МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ
Н А К А З
09.12.2011 N 384 
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
28 грудня 2011 р.
за N 1555/20293

Про затвердження форм, Порядку складення та подання запитів на отримання публічної інформації, розпорядником якої є Міністерство закордонних справ України

Відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" (2939-17) , Указу Президента України від 05.05.2011 N 547 (547/2011) "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації" та постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 N 583 (583-2011-п) "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади" НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Порядок складення та подання запитів на отримання публічної інформації, розпорядником якої є Міністерство закордонних справ України, що додається.
2. Затвердити форми для подання запиту на отримання публічної інформації, що додаються.
3. Розмістити форми та Порядок складення та подання запитів на отримання публічної інформації, розпорядником якої є Міністерство закордонних справ України, на веб-сайті Міністерства закордонних справ України.
4. Департаменту інформаційної політики забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
5. Департаменту генерального секретаріату довести цей наказ до відома заступників Міністра, керівників структурних підрозділів МЗС України та представництв МЗС України на території України, закордонних дипломатичних установ України.
6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Першого заступника Міністра закордонних справ України Р.М.Демченка.
Міністр
К.І.Грищенко 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
закордонних справ України
09.12.2011  N 384
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
28 грудня 2011 р.
за N 1555/20293

ПОРЯДОК

складення та подання запитів на отримання публічної інформації, розпорядником якої є Міністерство закордонних справ України

I. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблений відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" (2939-17) (далі - Закон), Указу Президента України від 05.05.2011 N 547 (547/2011) "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації" та постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 N 583 (583-2011-п) "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади" з метою створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.
Право на доступ до публічної інформації гарантується максимальним спрощенням процедури подання запиту на отримання публічної інформації.
1.2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі (2939-17) .
1.2.1. Відповідь на запит на інформацію надається у спосіб, обраний запитувачем, протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.
1.2.2. У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, інформації щодо стану навколишнього природного середовища, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних ситуацій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь надається протягом 48 годин з дня отримання запиту.
1.2.3. У разі коли запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку запитувачу повідомляється в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.
1.3. Розпорядником публічної інформації відповідно до Закону (2939-17) є Міністерство закордонних справ України.
1.4. Доступ до публічної інформації Міністерства закордонних справ України забезпечується шляхом надання інформації за запитами на отримання публічної інформації.
1.5. Запитувачами публічної інформації відповідно до Закону (2939-17) є фізичні, юридичні особи та об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій.
1.6. Відносини у сфері звернень громадян регулюються Законом України "Про звернення громадян" (393/96-ВР) .

II. Складення та подання запитів на публічну інформацію

2.1. Запитувач має право звернутися до Міністерства закордонних справ України із запитом на отримання публічної інформації незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.
2.2. Запит на отримання публічної інформації може бути індивідуальним або колективним.
2.3. Запит на отримання публічної інформації подається Міністерству закордонних справ України в усній чи письмовій формі під час особистого прийому або шляхом надсилання поштою, телефаксом, електронною поштою або по телефону на вибір запитувача.
2.4. Письмовий запит на отримання публічної інформації подається в довільній формі.
2.5. Запит на інформацію повинен містити:
прізвище, ім'я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу, адресу електронної пошти, номер засобу зв'язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання письмового запиту.
2.6. З метою спрощення процедури оформлення письмового запиту запитувач може використати форми для подання запиту на отримання публічної інформації (далі - форми запиту), затверджені наказом Міністерства закордонних справ України від 09.12.2011 N 384.
2.7. Форми запиту розміщуються на офіційному веб-сайті Міністерства закордонних справ України та інформаційних стендах в адміністративних будівлях Міністерства закордонних справ України за адресою: м. Київ, пл. Михайлівська, 1.
2.8. Запит може бути поданий:
на поштову адресу: 01018, м. Київ, пл. Михайлівська, 1 (на конверті вказувати "Публічна інформація");
на електронну адресу: dip@ mfa.gov.ua;
телефаксом: (44) 238-18-89;
телефоном: (44) 226-22-31.
2.9. Запит на інформацію може бути подано запитувачем особисто до спеціального структурного підрозділу, який організовує в установленому порядку доступ до публічної інформації, розпорядником якої є Міністерство закордонних справ України, за адресою: 01018, м. Київ, пл. Михайлівська, 1, телефон (44) 238-15-29.
2.10. У разі коли з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його оформлює представник спеціального структурного підрозділу, який організовує в установленому порядку доступ до публічної інформації, розпорядником якої є Міністерство закордонних справ України, із зазначенням у запиті прізвища, імені, по батькові, контактного телефону, та надає копію запиту особі, яка його подала.
2.11. На вимогу запитувача на першому аркуші копії запиту проставляється відбиток штампа із зазначенням найменування Міністерства закордонних справ України, дати надходження та вхідного номера запиту. Така копія повертається запитувачу.
2.12. У запиті необхідно зазначити спосіб отримання інформації.
2.13. Інформація на запит надається безоплатно.
2.14. У разі коли запитувана інформація містить документи обсягом понад 10 сторінок, про це протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту повідомляється запитувачу із зазначенням обсягу фактичних витрат, пов'язаних із копіюванням або друком документів, та реквізитів і порядку відшкодування таких витрат. Надання інформації здійснюється протягом трьох робочих днів після підтвердження оплати вартості фактичних витрат.
2.15. Доступ до конфіденційної інформації здійснюється відповідно до статті 7 Закону (2939-17) та на підставі письмової згоди та документів, які засвідчують фізичну або юридичну особу, яка обмежила доступ, крім суб'єктів владних повноважень.

