ПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ
П О С Т А Н О В А
N 2-6 від 19.01.2002
м. Київ
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
16 квітня 2002 р.
за N 365/6653

Про затвердження Порядку реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування в органах Пенсійного фонду України

( Зміни опрацьовуються. Додатково див. Постанову Пенсійного фонду N 36-3 (z1459-11) від 29.11.2011 )
З метою ефективної організації виконання постанови Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2000 р. N 1306 (1306-2000-п) "Про затвердження Порядку видачі та зразка свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" правління Пенсійного фонду України ПОСТАНОВЛЯЄ:
1. Затвердити Порядок реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування в органах Пенсійного фонду України (додається).
2. Управлінню організації впровадження персоніфікованого обліку (Боніславський А.В.) та юридичному управлінню (Зарудний О.Б.) подати Порядок реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування в органах Пенсійного фонду України на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
3. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови правління - начальника управління організації впровадження персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України А.В. Боніславського.
Голова правління
Б.О. Зайчук 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Постанова правління
Пенсійного фонду України
19.01.2002  N 2-6
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
16 квітня 2002 р.
за N 365/6653

ПОРЯДОК

реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування в органах Пенсійного фонду України

( У тексті Порядку слова "районних (міських) відділів і управлінь", "районні (міські) відділи (управління)", "районні (міські) відділи (управління) Пенсійного фонду", "районні (міські) відділи (управління) Пенсійного фонду України" в усіх відмінках замінено словами "управління Пенсійного фонду України в районах, містах і районах у містах" у відповідних відмінках згідно з Постановою Пенсійного фонду N 36-3 (z1459-11) від 29.11.2011 )

1. Загальні положення

1.1. Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.08.2000 N 1306 (1306-2000-п) "Про затвердження Порядку видачі та зразка свідоцтва про загальнообов'язкове державне соціальне страхування" цей Порядок регулює правила реєстрації та обліку свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі - страхові свідоцтва) як документів суворої звітності в органах Пенсійного фонду України та їх видачі застрахованим особам.
1.2. Порядок виготовлення, реєстрації та обліку страхових свідоцтв як документів суворої звітності на підприємстві, що їх виготовляє, регламентується чинним законодавством з питань виготовлення та обліку документів суворої звітності.

2. Порядок одержання страхових свідоцтв на підприємстві, що їх виготовляє, та передавання їх органам Пенсійного фонду України

2.1. На підставі наказу Голови правління Пенсійного фонду України та відповідних наказів начальників Кримського республіканського, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь та районних (міських) відділів і управлінь у кожному із зазначених органів Пенсійного фонду України призначаються особи, відповідальні за приймання, облік, зберігання та передавання страхових свідоцтв.
Приймання, облік, зберігання та передавання страхових свідоцтв іншими службовими особами, крім відповідальних осіб, забороняється.
2.2. Облік прийнятих страхових свідоцтв відповідальною особою Пенсійного фонду України та їх передавання відповідальним особам Кримського республіканського, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь Пенсійного фонду України та далі до відповідних районних (міських) відділів і управлінь здійснюються за чинними правилами бухгалтерського обліку з використанням типових форм прибуткових та видаткових документів.
2.3. Страхові свідоцтва, що одержані відповідальною особою, але не передані за призначенням, зберігаються у захищених металевих шафах, які щоденно опечатуються.
2.4. Факт приймання-передавання відповідальною особою органу Пенсійного фонду України на зберігання страхових свідоцтв фіксується окремим записом у журналі приймання-передавання страхових свідоцтв на зберігання (додаток 1).

