструкцією та іншими нормативно-правовими актами з цих питань.

3. Організація співробітництва з міжнародними податковими та фінансовими організаціями, координація діяльності структурних підрозділів державної податкової адміністрації України під час прийому та проведення робіт з іноземцями в рамках наданих повноважень покладається на управління міжнародних зв'язків.

4. Безпосередньо структурним підрозділом, який відповідає за забезпечення прийому та перебування іноземців, що прибувають до Державної податкової адміністрації України, визначається протокольний відділ.

5. При організації прийомів, зустрічей та при проведенні робіт з іноземцями керівники всіх рівнів, які приймають іноземців, зобов'язані вживати необхідних заходів щодо охорони державної таємниці, а також інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави.

6. Прийом іноземців та робота з ними в органах державної податкової служби України здійснюється за рішенням Голови Державної податкової адміністрації України (його заступника) згідно з програмами прийому і роботи з іноземцями.

7. Процедура запрошення іноземних радників здійснюється в порядку, визначеному постановою Кабінету Міністрів України від 18.02.98 N 200 (200-98-п) "Про Порядок погодження запрошення іноземних радників та звітування про результати їх роботи". З цією метою підрозділ ДПА України, що ініціює запрошення, за погодженням з управлінням міжнародних зв'язків подає до управління кадрів відповідну інформацію для підготовки листа-погодження до Головдержслужби України.

8. Зазначене подання включає лист-погодження і відомості про кандидатуру іноземного радника згідно з додатками 1 та 2 до Порядку погодження запрошення іноземних радників та звітування про результати їх роботи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.02.98 N 200 (200-98-п) , а також програму його діяльності і необхідні матеріали про домовленість (у двох примірниках) у порядку, установленому постановою Кабінету Міністрів України від 18.02.98 N 200.

У програмі діяльності іноземного радника визначаються:

мета запрошення;

перелік питань, до вирішення яких він залучається;

перелік структурних підрозділів та список посадових осіб, які співпрацюватимуть з ним;

очікувані результати;

умови оплати праці, проживання, транспортного обслуговування, медичного та інших видів страхування;

кошторис витрат, пов'язаних з перебуванням іноземного радника (з переліком джерел їх покриття).

Після затвердження програми діяльності іноземного радника управлінням міжнародних зв'язків готується лист-запрошення іноземцям або лист-згода на їх відвідування (візит).

9. Прийом представників іноземних дипломатичних та консульських установ, представників міжнародних та іноземних організацій, а також кореспондентів іноземних засобів масової інформації здійснюється з урахуванням їх статусу в Україні.

10. Прийом представників міжнародних та іноземних громадських організацій, які проводять пошук та поширення будь-якої інформації щодо державної податкової служби України, здійснюється за рішенням Голови ДПА України за наявності свідоцтва про реєстрацію в Україні цих організацій, виданого в установленому порядку Мін'юстом України.

11. Прийом іноземців, які працюють у представництвах іноземних інформаційних агентств в Україні, та іноземців, які представляють іноземні агентства, здійснюються за рішенням Голови ДПА України за наявності свідоцтва про державну реєстрацію зазначених представництв як суб'єктів інформаційної діяльності в Україні, виданого в установленому порядку.

12. Усі заходи щодо організації прийому, зустріч та робота з іноземцями плануються структурним підрозділом, який визначається відповідальним керівництвом щодо кожного окремого прийому. На підставі наданих повноважень та з урахуванням тематики зустрічі відповідальним структурним підрозділом розробляється програма прийому і роботи, яка в обов'язковому порядку погоджується з протокольним відділом, управлінням міжнародних зв'язків (щодо відповідності планам міжнародних зв'язків, укладеним міжнародними угодами та раніше досягнутими домовленостями), Головним управлінням захисту податкової інформації та режимно-секретної роботи (щодо розробки режимних заходів і встановлення відповідних обмежень на передачу/обмін податковою інформацією з обмеженим користуванням) та в разі необхідності - з іншими структурними підрозділами, що беруть участь у роботі.