III. Причини відмови у задоволенні запиту

3.1. У задоволенні запиту може бути відмовлено у таких випадках:
3.1.1. Міністерство закордонних справ України не володіє і не зобов'язано відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
3.1.2. Інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;
3.1.3. Запитувач не оплатив фактичні витрати, пов'язані з копіюванням або друком документів, відповідно до пункту 2.14 розділу II цього Порядку;
3.1.4. Не дотримано вимог до складення запиту на інформацію, передбачених частиною п'ятою статті 19 Закону України "Про доступ до публічної інформації" (2939-17) , а саме не зазначено:
прізвище, ім'я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку (якщо такий є);
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);
підпис і дату (за умови подання письмового запиту).
Директор Департаменту
інформаційної політики
О.А.Волошин 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
закордонних справ України
09.12.2011  N 384

ФОРМА

для подання запиту на отримання публічної інформації від фізичної особи в письмовому вигляді

------------------------------------------------------------------
|Розпорядник інформації                Міністерство закордонних  |
|                                      справ України             |
|                                      пл. Михайлівська, 1       |
|                                      м. Київ, 01018            |
|                                                                |
|                              ЗАПИТ                             |
|                на отримання публічної інформації               |
|----------------------------------------------------------------|
|Прізвище, ім'я та по батькові,  |                               |
|поштова адреса, адреса          |                               |
|електронної пошти, номер        |                               |
|телефону запитувача             |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Вид, назва, реквізити, зміст    |                               |
|документа, що запитується       |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|або                             |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Загальний опис інформації, що   |(Загальний опис необхідної     |
|запитується                     |інформації)                    |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
|Прошу надати відповідь у визначений законом термін. Відповідь   |
|надати:                                                         |
|----------------------------------------------------------------|
|Поштою                          |(Вказати поштову адресу)       |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Факсом                          |(Вказати номер факсу)          |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Електронною поштою              |(Вказати e-mail)               |
------------------------------------------------------------------
 Необхідне підкреслити
------------------------------------------------------------------
|Контактний телефон запитувача   |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Дата запиту, підпис             |                               |
------------------------------------------------------------------
 Зареєстровано в Міністерстві закордонних справ України
Директор Департаменту
інформаційної політики
О.А.Волошин 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
закордонних справ України
09.12.2011  N 384

ФОРМА

для подання запиту на отримання публічної інформації від юридичної особи в письмовому вигляді