3. Передавання страхових свідоцтв страхувальникам

3.1. Відповідальна особа районного (міського) відділу (управління) формує та передає комплекти страхових свідоцтв підприємствам, установам, організаціям та фізичним особам - страхувальникам (подавачам анкет застрахованих осіб) разом із відповідними супроводжувальними відомостями за формою згідно з додатком 2 та веде кількісний облік страхових свідоцтв.
3.2. Факт передавання страхових свідоцтв за відповідною супроводжувальною відомістю страхувальнику та повернення зазначеної супроводжувальної відомості після завершення видачі страхових свідоцтв застрахованим особам фіксується окремим записом у книзі реєстрації страхових свідоцтв районного (міського) відділу (управління) з відповідними підписами уповноважених осіб (додаток 3). Реєстраційний номер супроводжувальної відомості відповідає номеру запису в книзі реєстрації.
3.3. Супроводжувальна відомість підлягає поверненню до відповідного районного (міського) відділу (управління) Пенсійного фонду в 20-денний строк після її одержання.
3.4. Страхові свідоцтва, що не видані застрахованим особам через їх звільнення та з причини наявності помилок у страховому свідоцтві, повертаються до районного (міського) відділу (управління) Пенсійного фонду України разом із відповідною супроводжувальною відомістю (з помітками про не одержані страхові свідоцтва) та актом повернення свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування (додаток 4) (далі - акт повернення).
3.5. Записи в акті повернення свідоцтв повинні відповідати відміткам, зробленим страхувальником у супроводжувальній відомості.
3.6. Супроводжувальні відомості, що повернуті до районного (міського) відділу (управління) Пенсійного фонду України, комплектуються у швидкозшивач з відповідним описом його змісту і передаються в архів районного (міського) відділу (управління).
3.7. Страхові свідоцтва, не видані застрахованим особам через їх звільнення, зберігаються у захищених металевих шафах разом з актом їх повернення та видаються застрахованій особі безпосередньо в районному (міському) відділі (управлінні) після їх звернення під розписку у відповідній графі акта повернення свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування.
3.8. Помилкові страхові свідоцтва, не видані застрахованим особам, знищуються з відповідним документуванням процедури знищення некоректних страхових свідоцтв.
3.9. Для проведення процедури знищення страхових свідоцтв та оформлення відповідного акта знищення в районному (міському) відділі (управлінні) Пенсійного фонду України створюється комісія та затверджується регламент її роботи.
3.10. Акти повернення, у яких є необхідні підтвердження про: а) одержання всіх повернутих страхових свідоцтв, що підлягали видачі застрахованим особам; б) знищення всіх помилкових страхових свідоцтв комплектуються у швидкозшивач з відповідним описом його змісту і передаються в архів районного (міського) відділу (управління).

