Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

7 серпня 2007 р.

за N 903/14170

Відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) , "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо посилення протидії незаконному обігу архівних документів" (534-16) та постанови Кабінету Міністрів України від 12 квітня 1995 року N 276 (276-95-п) "Про створення галузевого державного архіву Міністерства оборони" НАКАЗУЄМО:

1. Затвердити Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України, що додається.

2. Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства Державного комітету архівів України (Кузнєцова М.І.) та галузевому державному архіву Міністерства оборони України (Турчик В.І.) подати цей наказ на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Вважати таким, що втратив чинність, наказ начальника Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України та Міністра оборони України від 1 квітня 1997 року N 11-б/110 (z0173-97) "Про затвердження Положення про галузевий державний архів Міністерства оборони України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 12.05.97 за N 173/1977.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Голови Державного комітету архівів України відповідно до функціональних обов'язків та першого заступника начальника Генерального штабу Збройних Сил України.

5. Наказ розіслати згідно з розрахунком розсилки.

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного комітету

архівів України

та Міністерства оборони

України

03.07.2007  N 105/390

Зареєстровано в Міністерстві

юстиції України

7 серпня 2007 р.

за N 903/14170

1. Галузевий державний архів Міністерства оборони України (далі - Архів) створено відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (3814-12) і постанови Кабінету Міністрів України від 12 квітня 1995 року N 276 (276-95-п) "Про створення галузевого державного архіву Міністерства оборони". Архів є державною архівною установою Міністерства оборони України, здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність у сфері архівної справи у Міністерстві оборони України та Збройних Силах України.

Архів ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України.

Архів може мати архівні підрозділи - відокремлені територіальні архівні відділи (далі - архівні відділи), які утримуються на окремих штатах та є юридичними особами.

2. Архів у своїй діяльності керується Конституцією України (254к/96-ВР) та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністра оборони України, начальника Генерального штабу - Головнокомандувача Збройних Сил України та Державного комітету архівів України (далі - Держкомархів України), а також цим Положенням.

3. Архів підпорядковується Міністру оборони України через першого заступника Міністра оборони України.

4. Архів провадить свою роботу на основі річного плану діяльності, який затверджує перший заступник Міністра оборони України і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Обов'язки працівників Архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує начальник Архіву.

6. Архів здійснює приймання, облік та постійне зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що утворилися в процесі створення і діяльності структурних підрозділів Міністерства оборони України і Генерального штабу Збройних Сил України, з'єднань, військових частин, військових навчальних закладів, установ і організацій Збройних Сил України, підприємств (у тому числі державних підприємств), установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства оборони України (далі - військові частини (установи)), та створює умови для користування цими документами.

7. Архів зберігає:

документи НАФ на різних носіях інформації, що відображають діяльність Міністерства оборони України та Збройних Сил України;

мікрофотокопії страхового фонду документів та фонду користування ними;

службові відомчі видання;

документи з особового складу військових частин (установ);

документи особового походження;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи.

8. Архів є науково-методичним центром з питань роботи з документами, що тимчасово зберігаються у військових частинах (установах), та здійснює організаційно-методичне керівництво роботою архівних підрозділів військових частин (установ).

9. Основними завданнями Архіву є:

забезпечення умов зберігання та обліку архівних документів, що знаходяться на зберіганні;

проведення заходів щодо охорони державної таємниці та захисту інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави;

ведення державного обліку документів НАФ та подання відомостей про них Держкомархіву України;

створення та організація зберігання страхового фонду документів і фонду користування ними;

виявлення унікальних документів;

створення й удосконалення довідкового апарата до документів, що знаходяться на зберіганні в Архіві, забезпечення автоматизації інформаційно-пошукових процесів;

комплектування Архіву документами військових частин (установ);

участь у виявленні профільних документів історико-культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, їх поверненні або відтворенні в копіях;

проведення експертизи цінності документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього;

контроль за збереженням документів та нормативно-методичне забезпечення ведення архівної справи у військових частинах (установах);

робота з документами особового походження щодо передавання цих документів на зберігання до Архіву (за письмовою згодою власника);

організація в установленому порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним та фізичним особам;

підготовка документів для опублікування та експонування;

комплектування довідково-інформаційного фонду в межах виділених асигнувань;

впровадження сучасних досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику роботи Архіву;

участь у розробці проектів нормативно-правових актів у сфері архівної справи.