------------------------------------------------------------------
|Розпорядник інформації                Міністерство закордонних  |
|                                      справ України             |
|                                      пл. Михайлівська, 1       |
|                                      м. Київ, 01018            |
|                                                                |
|                              ЗАПИТ                             |
|                на отримання публічної інформації               |
|----------------------------------------------------------------|
|Найменування, поштова адреса,   |                               |
|адреса електронної пошти, номер |                               |
|телефону запитувача (юридичної  |                               |
|особи)                          |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Вид, назва, реквізити, зміст    |                               |
|документа, що запитується       |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|або                             |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Загальний опис інформації, що   |(Загальний опис необхідної     |
|запитується                     |інформації)                    |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
|Прошу надати відповідь у визначений законом термін. Відповідь   |
|надати:                                                         |
|----------------------------------------------------------------|
|Поштою                          |(Вказати поштову адресу)       |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Факсом                          |(Вказати номер факсу)          |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Електронною поштою              |(Вказати e-mail)               |
------------------------------------------------------------------
 Необхідне підкреслити
------------------------------------------------------------------
|Контактний телефон запитувача   |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Посада, прізвище, ім'я, по      |                               |
|батькові та підпис представника |                               |
|запитувача                      |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Дата запиту, підпис             |                               |
------------------------------------------------------------------
Директор Департаменту
інформаційної політики
О.А.Волошин 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
закордонних справ України
09.12.2011  N 384

ФОРМА

для подання запиту на отримання публічної інформації від об'єднання громадян без статусу юридичної особи в письмовому вигляді

------------------------------------------------------------------
|Розпорядник інформації                Міністерство закордонних  |
|                                      справ України             |
|                                      пл. Михайлівська, 1       |
|                                      м. Київ, 01018            |
|                                                                |
|                              ЗАПИТ                             |
|                на отримання публічної інформації               |
|----------------------------------------------------------------|
|Найменування, поштова адреса,   |                               |
|адреса електронної пошти, номер |                               |
|телефону запитувача (об'єднання |                               |
|громадян без статусу юридичної  |                               |
|особи)                          |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Вид, назва, реквізити, зміст    |                               |
|документа, що запитується       |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|або                             |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Загальний опис інформації, що   |(Загальний опис необхідної     |
|запитується                     |інформації)                    |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
|Прошу надати відповідь у визначений законом термін. Відповідь   |
|надати:                                                         |
|----------------------------------------------------------------|
|Поштою                          |(Вказати поштову адресу)       |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Факсом                          |(Вказати номер факсу)          |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Електронною поштою              |(Вказати e-mail)               |
------------------------------------------------------------------
 Необхідне підкреслити
------------------------------------------------------------------
|Контактний телефон запитувача   |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Прізвище, ім'я, по батькові та  |                               |
|підпис керівника (представника  |                               |
|керівника) запитувача           |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Дата запиту, підпис             |                               |
------------------------------------------------------------------
 Зареєстровано в Міністерстві закордонних справ України
Директор Департаменту
інформаційної політики
О.А.Волошин 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
закордонних справ України
09.12.2011  N 384

ФОРМА

для подання запиту на отримання публічної інформації від фізичної особи електронною поштою

------------------------------------------------------------------
|                                      Міністерство закордонних  |
|                                      справ України             |
|                                      пл. Михайлівська, 1       |
|                                      м. Київ, 01018            |
|                                                                |
|                              ЗАПИТ                             |
|----------------------------------------------------------------|
| v Фізична особа    Юридична особа   Об'єднання громадян        |
|                                     без статусу юридичної особи|
|----------------------------------------------------------------|
|Прізвище, ім'я та по батькові   |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Поштова адреса, адреса          |                               |
|електронної пошти, номер        |                               |
|телефону запитувача             |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Вид, назва, реквізити, зміст    |                               |
|документа, що запитується       |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|або                             |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Загальний опис інформації,      |                               |
|що запитується                  |                               |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
|Прошу надати мені відповідь у визначений законом термін:        |
|                                                                |
|  Поштою              Факсом                Електронною поштою  |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
|Контактна електронна пошта      |                               |
|(якщо вибрано форму відповіді   |                               |
|"Електронною поштою")           |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Факс                            |                               |
|(якщо вибрано форму відповіді   |                               |
|"Факсом")                       |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Прізвище, ім'я та по батькові   |                               |
|запитувача                      |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Введіть символи                 |           (Символи)           |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Дата запиту                     |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Щоб стерти невірно введені дані,|            Очистити           |
|натисніть кнопку                |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Щоб передати запит, натисніть   |           Відправити          |
|кнопку                          |                               |
------------------------------------------------------------------
 Заповнюється у Міністерстві закордонних справ України
------------------------------------------------------------------
|Посада, прізвище, ініціали,     |                               |
|телефон, підпис працівника,     |                               |
|що прийняв запит                |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Час та дата                     |                               |
------------------------------------------------------------------
Директор Департаменту
інформаційної політики
О.А.Волошин 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
закордонних справ України
09.12.2011  N 384