4. Інші положення

4.1. Зазначені в пунктах 2.4 та 3.2 книги реєстрації обліковуються у номенклатурі справ, а по завершенні їх використання книги здаються в архів районного (міського) відділу (управління) Пенсійного фонду України.
4.2. Аркуші книг реєстрації мають бути пронумеровані, сама книга - прошнурована та скріплена відтиском мастичної печатки. У розділі 2 відповідно до додатків 1, 3 наведено перелік відомостей паперової бирки, якою приклеюються кінці шнурка з боку нижньої палітурки книги.
Заступник Голови правління -
начальник управління організації
впровадження персоніфікованого обліку
Пенсійного фонду України
Боніславський А.В. 
Додаток 1
до Порядку   реєстрації   та
обліку     свідоцтв      про
загальнообов'язкове державне
соціальне страхування
1.  Назва книги реєстрації            2. Перелік відомостей для
                                      бирки  на нижній палітурці
                                      книги
----------------------------------   ----------------------------------
|     ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ     |   |                                |
|                                |   |                                |
|          К Н И Г А  1          |   |              Місце             |
|                                |   |             печатки            |
|реєстрації приймання-передавання|   |                                |
|          на зберігання         |   |                                |
|                                |   |                                |
|свідоцтв про загальнообов'язкове|   |У зазначеній книзі пронумеровано|
| державне соціальне страхування |   |та прошнуровано _______ аркушів.|
|                                |   |                                |
|у ______________________________|   |Уповноважена  особа:            |
|  (назва органу Пенсійного фонду|   |                                |
|             України)           |   |П.І.Б. _________________________|
|                                |   |                                |
|Дата початку обліку: ___________|   |                                |
|                                |   |                                |
|Дата завершення обліку: ________|   |   Підпис        Дата           |
----------------------------------   ----------------------------------
     3. Зразок   графоформувального   заголовка   таблиці    книги
реєстрації   приймання-передавання   на  зберігання  свідоцтв  про
загальнообов'язкове державне соціальне страхування
     а) ліва сторінка книги (початок реєстраційного запису)
------------------------------------------------------------------
| N | Приймання товарно-матеріальних|   Дата   |Відповідальна за |
|з/п|    цінностей на зберігання    |приймання |зберігання особа |
|   |-------------------------------|    на    |-----------------|
|   |органі- |накла-|номера |  заг. |зберігання|прізвище |підпис |
|   |зація - |дна   |посилок|  к-ть |          |         |       |
|   |зберігач|      |       |посилок|          |         |       |
|---+--------+------+-------+-------+----------+---------+-------|
| 1 |Дніпроп.| 128  |33, 34 |   2   |20.01.2002|Сидоренко|       |
|   |  ОУ    |      |       |       |          |   М.В.  |       |
|---+--------+------+-------+-------+----------+---------+-------|
| 2 |        |      |       |       |          |         |       |
|---+--------+------+-------+-------+----------+---------+-------|
| 3 |Дніпроп.| 259  |105,   |   3   |15.02.2002|Сидоренко|       |
|   |  ОУ    |      |106,   |       |          |   М.В.  |       |
|   |        |      |107    |       |          |         |       |
|---+--------+------+-------+-------+----------+---------+-------|
| 4 |        |      |       |       |          |         |       |
|---+--------+------+-------+-------+----------+---------+-------|
| 5 |        |      |       |       |          |         |       |
------------------------------------------------------------------
     б) права сторінка книги (продовження реєстраційного запису)*
----------------------------------------------------------------------
| Передавання товарно-матеріальних    |   Дата   |Відповідальна особа|
|            цінностей                |  видачі  |   від одержувача  |
|-------------------------------------|          |-------------------|
|  одержувач   |накла-|номера |  заг. |          |  прізвище |підпис |
|(регіон/район)| дна  |посилок|  к-ть |          |           |       |
|              |      |       |посилок|          |           |       |
|--------------+------+-------+-------+----------+-----------+-------|
|Вільногорське | 1554 |   34  |   1   |30.01.2002| Петренко  |       |
|МУ            |      |       |       |          |   П.П.    |       |
|--------------+------+-------+-------+----------+-----------+-------|
|Нікопольське  | 1555 |   33  |   1   |31.01.2002| Іваненко  |       |
|МУ            |      |       |       |          |   І.І.    |       |
|--------------+------+-------+-------+----------+-----------+-------|
|Вільногорське | 3700 |  105  |   1   |16.02.2002| Петренко  |       |
|МУ            |      |       |       |          |   П.П.    |       |
|--------------+------+-------+-------+----------+-----------+-------|
|Нікопольське  | 3701 |  106  |   1   |16.02.2002| Іваненко  |       |
|МУ            |      |       |       |          |   І.І.    |       |
|--------------+------+-------+-------+----------+-----------+-------|
|Жовтоводське  | 3702 |  107  |   1   |17.02.2002| Федорчук  |       |
|МУ            |      |       |       |          |   С.С.    |       |
----------------------------------------------------------------------
* Права частина книги 1 на місцевому рівні в залежності від обставин може не застосовуватися. При цьому процедура передавання страхових свідоцтв страхувальникам фіксується у книзі 2 з відповідною кореспонденцією за номерами посилок.
                                      Додаток 2
Документ підлягає поверненню          до Порядку   реєстрації   та
до місцевого відділу Пенсійного       обліку      свідоцтв     про
фонду України у 20-денний строк       загальнообов'язкове державне
після його одержання                  соціальне страхування

