Работнику, командированному в Россию, был выдан аванс в грив-
нях. После возвращения из командировки работник представляет
авансовый отчет с приложением железнодорожных билетов с отмет-
кой о стоимости постельных принадлежностей, а также счет за
проживание в гостинице. Как отразить в учете сумму расходов на
командировку?
* * *
Порядок командировки в пределах Украины и за границу определен
Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за
границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59
с изменениями.
Согласно пункту 1.2. раздела II Инструкции аванс работнику,
отправленному за границу, выдается в национальной валюте страны, в
которую он отправлен, или в свободно конвертированной валюте.
Выдача аванса на командировку за границу в национальной валюте Ук-
раины - гривне вышеуказанной Инструкцией не предусмотрена. Однако,
каких-либо санкций к предприятию за выдачу аванса на заграничные
командировки в гривнях действующим законодательством также не пре-
дусмотрено.
Окончательный расчет с работником после возвращения из коман-
дировки проводится только в национальной валюте Украины на основа-
нии предоставленного отчета с приложенными к нему документами, ко-
торые подтверждают понесенные расходы.
Предельные нормы суточных расходов для командировок в пределах
Украины и за границу установлены постановлением Кабинета Министров
Украины от 23.04.99 г. № 663 ( 663-99-п ) "О нормах возмещения
расходов на командировку в пределах Украины и за границу" с изме-
нениями и дополнениями.
Документально подтвержденные расходы, которые были понесены за
границей (в частности, проживание в гостинице), должны быть перес-
читаны в гривну по официальному обменному курсу на дату утвержде-
ния авансового отчета.
В бухгалтерском учете операции, связанные с командировкой ра-
ботника, должны отражаться следующим образом:
- получены в кассу предприятия денежные средства на команди-
ровку:
Дт 301 - Кт 311;
- выданы из кассы денежные средства на командировку:
Дт 372 - Кт 301;
- списаны расходы на командировку:
Дт 23, 91, 92, 93, 94 и др. - Кт 372;
- возвращена в кассу неизрасходованная часть аванса:
Дт 301 - Кт 372.
В налоговом учете по налогу на прибыль в валовые расходы нало-
гоплательщика включаются (при условии соблюдения требований и норм
вышеуказанных Инструкции и Постановления) расходы на командировку
физических лиц, которые пребывают в трудовых отношениях с таким
налогоплательщиком или являются членами руководящих органов нало-
гоплательщика, в пределах фактических расходов командированного
лица на проезд (включая перевозку багажа) как к месяцу командиров-
ки и обратно, так и по месту командировки, оплату стоимости прожи-
вания в гостиницах (мотелях), а также включенные в такие счета
расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и
глажка одежды или белья), найм других жилых помещений, телефонные
счета, оформления заграничных паспортов, разрешений на въезд
(выезд), обязательного страхования, расходов на устный и письмен-
ный переводы, других документально оформленных расходов, связанных
с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая лю-
бые сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществле-
нием таких расходов. Такие налоговые нормы относительно расходов,
связанных с командировкой, изложены в подпункте 5.4.8 статьи 5 За-
кона Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от
22.05.97 г. № 283/97-ВР с изменениями.
Абзацем вторым этого подпункта Закона отмечено, что такие
расходы могут быть включены в состав валовых расходов налогопла-
тельщика только при наличии подтверждающих документов, которые
удостоверяют стоимость этих расходов в виде транспортных билетов
или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов из гостиниц
(мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по раз-
мещению и проживанию физического лица, страховых полисов и т.п.
Не включаются в состав валовых расходов налогоплательщика
наличность, израсходованная на цели, определены подпунктом 5.3.1
Закона (расходы на проведение приемов, презентаций, праздников,
развлечений; не связанные с хозяйственной деятельностью налогопла-
тельщика), а также на цели не связанные с возмещением личных рас-
ходов физического лица, находящегося в командировке.
Таким образом, в налоговом и бухгалтерском учете расходов на
командировку предприятию следует руководствоваться вышеуказанными
нормами действующего законодательства.
------------------------------------------------------------------
"Бухгалтерия. Налоги. Бизнес" (044) 442-91-71
№14/01, стр. 44
[12.04.2001]
Лариса Хмельницкая
Гл. государственный налоговый инспектор ГНИ в Зализнычном р-не
------------------------------------------------------------------