Юридический Харьков плюс - прийняття від 01.10.2012 N z1676-12 a5ce474d62e40983a9723e204b259ea6-1

Відповідно до статті 26 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) , постанови Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 року № 1742 (1742-2002-п) "Про створення галузевого державного архіву Управління державної охорони України"

1.Затвердити Положення про галузевий державний архів Управління державної охорони України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Управління державної охорони України, Державного комітету архівів України від 10 вересня 2004 року № 66/96 (z1397-04) "Про затвердження Положення про галузевий державний архів Управління державної охорони України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 1 листопада 2004 року за № 1397/9996 (із змінами).

3. Галузевому державному архіву Управління державної охорони України (Лук’яненко Л.В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року № 493 (493/92) "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

ПОЛОЖЕННЯ

про галузевий державний архів Управління державної охорони України

1. Галузевий державний архів Управління державної охорони України (далі - Архів) створено відповідно до статті 26 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) та постанови Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 року № 1742 (1742-2002-п) "Про створення галузевого державного архіву Управління державної охорони України".

Архів є державною архівною установою, яка входить до складу Управління державної охорони України (далі - УДО) як самостійний структурний підрозділ.

Архів здійснює приймання, облік та зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) та інших документів, що утворилися в процесі діяльності органу управління державною охороною, підрозділів охорони органів державної влади, посадових осіб та об’єктів, регіональних підрозділів державної охорони, підрозділів забезпечення, підприємств, установ, організацій та навчальних закладів, що перебувають у сфері управління (далі - структурні підрозділи) УДО, та створює умови для користування цими документами.

Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України (254к/96-ВР) та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, УДО та іншими нормативно-правовими актами, а також цим Положенням.

3. Архів безпосередньо підпорядковується Начальнику УДО.

4. Організаційна структура Архіву, його штат визначаються та затверджуються Начальником УДО.

5. Фінансування Архіву здійснюється за рахунок Державного бюджету України.

6. УДО забезпечує Архів приміщеннями, майном, автомобільним транспортом, технологічним обладнанням та іншим обладнанням для виконання покладених на нього завдань.

7. Архів працює відповідно до річного плану роботи, який затверджує Начальник УДО, і звітує перед ним про проведену роботу.

8. Архів зберігає:

документи НАФ з різними носіями інформації, що відображають основну діяльність структурних підрозділів УДО;

документи тривалого (понад 10 років) зберігання з різними носіями інформації, що отримані у процесі основної діяльності структурних підрозділів УДО;

мікрофотокопії документів страхового фонду та фонду користування ними;

галузеві видання;

документи з особового складу структурних підрозділів УДО;

документи особового походження;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для методичної та інформаційно-довідкової роботи Архіву;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

9. Основними завданнями Архіву є:

забезпечення умов зберігання і обліку архівних документів та дотримання режиму секретності при користуванні ними;

ведення державного обліку документів НАФ та подання відомостей про них Державній архівній службі України (далі - Укрдержархів);

створення та організація зберігання страхового фонду документів Архіву і фонду користування ними;

ведення обліку страхового фонду унікальних документів;

комплектування Архіву документами, що надходять від структурних підрозділів УДО;

проведення експертно-перевірною комісією Архіву експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;

здійснення заходів щодо охорони державної таємниці і службової інформації;

виявлення унікальних документів НАФ та складання анотованих переліків на них;

створення й удосконалення довідкового апарату до документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві;

забезпечення упорядкування документів, їх систематизації та автоматизації інформаційно-пошукових процесів;

надання організаційно-методичної допомоги структурним підрозділам УДО з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються в структурних підрозділах УДО, та з питань підготовки документів до передавання в Архів;

контроль за збереженням документів в архівних підрозділах та нормативно-методичне забезпечення ведення архівної справи в структурних підрозділах УДО;

робота з документами особового походження з метою передавання цих документів на зберігання до Архіву (за письмовою згодою власника);

організація у встановленому порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з архівних документів юридичним та фізичним особам;

підготовка документів до публікування та експонування;

комплектування довідково-інформаційного фонду;

впровадження сучасних досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику роботи Архіву;

участь у розробці проектів нормативно-правових та методичних документів у сфері архівної справи.