ФОРМА

для подання запиту на отримання публічної інформації від юридичної особи електронною поштою

------------------------------------------------------------------
|                                      Міністерство закордонних  |
|                                      справ України             |
|                                      пл. Михайлівська, 1       |
|                                      м. Київ, 01018            |
|                                                                |
|                              ЗАПИТ                             |
|               на отримання публічної інформації                |
|----------------------------------------------------------------|
|  Фізична особа   v Юридична особа   Об'єднання громадян        |
|                                     без статусу юридичної особи|
|----------------------------------------------------------------|
|Найменування юридичної особи    |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Поштова адреса, адреса          |                               |
|електронної пошти, номер        |                               |
|телефону запитувача             |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Вид, назва, реквізити, зміст    |                               |
|документа, що запитується       |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|або                             |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Загальний опис інформації,      |                               |
|що запитується                  |                               |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
|Прошу надати мені відповідь у визначений законом термін:        |
|                                                                |
|  Поштою              Факсом                Електронною поштою  |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
|Контактна електронна пошта      |                               |
|(якщо вибрано форму відповіді   |                               |
|"Електронною поштою")           |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Факс                            |                               |
|(якщо вибрано форму відповіді   |                               |
|"Факсом")                       |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Посада                          |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Прізвище, ім'я та по батькові   |                               |
|представника запитувача         |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Введіть символи                 |           (Символи)           |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Дата запиту                     |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Щоб стерти невірно введені дані,|            Очистити           |
|натисніть кнопку                |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Щоб передати запит, натисніть   |           Відправити          |
|кнопку                          |                               |
------------------------------------------------------------------
 Заповнюється у Міністерстві закордонних справ України
------------------------------------------------------------------
|Посада, прізвище, ініціали,     |                               |
|телефон, підпис працівника,     |                               |
|що прийняв запит                |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Час та дата                     |                               |
------------------------------------------------------------------
Директор Департаменту
інформаційної політики
О.А.Волошин 
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
закордонних справ України
09.12.2011  N 384

ФОРМА

для подання запиту на отримання публічної інформації від запитувача по телефону

------------------------------------------------------------------
|Розпорядник інформації                Міністерство закордонних  |
|                                      справ України             |
|                                      пл. Михайлівська, 1       |
|                                      м. Київ, 01018            |
|                                                                |
|                              ЗАПИТ                             |
|                на отримання публічної інформації               |
|----------------------------------------------------------------|
|Прізвище, ім'я та по батькові   | _____________________________ |
|(найменування), поштова адреса, | _____________________________ |
|адреса електронної пошти, номер | _____________________________ |
|телефону запитувача (прізвище,  | _____________________________ |
|ім'я та по батькові представника| _____________________________ |
|запитувача)                     | _____________________________ |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Вид, назва, реквізити, зміст    | _____________________________ |
|документа, що запитується       | _____________________________ |
|--------------------------------+-------------------------------|
|або                             |                               |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Загальний опис інформації, що   |(Загальний опис необхідної     |
|запитується                     |інформації) ___________________|
|                                |_______________________________|
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
|Прошу надати відповідь у визначений законом термін. Відповідь   |
|надати:                                                         |
|----------------------------------------------------------------|
|Поштою                          |(Вказати поштову адресу)       |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Факсом                          |(Вказати номер факсу)          |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Електронною поштою              |(Вказати e-mail)               |
------------------------------------------------------------------
 Необхідне підкреслити
------------------------------------------------------------------
|Посада, прізвище, ініціали,     | _____________________________ |
|телефон працівника, що прийняв  | _____________________________ |
|запит                           | _____________________________ |
|--------------------------------+-------------------------------|
|Час, дата, підпис               |                               |
|----------------------------------------------------------------|
|Зареєстровано в Міністерстві закордонних справ України          |
|(Запит заповнюється працівником Міністерства закордонних справ  |
|України)                                                        |
------------------------------------------------------------------
Директор Департаменту
інформаційної політики
О.А.Волошин