10. Архів відповідно до покладених на нього завдань:

організовує та здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію і консервацію документів;

створює систему облікових документів Архіву;

веде державний облік документів НАФ та подає відповідні відомості про них один раз на рік Держкомархіву України, здійснює контроль за збереженістю, обліком і використанням інформації зазначених документів;

створює копії унікальних документів для страхового фонду документів та фонду користування ними;

створює довідковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні, та забезпечує автоматизацію інформаційно-пошукових процесів;

складає анотовані переліки унікальних документів, готує пропозиції про внесення унікальних документів до Державного реєстру національного культурного надбання;

складає списки установ - джерел формування НАФ, які передають документи до Архіву, приймає ці документи на постійне зберігання після закінчення строків їх тимчасового зберігання в підрозділах військових частин (установ);

проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних архівних документів, що знаходяться за межами Архіву;

організовує приймання документів особового походження на прохання юридичних і фізичних осіб - власників документів НАФ, які мають відношення до діяльності Міністерства оборони України та Збройних Сил України, та забезпечує їх науково-технічне опрацювання та зберігання;

створює та вдосконалює систему довідкового апарата до документів, здійснює автоматизацію інформаційних процесів;

надає користувачам документи і довідковий апарат до них;

провадить у встановленому законодавством порядку діяльність, пов'язану з державною таємницею, забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереження документів, що становлять державну таємницю;

видає архівні довідки, копії, витяги з документів на запити юридичних та фізичних осіб, готує до публікації документи, що зберігаються в Архіві;

організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення, методи роботи в архівній справі та діловодстві.

11. Архів має право:

одержувати в установленому порядку від військових частин (установ) відомості стосовно зберігання і впорядкування документів НАФ у межах своєї компетенції;

надавати у межах своєї компетенції роз'яснення правил та вимог щодо забезпечення збереженості документів НАФ з метою їх неухильного виконання;

здійснювати контроль за дотриманням правил впорядкування архівних документів військовими частинами (установами);

повертати на доопрацювання неправильно сформовані справи, підготовлені описи, що не відповідають встановленим вимогам, а також справи, гриф секретності яких не приведено у відповідність з вимогами чинного законодавства України;

надавати платні послуги юридичним та фізичним особам за використання відомостей, що містяться в документах Архіву, пов'язаних з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів з оплатою відповідно до тарифів, затверджених згідно із законодавством України;

здійснювати господарську діяльність відповідно до законодавства;

розробляти за погодженням з Держкомархівом України методичні посібники з архівної справи, скликати наради, семінари з питань, що входять до компетенції Архіву;

погоджувати проекти розпорядчих документів Міністерства оборони України з питань архівної справи;

надавати пропозиції щодо скасування розпорядчих документів Міністерства оборони України, що суперечать чинному законодавству України з питань архівної справи;

з метою охорони державної таємниці і захисту права власності на інформацію, що міститься в документах Архіву, встановлювати відповідно до чинного законодавства умови для їх використання.

12. Архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з Держкомархівом України, іншими державними архівними установами та органами державної влади.

13. Архів очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади Міністром оборони України за погодженням з Головою Держкомархіву України.

Начальник Архіву у межах своїх повноважень на основі та на виконання законодавства України видає накази.

14. Начальник Архіву керує діяльністю Архіву, представляє Архів в усіх державних і громадських установах, персонально відповідає за виконання покладених на Архів завдань. Визначає обов'язки співробітників Архіву, затверджує положення про архівні відділи, положення (інструкції) про структурні підрозділи та організаційно-розпорядчі документи Архіву, забезпечує законне та ефективне витрачання коштів у суворій відповідності із затвердженим кошторисом, укладає господарські та трудові договори.

Приймає на роботу та звільняє з роботи начальників архівних відділів та працівників Архіву (не військовослужбовців).

Забезпечує в межах своєї компетенції додержання вимог чинного законодавства при видачі у тимчасове користування документів Архіву військовим частинам (установам), наданні доступу до роботи з ними.

Організовує роботу щодо здійснення постійного контролю за охороною державної таємниці та вживає заходів для забезпечення режиму секретності.

15. Для розгляду питань науково-методичної роботи, проведення експертизи цінності документів в Архіві створюється науково-методична рада та експертно-перевірна комісія.

16. Архів забезпечується відповідними штатами, приміщеннями, технологічним обладнанням, матеріальними та фінансовими ресурсами за рахунок кошторису Міністерства оборони України.

Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України і своїм найменуванням та відповідні штампи.