Учет бланков строгой отчетности: доверенности
------------------------------------------------------------------
Порядок регистрации выданных, возвращенных и использованных
доверенностей на получение ценностей осуществляется в соответствии
с Инструкцией № 99.
Доверенность на получение ценностей является первичным доку-
ментом, который фиксирует решение уполномоченного лица (руководи-
теля) предприятия о полномочии конкретного физического лица полу-
чить для предприятия ценности определенного наименования и коли-
чества.
Без доверенности не могут быть выписаны и подписаны первичные
документы - накладная-требование, товарно-транспортная накладная,
- являющиеся разрешением для осуществления хозяйственной операции
по отпуску ценностей и основанием для ее бухгалтерского учета в
соответствии со ст. 9 Закона о бухучете ( 996-14 ).
В нижеприведенной таблице рассмотрим виды предприятий, товар-
но-материальных ценностей и первичных документов, для которых при-
менение доверенностей является обязательным.
=================+======================+==============+==========
Субъекты пред- | Товарно-материальные | Форма оплаты | Документ
принимательской | ценности | ТМЦ | на отпуск
деятельности | | | ТМЦ
=================+======================+==============+==========
предприятия; | сырье и материалы; | безналичный | наряд;
| | расчет; | счет;
-----------------+----------------------| обмен товаров| договор;
учреждения и | топливо и запасные | (бартер); | заказ;
организации; | части; | без оплаты | соглаше-
-----------------+----------------------| | ние;
отделения, фи- | товары | | другие
лиалы, другие | | | документы
обособленные под-| инструмент и инвен- | |
разделения; | тарь | |
-----------------+----------------------| |
представительст-| скот, семена и удоб- | |
ва нерезидентов; | рения | |
-----------------+----------------------| |
субъекты предпри-| основные средства; | |
нимательской дея-| нематериальные активы| |
тельности - физи-| | |
ческие лица (ЧП) |----------------------| |
| денежные документы; | |
| ценные бумаги и пр. | |
------------------------------------------------------------------
Согласно разъяснениям Министерства финансов Украины (письмо от
26.02.2001 г. № 061-307/13-207 ( v-207201-01 )) операция приемки-
передачи ценных бумаг (векселей) также должна быть оформлена при-
ходно-расходным документом с соответствующими обязательными рекви-
зитами.
Таким образом, передача векселей индоссантом лицу, которому
предприятием-получателем (индоссантом) доверено получить ценности
(векселя), осуществляется по доверенности, оформленной индоссан-
том, в порядке, предусмотренном Инструкцией № 99.
Как видно из таблицы, при расчетах наличными доверенность не
требуется.
В соответствии с п. 3 Инструкции № 99 бланки доверенностей
(типовые формы № М-2 и № М-2б) являются документами строгой отчет-
ности, требующими учета, получения, хранения и использования их
как бланков строгой отчетности.
Порядок выдачи доверенности
Доверенность выдается под расписку доверенному лицу и регист-
рируется в журнале регистрации доверенностей, листы которого долж-
ны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписями
руководителя и главного бухгалтера предприятия. Руководитель ут-
верждает перечень должностных лиц, имеющих право подписывать дове-
ренность, и назначает лицо, выписывающее и регистрирующее выдан-
ные, возвращенные и использованные доверенности.
Работники перед выдачей доверенностей инструктируются о поряд-
ке и сроках использования, а также об отчетности об использовании
или возврате неиспользованной доверенности.
Доверенность выдается только работникам данного предприятия.
Лицам, не работающим на данном предприятии, доверенность может
быть выдана по разрешению руководителя, если предприятие, где
работает данное лицо, также выдало ему доверенность на получение
тех же ценностей и в таком же количестве с того же предприятия.
Если доверенному лицу надо получить необходимые ценности в
одном месте (с одного склада), но по нескольким документам, ему
может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и
дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов.
Если ценности должны быть получены на различных складах, то выдае-
тся несколько доверенностей.
При выписке доверенности приводится перечень ценностей, кото-
рые необходимо получить, с указанием названия и количества ТМЦ не-
зависимо от наличия таких сведений в документах на отпуск ценнос-
тей (наряде, счете, договоре, заказе, соглашении и т.п.). Незапол-
ненные строки доверенности прочеркиваются.
Согласно п. 8 Инструкции № 99 срок действия доверенности
устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза
соответствующих ценностей, но не более 10 дней.
Однако допускается выдача доверенности на срок в календарный
месяц, если расчеты за полученные ТМЦ осуществляются в порядке
плановых платежей или их доставка осуществляется централизовано-
кольцевыми перевозками. В случае аннулирования такой доверенности
предприятие, ее выдавшее, немедленно сообщает об этом поставщику.
С момента получения сообщения отпуск ценностей по аннулированной
доверенности прекращается. Ответственность за отпуск ценностей по
аннулированным доверенностям несет поставщик, а потери возмещаются
в установленном порядке.