СУПРОВОДЖУВАЛЬНА ВІДОМІСТЬ

N _________________

(реєстр. N запису в книзі)

приймання-передавання страхових свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування

Реквізити страхувальника, якому       Реквізити органу Пенсійного
передаються документи:                фонду України, який передає
                                      документи:
Код (за ЄДРПОУ або ДРФО) ______       Код ________________________
Назва _________________________       Назва ______________________
Кількість переданих страхувальнику страхових свідоцтв _________
-----------------------------------------------------------------------
| N |    Номер    |  Серія  |  Номер  |   П.І.Б.    |  Дата   |Підпис |
|з/п|   анкети    |свідоцтва|свідоцтва|застрахованої|одержання|одержу-|
|   |застрахованої|         |         |   особи     |         |вача   |
|   |    особи    |         |         |             |         |       |
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
|---+-------------+---------+---------+-------------+---------+-------|
-----------------------------------------------------------------------
Дата приймання                     Дата повернення супроводжувальної
супроводжувальної відомості        відомості в райуправління ПФУ ____
та страхових свідоцтв
у страхувальника _________
                                   Номер _____ Дата ____________
                                   акта повернення свідоцтв про
                                   загальнообов'язкове державне
                                   соціальне страхування
( ___ шт. повернуто)
Прізвище та підпис                 Прізвище та підпис
відповідальної особи від           відповідальної особи
страхувальника                     органу Пенсійного фонду
                                   України
______________  /___________/      ______________  /___________/
                                                        Стор. ____
                                                          із  ____
Додаток 3
до Порядку   реєстрації   та
обліку      свідоцтв     про
загальнообов'язкове державне
соціальне страхування
1. Назва книги реєстрації             2. Перелік відомостей для
                                      бирки на нижній палітурці
                                      книги
----------------------------------   ----------------------------------
|     ПЕНСІЙНИЙ ФОНД УКРАЇНИ     |   |                                |
|                                |   |                                |
|          К Н И Г А  2          |   |              Місце             |
|                                |   |             печатки            |
|  реєстрації супроводжувальних  |   |                                |
|документів приймання-передавання|   |                                |
|                                |   |                                |
|свідоцтв про загальнообов'язкове|   |У зазначеній книзі пронумеровано|
| державне соціальне страхування |   |та прошнуровано _______ аркушів.|
|                                |   |                                |
|у ______________________________|   |Уповноважена  особа:            |
|    (назва районного відділу    |   |                                |
|    Пенсійного фонду України)   |   |П.І.Б. _________________________|
|                                |   |                                |
|Дата початку обліку: ___________|   |                                |
|                                |   |                                |
|Дата завершення обліку: ________|   |   Підпис        Дата           |
----------------------------------   ----------------------------------
     3. Зразок    графоформувального   заголовка   таблиці   книги
реєстрації  супроводжувальних   документів   приймання-передавання
свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування
     а) ліва сторінка книги (початок реєстраційного запису)
---------------------------------------------------------------------------------------------
|Номер |   Дата   |     Код (за ЄДРПОУ або      |    Кількість     |    Відмітки про        |
|запису|          |ДРФО) та назва страхувальника|    одержаних     |одержання супроводж.    |
|      |          |_____________________________|    документів    |відомості та свідоцтв   |
|      |          |    Номер посилки, у якій    |                  |   страхувальником      |
|      |          |      надійшли страхові      |------------------+------------------------|
|      |          |          свідоцтва          | аркушів |свідоцтв|  прізвище та | підпис  |
|      |          |                             | супров. |        |   ініціали   |відповід.|
|      |          |                             |відомості|        |відповідальної|  особи  |
|      |          |                             |         |        |   особи від  |         |
|      |          |                             |         |        |страхувальника|         |
|------+----------+-----------------------------+---------+--------+--------------+---------|
|1     |30.11.2001|12345678 ЗАТ "Енеїда"        |    25   |   658  |Іваненко Н.і. |         |
|      |          |з  посилки N 34              |         |        |              |         |
|------+----------+-----------------------------+---------+--------+--------------+---------|
|2     |03.12.2001|0987654321 Федоренко         |     1   |    20  |Федоренко М.А |         |
|      |          |з посилки N 33               |         |        |              |         |
---------------------------------------------------------------------------------------------
     б) права сторінка книги (продовження реєстраційного запису)
-----------------------------------------------------------------------------
|    Кількість       |Відмітки про повернення супроводжувальних відомостей  |
|    повернутих      | та свідоцтв в районне управління Пенсійного фонду    |
|    документів      |                       України                        |
|--------------------+------------------------------------------------------|
| аркушів | свідоцтв |  дата    |  прізвище та     | підпис  |  примітки    |
| супров. |(за актом)|          |    ініціали      | відпові-|              |
|відомості|          |          | відповідальної   | дальної |              |
|         |          |          |  особи від РУ    |  особи  |              |
|         |          |          |Пенсійного фонду  |         |              |
|         |          |          |     України      |         |              |
|---------+----------+----------+------------------+---------+--------------|
|   25    |     5    |07.12.2001|Сидоренко М.В     |         |Акт N 3 від __|
|---------+----------+----------+------------------+---------+--------------|
|   1     |     0    |10.12.2001|Сидоренко М.В     |         |              |
-----------------------------------------------------------------------------
Додаток 4
до Порядку   реєстрації   та
обліку      свідоцтв     про
загальнообов'язкове державне
соціальне страхування