10. Архів відповідно до покладених на нього завдань:

організовує та здійснює зберігання, охорону, реставрацію і консервацію документів;

створює систему облікових документів Архіву;

веде державний облік документів НАФ та подає відповідні відомості про них один раз на рік Укрдержархіву, здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням відомостей, що містяться в цих документах;

провадить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов’язану з державною таємницею, забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю і службову інформацію;

створює копії унікальних документів для страхового фонду та копії документів для фонду користування ними;

створює довідковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;

складає анотовані переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;

здійснює грошову оцінку документів НАФ, що зберігаються в Архіві;

складає списки юридичних осіб - джерел формування НАФ, приймає від них документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання, які встановлені законодавством;

приймає документи на зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання в структурних підрозділах УДО;

перевіряє роботу структурних підрозділів УДО з питань архівної справи;

провадить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних архівних документів, що знаходяться за межами Архіву;

організовує та здійснює приймання документів особового походження на прохання юридичних і фізичних осіб - власників документів НАФ, які стосуються діяльності УДО, забезпечує їх упорядкування та зберігання;

надає користувачам документи і довідковий апарат до них;

видає архівні довідки, копії, витяги з документів на запити юридичних та фізичних осіб, готує до публікації документи, що зберігаються в Архіві.

11. Архів має право:

одержувати від структурних підрозділів УДО відомості стосовно зберігання та впорядкування архівних документів у межах своєї компетенції;

надавати у межах своєї компетенції роз’яснення норм законодавства щодо забезпечення збереженості документів НАФ, що зберігаються у структурних підрозділах УДО;

здійснювати контроль за дотриманням законодавства щодо впорядкування, обліку та зберігання архівних документів структурними підрозділами УДО;

повертати на доопрацювання справи та підготовлені описи, що не відповідають встановленим законодавством вимогам, а також справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність до вимог чинного законодавства України;

розробляти за погодженням з Укрдержархівом методичні посібники з архівної справи, скликати наради, семінари з питань, що належать до компетенції Архіву;

надавати керівництву УДО пропозиції щодо перегляду нормативно-правових актів УДО, щодо приведення у відповідність до законодавства України з питань архівної справи;

брати участь у засіданнях колегій, рад, нарадах Укрдержархіву, а також структурних підрозділів УДО з питань архівної справи;

з метою охорони державної таємниці і захисту права на інформацію, що міститься в документах Архіву, встановлювати відповідно до чинного законодавства умови для їх використання;

інформувати керівництво УДО про стан роботи з архівними документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.

12. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Укрдержархівом.

13. Керівництво архівною справою в УДО виконує начальник Архіву, який безпосередньо підпорядковується, призначається та звільняється з посади Начальником УДО.

14. Начальник Архіву:

здійснює керівництво діяльністю Архіву, відповідає за виконання покладених на нього завдань;

розподіляє функціональні обов’язки між особовим складом Архіву, які закріплюються в посадових інструкціях;

проводить підбір особового складу Архіву на посади згідно зі штатним розписом;

подає пропозиції Начальнику УДО стосовно зарахування, переведення та звільнення особового складу Архіву;

забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог чинного законодавства при видачі у тимчасове користування документів Архіву структурним підрозділам УДО, наданні доступу користувачам до роботи з ними;

проводить прийом громадян та розглядає заяви, що належать до компетенції Архіву;

представляє Архів у всіх державних установах і громадських організаціях;

здійснює контроль за забезпеченням охорони державної таємниці та вживає спільно з режимно-секретним органом УДО заходів для забезпечення режиму секретності в Архіві.

15. Для організації та проведення експертизи цінності документів в Архіві створюється експертно-перевірна комісія.