Доверенность остается у поставщика при первом отпуске ценнос-
тей. Если ТМЦ отпускаются частями, то на каждый частичный отпуск
выписывается накладная (акт приемки-передачи или другой аналогич-
ный документ) с указанием на ней номера доверенности и даты ее
выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной передается получа-
телю, а второй - прилагается к оставленной у поставщика доверен-
ности и используется для контроля за отпуском ТМЦ по данной дове-
ренности, а также для проведения расчетов с получателем.
Службы, осуществлявшие отпуск ТМЦ, по его окончании передают
доверенность вместе с документами на отпуск последней партии в
бухгалтерию.
Согласно п. 12 Инструкции № 99 запрещается отпускать ценности
в случаях:
- предоставления доверенности, выданной (заполненной) с нару-
шением Инструкции № 99 или с незаполненными реквизитами;
- предоставления доверенности, имеющей исправления и помарки,
не подтвержденные подписями лиц, ее подписавшими;
- отсутствия у работника указанного в доверенности паспорта
или другого удостоверения личности;
- окончания срока действия доверенности;
- получения сообщения предприятия-получателя ценностей об
аннулировании доверенности.
Отпуск без доверенности
Если получатель ТМЦ сообщил поставщику об образце печати
(штампа), которой материально ответственное лицо при приемке цен-
ностей в случае централизовано-кольцевых перевозок будет заверять
свою подпись на сопроводительных документах (накладной, акте,
ордере и т.п.), то отпуск поставщиками может осуществляться без
доверенности. Сообщение оформляется приложением к договору и под-
писывается руководителем и главным бухгалтером предприятия, други-
ми лицами, уполномоченными подписывать доверенности.
В связи с наличием производственно-хозяйственных связей между
предприятиями и субъектами предпринимательской деятельности - фи-
зическими лицами (далее - ЧП) Инструкция № 99 применяется с учетом
разъяснений Министерства финансов Украины (письма от 06.11.2000
г. № 053-4154 ( v4154201-00 ), от 31.10.2000 г. № 053-29151
( v9151201-00 )).
Отпуск ценностей частному предпринимателю не требует предос-
тавления доверенности, если он получает их лично, при наличии у
него паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, и
Свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринима-
тельской деятельности, данные которых (номер, орган и дата выдачи)
указываются в первичных документах на отпуск ТМЦ (накладная-требо-
вание, товарно-транспортная накладная).
Если же ЧП поручает работнику, находящемуся с ним в трудовых
отношениях, получить ценности, то вместе с указанными документами
работник обязан предоставить доверенность, оформленную в соот-
ветствии с Гражданским кодексом Украины ( 1540-06 ), с указанием в
ней данных о Свидетельстве государственной регистрации субъекта
предпринимательской деятельности или доверенность типовой формы
№ М-2 или № М-2б, заверенную подписью и печатью ЧП.
Отчет и списание бланков доверенностей
Работник, которому выдана доверенность, обязан не позднее
следующего дня после каждой доставки на предприятие полученных
ценностей, независимо от того, получены они полностью или частич-
но, представить бухгалтеру, осуществляющему выписку и регистрацию
доверенностей, документ о получении им ценностей и сдаче их на
склад (кладовую) или материально ответственному лицу.
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены не позд-
нее следующего дня по окончании срока действия доверенности.
Об использованной или возврате неиспользованной доверенности в
журнале регистрации доверенностей выполняется отметка о номерах
документов (накладных, актов и т.п.) на получение ценностей или о
дате возврата доверенности.
Возвращенные неиспользованные доверенности гасятся надписью
"неиспользованная" и хранятся в течение срока, установленного для
хранения первичных документов.
Работникам, не отчитавшимся об использованной доверенности или
не возвратившим неиспользеванную просроченную доверенность, новая
доверенность не выдается.
Бухгалтерский и налоговый учет
В соответствии с п. 14 Порядка № 99 и в контексте Инструкции о
применении Плана счетов бланки доверенностей, хранящиеся на пред-
приятии, в бухгалтерском учете отражаются по стоимости, состоящей
из расходов на их изготовление, приобретение и доставку, по дебету
счета 20 "Производственные запасы", субсчет 209 "Другие материа-
лы". Одновременно на забалансовом счете 08 "Бланки строгого учета"
отражается сумма, равная цене 1,50 грн. за один бланк. В аналити-
ческом учете приводятся данные о месте хранения, нумерации, коли-
честве и стоимости бланков доверенностей.
На основании утвержденного руководителем акта о списании блан-
ков доверенностей (образец прилагается) с указанием их номеров и
количества, который составляется не реже одного раза в квартал,
стоимость использованных бланков списывается с субсчета 209 в
корреспонденции со счетами учета расходов, связанных с управлением
производством, и одновременно со счета 08.