АКТ N ________

повернення свідоцтв про загальнообов'язкове державне соціальне страхування

Страхувальник ___________________________   ______________________
              (код (за ЄДРПОУ або ДРФО))    (назва страхувальника)
__________________________________________________________________
повертає до ________________________________________ свідоцтва про
                 (назва районного (міського)
            управління Пенсійного фонду України)
загальнообов'язкове державне   соціальне   страхування   загальною
кількістю ____ шт., з яких повернуто ____ шт. з причини звільнення
найманих працівників,  та ____ шт. з причин некоректності свідоцтв
згідно  з  відповідними відмітками в супроводжувальній відомості з
реєстраційним номером N __________ від __________________ 200_ р.
     Таблиця реквізитів повернутих свідоцтв за актом
---------------------------------------------------------------------------------------
| N |Номер анкети |  Серія  |  Номер  |   Причина повернення та відмітки щодо дій     |
|з/п|застрахованої|свідоцтва|свідоцтва|          з такими свідоцтвами                 |
|   |   особи     |         |         |-----------------------------------------------|
|   |             |         |         | повернуті з причини |   повернуті з причини   |
|   |             |         |         |"помилкові свідоцтва"|   "звільнення особи"    |
|   |             |         |         |---------------------+-------------------------|
|   |             |         |         |   дата   |   N      |дата видачі|підпис особи |
|   |             |         |         | знищення |  акта    | свідоцтва |про одержання|
|   |             |         |         |          |знищення  |   особі   |  свідоцтва  |
|---+-------------+---------+---------+----------+----------+-----------+-------------|
|---+-------------+---------+---------+----------+----------+-----------+-------------|
|---+-------------+---------+---------+----------+----------+-----------+-------------|
|---+-------------+---------+---------+----------+----------+-----------+-------------|
|---+-------------+---------+---------+----------+----------+-----------+-------------|
|---+-------------+---------+---------+----------+----------+-----------+-------------|
|---+-------------+---------+---------+----------+----------+-----------+-------------|
|---+-------------+---------+---------+----------+----------+-----------+-------------|
|   |Разом:       |    X    |     X   |     X    |     X    |     X     |      X      |
---------------------------------------------------------------------------------------
Відповідальна особа від
страхувальника: ПІБ ____________________ Підпис ________________ Дата ________
Відповідальна особа від
Пенсійного фонду України: ПІБ ____________________ Підпис ________________ Дата ________