13. Програма прийому і роботи розробляється і погоджується заздалегідь та подається на затвердження Голові (його першому заступнику) не пізніше ніж за тиждень до направлення запрошення іноземцям за формою:

мета прийому іноземців, тема переговорів, питання, які плануються для обговорення (термін їх вирішення), обсяг і характер інформації, з якою передбачається ознайомити іноземців або яка буде їм передана;

відомості про термін перебування та склад іноземної делегації, посади її членів, а також назва установи (структури), яку вони представляють;

відповідальні особи за підготовку інформації, проведення зустрічей та роботу з іноземцями (хто готує інформацію, перелік основних питань, форма переговорів, де планується побувати, з чим ознайомити іноземців);

місце проведення зустрічі;

порядок застосування іноземцями аудіо- та відеоапаратури (тільки в разі, якщо вводяться режимні обмеження);

дані про посадових осіб, призначених для прийому іноземців, проведення роботи та їх супроводження;

результати переговорів, що очікуються.

14. Усі питання, що підлягають обговоренню, а також інформація, з якою будуть ознайомлені іноземці в ході переговорів або яка буде надана їм у будь-якому вигляді, не повинні містити відомостей, що становлять державну таємницю.

У разі необхідності ознайомлення іноземців (надання матеріалів, документів тощо) з інформацією обмеженого доступу, але такої, що не становить державної таємниці, здійснюється з письмового дозволу Голови ДПА України.

Уся інформація, що підлягає передачі, попередньо оцінюється експертною комісією, діяльність якої організована на підставі Положення про порядок підготовки матеріалів, призначених для відкритого опублікування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 21 липня 1992 р. N 419.

З метою запобігання розголошенню відомостей, що становлять державну таємницю, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, інформація (документи та матеріали), яка планується для надання або ознайомлення, повинна бути розсекречена та скасовані всі обмеження щодо зазначеної інформації.

Іноземцям та особам без громадянства доступ до державної таємниці надається у виняткових випадках на підставі міжнародних договорів України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, або письмового розпорядження Президента України.

15. Безпосередньо заходи щодо зустрічі, розміщення та прийому іноземців здійснює протокольний відділ у рамках наданих йому повноважень.

Протокольний відділ на підставі погодженої програми здійснює відповідні узгодження з іноземцями (погоджується час зустрічі, остаточно уточнюється склад делегації тощо) та готує проект наказу про організацію конкретного візиту.

Після підписання наказу його копії надаються до управління міжнародних зв'язків для організації і контролю ходу виконання запланованої програми візиту й до Головного управління захисту податкової інформації та режимно-секретної роботи - для організації і контролю за виконанням передбачених режимних заходів.

Головним управлінням захисту податкової інформації та режимно-секретної роботи завчасно про прибуття іноземців та проведення роботи з ними інформується (письмово) Служба безпеки України (відповідний підрозділ). До листа додаються програма прийому і роботи та інші документи, визначені Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.96 N 558 (558-96-п) .

16. У Державній податковій адміністрації України, її структурних підрозділах, де виконуються роботи, пов'язані з державною таємницею, і водночас проводиться прийом іноземців, на період перебування іноземців плануються та здійснюються заходи щодо забезпечення охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, та встановлюється особливий режим обмежень.

Структурним підрозділом, який безпосередньо приймає іноземців, розробляються плани забезпечення режиму секретності на період перебування іноземців. Такі плани погоджуються з Головним управлінням захисту податкової інформації та режимно-секретної роботи, на яке надалі покладається контроль за виконанням запланованих режимних заходів.

17. Для роботи з іноземцями, які перебувають у Державній податковій адміністрації України на постійній основі або відвідують її систематично, щорічно наказом затверджуються працівники (спеціалісти) Державної податкової адміністрації України, що безпосередньо беруть участь у прийомі іноземців і роботі з ними.

Повноваження осіб, призначених для роботи з іноземцями, визначаються програмою прийому і роботи та під час інструктажу. Посадові особи, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти в межах наданих повноважень і забезпечувати збереження державної таємниці та іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави.

Інструктаж осіб, призначених для проведення робіт з іноземцями, здійснюється Головою ДПА України (його першим заступником) або за його дорученням - начальником управління міжнародних зв'язків.