Пример
---+-------------------------+---------------+-------+------------
№ | Содержание операции | Бухгалтерский | Сумма,| Налоговый
п/п| | учет | грн. | учет
| |---------------| |------------
| | Д-т | К-т | | ВД | ВР
---+-------------------------+---------------+-------+------------
1 | Перечислена предоплата | 631 | 311 | 16,20 | - | 13,50
| за бланки доверенностей | | | | |
| (2 блока по 50 шт.) | | | | |
---+-------------------------+---------------+-------+------------
2 | Отражен налоговый кредит|641/ндс| 644 | 2,70 | - | -
| по НДС | | | | |
---+-------------------------+---------------+-------+------------
3 | Оприходованы бланки до- |209/бсх| 631 | 13,50 | - | -
| веренностей | {1} | | | |
---+-------------------------+---------------+-------+------------
4 | Начислен НДС | 644 | 631 | 2,70 | - | -
---+-------------------------+---------------+-------+------------
5 | Одновременно на забалан-| 08 | - |150,00 | - | -
| совом счете по цене | | | | |
| 1,50 грн. | | | | |
---+-------------------------+---------------+-------+------------
6 | Доверенности выданы ра- |209/бсп|209/бсх| 13,50 | - | -
| ботнику, ответственному | {2} | | | |
| за их выписку и регист- | | | | |
| рацию | | | | |
---+-------------------------+---------------+-------+------------
Списание бланков по акту
---+-------------------------+---------------+-------+------------
7 | Отражена себестоимость |23, 91,|209/бсп| 6,75 | - |п. 5.9
| использованных и не- | 92 | | | |
| использованных (возвра- | | | | |
| щенных) бланков 50 шт. | | | | |
---+-------------------------+---------------+-------+------------
8 | Одновременно на забалан-| - | 08 | 75,00 | - | -
| совом счете по цене | | | | |
| 1,50 грн. | | | | |
------------------------------------------------------------------
Ответственность
В соответствии с п. 15 Инструкции № 99 ответственность за соб-
людение поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности
ценностей возлагается на должностных лиц предприятия-поставщика,
имеющих право подписи первичных документов на отпуск ТМЦ.
Ответственность за своевременное и полное оприходование полу-
ченных по доверенности ТМЦ возлагается на должностных лиц, подпи-
савших доверенности, и на работника, выписавшего и зарегистриро-
вавшего выдачу, возврат и использование доверенностей.
Согласно разъяснениям Министерства финансов Украины (письмо от
31.10.2000 г. № 053-29151 ( v9151201-00 )) невыполнение требований
Инструкции № 99 является нарушением установленного в Украине по-
рядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, за которые ста-
тьей 164 Кодекса Украины об административных правонарушениях
( 80732-10 ) установлена ответственность в виде штрафа от восьми
до пятнадцати необлагаемых налогом минимумов доходов граждан (от
136 грн. до 255 грн.). Повторные нарушения в течение года влекут
за собой наложение штрафа от десяти до двадцати необлагаемых нало-
гом минимумов доходов граждан (от 170 грн. до 340 грн.).
Тіповая форма № М-2а
___________________________ Затверджую
(підприємство, організація) Керівник підприємства
Ідентифікаційний __________ __________
код ЄДРПОУ (підпис)
_________
(дата)
АКТ
списання бланків довіреностей
по ___________________________
(найменування підприємства)
"___" __________________ р. ________________________
(дата) (місце складання)
Комісія у складі _________________________________________________
(посада, прізвище, ім'я, по батькові членів
комісії)
__________________________________________________________________
провели перевірку виданих бланків довіреностей за період з _ по _
Згідно з журналом реєстрації довіреностей встановлено:
---+---------------------------+-----------------------------------------
№ | Усього видано | З них:
п/п|---------------------------|-----------------------------------------
| | використані (отри- | повернуті як
| | мані цінності та | невикористані
| | подані звіти) |
---+---------------------------+-----------------------------------------
| Серія| З номера| Кількість| Серія| Номер| Кіль-| Серія| Номер| Кіль-
| | по номер| | | | кість| | | кість
---+---------------------------+-----------------------------------------
| | | | | | | | |
---+------|---------|----------|------|------|------|------|------|------
| | | | | | | | |
---+------|---------|----------|------|------|------|------|------|------
| | | | | | | | |
---+---------------------------+-----------------------------------------
Наявність повернутих доверенностей і документів про використання
довіреностей перевірено. Бланки довіреностей у кількості ____ штук
підлягають списанню з підзвіту за вартістю:
а) придбання (виготовлення) -
б) номінальною -
Підписи членів комісії: __________________________________________
__________________________________________________________________
Підпис особи, що відповідає за реєстрацію доверенностей __________
Перечень сокращенных обозначений нормативных документов, ис-
пользованных в данной консультации:
1. Закон о бухучете - Закон Украины "О бухгалтерском учете и фи-
нансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 г. № 996-ХIV с изме-
нениями и дополнениями.
2. Инструкция № 99 - Инструкция о порядке регистрации выданных,
возвращенных и использованных доверенностей на получение цен-
ностей, утвержденная приказом Министерства финансов Украины
от 16.05.96 г. № 99, с изменениями и дополнениями.
{1} 209/бсх - бланки строгого учета, хранящиеся в бухгалтерии.
{2} 209/бсп - бланки строгой отчетности, выданные работнику, от-
ветственному за их выписку и регистрацию (как правило, бухгал-
теру).
------------------------------------------------------------------
"ГлавБух"
№15/01, стр. 75
[16.04.2001]
Елена Бондаренко
Бухгалтер-аналитик
------------------------------------------------------------------