18. Прийом іноземців, зустрічі та робота з ними проводяться у залі переговорів, якщо інше не передбачено програмою прийому і роботи або окремо не визначено Головою ДПА України.

Голова ДПА України та його перші заступники мають право приймати іноземців у своїх службових кабінетах. Усі інші працівники працюють з іноземцями тільки в службових приміщеннях, що визначені програмою візиту.

Прийом іноземців та робота з ними в рамках програми модернізації державної податкової служби може здійснюватися у службових кабінетах начальника Департаменту розвитку та модернізації державної податкової служби України або його першого заступника.

Для представників іноземних організацій, які працюють в Державній податковій адміністрації України на постійній основі або відвідують її систематично за узгодженою програмою, у разі необхідності наказом (розпорядженням) ДПА України визначаються та закріплюються окремі службові приміщення, що обладнуються належним чином.

19. Вхід (вихід) іноземців до адміністративно-господарського комплексу ДПА України здійснюється у супроводі працівника протокольного відділу за списком, затвердженим Головою ДПА України (його першими заступниками), або за одноразовими перепустками. У разі супроводження іноземців особисто Головою ДПА України всі члени делегації проходять безперешкодно.

Відвідування іноземцями службових приміщень, що передбачені програмою візиту, здійснюється тільки в супроводі представників державної податкової служби України, яким надані такі повноваження.

Залишати іноземців на території адміністративно-господарського комплексу ДПА України без супроводжувальних осіб, а також відвідувати службові приміщення, не передбачені програмою прийому і роботи, категорично забороняється.

20. Посадові особи, які проводять зустріч з іноземцями та здійснюють роботи з ними, зобов'язані вести запис переговорів (протокол подій) під час кожної зустрічі.

Після завершення зустрічі (прийому) відповідальний за її проведення інформує свого безпосереднього керівника про зміст і результати переговорів та на підставі записів (протоколу) складає звіт зустрічі.

Звіт про виконання програми прийому і роботи складається працівниками структурного підрозділу ДПА України, на яких покладені обов'язки щодо прийому іноземців, на підставі записів бесід (протоколу). Відповідальний за складання звіту персонально визначається у програмі прийому і роботи.

Звіт передається до управління міжнародних зв'язків для подальшого аналізу та узагальнення не пізніше 5-денного терміну після здійснення прийому іноземців та проведення роботи з ними.

Звіт про роботу з іноземцями, які працюють у ДПА України на постійній основі, надається щокварталу в тижневий термін по закінченні звітного кварталу.

У разі якщо прийом іноземців здійснювався за умовами додаткових режимних обмежень і планом забезпечення режиму секретності передбачені відповідні заходи щодо захисту податкової інформації з обмеженим доступом, копія звіту також надається до Головного управління захисту податкової інформації та режимно-секретної роботи.

Звіт складається за довільною формою, коротко і має містити питання, передбачені схемою звіту про виконання програм прийому і роботи з іноземцями, яка наведена в додатку 2 до Інструкції про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженої постановою Кабінету Міністрів від 22.05.96 N 558 (558-96-п) . Протокольний відділ здійснює реєстрацію усіх іноземців, що прибувають до Державної податкової адміністрації України та беруть участь у ділових зустрічах, у відповідному журналі (додаток 3 до зазначеної Інструкції, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.96 N 558), систематично аналізує записи та щокварталу в узагальненому вигляді подає до Головного управління захисту податкової інформації та режимно-секретної роботи.

21. Службове листування з іноземцями, телефонні розмови, зв'язок факсом, іншими електронними видами здійснюється Головою ДПА України або за його дорученням - начальником управління міжнародних зв'язків, начальником протокольного відділу або іншими уповноваженими Головою посадовими особами.

22. Посадові особи всіх рівнів, які безпосередньо організовують та виконують роботи, пов'язані з діяльністю іноземців у Державні податковій адміністрації України, мають бути обізнані з вимогами цієї Інструкції, іншими нормативно-правовими актами з цих питань та забезпечити виконання їх умов.